Документирование деятельности акционерных обществ. 5

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ и  науки российской федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«ЧУВАШСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени  И. Н. УЛЬЯНОВА» 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА АРХИВОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ  

КУРСОВАЯ  РАБОТА  
 

Документирование  деятельности акционерных  обществ

Выполнила:

студентка группы ИГФ-32-08

Ундрицова Зоя Николаевна

Научный руководитель:

к.и.н. доцент Титова И.В.

Чебоксары 2010

Содержание

Введение……………………………………………………………………......3

Глава I  история документирования акционерных обществ…………………………………………………………………………5

Глава II  Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества

1. Организационно-распорядительные документы акционерного общества…………………………………………………………………….9
2. Особенности составления учредительных документов………………13
3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы…………………………………………………………………16

Глава III  Особенности документирования деятельности акционерных обществ.

1. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ………………………………………………………..19
2. Правила документирования общего собрания акционеров…………..21
3. Особенности утверждения внутренних документов

акционерного общества……………………………………………………26

Заключение………………………………………………………………….29

Список  использованных источников и литературы……….31

Введение 

     Среди организационно-правовых форм предпринимательской  деятельности наиболее приспособлены  для функционирования в условиях рыночного хозяйства акционерные общества и товарищества с ограниченной ответственностью. Эти формы получили наибольшее распространение в мире именно с развитием крупного бизнеса, который трудно, а подчас и невозможно вести на основе только личного капитала предпринимателя. Акционерная форма позволяет привлечь в одно предприятие капиталы многих лиц, причем даже тех, которые сами не могут в силу самых разных причин заниматься предпринимательской деятельностью. Кроме того, ограничение ответственности размером внесенного капитала вместе с высокой его диверсификацией позволяет вкладывать средства в весьма перспективные, но и высокорискованные проекты, существенно ускоряя внедрение достижений научно-технического прогресса. Есть много других положительных сторон акционерной формы собственности, делающих ее поистине универсальной и применимой везде, где для организации предприятия требуется начальный капитал и есть необходимость и возможность ограничить масштабы ответственности предпринимателя. Для успешной работы АО соответственно требуется и плодотворное функционирование системы делопроизводства. Поэтому неслучайно выбрана тема данной курсовой работы – документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике – акционерного общества.

     Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой  для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования  и соответствия действующему законодательству.

     Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных обществ.

     С переходом к рыночной экономике  они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.

     Основным  законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах»¹. Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

     Целью курсовой работы является характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

     Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Изучение истории документирования акционерных обществ;
2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества (организационно-распорядительные, учредительные документы, протоколы как документы по оформлению деятельности коллегиальных органов);
3. Определение особенностей документирования деятельности акционерных обществ (документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ, правила документирования общего собрания акционеров, особенности утверждения внутренних документов акционерного общества).

Глава 1. История документирования деятельности акционерных  обществ

     Реформирование  российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 г. в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 1930-е гг. были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.

     Анализ  фондов позволил определить основные виды документов акционерных обществ XIX–ХХ века, правила их составления, оформления и хранения.

     Основным  документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.

     Наряду  с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала  сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.

     Для нормативно-правовой регламентации  деятельности ведущих сотрудников  разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа.

     В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

     Документ, информировавший об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества. необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна – по 60 копеек.

     Широкое распространение в акционерных  компаниях получил документ, в  котором излагалась просьба –  прошение. Прошение составлялось на имя  руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек.

     Появление телеграфа привело к распространению  такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и  в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись  лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки.

     Одновременно  с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

     Особую  роль в функционировании акционерных  обществ составляла переписка. Исходящая  корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации  с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.

     Начало  коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо.

     Развитие производственных сил и деловых связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании материальных ресурсов. Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации, представленной в фонде, позволил выделить 3 основные группы документов: исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.); документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование); документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.)

     Важной  функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

     В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления  и увольнения. В графе «виды  на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании – семейное положение.

     Текст трудовых соглашений начинался с  даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника².

     Исходя  из анализа работы Л.Е. Дюпиной, можно сделать следующие выводы:

     1. Представленные документы можно  подразделить на три основные  группы: информационно-справочные, бухгалтерские  и кадровые документы, которые  свидетельствуют о высокой деловой активности.

     2. В конце XIX – начале ХХ веков в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации³.

Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества

2.1. Организационно-распорядительные документы акционерного общества

     Организационно-распорядительные документы – вид документа, в  котором фиксируется решение  административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц⁴.

     Все организационно-распорядительные документы  входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)⁵.

