«Документирование деятельности СГМУП «Детского дошкольного питания»

Содержание 

Введение

   В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия². Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

   К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

   Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

   Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

   Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

   Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения  деятельности СГМУП «Комбинат школьного  питания», а также разработка  внесение рациональных предложений  по ее совершенствованию.

   Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

   -рассмотрение  места и значения службы документационного  обеспечения в деятельности предприятия;

    - изучение организации службы  документационного обеспечения  управления предприятия, ее структуры  и объемов работы, а также анализ документооборота;

   - изучение и анализ нормативных  документов, регламентирующих организацию  делопроизводства;

- разработка  предложений по совершенствованию  работы с документами 

1. Сведения о предприятии  и организации  делопроизводства

1.1. Задачи, функции и структура СГМУП «Комбинат школьного питания»

   СГМУП «Комбинат школьного питания» является муниципальным. В основном организационном  документе предприятия – Уставе определены основные цели и виды деятельности предприятия. Оно специализируется в обеспечении горячим питанием учащихся и сотрудников образовательных учреждений г. Сургута через сеть школьных столовых.

     Помимо приготовления пищи предприятие  осуществляет производство некоторых  видов продовольственных товаров  и полуфабрикатов.

   СГМУП «Комбинат школьного питания» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ему имущества.

   СГМУП «Комбинат школьного питания» имеет  круглую печать, содержащую фирменное  наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный  расчетный и иные счета.

   Целью деятельности предприятия является извлечение прибыли, предметом деятельности – общественное питание.

   Основными направлениями деятельности предприятия  являются:

• приготовление горячих и холодных блюд;
• разработка технологий приготовления пищи в подведомственной сети;
• производство продовольственных товаров на собственном оборудовании;
• производство полуфабрикатов;
• продажа продукции собственного производства через розничную сеть;

   Предприятие вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

   СГМУП «Комбинат школьного питания» существует в системе обслуживания школ уже  много лет и является единым производственным комплексом, в состав которого входят:

• сеть школьных столовых;
• головное предприятие – комбинат питания ;
• холодный цех
• горячий цех
• автохозяйство
• склад-холодильник
• подсобное животноводческое хозяйство
• плодово-овощное хозяйство на закрытом грунте
• консервный цех

   Высшим  органом управления СГМУП «Комбинат  школьного питания» является совет  трудового коллектива.

   Возглавляет СГМУП «Комбинат школьного питания» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом предприятия, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы предприятия и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками предприятия.

   Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности предприятия, непосредственно подчинена Генеральному директору и подотчетна совету трудового коллектива. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово-хозяйственной деятельности, не отнесенные к компетенции совета трудового коллектива.

   Трудовые  отношения работников СГМУП «Комбинат  школьного питания» регулируются действующим  трудовым  законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

1.2. Организация службы документационного  обеспечения управления СГМУП  «Комбинат школьного питания»

   Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления³ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

   Служба  делопроизводства в СГМУП «Комбинат школьного питания» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение предприятия, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

   Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется  начальником, который подчиняется  непосредственно Генеральному директору. Основными функциями Управления делами являются:

   -    Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в предприятии;

   - Контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

   В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат  Генерального Управления. Основными  функциями секретариата являются:

   - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя  руководства,

   - регистрация документов,

   - машинописные работы,

   - распределение телефонных звонков,

   - отправка документов,

   - информационно-справочная работа  с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений предприятия, в связи, с чем выполняет следующие функции:

   - снабжает канцелярскими принадлежностями;

   - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

   - ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

   - устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет  многие другие хозяйственные  функции. 

   Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ⁴, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

   Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях СГМУП «Комбинат школьного питания»

   Необходимо  отметить, что в структуре предприятия  отсутствует архив.

   Организационная структура  службы документационного  обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания» – Общего отдела 
 
 
 
 

       Начальник Общего отдела 
 
 
 
 
 
 

   Секретариат          Административно  -    Секретари

   Генерального      хозяйственный              структурных

   Управления     отдел                    подразделений 
 

   _______________   - непосредственное подчинение 

   -----------------------   - функциональное подчинение 

   Основными задачами Общего отдела являются:

• Обеспечение четкой организации делопроизводства в предприятии, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
• Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
• Сокращение документооборота, унификация форм документов.
• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
• Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство на предприятии
• Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.
• Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений предприятия

   Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:

• Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
• Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;
• Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
• Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
• Осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
• Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
• Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел;
• Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
• Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.⁵

    Общий отдел возглавляет начальник,  назначаемый на должность приказом  Генерального директора и подчиняющийся  начальнику Управления делами.

   Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом СГМУП «Комбинат школьного питания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

   Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам предприятия по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

   Секретариаты  филиалов СГМУП «Комбинат школьного  питания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением  непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства предприятия, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

       В СГМУП «Комбинат школьного  питания» существует служба технической  документации, под руководством  начальника подразделения. Служба  входит в состав Управления  развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

         Начальник службы технической  документации в своей деятельности действует на основании и в  соответствии с Положением о службе технической документации, должностной  инструкцией и заключаемым с  ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

   Основным  направлением деятельности службы технической  документации является подготовка и  техническое сопровождение документов, связанных с основной деятельностью  предприятия. Основными задачами службы технической документации являются:

   - Получение приходно-расходной документации  и проверка комплектности;

   - Входной контроль и регистрация  нормативной внутренней и внешней  документации;

   - Подготовка документации для  разработки калькуляций и технических  планов;

   - Разработка проекта производства работ по основной деятельности;

   - Документальная подготовка внедрения  новой продукции;

   - Оформление и согласование проектов  нормативной документации;

   - Сопровождение договоров с поставщиками

       - Разработка договоров на работы  отдела;

- Лицензирование и сертификация работ  и видов  деятельности;

   - Обеспечение цехов проектной  документацией, журналами работ,  проектами производства работ  и другой технической документацией.

   Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

2. Анализ системы  документационного  обеспечения  в  СГМУП «Комбинат  школьного питания»

2.1. Организация документооборота

   Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

   Несмотря  на, что СГМУП «Комбинат школьного  питания» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного  обеспечения управления начали проводиться  только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в предприятии осуществляется  Общим отделом.

   Организация работы с документами в предприятии  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

   Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

   Правильно и рационально организованный документооборот  повышает эффективность работы аппарата управления организации.

   В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

   Документационное  обеспечение – важнейшая функция  управления, нуждается в тщательно  продуманной организации.

   Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

   Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

   Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

      Анализируя документооборот за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

   - поступающие (входящие);

   - отправляемые (исходящие);

   - внутренние.

   Стабильное  увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры предприятия за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

   Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

   Из  филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении вопросов качества и обеспечения, отчеты о проделанной работе.

   Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие  документы, создающиеся в процессе деятельности предприятия, оформляются  на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

   - бланк предприятия для письма;

   - бланк для письма Управления  развития бизнеса; 

   - общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

   Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы  предприятия по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

   - Организационные документы, которые  регламентируют деятельность предприятия  (Устав, Положения об отделах,  инструкции и т.п.);

   - Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями  и руководителями структурных подразделений;

   - Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные  записки, акты, справки и т.д.).

   Учитывая  постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что  количество внутренних документов возрастает.

   Внутренние  документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих  реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места  составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

   Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти⁶.

   Необходимо  отметить, что при внутренней переписке  сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении  и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁷

2.2. Порядок работы с входящими  документами на предприятии

   Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в  СГМУП «Комбинат школьного питания»  осуществляется централизованно секретарем-референтом  Генерального управления.