Документирование деятельности акционерных обществ. 6

КРАСНОДАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУЛЬТУРЫ И  ИСКУССТВ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Стандартизация  документов системы управления»

на тему:

Документирование  деятельности акционерных обществ

Краснодар

2013

Содержание:

 Введение --------------------------------------------------------------------   3

Основная часть

  1.Локальные нормативные акты акционерного общества

• 1.1. Общее понятие нормативных актов акционерных обществ -------------------------------------------------------  7
• 1.2. Функции нормативных документов акционерного общества ------------------------------------------------------  13

2. Особенности документирования  ОТДЕЛЬНЫХ СТОРОН деятельности  акционерных обществ ---------------------------  18

• 2.1. Нормативные акты, регулирующие учреждение акционерного общества ----------------------------------  18
• 2.2. Документирование деятельности органов управления акционерного общества ----------------------------------- 20
• 2.3. Документирование распорядительной деятельности акционерного общества -----------------------------------  27
• 2.4. Документирование трудовых отношений в акционерном обществе ------------------------------------- 29

 Заключение -------------------------------------------------------------------  34

Список литературы ----------------------------------------------------------  37

Введение

Актуальность темы курсовой работы. В наше время термин «делопроизводство» и синонимичный ему термин «документационное  обеспечение управления» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

В обществе документы  являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Чрезвычайно важным институтом правовой системы любого государства  является документообеспечение создания и деятельности акционерного общества, основная задача которого состоит, во-первых, в легитимации акционерного общества и, во-вторых, в воспрепятствовании вступления в правоотношения субъектов, нарушивших требования законодательства к их статусу.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Самые общие положения, законодательно регламентирующие порядок создания и правовой статус акционерных обществ, предусмотрены статьями 96 - 104 Гражданского Кодекса РФ.

Закон РФ "Об акционерных  обществах", вступивший в силу с 1 января 1996 г., развивает и дополняет  положения Гражданского Кодекса  РФ, непосредственно посвященные  акционерным обществам. Этот закон достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

Объектом исследования является акционерное общество на современном  этапе развития России.

Предметом исследования является анализ требований к документированию деятельности акционерных обществ в Российской Федерации.

Основной целью курсовой работы является исследование способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

В соответствии с данной целью в работе поставлены и решены следующие задачи:

1. Показать общее понятие  нормативных актов акционерных  обществ.

2. Рассмотреть функции  нормативных документов акционерных  обществ.

3. Раскрыть особенности  документирования отдельных сторон  деятельности акционерных обществ.

Источник: Нормативные основы документирования деятельности акционерных обществ (Гражданский Кодекс РФ, Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ) и другие нормативные документы.

История. Первые акционерные компании возникли в России в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах. Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав.

Наряду с уставом  для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.

Для нормативно-правовой регламентации деятельности ведущих сотрудников разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа.

В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

Документ, информировавший об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества

Широкое распространение  в акционерных компаниях получил  документ, в котором излагалась просьба - прошение. Прошение составлялось на имя  руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе.

1. Локальные  нормативные акты акционерного  общества

1.1. Общее понятие нормативных  актов акционерных обществ

Правовое положение акционерных обществ на уровне централизованного государственного регулирования определяется конституционными нормами о свободе экономической деятельности (ч.1 ст.8 Конституции РФ); о равной защите частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности (ч.2 ст.8); о праве каждого гражданина на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ч.1 ст.34) и др.

Конституционные нормы дополняются  и конкретизируются принятыми в соответствии с Конституцией РФ, в развитие ее основных положений федеральными законами. Так, деятельность акционерных обществ на уровне централизованного законодательства регламентируется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом "Об акционерных обществах" и др.

Кроме того отдельные вопросы  акционерной формы предпринимательской  деятельности также регулируется гражданско-правовыми  нормами многих отраслей законодательства (трудового, налогового, таможенного  и пр.), а также общегосударственными подзаконными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ и т.д.).

