Документирование в бухгалтерском учете

                   Федеральное  агенство  по образованию  РФ

     Московский Государственный Университет

          экономики, статистики и информатики. 
 

                   Кафедра бухгалтерского  учета, анализа  и аудита. 
 

               Курсовая работа по курсу:

                   «Бухгалтерское дело»

                               по теме:

«Документирование в бухгалтерском  учете»

                                                        Выполнила: Газзаева  А.З.

                                                        Проверила: Егорова Л.И. 

                              Москва, 2008                                          

                                          Оглавление:

Введение……………………………………………………………………3

     Глава 1. Общие положения и понятия  документирования…………..5

         1.1. Организация документооборота……………………………7

        1.2. График документооборота………………………………….9

     Глава 2. Основные этапы документооборота………………………..16

                2.1. Составление и оформление документов............................16

                2.2. Прием и регистрация документов………………………..26

                2.3. Контроль за исполнением документов…………………..30

                2.4. Передача документов в архив………………….…………34

Глава 3. Первичные учетные документы……………………………36

               3.1.Классификация первичных документов. ………………….38

               3.2.Порядок хранения первичных документов

                     и учетных регистров…………………………………………41

               3.3. Регистры бухгалтерского учета……………………………44

               3.4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных   регистрах…………………………………………………………………..45

Заключение………………………………………………………………..47

Список использованной литературы…………………………………….49

Приложения……………………………………………………………….50 
 
 
 
 
 

                             Введение.

Представленная  работа посвящена теме "Документация в бухгалтерском учете". 
Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов. 
Тема " Документация в бухгалтерском учете " изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики "Документация в бухгалтерском учете". 
Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы "Документация  в бухгалтерском учете". Однако, требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.  
Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы "Документация в бухгалтерском учете" определяют несомненную новизну данного исследования. 
Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме "Документация в бухгалтерском учете" необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования. 
Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме "Документооборота в бухгалтерском учете" в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.  
Результаты могут быть использованы для разработки методики анализа "Документации в бухгалтерском учете". 
Теоретическое значение изучения проблемы "Документооборота в бухгалтерском учете" заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин. 
Объектом данного исследования является анализ условий "Документации в бухгалтерском учете". 
При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования. 
Целью исследования является изучение темы "Документооборота в бухгалтерском учете" с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике. 
В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены и решения следующие задачи: 
1. Изучить теоретические аспекты и выявить природу" Документации в бухгалтерском учете"; 
2. Сказать об актуальности проблемы "Документация в бухгалтерском учете" в современных условиях; 
3. Изложить возможности решения тематики "Документооборота в бухгалтерском учете"; 
4. Обозначить тенденции развития тематики "Документооборота в бухгалтерском учете". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1: Общие положения и понятия документирования. 
Система документирования хозяйственных операций - важнейшая составная часть организации бухгалтерского учета на предприятии. Для оформления всех происходящих хозяйственных операций применяют единые, унифицированные формы документов первичного учета. Для сельхозпредприятий они утверждаются приказом Минсельхозпрода РФ № 215 от 26.07.96 г, одобрены (Госскомстатом РФ) и включены в соответствующие альбомы форм первичных документов Госкомстата РФ. В составе форм первичного учета выделяются документы по учету основных средств, учету труда и его оплате по материальному учету (предметов труда и готовой продукции) и учету денежных средств, а также расчетных операций. Кроме того, имеются различные, специализированные формы документов для отражения результатов инвентаризации, оформления пенсий, пособий и т. п. 
Наличие единой первичной документации на сельскохозяйственных предприятиях имеет важное организующее значение. Это значит, что на всех сельскохозяйственных предприятиях однотипные хозяйственные операции оформляют едиными формами первичных документов, что дает возможность устранить разнобой и исходном звене организации бухгалтерского учета. Кроме того, наличие единой унифицированной документации очень важно для внедрения компьютеризации учета. 
Наличие единых документов, однако, не означает, что во всех случаях применяются одни и те же формы. Единая документация построена таким образом, что возможно применение разных форм в зависимости от конкретных условий деятельности хозяйства. Например, исходя из конкретных условий работы комбайновых агрегатов, транспортных средств, приемки зерна на току, для оформления поступления зерна от комбайнеров могут применяться либо реестры отправки зерна и другой продукции с поля, либо путевки на вывоз продукции с поля, либо талоны на отправку зерна. Также возможно применение различных форм документов для учета труда и выполненных работ и т. п. Все это позволяет учесть конкретные условия в хозяйстве и в то же время сохранить единство в построении первичного учета. 
Некоторые формы первичных документов разработаны с учетом деятельности специализированных хозяйств. Так, в птицеводческих хозяйствах применяются специализированные формы документации по учету затрат, поголовья и выхода продукций в птицеводстве — акт на вывод и сортировку суточного молодняка типы, карточка учета движения молодняка птицы, карточка учета движения взрослой птицы, акт на сортировку яиц в цехе инкубации, отчет по складу-холодильнику и т.п.; в свиноводческих хозяйствах — учетный лист движения животных и расхода кормов, учетный лист убоя и падежа животных и др.; в овощеводческих и садоводческих хозяйствах — дневник поступления продукции закрытого грунта, дневник поступления продукции садоводства % т.п. Эти документы позволяют учесть особенности и специфику деятельности различных предприятий при сохранении единых принципов и исходных данных в построении однотипных документов. В формах первичных документов предусматривается ряд общих обязательных реквизитов: название предприятия и подразделения, дата составления, наименование документа, фамилия и инициалы должностных лиц и подписи лиц, составивших документ, содержание хозяйственной операции, количественные и суммовые показатели, характеризующие выполнение операции, и др. В условиях машинной обработки соответствующие реквизиты в документах кодируются для переноса исходных данных на машинные носители информации. В последние годы в сельском хозяйстве проведена большая работа по совершенствованию первичной документации. В настоящее время применяемые формы документов в основном соответствуют требованиям внедрения прогрессивных форм бухгалтерского учета, рыночным условиям и обработки учетной информации на компьютерах. 

