Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

ВВЕДЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ…………………..5

1.1. Реквизиты  управленческих документов и  правила их оформления………5

1.2. Требования  к бланкам документов………………………………………….9

1.3. Правила  машинописного оформления документов……………………....12

1.4. Подготовка  и оформление основных видов  документов………………...14

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО ТД «ВЛАД»………………………………………………………………..18

2.1. Краткая  характеристика компании и основные виды ее деятельности ООО ТД «Влад»………………………………………………………………….20

2.2. Схема  движения и технология обработки  документов в ООО ТД «Влад».....................................................................................................................26

2.3. Регистрация  документов ООО ТД «Влад»………………………………...30

2.4. Контроль  исполнения документов ООО ТД «Влад»……………………..35

3. МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО  ТД «ВЛАД»…………………………………………………………………………..37

3.1. Методы  совершенствования работы с документами ООО ТД «Влад».....37

3.2. Переход  к безбумажной технологии управления ООО ТД «Влад»..……42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….47

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………49

ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………..51

ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………..52

ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………..53

ПРИЛОЖЕНИЕ 4………………………………………………………………..54

ПРИЛОЖЕНИЕ 5………………………………………………………………..55 

ВВЕДЕНИЕ 

       Актуальность  исследования данной темы курсовой работы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

       В ходе курсовой работы изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

       Предметом курсового исследования является кадровое делопроизводство организации на примере общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».

       Объектом  исследования является документирование деятельности организации.

       Целью написания курсовой работы является анализ кадрового делопроизводства деятельности ООО ТД «Влад», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

       Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

       - ознакомление с организационной  структурой общества;

       - изучение функций, задач, основных  видов деятельности общества;

       - рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности ООО ТД «Влад»;

       - изучение организации кадровой  службы общества, ее структуры  и объемов работы, а также анализ документооборота;

       В качестве гипотезы исследования выдвинуто  утверждение о том, что совершенствование  документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

       Теоретической основой для исследования послужили  труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области  теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

       Методологическая  основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

       В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

       Источниковой  базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет.

       Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудицыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В., Кирсановой М.В. и других.

       Наряду  с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные в отделе кадров ООО ТД «Влад».

       Структура курсовой работы является традиционной и обусловлена логикой исследования. Данная работа состоит из введения, трех глав, разбитых на восемь параграфов, заключения, списка использованных источников и пяти приложений. 
 
 
 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ 

1.1. Реквизиты управленческих  документов и правила  их оформления 

       В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

       1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

       2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

       3. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

       Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

       1. более активное использование юридическую силу документов;

       2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;

       3. организацию быстрого поиска документов;

       4. ПЭВМ при составлении документов.

       Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи  и т. д.), которые называются реквизитами[29, С. 8].

       Правила их составления и оформления, а  также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления-29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

       В перечень реквизитов ОРД входят:

       1. Государственный герб.

       2. Эмблема предприятия.

       3. Код организации по общегосударственному  классификатору организаций.

       4. Код формы документа по общегосударственному  классификатору управленческой  документации.

       5. Наименование министерства.

       6. Наименование организации.

       7. Наименование структурного подразделения.

       8. Индекс предприятия связи, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, номер телефона, номер  счета в банке.

       9. Название вида документа.

       10. Дата.

       11. Индекс.

       12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

       13. Место составления или издания.

       14. Гриф ограничения доступа к  документу.

       15. Адресат.

       16. Гриф утверждения.

       17. Резолюция.

       18. Заголовок к тексту.

       19. Отметка о контроле.

       20. Текст.

       21. Отметка о наличии приложения.

       22. Подпись.

       23. Гриф согласования.

       24. Визы.

       25. Печать.

       26. Отметка о заверении копии[1, С. 76].

       27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

       28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

       29. Отметка о поступлении.

       Реквизиты:

       - «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

       - «Наименование министерства» и  «Наименование предприятия» указывается в полном соответствии с правовыми актами.

       - «Наименование структурного подразделения» - применяется только внутри предприятия.

       - «Адресные данные предприятия» - используются только при переписке.

       - «Название вида документа» - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

       - «Дата» - оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей  последовательности: день месяца, месяц,  год.

       - «Индекс» - регистрационный номер,  присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

       - «Ссылка на индекс и дату  входящего документа» - проставляется  только на ответных исходящих  письмах, ниже даты и индекса  письма.

       - «Место составления или издания» - указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

       - «Гриф ограничения доступа к  документу» - указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.

Используются  грифы: - «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.

       - «Адресат» - располагается в правом  верхнем углу документа.

       - «Гриф утверждения» - должен состоять  из слова «Утверждаю», наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты[28, С. 32].

       - «Резолюция» - включает фамилию  и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

       - «Заголовок к тексту» - содержит  краткое содержание документа.

       - «Отметка о контроле» - только  тех документов, которые взяты на контроль.

       - «Текст» - содержательная часть  документа, представленная связным  текстом. Требования к текстам  служебных документов:

       - краткость и точность изложения  информации, исключение двоякого  толкования;

       - объективность и достоверность  информации;

       - составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

       - структурирование текста  документа,  деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

       - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

       - «Отметка о наличии приложения»  - указывается количество листов  и количество экземпляров при  наличии в документе приложения.

       - «Подпись» - входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности[2, С. 53].

       - «Гриф согласования» - состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласован документ.

       - «Виза» - используют для внутреннего  согласования документов.

       - «Печать» - ставится на наиболее  важных документах, подтверждая  их подлинность.

       - «Отметка о заверении копии» - проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

       - «Фамилия исполнителя и номер  его телефона» - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

       - «Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело»  - для последующего хранения и  использования в справочных целях.

       - «Отметка о поступлении» - проставляется  на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки[27, С. 67]. 

1.2. Требования к бланкам  документов 

       Конкретный  набор реквизитов для каждого  документа определяется его видом  и разновидностью. Отдельные реквизиты  являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

       Документы изготавливают на бланках.

       Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

       Каждый  лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

       - 20 мм - левое;

       - 10 мм - правое;

       - 20 мм - верхнее;

       - 20 мм - нижнее.

       Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

       Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

       В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

       Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

       - общий бланк;

       - бланк письма;

       - бланк конкретного вида документа.

       Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

       При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.

       Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

       Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, города, района; эмблема организации; код организации, формы документа; наименование организации, справочные данные; наименование вида документа, текст; требования к изготовлению бланков; виды бланков; расположение реквизитов (продольное, угловое); правила учета и хранения бланков

       Работнику кадровой службы необходимо знать все о таком важном элементе кадрового делопроизводства, как бланки документов: их реквизитах, схемах расположения, порядке изготовления, формулировании текстов приказов по личному составу и кадровой переписки на бланках, оформлении кадровых документов, защите и организации учета, хранении и уничтожении кадровых бланков[3, С. 66].

       Так как кадровик не только работает с  людьми, персоналом организации, но и  занимается документационным оформлением, в данной статье разъясняется, что  можно изображать на бланках приказов по личному составу, какие размеры должны быть у бланка, состав и расположение реквизитов бланка, размеры полей; на каких бланках оформляются кадровые документы, как следует хранить бланки в кадровой службе (например, бланки приказов по личному составу, незаполненные бланки трудовых книжек, удостоверений, пропусков), чем различаются гербовые кадровые бланки субъектов РФ и кадровые бланки организаций любых форм собственности и т.д.

       Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа и удостоверяющих его подлинность. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ) при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты.

       Соответственно  все кадровые службы указанных органов, управлений и т. д. имеют право  использовать герб субъекта РФ на бланках  кадровой документации (приказов по личному  составу, писем, справок и т. д.) за исключением трудовых книжек, дипломов, аттестатов зрелости и т. п., на бланках которых помещается изображение гербов городов, районов РФ.

       Герб  города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.

       Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами[26, С. 40]. 
 

1.3. Правила машинописного  оформления документов 

       Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.

       В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

       На  пишущей машине оформляют такие  реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего  документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

       Если  документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются  также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

       Основные  требования к документам, оформляемым  машинописным способом, установлены  в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

       Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование[4, С. 32].

       ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания  документов используют восемь стандартных  положений табулятора: 0 - граница  левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля; 5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля; 6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

       Стандартом  установлено, что от 0-го положения  табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или  предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно» дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

       Если  в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора[25, С. 30].

       Основные  правила при оформлении документов:

       - текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

       - первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

       - реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

       - реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

       - расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

       - если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

       - точку в конце заголовка не ставят;

       - в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

       - номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

       В текстах документов не следует употреблять  таких слов и словосочетаний, как  безотлагательно (немедленно); благоволите  сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

       Не  рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо «настоящим предлагается...» следует писать «предлагаем...»; вместо «настоящий акт составлен…» - «акт составлен...»; вместо «при сем направляем...» - «направляем...».