Вместе с тем совокупность централизованных норм и подзаконных  нормативных актов не исчерпывает  всех аспектов правовой регламентации  деятельности акционерных обществ, но формирует основные направления развития локальных нормативных актов, разрабатываемых и утверждаемых самими акционерными обществами.

Многочисленные нормы  Федерального закона "Об акционерных  обществах" содержат отсылки к  внутренним документам общества. При  этом Закон не устанавливает полного перечня нормативных актов, но упоминает только основные из них, без которых невозможно функционирование акционерного общества.

Обеспечивая упорядоченность  всей деятельности акционерного общества - административно-распорядительной, производственно-хозяйственной, финансовой, социальной, управления персоналом и т.д., локальное нормотворчество обоснованно встраивается в механизм организации корпоративного управления.

Как и все локальные  нормативные акты, акты акционерного общества исходят из федерального законодательства и не могут противоречить ему. Кроме того они на уровне акционерного общества обеспечивают исполнение законов и правовых актов государственного управления. При этом нормативные акты акционерного общества не нуждаются в утверждении или одобрении какими-нибудь органами государственного управления. Эти акты распространяются на всех субъектов, вступающих в правоотношения с акционерным обществом, как во внутренней, так и во внешней сферах его деятельности, и учитываются судебными и иными правоохранительными органами, являясь для них правообразующими источниками.

Нормативные акты акционерного общества формируются двумя способами: либо на основании их конкретного  упоминания в Законе "Об акционерных  обществах" (это относится, например, к уставу акционерного общества); либо - на основании потребностей акционерного общества для регулирования отдельных сторон его деятельности (эти локальные акты как "внутренние документы" упомянуты в ч.5 ст.49, ч.2 ст.66, ч.1 ст.68 и в ряде других статей Закона).

В этой связи нормативные  акты акционерных обществ весьма многочисленны и разнообразны, и  их можно классифицировать по следующим  признакам:

1) Акты, регулирующие вопросы учреждения акционерного общества (Устав, Положения: о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств акционерного общества; о территориальном филиале акционерного общества; о создании и ликвидации дочерних обществ; Приказ генерального директора об утверждении Положения о территориальном филиале акционерного общества; Выписки: из протоколов общего собрания акционеров; из протокола заседания совета директоров);

2) Акты, регулирующие финансовые вопросы акционерного общества (Положения: о порядке изменения уставного капитала; о фондах и резервах; о распределении (использовании) прибыли; об организации отчетности);

3) Акты, регулирующие операции с ценными бумагами акционерного общества (Положения: о ценных бумагах; о размещении акций и иных ценных бумаг; о порядке приобретения и выкупа акционерным обществом размещенных акций; о выпуске и обращении облигаций; о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям; о реестре акционеров, об отделе ценных бумаг);

Многочисленные нормы  Федерального закона "Об акционерных  обществах" содержат отсылки к  внутренним документам общества. При этом Закон не устанавливает полного перечня нормативных актов, но упоминает только основные из них, без которых невозможно функционирование акционерного общества.

Обеспечивая упорядоченность  всей деятельности акционерного общества - административно-распорядительной, производственно-хозяйственной, финансовой, социальной, управления персоналом и т.д., локальное нормотворчество обоснованно встраивается в механизм организации корпоративного управления.

Как и все локальные  нормативные акты, акты акционерного общества исходят из федерального законодательства и не могут противоречить ему. Кроме того они на уровне акционерного общества обеспечивают исполнение законов и правовых актов государственного управления. При этом нормативные акты акционерного общества не нуждаются в утверждении или одобрении какими-нибудь органами государственного управления. Эти акты распространяются на всех субъектов, вступающих в правоотношения с акционерным обществом, как во внутренней, так и во внешней сферах его деятельности, и учитываются судебными и иными правоохранительными органами, являясь для них правообразующими источниками.