     В акционерных обществах, как и  в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных  документов:

• Уставы;
• Положение;
• Правила;
• Инструкции;
• Должностные инструкции;
• Штатное расписание;
• Структура и штатная численность.

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия  или свод законов, договоров, положений  по определенному вопросу. В уставе акционерного общества должно определяться «наименование общества, место его нахождения, порядок управления деятельностью общества, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида»⁶.

     Устав общества должен и может содержать  сведения, предусмотренные и не противоречащие не только закону «Об акционерных обществах», но и иным федеральным законам⁷.

     Именно  в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации.

     Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности общества. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные общества на основании устава разрабатывают положения для своих филиалов и представительств, в которых определены задачи, функции, права, порядок организации работы и др.

     Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые  разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур.

     Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов⁸. Структура текста положения следующая:

• Общее положение;
• Основные задачи;
• Функции;
• Права и обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения (связи);
• Контроль;
• Проверка и ревизия деятельности;
• Реорганизация и ликвидация.

     Наиболее  часто встречаемая разновидность  положения – положение о структурном  подразделении. Оно разрабатывается  на каждый отдел во всех организациях.

     В акционерном обществе, руководимом  Советом директоров, разрабатывается Положение о Совете директоров, в котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы⁹.

     Правила – постановления, предписания, устанавливающие  порядок в исполнении чего-нибудь¹⁰.

     Правила как вид организационного документа  разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

     Правила внутреннего распорядка организации  – локальный нормативный акт  общества, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации¹¹.

     Инструкция – подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком смысле – указание технического порядка.

     Инструкции  могут быть индивидуальными и  типовыми.

     Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

     Структура и штатная численность – правовой акт, составление которого предусматривается  уставом общества. В нем устанавливается  состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

     Штатное расписание – не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты¹². В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

     Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества¹³.

     К распорядительным документам относятся:

• указания;
• приказы;
• распоряжения;
• решения.

     Создание  распорядительной документации связано с необходимостью принять акт по основным вопросам компетенции и деятельности общества¹⁴.

     Распорядительные  документы решают управленческие функции  и подчиняют цели повседневного  руководства производственной деятельностью  данного общества¹⁵.  

2.2. Особенности учредительных документов

     Для акционерного общества основным учредительным  документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его  акционерами.

     Согласно  Гражданскому кодексу РФ, в уставе юридического лица должны быть указаны:

• наименование юридического лица;
• место его нахождения;
• порядок управления деятельностью общества;
• условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;
• размер уставного капитала общества;
• права акционеров;
• состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;
• иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах¹⁶.

     По  закону устав регламентирует также  права, предоставляемые акциями, ограничивает право общества размещать дополнительные акции при отсутствии в уставе этих положений¹⁷.

     Помимо вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

• тип общества (открытое или закрытое);
• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
• сведения о филиалах и представительствах общества;
• иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

     Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

     По  требованию акционера, аудитора или  любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом  общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

     Внесение  изменений и дополнений в устав  общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого общим собранием акционеров¹⁸.

     Могут указываться предмет и цели деятельности общества.

     В уставе определяется не только порядок  избрания годовым общим собранием  акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), порядок принятия решений и количественный состав.

     Устав также может устанавливать требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав общества определяет кворум для проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), но закон вводит ограничение – не менее половины от числа избранных членов совета директоров.

     Устав может предусматривать право  решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом директоров общества решений в случае равенства голосов членов совета директоров¹⁹.

     Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием  филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.

     Изменения вносятся на основании решения совета директоров (наблюдательного совета).

     Закон обязывает общества указывать в  уставе сведения об использовании в  отношении общества специального права  на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»).

     Внесение  в устав общества сведений об использовании  в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или  муниципального образования в управлении обществом («золотая акция») осуществляется на основании соответственно решения Правительства РФ, органа государственной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления об использовании указанного специального права, а исключение таких сведений – на основании решения этих органов о прекращении действия такого права.

     Устав может предусматривать создание в обществе резервного фонда. Его  размер закон ограничивает – не менее 15 % от уставного капитала²⁰. Размер ежегодных отчислений в резервный фонд также предусматривается уставом и ограничивается законом – не менее 5 % от чистой прибыли до достижения размера, установленного уставом общества. Устав предусматривает формирование из чистой прибыли специального фонда акционирования работников общества.

     Другой  учредительный документ акционерного общества – учредительный договор.

     Учредители  акционерного общества заключают между  собой договор, определяющий порядок  осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного  капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения.

     Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме²¹.

     В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.