                      1.1.Организация документооборота.

Документооборот имеет важное организующее значение в бухгалтерском учете. В самом  общем виде он представляет собой движение документов в учетном процессе от момента их составления до завершения использования и сдачи в архив. Документооборот должен разрабатываться в каждом хозяйстве с учетом конкретных его особенностей: специализации, организационной структуры, размещения производств, расположения и удаленности складов и подразделений, места оформления первичных документов, состояния транспортных средств и т.п. Для четкой регламентации движения документов документооборот оформляется (по каждому документу в отдельности или чаще в сводном виде) в виде графика (табеля документооборота), где указываются: наименование и номер каждой формы документа, его назначение, в какие сроки, в каком количестве и кем составляется, кто подписывает (либо утверждает) документ, когда и куда он представляется, кто его принимает, проверяет и обрабатывает, куда и на основании чего делаются записи. График документооборота составляется главным бухгалтером и после утверждения руководителем хозяйства становится обязательным для исполнения. 
Следует отметить, что по различным документам в плане документооборота предусматривается разный порядок их представления и обработки. Одни документы являются непосредственно основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета без какой-либо их предварительной группировки: акты на оприходование и выбытие основных средств, различные бухгалтерские справки и т.п. В этом случае в графике документооборота предусматривается непосредственное представление соответствующего документа в центральную бухгалтерию для оформления на основе его данных записей в учетных регистрах. Другие документы (их большинство) предварительно группируются и обобщаются в соответствующих сводных документах. Например, данные из документов по учету труда и затрат на производство фиксируются в соответствующих накопительных ведомостях или журналах, показатели по движению материальных ценностей — в отчетах о движении материальных ценностей, данные кассовых документов — в отчетах кассира и т.д. 
Все последующие записи в учетные регистры делаются на основе составленных сводных документов. Естественно, что в плане документооборота по этой группе документов фиксируется движение первичных документов от их составления до оформления соответствующего сводного документа. В большинстве случаев это делается не в центральной бухгалтерии хозяйства, а в его подразделениях. 
 
