Документирование деятельности акционерных обществ. 4

Министерство образования и науки  РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кировский государственный университет»

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

Документирование деятельности акционерных обществ

  Курсовая работа

                                           Носик О.К.

                                                                     Студента группы ОБ-034700-21

                                                          Очной формы обучения                                                                 

  Направление: «Документоведение

                                                 и ДОУ»

                                           Научный руководитель 
                                                                       старший преподаватель кафедры ИБУ

                             Волкова И. А.

Киров 2013 
Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. История документирования деятельности акционерных обществ…..6

Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества…………………………………………………………11

2.1. Организационно-распорядительные документы акционерного общества………………………………………………………………………….11

2.2. Особенности составления учредительных документов…………………..15

2.3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы………………………………………………………………………..17

2.4. Реестр акционеров…………………………………………………………..20

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерного общества………………………………………………………………………….25

3.1. Документирование процесса государственной регистрации акционерного общества………………………………………………………………………….25

3.2. Правила документирования  общего собрания акционеров………………27

3.3. Особенности утверждения внутренних  документов акционерного общества………………………………………………………………………….29

Заключение……………………………………………………………………….32

Список использованных источников и литературы…………………………...34

Введение

Акционерное общество является одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике. С переходом к рыночным отношениям эта форма хозяйствования вновь получила распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах».1 Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

Документы, являясь основой для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования и соответствия действующему законодательству. В этом и заключается актуальность темы данной курсовой работы.

Степень изученности данной темы невелика. Литература представлена нормативными основами документирования деятельности акционерных обществ, научными статьями.

Объектом курсовой работы является деятельность акционерных обществ.

Предмет курсовой – документирование деятельности акционерных обществ.

Цель курсовой работы – дать правильную характеристику документирования деятельности акционерных обществ.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Исследовать историю документирования акционерных обществ.
2. Дать общее представление о документах в деятельности акционерных обществ.
3. Определить особенности документирования деятельности акционерных обществ.

Источники, использованные при рассмотрении темы, были  следующие:

1. Нормативно-правовые акты: федеральные законы (ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»), Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров», Гражданский, Трудовой кодексы.
2. Стандарты: ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Нормативно-методические акты: Общероссийский классификатор управленческой документации.

Нормативно-правовые акты содержат информацию, необходимую для законодательного оформления организации и деятельности акционерных обществ. В законодательных актах дается указание на подзаконные акты, в которых раскрывается методика работы с документами и их виды.

ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 являются основополагающими. В них даются термины и определения управленческих документов, требования к их оформлению.

В нормативно-методических актах дана классификация управленческих документов, перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций.

Другую группу литературы составляют периодические издания,  представленные ежемесячным профессиональным журналом «Секретарское дело».

В журналах содержатся статьи, посвященные различным аспектам деятельности акционерных обществ.

Деятельность любого акционерного общества первоначально регулируют документы организационного характера, к которым относятся: устав, положения, инструкции, штатное расписание, правила, должностные инструкции. В ходе деятельности акционерного общества также образуются документы распорядительного характера: указания, приказы, распоряжения, решения. Наряду с этим, одним из основных документов акционерного общества является реестр акционеров.

Глава 1. История документирования акционерных обществ

Реформирование российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.

Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.

Наряду с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.

Для нормативно-правовой регламентации деятельности ведущих сотрудников разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа. 2

В XIX веке широкое распространение получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных обществ были характерны следующие виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

Документ, информировавший об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества.

Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна – по 60 копеек.

Широкое распространение в акционерных компаниях получил документ, в котором излагалась просьба – прошение. Прошение составлялось на имя руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек. 3

Появление телеграфа привело к распространению такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки.

Одновременно с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

Особую роль в функционировании акционерных обществ составляла переписка. Исходящая корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.

Начало коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо: «Скрестившись с письмом нашим», «Согласно приказу Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».

Развитие производственных сил и деловых связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании материальных ресурсов. 4

Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации позволил выделить 3 основные группы документов:

1. Исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.).
2. Документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование).
3. Документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.).

Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления и увольнения. В графе «виды на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании – семейное положение.

Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника.5

Основываясь на исследованиях автора можно сделать следующие выводы:

1. Представленные документы  можно подразделить на три  основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы, которые свидетельствуют о высокой  деловой активности.

2. В конце XIX-начале ХХ веков в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.

Глава 2.  Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества

2.1.Организационно-распорядительные документы акционерного общества.

Организационно-распорядительные документы – вид документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.6

Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).7

В акционерных обществах, как и в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных документов:

1. Уставы;
2. Положение;
3. Правила;
4. Инструкции;
5. Должностные инструкции;
6. Штатное расписание;
7. Структура и штатная численность.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия или свод законов, договоров, положений по определенному вопросу.

Устав общества должен и может содержать сведения, предусмотренные и не противоречащие не только закону «Об акционерных обществах», но и иным федеральным законам.8

Именно в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации.

Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности общества. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (в данном случае коммерческое). Акционерные общества на основании устава разрабатывают положения для своих филиалов и представительств, в которых определены задачи, функции, права, порядок организации работы и др.

Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур.

Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов. Структура текста положения следующая:

1. Общее положение;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права и обязанности;
5. Руководство;
6. Взаимоотношения (связи);
7. Контроль;
8. Проверка и ревизия деятельности;
9. Реорганизация и ликвидация.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении. Оно разрабатывается на каждый отдел во всех организациях.

В акционерном обществе, руководимом Советом директоров, разрабатывается Положение о Совете директоров, в котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы.9

Правила – постановления, предписания, устанавливающие порядок в исполнении чего-нибудь.10

Правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт общества, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. 11

Инструкция – подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком смысле – указание технического порядка.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Инструкция по делопроизводству организации закрепляет и определяет порядок составления, оформления документов и работу с ними. Еще одна разновидность инструкции - должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

Структура и штатная численность – правовой акт, составление которого предусматривается уставом общества. В нем устанавливается состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

Штатное расписание – не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества. 12

Организационным документам присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2.   Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3.  Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно – правовых докум6нтов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

К распорядительным документам относятся:

1. Указания.
2. Приказы.
3. Распоряжения.
4. Решения.

Создание распорядительной документации связано с необходимостью принять акт по основным вопросам компетенции и деятельности общества.13

Распорядительные документы решают управленческие функции и подчиняют цели повседневного руководства производственной деятельностью данного общества.

2.2. Особенности составления учредительных документов.

Для акционерного общества основным учредительным документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

В уставе юридического лица должны быть указаны:

1. Наименование юридического лица.
2. Место его нахождения.
3. Порядок управления деятельностью общества.
4. Условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве.
5. Размер уставного капитала общества.
6. Права акционеров.
7. Состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений.
8. Иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах.14

Помимо вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

1. Тип общества (открытое или закрытое).
2. Порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно.
3. Сведения о филиалах и представительствах общества.
4. Иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого общим собранием акционеров.

Закон обязывает общества указывать в уставе сведения об использовании в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»).

Устав может предусматривать создание в обществе резервного фонда.15 Размер ежегодных отчислений в резервный фонд также предусматривается уставом. Устав предусматривает формирование из чистой прибыли специального фонда акционирования работников общества.

Другой учредительный документ акционерного общества – учредительный договор.

Учредители акционерного общества заключают между собой договор, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения.

Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме.16

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.17

2.3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы.

Протокол – организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения – автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Текст протокола делится на две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую – основную, фиксирующую ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, затем слово «секретарь». При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.