Документирование деятельности СОШ №20

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретические основы деятельности образовательного учреждения………………………………………………………………………...5

1.1 Структура и основные направления деятельности………………………...5

1.2 Законодательная и нормативная база образовательного учреждения…...12

2. Документирование деятельности в МАОУ СОШ №20…………………….18

2.1 Организационно распорядительные документы…………………………..18

2.2 Ведение учебно-педагогической документации…………………………..20

Заключение……………………………………………………………………….32

Библиографический список……………………………………………………..34

 

Введение

 

Повышение уровня руководства общеобразовательной  школой во многом зависит от правильного  ведения школьной документации, своевременной  обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов  доступности и сопоставимости учетных  данных. Школьная документация – это  количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых общеобразовательной  школой.

Выполнение  школой возложенных на нее функций  и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных  с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных  мероприятий, ведением учебно-педагогического  учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности¹.

В образовании  был осуществлен переход от единообразия к вариативности, что позволяет  удовлетворить запросы различных  слоев населения и требует программно-целевого управления школой.

Локальные акты содержат конкретную информацию, охватывающую различные направления  деятельности, и разрабатываются  членами администрации на основе программы развития школы, обсуждаются  и утверждаются на общих собраниях  коллектива, педсоветах, заседаниях научно-методического  совета. Они позволяют совершенствовать организацию учебно-воспитательного  процесса, аналитическую и проектную  деятельность руководителей школы.

Основу  образовательного процесса в открытом образовании составляет целенаправленная, контролируемая, интенсивная самостоятельная  работа обучаемого. Он может учиться  в удобном для себя месте, по индивидуальному расписанию, имея при себе комплект специальных средств обучения.

Контакт с преподавателем и другими участниками образовательного процесса может быть как личным, так и по телефону, факсу, электронной или обычной почте. Все большее значение приобретают компьютерные сетевые технологии коммуникаций, а также технологии, использующие телевизионные сети и спутниковые каналы передачи данных. А всё это, в свою очередь, ведёт к перестройке учебной документации средней школы. Этим и определяется актуальность данной работы.

Объектом данного исследования является документация средней общеобразовательной школы, предметом – документирование деятельности муниципального автономного общеобразовательного учреждения МАОУ СОШ №20  г. Балаково.

МАОУ  СОШ №20 г. Балаково, именуемое далее «школа», исходя из государственной гарантии прав граждан на получение общедоступного общего образования, осуществляет образовательный процесс в соответствии с уровнями общеобразовательных программ трех ступеней образования:

первая  ступень - начальное общее образование - 1-4 классы (нормативный срок освоения 4 года);

вторая  ступень - основное общее образование -5-9классы (нормативный срок освоения 5лет);

третья  ступень - среднее (полное) общее образование  – 10-11 классы (нормативный срок освоения 2 года).

Целью данной работы является анализ особенностей составления планово-учебной документации на примере МАОУ средняя общеобразовательная школа №20. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи исследования:

1. Рассмотреть систему управления средней школой.
2. Проанализировать особенности документирования в средней школе.

 

1. Теоретические основы деятельности образовательного учреждения

1.1 Структура и основные  направления

деятельности

 

Управление  общеобразовательной школой осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» на принципах  демократичности, открытости, приоритета общечеловеческих ценностей, охраны жизни  и здоровья человека, свободного развития личности.

Управление  школой строится на принципах единоначалия и самоуправления.

Формами самоуправления в Школе являются: Педагогический Совет, Общее собрание. Совет старшеклассников, общешкольный Родительский комитет. Совет Школы.

Порядок их работы, компетенция, организация  деятельности, структура и порядок  формирования определяются в Уставе школы в соответствии с действующим  законодательством. Разграничение  полномочий между школой и органами самоуправления школы определяется Уставом школы².

В компетенцию  Учредителя школы входит:

- обеспечение  соблюдения школой целей, в интересах которых она создана;

- утверждение  Устава школы, внесение в него изменений и дополнений;

- определение  приоритетных направлений деятельности, принципов формирования и использования имущества школы;

- назначение  на должность и освобождение от должности директора Школы;

- утверждение  штатного расписания и Положения об оказании платных услуг;

- получение полной информации, отчетов о деятельности школы;

- реорганизация  и ликвидация школы;

- участие  в управлении школой;

- отмена  приказов директора Школы, изданных с нарушением действующего законодательства.

Учредитель  вправе:

- в случае  нарушения школой законодательства  РФ в области образования своим  предписанием приостанавливать  деятельность школы до решения  суда;

- контролировать  использование и сохранность  переданных материальных средств  и объектов собственности;

- давать  согласие на использование школой  закрепленного за ним Учредителем  имущества для оказания дополнительных  образовательных услуг и предпринимательской  деятельности;

- давать  указания, обязательные для исполнения  школой.

Управление  педагогической деятельностью осуществляет Педагогический Совет школы, коллективный орган, объединяющий педагогических работников учреждения³.

Компетенция Педагогического Совета:

- принимает  Устав школы и вносит в него  дополнения и изменения;

- вносит  предложения Учредителю по внесению  дополнений и изменений в Устав  школы;

- разрабатывает  и принимает концепцию развития  школы, локальные акты;

- выбирает  и утверждает образовательные  программы для использования  в работе школы;

- обсуждает  вопросы содержания, форм и методов  образовательного процесса;

- принимает  план работы школы на учебный  год;

- организует  выявление, обобщение, распространение,  внедрение педагогического опыта;

- заслушивает  отчеты администрации о создании  необходимых условий для реализации  образовательных программ;

- обсуждает  и выдвигает кандидатуры на  награждение государственными и  отраслевыми наградами;

- принимает  решение об исключении обучающегося из школы;

- принимает  решение о применении в данном  учебном году форм промежуточной  аттестации в переводных классах;

- принимает  решение о переводе обучающихся  в следующий класс или оставление  их на повторный курс обучения, переводе в классы компенсирующего  обучения в форме семейного  образования или экстерната;

- утверждает  состав аттестационной комиссии  школы;

- принимает  решение о допуске к государственной  (итоговой) аттестации выпускников  и выдаче им документов об  образовании.

Педагогический  Совет под председательством  директора школы созывается по мере необходимости, но не реже 4-х раз  в год. Заседание Педагогического Совета правомочно, если на нем присутствует не менее половины педагогических работников. Решение Педагогического Совета считается принятым, если за него проголосовало более половины присутствующих. На заседании Педагогического Совета имеют право присутствовать с правом решающего голоса по 1 представителю от Совета старшеклассников и Родительского комитета. В своей работе Педагогический Совет Школы руководствуется Законом Российской Федерации «Об образовании», «Типовым положением об общеобразовательном учреждении», Уставом школы, Положением о Педагогическом Совете Школы.

Трудовой  коллектив составляют все работники  школы, полномочным органам которого является Общее собрание. Собрание считается правомочным, если на нем  присутствуют не менее двух третей списочного состава работников школы. К компетенции Общего собрания относится:

- принятие  Правил внутреннего трудового  распорядка школы, представленных  директором;

- внесение  предложений Учредителю об изменениях  и дополнениях к Уставу школы;

- делегирование  представителей в Совет школы;

- заслушивание  отчетов директора, заместителей  о проделанной работе;

- утверждение  коллективного договора.

Общее собрание трудового коллектива школы собирается по мере надобности, не реже 2 раз в  год. Для ведения Общего собрания открытым голосованием избирается его  председатель и секретарь. Решение  Общего собрания принимается большинством голосов присутствующих на собрании и является обязательным к исполнению. Процедура голосования определяется Общим собранием трудового коллектива школы.

Управление  школой осуществляет прошедший соответствующую  аттестацию директор, назначаемый и  освобождаемый от занимаемой должности  начальником Управления образования. Учредитель заключает с директором школы трудовой договор⁴.

Директор  школы в рамках своей компетенции:

- несет  ответственность перед обучающимися, их родителями (законными представителями), государством, обществом и Учредителем  за результаты своей деятельности  в соответствии с функциональными  обязанностями, предусмотренными  квалификационными требованиями, трудовым  договором и Уставом школы.

- планирует, организует и контролирует процесс деятельности школы, отвечает за качество и эффективность ее работы;

- обеспечивает  рациональное использование финансовых средств в пределах утвержденных смет доходов и расходов, своевременно представляет отчет и иные сведения об использовании бюджетных средств;

- разрабатывает  штатное расписание в пределах сметы доходов и расходов, численность штата и представляет его на утверждение Учредителю;

- действует  от имени школы без доверенности, представляет школу в отношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, учреждениями, предприятиями;

- обеспечивает  соблюдение норм охраны труда и техники безопасности;

- издает  приказы и распоряжения в пределах своей компетенции;

- осуществляет  подбор, прием на работу и увольнение работников, заключает и расторгает трудовые договоры;

- распределяет  должностные обязанности между работниками;

- дает  обязательные для исполнения работниками школы указания и осуществляет проверку их исполнения;

- поощряет  работников и налагает на них дисциплинарные взыскания;

- заключает  договоры с юридическими и физическими лицами;

- утверждает  план работы школы, а также анализирует результаты деятельности в соответствии с утвержденным планом;

- организует  хозяйственную деятельность школы;

- несет  личную ответственность перед Учредителем за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на школу функций;

- выдает  доверенности в пределах своей компетенции;

- распоряжается  имуществом Учреждения в пределах прав, предоставленных ему договором между Учредителем и Учреждением.

Директор  школы и его заместители должны сочетать проверку состояния работы с оказанием реальной помощи исполнителям, привлекать к осуществлению контроля руководителей методических объединений, актив учителей и общественные организации школы.

В содержание внутришкольного контроля входит: выполнение Закона о всеобуче, выполнение учебного плана и программ, состояние преподавания и учения, качество знаний, умений и навыков учащихся, воспитание в процессе обучения и внеучебная воспитательная работа, состояние дисциплины, работа с родителями учащихся и общественностью, исполнение принятых решений, школьная документация.

По времени  проведения внутришкольный контроль различают: предварительный, текущий и последующий; по содержанию – фронтальный и тематический; по формам – индивидуальный, групповой и коллективный. Наиболее распространенным видом контроля за работой учителей и учащихся является изучение состояния преподавания, воспитания и учения при посещении руководителями школы уроков и других форм организации учебной работы, внеклассных и внешкольных занятий.

Посещение уроков и внеучебных занятий директором школы и его заместителями проводится с заранее определенной целью (изучение опыта мастеров педагогического труда, оказание помощи молодым учителям, проверка качества знаний, умений и навыков, уровня воспитанности учащихся и др.) и должно четко планироваться. Каждый руководитель школы в состоянии осуществлять более квалифицированную проверку в области, близкой к его специальности. Поэтому директору школы, если его специальностью является физика, более целесообразно контролировать работу учителей по предметам физико-математического цикла, его заместителю по учебно-воспитательной работе – деятельность учителей гуманитарных предметов, организатору внеклассной и внешкольной работы – классных руководителей и т.д. Однако каждому из них следует изучать работу всех учителей школы, а это требует тщательной подготовки к каждому контролирующему действию, особенно к посещению уроков и проверке состояния воспитательной работы.

Результаты  контроля важно делать предметом  гласности. После посещения урока (или системы уроков) директор школы  или его заместитель сообщает учителю результаты своих наблюдений, анализа их и выводы, сосредоточивая внимание на тех сторонах процесса обучения и воспитания, проверка которых  была запланирована. Если проводилась  комплексная проверка, то при анализе  отмечается выполнение требований к  современному уроку по таким основным направлениям: умение учителя обосновать оптимальность плана урока; организация  деятельности учителя на уроке и  его личностные качества; знание дидактики  и принципов воспитания; деятельность учащихся на уроке и характеристика класса; выполнение поставленных целей (эффективность) урока.

Руководитель  школы всегда должен помнить о  том, что задача контроля заключается прежде всего в профилактике возможных упущений и недоработок и оказании действенной помощи учителю в совершенствовании его нелегкого труда⁵.

Внутришкольный контроль осуществляется также путем постоянного наблюдения за работой учителей, классных руководителей и учащихся, бесед с ними, изучения планов, отчетов и школьной документации, проведения контрольных работ, анкетирования и другими средствами.

Во всех случаях результаты внутришкольного контроля в обобщенной форме доводятся до сведения педагогического коллектива (на заседаниях педагогического совета и методических объединений, производственных совещаниях, семинарах и др.). При этом также необходимо соблюдение педагогического такта, использование объективной характеристики итогов проверок для коллективной разработки перспектив совершенствования работы учителей и учащихся.

 

1.2 Законодательная и нормативная база образовательного учреждения

 

В целях  рациональной организации документационного  обеспечения в общеобразовательных  учреждениях системы образования  Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы  с Федеральной архивной службой  России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных  учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов  управления образованием рекомендовано использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Эти методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное  и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются  на руководителя общеобразовательного учреждения.

Непосредственное  ведение делопроизводства в общеобразовательном  учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретарем), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководстве о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении  документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

Состав  документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и  функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

- организационные  документы (устав общеобразовательного  учреждения; договор с учредителем;  положения о подразделениях; должностные  инструкции сотрудников; структура  и штатная численность; штатное  расписание; правила внутреннего  трудового распорядка);

- распорядительные  документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы  (протоколы, планы, отчеты, справки,  акты, докладные и объяснительные  записки, письма, телеграммы и  телефонограммы, договоры, трудовые  соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться  на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем  для решения основных и оперативных  вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной  деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ  вступает в силу с момента его  подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано  другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие  реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа  состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший  основанием для подготовки приказа.

Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных  за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый  пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться  в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих  пунктах приказа.

Процессы  применения управленческих решений  общеобразовательного учреждения и  сами решения документируются с  помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются на бланках общеобразовательного учреждения и содержат следующие  реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола – это дата проведения совещания.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание⁶.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается  к протоколу.

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Письма  оформляются на бланках, включают в  себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию  руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку  об исполнении и направлении в  дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы  печатают в двух экземплярах на одной  стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без  союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

В канцелярии общеобразовательного учреждения все  конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие  вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения, использования в  справочных целях, как поступающие  из других организаций и от частных  лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские  документы первичного учета. Для  них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления. Регистрационный штамп  ставится в правом нижнем углу документа  и состоит из номера документа  по порядку и даты поступления. Для  регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная  карточка (РКК).

В общеобразовательном  учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается  их регистрация в журналах регистрации  входящих и исходящих документов.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

Количество  экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.

При регистрации  писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.

Бланки  РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148 х 210) или формата А6 (105 х 148) по ГОСТ 9327-60.

Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ исходящий, – организации, в которую он направляется.

Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления  документа и индекс, присвоенный  в общеобразовательном учреждении.

В графе "Дата и индекс документа" проставляют  дату документа и индекс, присвоенный  ему организацией-автором.

В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.

От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в  значительной степени зависит дальнейший поиск и возможность дать ответ  по запросу о регистрируемом документе  как в текущей работе с документами, так и в архиве.

В графе "Резолюция или кому направлен  документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта  графа заполняется после прохождения  документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен  документ. Запись об исполнении документа  должна отражать решение вопроса  по существу, дату и индекс ответного  документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем  и как решен вопрос и указывают  индекс дела, в которое направлен  документ.

На оборотной  стороне РКК в графе "Контрольные  отметки" ставят отметку о контроле исполнения.

Графы "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются  в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока  хранения в делопроизводстве.

Заполнение  граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.