Нормативные акты акционерного общества формируются двумя способами: либо на основании их конкретного  упоминания в Законе "Об акционерных обществах" (это относится, например, к уставу акционерного общества); либо - на основании потребностей акционерного общества для регулирования отдельных сторон его деятельности (эти локальные акты как "внутренние документы" упомянуты в ч.5 ст.49, ч.2 ст.66, ч.1 ст.68 и в ряде других статей Закона).

В этой связи нормативные  акты акционерных обществ весьма многочисленны и разнообразны, и  их можно классифицировать по следующим  признакам:

1) Акты, регулирующие вопросы учреждения акционерного общества (Устав, Положения: о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств акционерного общества; о территориальном филиале акционерного общества; о создании и ликвидации дочерних обществ; Приказ генерального директора об утверждении Положения о территориальном филиале акционерного общества; Выписки: из протоколов общего собрания акционеров; из протокола заседания совета директоров);

2) Акты, регулирующие финансовые вопросы акционерного общества (Положения: о порядке изменения уставного капитала; о фондах и резервах; о распределении (использовании) прибыли; об организации отчетности);

3) Акты, регулирующие операции с ценными бумагами акционерного общества (Положения: о ценных бумагах; о размещении акций и иных ценных бумаг; о порядке приобретения и выкупа акционерным обществом размещенных акций; о выпуске и обращении облигаций; о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям; о реестре акционеров, об отделе ценных бумаг);

4)Акты, регулирующие вопросы управления акционерным обществом (Бизнес-план; Положение об общем собрании акционеров; Сообщение о созыве очередного общего собрания акционеров; Регламент проведения общего собрания акционеров; Журнал регистрации акционеров; Протокол заседания секретариата общего собрания акционеров; Бюллетень для голосования по вопросам повестки общего собрания акционеров; Протокол заседания счетной комиссии; Положения: о совете директоров, о правлении, о генеральном директоре, о головном предприятии, о структурном подразделении акционерного общества, об отделе кадров, о ревизионной комиссии, об арбитражной комиссии, о конфиденциальности информации);

5) Акты, регулирующие применение труда в акционерном обществе (Положение о персонале; Коллективный договор; Правила внутреннего трудового распорядка для работников акционерного общества; Положения: о материальном и моральном поощрении работников; о контрактной системе найма и оплаты труда работникам акционерного общества; об оплате труда в акционерном обществе; о премировании руководящих работников, специалистов и служащих; о премировании рабочих; о выплате вознаграждения за общие результаты работы акционерного общества; о порядке применения неустоек за проступки на производстве; о социальной защите работников акционерного общества; об условиях обеспечения очередников акционерного общества жилой площадью; о материальной помощи (пенсиях) пенсионерам акционерного общества; о выдаче беспроцентных целевых ссуд на строительство и приобретение жилья; Трудовые контракты: с генеральным директором акционерного общества; с главным бухгалтером акционерного общества; с управляющим структурного подразделения акционерного общества; с сотрудниками акционерного общества);                    6) Акты, регулирующие договорную работу в акционерном обществе (Положения: о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества акционерного общества; о порядке заключения и исполнения договоров; о порядке разработки и принятия локальных нормативных актов акционерного общества; о юридическом отделе акционерного общества; о порядке ведения претензионно-исковой работы в акционерном обществе) Кроме локальных актов нормативного характера, существуют иные "ненормативные" акты, а именно: акты толкования, которые не устанавливают новых норм, а детализируют, конкретизируют, комментируют нормы, содержащиеся в каком-либо нормативном акте; акты реализации прав и обязанностей сторон: различные договоры (о сотрудничестве, соревновании и т.д.), приказы руководителя, расписки; акты применения, устанавливающие санкции в отношении конкретных лиц ( приказ о вынесении выговора, об увольнении за прогул и т.д. ).

Перечисленный пакет документов акционерного общества является наиболее общим. Каждое акционерное общество документирование своей деятельности исходя из своей специфики.

1.2. Функции нормативных документов акционерного общества Нормативные акты акционерного общества создаются имеющимися на предприятии органами управления, компетентными в решении тех или иных вопросов производственной, социальной жизни коллектива. В них в той или иной мере должна выражаться воля коллектива и отсюда проистекает их властность, даже некоторая авторитарность, официальность и обязательность. Именно через нормативные акты реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписываются, в частности, юридическое оформление создания акционерного общества в целом, а так же его структурных подразделений ( при наличии таковых), включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов акционерного общества, установление режима работы персонала, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы.

При этом каждый нормативные  акты акционерного общества, помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, должны иметь некоторые общие характерные черты:

- правотворческий характер, то есть в акте локальные нормы устанавливаются, изменяются либо прекращаются;

- подготовке организационно - правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

- издание акта органом  управления только в пределах его компетенции;

- документальная форма  (решение общего собрания, совета директоров, приказ генерального директора), имеющая обязательные реквизиты, такие как: вид акта, его наименование, орган управления, его принявший, дата и номер, подписи должностных лиц, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т. п.;

- ведение организационно - правовых документов в действие  всегда осуществляется после  утверждения документа соответствующим  руководителем;

- доступность для понимания  и однозначность толкования. Для  абсолютного большинства документов  существуют единые требования  к порядку и стилю изложения  их содержания;

- нормативные акты относятся  к документам бессрочного действия  и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших).

Практика показывает, что  при нормальном режиме работы акционерных  обществ большинство организационно - правовых документов подвергается переработке  примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

Главная особенность нормативных  документов состоит в том, что  они являются внутренними документами  акционерного общества. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

При этом могут использоваться три основных способа принятия нормативных документов.

К первому способу относится принятие нормативных актов общим собранием коллектива (акционеров) акционерного общества. Это достаточно сложный способ со всех точек зрения: организационной, юридической и финансовой.

Так, в организационном  плане необходимо оповестить о созыве собрания, а акционерам еще разослать приглашения с указанием даты, места, времени проведения, повестки собрания. Приглашение должно быть разослано заблаговременно, в установленные сроки.

Также необходимо арендовать подходящее помещение и осуществить ряд других организационных мероприятий по подготовке собрания. Все это обусловливает значительные финансовые издержки организаторов общего собрания. Кроме того значительны и юридические трудности при принятии локальных норм общим собранием; к ним относятся: утверждение регламента собрания, подсчет голосов, способ голосования, принятие решения и другие процессуальные вопросы.

Именно поэтому закон  и практика пошли на ограничение нормативных актов, принимаемых общим собранием, но зато по самым существенным вопросам существования акционерного общества. Эти вопросы четко и исчерпывающе прописаны соответствующих федеральных законах.

Вторым способом является созыв конференции коллектива. Хотя акты принимаемые конференцией сходны с теми, которые принимаются общим собранием, ее проведение, особенно для многотысячных коллективов, единственно возможный способ прямого коллективного нормотворчества.

Локальное нормотворчество  может быть не только прямым, но и представительным, то есть когда его осуществляют законно избранные органы, представляющие интересы ее коллектива (акционеров, работников и т.д.) и одновременно осуществляющие исполнительно-распорядительные функции.

К таким органам можно отнести Совет предприятия, Совет трудового коллектива, Совет директоров, Правление. Нормативные акты указанных органов, как правило, развивают и дополняют акты, принятые прямым способом. Так, например, в акционерном обществе одним из главных вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания, является распределение прибылей и убытков. Только после решения общего собрания о направлении определенного объема прибыли на распределение между акционерами. Совет директоров выносит рекомендации по размеру дивидендов и порядку его выплаты.

Кроме прямого и представительного  существует и опосредованное нормотворчество. Опосредованное локальное нормотворчество является прерогативой высшего руководства предприятия. Правомочия администрации во главе с директором (генеральным директором) по изданию локальных нормативных актов в общем виде фиксируется в Уставе акционерного общества.

В целях исследования особенностей регулирования локальными нормативными актами различных сторон функционирования и деятельности акционерного общества их целесообразно разделить (с известной степенью условности) на несколько групп:

- нормативные акты, регулирующие учреждение акционерного общества;

- нормативные акты, регулирующие  формирование и работу органов  управления акционерным обществом;

- нормативные акты, регулирующие уставной капитал, фонды и резервы акционерного общества;

- нормативные акты, регулирующие  трудовые отношения в акционерном  обществе;

- прочие нормативные акты.

При этом определенный интерес  представляет изучение не только самих форм нормативных актов (в настоящее время они многочисленны и достаточно хорошо разработаны), но также выявление круга тех вопросов, которые должны быть обязательно урегулированы упомянутыми актами, и норм, которые перегружают акты и затрудняют их практическое применение.

2. Особенности документирования  ОТДЕЛЬНЫХ СТОРОН деятельности  акционерных обществ

2.1. Нормативные акты, регулирующие учреждение акционерного  общества              Устав акционерного общества

Основным нормативным  актом акционерного общества, который прямо указан Законом «Об акционерных обществах», является его Устав. Уставу акционерного общества не только посвящена отдельная статья Закона (ст.11), к нему также отсылают многие другие статьи Закона.

Вместе с тем Устав - не только важнейший локальный нормативный акт акционерного общества, но также и его основной правоустанавливающий документ, определяющий правовой статус общества, содержащий необходимую информацию о нем и определяющий порядок его деятельности в рамках действующего законодательства.

Тщательная подготовка Устава с учетом требований законодательства и конкретных условий деятельности акционерного общества необходима для  обеспечения стабильного положения  самого общества, организации эффективной системы управления им, гарантии прав акционеров и деловых партнеров общества.

Закон определяет перечень основных сведений, которые должны содержаться в Уставе, а именно: полное и сокращенное наименование общества; место его нахождения; тип общества (открытое или закрытое); количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций; права акционеров - владельцев акций каждой категории и типа; размер уставного капитала общества; структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений; порядок подготовки и проведения Общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством или единогласно; сведения о филиалах и представительствах общества; иные положения, предусмотренные Законом.

Сведения по перечисленным  вопросам подлежат обязательному включению  в Устав. Вместе с тем указанный  перечень не охватывает всех положений, которые необходимо или целесообразно  отражать в Уставе (см.Приложение).

Можно выделить следующие основные условия, которые следует учитывать при разработке Устава акционерного общества:

1. В Уставе должны  находить отражение те вопросы,  включение которых в этот нормативный  акт является обязательным в силу Закона. Отсутствие какой-либо из таких норм может являться основанием для задержки государственной регистрации общества с предложением привести Устав в соответствии с требованиями законодательства.

2. В необходимых случаях  с учетом конкретным условий функционирования общества в его Устав включаются правила дополнительного регулирования, исходя из рекомендательно-разрешительных и диспозитивных норм Закона, а также иные, не противоречащие законодательству предложения, учитывающие специфику деятельности общества.

3. В Устав не вносятся  сведения об учредителях и акционерах общества; эта информация должна содержаться в реестре акционеров.

4. В Уставе  не следует приводить подробный перечень видов и направлений деятельности общества. Это обусловлено тем, что акционерное общество, являясь коммерческой организацией, обладает общей правоспособностью, то есть может осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Исключение составляют случаи, когда в Уставе намеренно ограничиваются виды деятельности данного общества (в этом случае должен быть дан их исчерпывающий перечень).

5. Устав не  следует перегружать положениями,  дублирующими нормы Закона или  другие правовые акты, которые действуют и применяются независимо от их включения в учредительный документ конкретного акционерного общества.