 
 

                           1.2.График документооборота.

    Для организации документооборота необходимо разработать правила документооборота (положение об организации документооборота), основным элементом которых является график движения документов. График документооборота должен устанавливать в организации рациональное движение документов. В графике необходимо предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом. Также должен быть определен минимальный срок нахождения документа в подразделении и срок его представления в бухгалтерию. В законодательном порядке установлены сроки представления по ряду документов общехозяйственного назначения. Например, авансовые отчеты следует представлять в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Письмом ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40), отчеты кассира - ежедневно (п. 24 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

    Для каждой организации график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, структуры управления и т.п. Пример графика документооборота приведен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. На основе данных рекомендаций предлагается следующая форма графика документооборота: 

Утверждено  приказом

N ___________ от "__" ________ 200_ г. 

График  документооборота первичных учетных  документов 

    Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.

    Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить документооборот  между подразделениями, занимающимися  продажами страховых полисов  и бухгалтерией. Отделам продаж как  структурным подразделениям страховой  организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

    - наименование обособленного подразделения;

    - период, за который передаются  документы;

    - перечень передаваемых первичных  учетных документов с указанием  их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их  лиц;

    - расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.

    В графике документооборота по каждому  обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов  по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.

    Контроль  за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.

    Организации при систематизации и хранении бухгалтерских  документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете и правила организации архивного дела.

    Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами  архивов организации, одобренными  Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать  общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

    Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.

    Номенклатура  дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого  дела; количество дел (папок); сроки хранения для каждого дела; примечание.

    Например, в качестве формы одного из дел  бухгалтерской службы может быть применена следующая.    

 Наименование  организации:                                Бухгалтерия    Структурное подразделение:                             Номенклатура дел (выписка)     "__" ___________ 200_ г. N __    ___________________    (место составления)    На 200_ г. 

     Главный бухгалтер                   _____________    "__" ________ г.                        (ФИО)     Согласовано (при наличии экспертной комиссии бухгалтерии)    Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от "__" _____ г. N __     Руководитель архивной службы        _____________                                            (ФИО)     "__" ____________ г.    

    Индекс  дела состоит из установленного в  организации цифрового обозначения  бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел  в пределах бухгалтерии. Порядок  расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета. При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Решением Росархива от 6 октября 2000 г.)

    По  окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (папок), в которых систематизированы определенные учетные документы. Срок хранения дела устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.

    В разделе "Примечание" проставляются  отметки о заведении дел, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для  продолжения и др.

    Каждый  бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

    Бухгалтерские документы текущего года должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете).

    Сохранность учетных документов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).

    Организации создают архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях  хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми в архив, рекомендуется оформлять и хранить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации.

    Хранению  подлежат подлинники документов. В  случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности составляется акт, который подписывается главным бухгалтером.

    Организации применяют указанные в Перечне  сроки хранения документов по-разному: временные сроки хранения применяются  всеми организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры. Если документы не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять постоянный срок хранения.

    Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается  экспертная комиссия, в компетенцию  которой входит определение сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.

    Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное хранение, описываются, а документы, срок хранения которых  истек, следует уничтожать. Порядок  уничтожения документов организации  предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций. 
 
 
 

              Глава 2: Основные этапы документооборота.

                2.1. Составление и оформление документов.

Чтобы документы  могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использованиебланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм). Размер полей бланка не менее мм: 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 10 – нижнее. Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на 
пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. 
Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, 
т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись. Отсюда вытекает общее правило составления документов. Для правильного составления документа необходимо: