Документирование как элемент метода бухгалтерского учета

ВВЕДЕНИЕ

 

В последнее десятилетие  в экономике Республики Беларусь происходят количественные и качественные изменения: осуществляется реструктуризация  субъектов хозяйствования, совершенствуется система управления ими, внедряются современные технологии производства продукции и на основе этого наращиваются объемы производства, улучшается ее качество, расширяются экономические связи организации с зарубежными партнерами. В новых условиях хозяйствования повышается роль бухгалтерского учета и возрастают требования к нему. Обеспечение всех участков процесса воспроизводства общественного продукта информацией , объективно характеризующей деятельность хозяйствующих субъектов, позволит разрабатывать основные бизнес-планы как отдельных организаций, так и отраслей, а также будет способствовать совершенствованию управления этим процессом. Кроме того, необходимо постепенно приводить существующую систему учета и отчетности в соответствии с международными стандартами. Новый план счетов бухгалтерского учета, введенный в действие с 1 января 2012г., стал очередным шагом по сближению методологии учета в республике с методологиями учета в других странах. Первоочередной задачей в последнее время является обучение экономических кадров практическому применению новых методик учета.

Не менее важна организация систематического анализа использования средств организаций и действенного контроля за рациональным использованием трудовых, материальных и денежных ресурсов. Она предполагает улучшение аналитической и контрольно-ревизионной работы, использование при ее проведении как традиционных приемов и методов, которые положены в основу работы государственных контролирующих органов, так и нетрадиционных, применяемых при осуществлении независимого контроля. Однако такая задача может быть выполнена при условии, методологией учета, анализа и контроля будут владеть не только бухгалтеры, но и все специалисты, причастные к руководству хозяйственной деятельностью. Они должны оказывать проверяющим помощь, так как основной задачей контроля является не выявление недостатков в выполняемой работе, а разработка рекомендаций, планов по оптимизации производства, затрат, финансов и осуществление других мероприятий с целью повышения эффективности управления процессами хозяйственной деятельности.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности под влиянием хозяйственных операций  происходят изменения в составе средств предприятия и источников их формирования. Для того чтобы получить необходимые показатели, характеризующие хозяйственные средства предприятия, источники их формирования и происходящие в организации хозяйственные процессы, бухгалтерский учет использует различные взаимосвязанные способы.

Совокупность способов, представляющих собой единую, научно обоснованную систему, с помощью  которой отражается в бухгалтерском учете его предмет, называется методам бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета определяется сущностью его предмета, предъявляемыми к нему требованиями и задачами, стоящими перед хозяйственным учетом в организации.

Способы, составляющие в совокупности метод бухгалтерского учета , складываются из следующих взаимосвязанных элементов: документация и инвентаризация, оценки и калькуляция, счетов и двойственного отражения в них хозяйственных операций, балансового обобщения и отчетности.

Особенность бухгалтерского учета - непрерывность во времени и сплошной охват всех хозяйственных операций. Непрерывно осуществляя сплошную регистрацию всех хозяйственных операций, бухгалтерский учет дает полную характеристику всем хозяйственным процессам, совершающимся в организации.

Бухгалтерская информационная система  подразделяется на внешнюю (финансовый учет) и внутреннюю ( управленческий учет). В финансовом учете формируется информация о текущих доходах и расходах организации, размер дебиторской и кредиторской  задолженности, величине финансовых инвестиций и поступлений от них, состоянии источников финансирования.

В данной курсовой работе раскрывается тема « Документирование как элемент  метода бухгалтерского учета» по следующим  разделам:

1. Краткая организационно – экономическая характеристика организации.
2. Документирование хозяйственных операций.
1. Общее понятие о бухгалтерской документации как носителе  учетной  информации.
2. Экономическое и правовое значение бухгалтерских документов.
3. Классификация бухгалтерских документов.
4. Прием и проверка первичных документов, их обработка.
5. Порядок обобщения данных первичных документов.
6. Организация хранения бухгалтерской документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общие сведения об организации

 

Производственное частное  унитарное предприятие «Сморгонский комбинат хлебопродуктов» зарегистрировано по адресу: пер. Комсомольский 20, 231000, г. Сморгонь, Гродненская область, Республика Беларусь. Частное предприятие обслуживает филиал №460 ОАО БелАПБ г. Сморгонь, ул. Советская 25, Р/с 3012206670016.

