Документирование деятельности государственных учреждений. 4

 

Федеральное агентство  по рыболовству

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Астраханский государственный технический университет»

                   Образовательная деятельность в сфере высшего и дополнительного профессионального образования сертифицирована DQS по ISO 9001

 Институт экономики

Кафедра документационного обеспечения  управления

 

 

	ДОПУЩЕНО К ЗАЩИТЕ
	Заведующий кафедрой ДОУ  профессор, д.э.н.
	Г.В.Бережнов
	«_____»___________ 2009г.

От __________ № ___________

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

«Документирование деятельности государственных учреждений»

 

КР-032001.65-ОПД.Ф.12-080319ФД

 

 

	Студент (ка) гр. ЗФД-21
	В.В. Кузнецова
	«____»__________2009г.
	Руководитель доц., к.т.н.                          О.А. Харченко
	«____»__________2009г.
	ЗАЩИЩЕНО с оценкой __________
	Руководитель ________О.А.Харченко
	Член комиссии ________
	«____»__________2009г.

 

 

 

Астрахань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных  условиях ускорения социально-экономического развития на основе научно-технического прогресса  возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках документационного обеспечения управления  любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Актуальность документирования базируется на потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями,  что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

В связи с  этим целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений.

Основные задачи курсовой работы:

- анализ основных  правил составления и оформления  документов в соответствии с  действующими стандартами России;

- изучение основных  правил документирования деятельности  учреждений.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части  работы «Теоретические основы документирования деятельности учреждения» исследуются основные правила составления и оформления документов в учреждении, рассматриваются основные правила документирования деятельности учреждений.

Во второй главе анализируется деятельность государственных учреждений, непосредственно раскрывается выбранная тема курсовой работы.

В третий части  работы описывается мероприятия по совершенствованию документирования управленческой деятельности организаций.

Заключение  содержит основные итоги курсовой работы.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

1.1 Понятие  документирования

Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей  техникой документирования было текстовое  рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 4), от 27 июля 2006г., №149-93 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации»[3].

Организация работы с документами — это обеспечение  движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях  и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и  первичная обработка документов;

• их предварительное  рассмотрение и распределение;

• регистрация  документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

1.2 Основные  правила составления и оформления  документов

Основные правила  составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; состав применяемых в аппарате управленческих документов; компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности [1].

Для системы  организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований [1].

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об  исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при  составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29,30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований  обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления [7].

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении Б; образцы бланков документов - в приложении В,Г,Д, К. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.3 Требования  к изготовлению организационно-распорядительных 

документов

Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы  изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках  А4 печатают через полтора межстрочных  интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила  размещения реквизитов на документе  и оформления документа сводятся к следующему: от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»; отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев; отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат»; отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения»; отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись»;

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях [10].

1.4 Требования  к бланкам документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги ( формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении  документов, указывают начало  и конец размещения  переменных реквизитов, а также на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.

Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов[10].

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков - угловой и  продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для  реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают  одним из способов: центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк  используют для изготовления любых  видов документов, кроме письма.

Общий бланк  в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Общий бланк. В  зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01-Государственный  герб Российской Федерации;

02-герб субъекта  Российской Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

08-наименование  организации;

14-место составления  или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение  меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов  документов, которые на нем создаются.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк письма. В  зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01-Государственный  герб Российской Федерации;

02-герб субъекта  Российской Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

07-код формы  документа;

08-наименование  организации;

09-справочные  данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки  для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 - ссылки на регистрационный номер  и дату документа.

На бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием  вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки на двух языках. В организации субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться  бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется  раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают: наименование вида бланка; дату поступления; номер сопроводительного документа; наименование предприятия-изготовителя; серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков  делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серию и номера бланков; наименование структурного подразделения; фамилию и инициалы должностного лица-получателя; расписку в получении; примечание (отметка об уничтожении и др.). Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные  на гербовом бланке и предназначенные  для рассылки в другие организации  или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя  каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресованная (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.