Производственное частное унитарное предприятие "Сморгонский комбинат хлебопродуктов" располагается в западной части города Сморгонь Гродненской области Республики Беларусь, в 120 км от Минска. Вблизи проходят железнодорожная и автомобильная трассы Минск—Вильнюс. Имеются подъездные железнодорожные и автомобильные пути.

Занимаемая производственная площадь составляет 16,8 га, на которой  расположены:

- комбикормовый цех  производительностью 600 тонн в  сутки; 

- крупоцех мощностью  переработки 108 тонн овса в  сутки; 

- элеватор для хранения и переработки зерна мощностью 36 тысяч тонн;

- склады для хранения  сырья и готовой продукции; 

- производственная лаборатория; 

- колбасный цех; 

- ремонтные мастерские, подсобные помещения; 

- административное здание.

Кроме того, в ведении предприятия имеются два свиноводческих комплекса «Андреевцы» и «Медрики» по выращиванию и откорму свиней на 20 тысяч голов. В 1998 году с целью выращивания рыбы принят в аренду водоем площадью 12,5 га. Также имеются сельхозугодия для выращивания зерновых культур площадью 150 га.

                      Таблица 1.1      

                         СТРУКТУРА ЗЕМЕЛЬНОГО ФОНДА

 

Показатели	2008	2009	2010
Общая земельная площадь	9782	9890	9798
Всего сельхозугодий, га	8640	8748	8658
В том числе: пашня	4881	4993	5034
Из неё : зерновые и  зернобобовые	2440	2450	2324
Сахарная свекла	250	258	250
Рапс	250	250	60
Многолетние травы	1380	1460	1480
Кукуруза на зеленый корм	350	340	387
Сенокосы	716	716	716
Пастбище	2460	3035	2907
Леса и кустарники, га	106	106	124
Занято под водой, га	159	147	147
Приусадебные участки	503	510	443
Прочие земли	409	379	426

 

Предприятие имеет филиал «Жодишки». Филиал «Жодишки» ПЧУП «Сморгонский комбинат хлебопродуктов» реорганизован из СПК «Жодишки» в форме присоединения к ОАО «Лидахлебпром» с последующей передачей ПЧУП «Сморгонский комбинат хлебопродуктов» 24.11.2008 года. Бухгалтерский и налоговый учет ведется раздельно. Филиал «Жодишки» самостоятельно разрабатывает Положение об учетной политике, разрабатывает рабочий план счетов, перечень форм первичных учетных документов для целей бухгалтерского учета, график документооборота. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возлагается на директора и главного бухгалтера филиала «Жодишки» Частного предприятия «Сморгонский комбинат хлебопродуктов». Филиал находится в д. Жодишки Сморгонского района. Расстояние от центральной усадьбы до районного центра г. Сморгонь – 22 км, до ближайшей железнодорожной станции Сморгонь – 22 км.

Рельеф местности: гряды, холмы с пологими и слабопологими  склонами, пониженные равнины. Основные типы почв: подзолисто-супесчаные. Кадастровая  оценка сельскохозяйственных угодий составляет 28,3 балла, пашни – 29,8.

Природно-климатические условия территории хозяйства – типичные для Центральной агроклиматической зоны республики. Вегетационный период составляет 184—200 дней и начинается 10—13 апреля, оканчивается примерно 18—27 октября. Дней с температурой выше 10 °С 142—155. Весенние заморозки прекращаются обычно в первых числах мая, но в иные годы отмечаются в конце мая и начале июня. Средняя температура июля составляет 17,6-18,4 °С. За год выпадает 500—600 мм атмосферных осадков, в том числе 300—325 мм за вегетационный период.

Основное производственное направление филиала: мясомолочное. Основные торговые отрасли растениеводства: зерно, многолетние травы. Филиал «Жодишки» является хозяйством по производству элитных семян зерновых культур.

Основные товарные отрасли животноводства: крупнорогатый скот.

В состав хозяйства входят три сельскохозяйственных производственных участка, пять молочно-товарных ферм, одна ферма по доращиванию  телок. Удой на одну корову в 2010 году составил 6483 кг, среднесуточный привес КРС-698гр. Среднесписочная численность работников на конец 2011 г. составляет 377 человек.

 

 

 

                                           

Таблица 1.2

                                           СТРУКТУРА                                                                                                                                                                         ТОВАРНОЙ ПРОДУКЦИИ ПО ФИЛИАЛУ «ЖОДИШКИ»

                                                  

№ п\п	Наименование товарной продукции	2008	2009	2010	В среднем за 3года	%
1.	Выручка всего	12030	12606	12208	12281	100
	В том числе продукция  растениеводства	3592	4208	1769	3190	26
	-продукция животноводства	6858	7929	10075	8287	67,5
2.	От реализации зерновых	2622	2977	630	2076	16,9
3.	Сахарной свеклы	998	954	1098	1017	8,3
4.	Молока	4967	5044	6884	5632	45,9
5.	Мясо КРС	2130	2867	3191	2729	22,2
6.	Прочие	899	469	364	804	6,5

 

Частное предприятие  «Сморгонский комбинат хлебопродуктов»  занимается различными видами деятельности. Это изготовление комбикормов для  свиней, птицы, рыбы, кормосмеси для крупного рогатого скота; изготовление муки овсяной, крупы овсяной, муки ржаной различных витаминных добавок для животных, выращивание на убой свиней, приготовление хлопьев овсяных плющеных, хлопьев, не требующих варки различных видов. Кроме того, в торговую сеть города поставляются мясные изделия, производимые в колбасном цехе предприятия и его подсобном хозяйстве.

Широкое распространение  на предприятии получила фирменная  торговля. В настоящее время работают 3 фирменные магазины, 2 торговые точки и предприятие общественного питания. ПЧУП «Сморгонский комбинат хлебопродуктов» производит высококачественную продукцию, соответствующую отраслевым стандартам. При производстве продукта используется только лучшее сырье и фирменные препараты, современная технология изготовления и новейшее оборудование. Обработка овсяного зерна производится на оборудовании германских фирм. С целью улучшения качества комбинированных кормов смонтирована линия предварительного дозирования и смешивания зернового сырья и сырья, требующего измельчения.

Действует малоотходная технология с использованием побочных продуктов основного производства для выработки кормовых смесей для  крупнорогатого скота.

На производстве используется автоматическое управление технологическими процессами производства продукции, автоблокировка производственная и аварийная сигнализация работы оборудования. 

По состоянию на 01.01.2010г. стоимость внеоборотных активов составила 14 127 млн. руб., из них на основные средства приходится 12 857 млн. руб.; стоимость оборотных активов составила 20 269 млн. руб., из них на запасы и затраты приходится 16 328 млн. руб., на готовую продукцию и товары 1 242 млн. руб.

По состоянию на 01.01.2010 г. кредиторская задолженность хозяйства составила 3713 млн. руб., дебиторская – 664 млн. руб.

За 2010 год выручка всего составила 12208 млн. руб., в том числе продукции растениеводства 1769 млн. руб., продукции животноводства 10075 млн. руб., от реализации зерновых 630 млн. руб., сахарной свеклы 1098млн. руб., молока 6884млн. руб., мяса КРС 3191 млн. руб.

Наибольший удельный вес в выручке занимает продукция  животноводства – 67,5%, в том числе  молоко – 45,9%. Основным покупателем  молока является ОАО «Сморгонские молочные продукты». В связи со сложившимися проблемами с обеспечением населения продовольствия в странах СНГ, для Беларуси создались благоприятные  условия для сбыта в первую очередь молочной и мясной продукции.

Основные пункты сдачи  сельскохозяйственной продукции следующие: ОАО «Лидахлебопродукт», ОАО «Ошмянский мясокомбинат», ОАО «Скидельский сахарный завод», ОАО «Белсолод», ОАО «Гроднохлебопродукты», УП «Соморгомский комбикормовый завод».

Так как  филиал «Жодишки»  является структурным подразделением ПЧУП «Сморгонский КХП», сдача зерна  не входит в реализацию, а согласно учетной политике предприятия , проходит как внутреннее перемещение. В связи с этим снизилась выручка от реализации зерна в 2010 году в 4,7 раза.

  Для сбора и регистрации фактов хозяйственной деятельности, а также эффективного управления, планирования хозяйственной деятельности и контроля на предприятии организован бухгалтерский учет. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. Практическое руководство осуществляет главный бухгалтер.

Бухгалтерский и налоговый учет организуется централизованной бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и действует на основании Положения о бухгалтерии. Руководство бухгалтерским учетом в филиале «Жодишки» осуществляется главным бухгалтером. Предприятие полностью обеспечено квалифицированными кадрами в бухгалтерии. В бухгалтерии работает девять бухгалтеров. Функции между работниками данного подразделения распределены в соответствии с должностными инструкциями. Должностная инструкция представляет собой именной документ, в котором изложены функции, должностные обязанности, права и ответственность работников бухгалтерии. К отчету приложена должностная инструкция главного бухгалтера (приложение 2).

В хозяйстве на базе типового плана счетов разработан рабочий план счетов, разработан план-график документооборота (приложение 3).

Основной формой учета  в хозяйстве принята журнально-ордерная форма учета. В процессе ведения  бухгалтерского учета с целью  совершенствования учета и повышения его роли в управлении производством используются персональные ЭВМ.

Внедрен разработанный  комплекс программного обеспечения  АРМ бухгалтера в следующем составе:

1. «Учет производственных запасов и МБП на складах»
2. «Учет основных средств»;
3. «Учет движения денежных средств по банку и кассе»;
4. «Учет заработной платы»;
5. «Учет работы автопарка и МТП»;
6. «Учет кадрового состава»;
7. «Племенной учет дойного стада».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документирование хозяйственных  операций.

2.1 Первичная учетная документация.

 

Факт  совершения хозяйственной  операции подтверждается первичным  учетным документом, имеющим юридическую  силу, который составляется исполнителем совместно с другими участниками  операции.

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер, дату и место их составления;

- содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в  натуральных, количественных и  денежных показателях;

-  должности лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции  и правильность  ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В  зависимости от характера  хозяйственных операций, системы  обработки данных, необходимости  обеспечения налогового учета в  первичные учетные документы  включаются дополнительные реквизиты.

Каждая форма первичного учетного документа содержит указываемые в правом верхнем углу номер и сведения, кем и когда утверждена эта форма. В типовых и унифицированных формах первичной учетной документации перед номером указывается, что эта форма является типовой. Типовые формы первичной учетной документации утверждаются только Министерством финансов Республики Беларусь или  отраслевыми министерствами по согласованию с Министерством финансов. В формах первичных учетных документов и регистрах, разработанных субъектами хозяйствования для применения непосредственно на предприятии, указываются номер формы и дата утверждения руководителем  предприятия.

Все формы первичной  учетной документации, применяемые  в организации, с краткими указаниями по их заполнению и применению в  разрезе структурных подразделений и филиалов приводятся а Рабочем альбоме форм первичной учетной документации. Рабочий альбом утверждается руководителем организации, хранится в бухгалтерии вместе с другим нормативным материалом и является составной частью учетной политики. Рабочий альбом составляется на основании альбомов унифицированных форм  первичной учетной документации и форм первичной учетной документации, разработанных непосредственно в данном субъекте хозяйствования.

Перечень должностных  лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляют  хозяйственные операции, связанные  с поступлением или выплатой денежных средств, подписывается 

руководителем организации или главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

  Первичный  учетный  документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а если это не предоставляется  возможным, непосредственно после  ее совершения.

Лица, составившие и  подписав первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных, бухгалтерия проверяет поступившие документы по форме и по существу, т.е.с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в документах.

Недооформленные документы или же составленные с нарушением установленного порядка возвращаются бухгалтерией для их доработки и правильного оформления.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются  руководителем организации и главным бухгалтером либо уполномоченными ими на то лицами.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных  первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственными лицами, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и не оговоренные  исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются.

Первичные учетные документы, составленные на иностранных языках , должны иметь построчный перевод  на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут  быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений. Перечень органов, которым предоставлено право изъятия документов, приведен в Налоговом кодексе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Экономическое и правовое значение бухгалтерских документов.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них  правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнитель  ные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).                                                                                             

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей  бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность  исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д. Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной  и финансовой деятельности с целью  выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.                                   

Организационно-управленческое значение документов заключается в  том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.                                                                       

Экономическое значение документов состоит в том, что  они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.         

Таким образом, первичный  бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная  операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений  и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.                                                                                

Достоверность бухгалтерской  информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.     Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).                                     

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Классификация первичных учётных документов.

По назначению бухгалтерские документы  делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются. Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся: