Еволюція інформаційного менеджменту та його основні концепції

ЗМІСТ 

Вступ

     Розвиток  науки і техніки, поява якісно нових інформаційних потреб підвищують роль інформаційного чинника у процесах прийняття управлінських рішень.

     Сучасний  стан інформатизації в Україні характеризується тим, що сформована і реалізується державна інформаційна політика, активно створюється нормативно-правова та нормативно-технічна база сфери інформатизації та інформаційної діяльності, зокрема прийнято Закони України «Про інформацію», «Про Національну програму інформатизації», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», ряд інших нормативних актів Кабінету Міністрів України та Указів Президента України.

     Інформаційна  діяльність є типом інфраструктурних галузей людської діяльності, питання  виникнення і розвитку якої нерозривно пов'язані із процесом розподілу  праці. Реальна потреба у діяльності інформаційних служб, функціонально включених до структури підприємств і організацій, широкий спектр інформаційних завдань, які перед ними постають, потребує підготовки спеціалістів інформаційно-управлінського профілю.

     Сучасні методи управління інформаційною діяльністю на підприємствах і в організаціях базуються на концепціях інформаційного менеджменту, його основних методах і засобах.

     Для інформаційного менеджменту, як науки, характерна багатоваріантність, зумовлена  тим, що, з одного боку, об'єктом його дослідження виступає поняття інформації, яке є родовим для сукупності наукових дисциплін, з іншого – загально-управлінська проблематика, пов'язана із документаційно-інформаційним забезпеченням управління. До того ж, інформаційний менеджмент є наукою, яка знаходиться в стадії становлення і оформлення. Широке трактування змісту об'єкта дослідження інформаційного менеджменту дає можливість розглядати його як комплексну дисципліну в межах інформаційно-управлінських наук.

     Мета  роботи – розглянути сутність та основні концепції інформаційного менеджменту.

     Завданнями  роботи є:

     1) визначити сутність, цілі й задачі інформаційного менеджменту;

     2) дати характеристику передумовам виникнення і розвитку інформаційного менеджменту;

     3) проаналізувати перспективи розвитку інформаційного менеджменту у сучасних умовах.

     Робота  складається зі вступу, трьох розділів, висновку, списку використаних джерел та додатків.

Розділ І. Сутність, цілі й  задачі інформаційного менеджменту

1.1. Поняття інформаційного менеджменту

     У наш час слово «менеджмент», що має англійське походження, відоме майже кожній освіченій людині. В загальному розумінні менеджмент – це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є «управління») означає функцію – особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент – це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.

     Інформація (від латинського informatio - роз'яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини 20 століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною й автоматом, автоматом і автоматом. Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не варта.

     На  будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці  в цілому, можна виділити три основні  компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних  операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв’язує в єдине ціле.

     В науці про управління, нажаль, поки що не існує однозначного розуміння  такого поняття як інформаційний  менеджмент (ІМ). Тому що різні види менеджменту тісно пов’язані між собою (наприклад, документний та інформаційний), а також тому, що, як правило, менеджмент трактується як синонім «управління» і не завжди враховуються його специфічні особливості. Крім того, мода на використання іноземних термінів заважає коректному розумінню поняття «інформаційний менеджмент».

     Так вже історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення  систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають корпоративною інформаційною системою» або «інформаційною платформою»). Звичайно, така система пов’язана із зовнішнім світом ( Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент – це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. (Згідно з означенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов’язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, які займаються обробкою та зберіганням інформації; обчислювильну техніку та методи організації і взаємодії як з людьми, так і з промисловим обладнанням, їх практичні додатки, а також пов’язані з із цим соціальні, економічні та культурні проблеми). Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях, являється невід’ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Звичайно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.

1.2. Задачі та цілі інформаційного менеджменту

     Концепція ІМ об’єднує наступні підходи: економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат; аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації; організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти; системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.

     ІМ  в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер.

     Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги такі положення:

     1. Інформація являється комплексною категорією. Тобто вона може бути:

     - умовою і засобом для ділового спілкування,

     - засобом передачі суспільству відомостей про організацію,

     - джерелом відомостей про зовнішнє середовище,

     - товаром.

     2. Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.

     3. Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.

     4. Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.

     Враховуючи  це, можна узагальнити: інформаційний  менеджмент – управління діяльністю, пов’язаною із створенням та використанням  інформації в інтересах організації.

     Основною  ціллю інформаційного менеджменту  є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання  різних видів її інформаційної діяльності.

     У зв’язку з цим перед ІМ постає ряд певних задач.

     Головною  задачею ІМ являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи ( документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів.

     Наступна  задача ІМ полягає у переробці  різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.

     Важливою  задачею ІМ являється вибір раціональних форм комунікацій, техніки та інформаційних  технологій, а також характеристик  інформаційних ресурсів, необхідних для досягнення цілей організації.

     Крім  того, ІМ розв’язує задачі планування, керівництва, контролю та організації документного забезпечення управління організацією за певними цільовими критеріями для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних дій членів організації.

     ІМ  стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.

     Функція планування – це діяльність суб'єкта по визначенню темпів, пропорцій, розвитку об'єктів управління. Планування здійснюється в різних варіантах і являється основою існування організації, підприємства, фірми тощо. Найпоширеніші на сьогодні оперативне й стратегічне.

     Оперативне  планування відображає поточну діяльність організації.

     Стратегічне пов'язане з перспективами.

     Функція стратегічного планування здобуває в цей час особливе значення. Її специфіка: особливість самого стратегічного управління.

     Стратегічне управління – це управління, що орієнтоване  на забезпечення «виживання» організації та її ефективного розвитку в умовах динамічно мінливого зовнішнього середовища.

     На  відміну від оперативного управління, стратегічне має інші критерії ефективності, а саме: своєчасність і точність реагування організації на зміни  зовнішнього середовища.

     Стратегічне планування - процес, що включає ряд стадій. Скласти стратегічний план, тобто визначити ті дії, які організація повинна зробити для виконання стратегії.

     Планування  складається з таких поетапних  стадій:

     1) Визначення місії організації.

     Місія – це чітко виражена причина існування  організації, що підкреслює її відмінності від аналогів.

     2) Визначення цілей організації.

     Ціль  – це очікуваний, кінцевий результат. Саме через цілі, місія одержує  реалізацію.

     3) Аналіз середовища 

     4) Аналіз стратегічних альтернатив.

     5) Вибір стратегії.

     6) Реалізація стратегії.

     7) Стратегічний контроль.

     Стратегічний  контроль здійснюється протягом усього періоду реалізації стратегії. Він  сприяє досягненню цілей стратегії.

     Значення  планування в цілому полягає в  тому, що плани підвищують ступінь  результативності діяльності організації.

     Ефективність  діяльності управлінського апарату  організації залежить від цілого ряду факторів:

     · Забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;

     · Використання сучасних технологій;

     · Розподіл посадових обов'язків у рамках управлінської ланки;

     · Інформаційне забезпечення управлінської діяльності;

     Інформація  являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний  комплекс ресурсів фірми, поряд з  кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами:

     - Інформацію необхідно планувати  з точки зору виявлення потреби  в ній організації;

     - Витрати на одержання й використання  інформації можна оцінити з  економічної точки зору й вони  повинні входити в загальний  баланс організації.

     - Інформаційні потреби можуть і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.

     При споживанні інформація не зникає, а  змінює свою цінність.

     Спеціаліст  організації, працівник, керівник являються  не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ.

Розділ ІІ. Передумови виникнення і розвитку інформаційного менеджменту

2.1. Розвиток наук інформаційно-комунікаційного циклу

     Розвиток  теорії і практики інформаційного менеджменту потребує звертання до проблематики розвитку наук інформаційно-комунікаційного циклу.

     Інформатика - одна із галузей наукового знання, яка формує системно-інформаційний  підхід до аналізу оточуючого світу, вивчає інформаційні процеси, методи і засоби одержання, перетворення, передачі, зберігання і використання інформації, фундаментальна наука про інформаційні процеси у системах різної природи.

     Найбільший  розвиток у інформатиці одержали такі напрями:

     - теоретична інформатика (теорія інформації, методи інформаційного моделювання, теорія інформаційних систем, комп'ютерна лінгвістика, теорія систем штучного інтелекту);

     - технічна інформатика (теорія і методологія створення і використання технічних систем збирання, зберігання, обробки і передачі інформації, орієнтованих на використання засобів ЕОМ і зв'язку);

     - прикладна інформатика (теорія і методологія створення і використання інформаційних технологій, комплексів і систем у різних сферах соціальної практики).

     Інформатика, як фундаментальна основа процесів інформатизації та інформаційно-комунікаційної діяльності, сформувалась як наука у розвитку таких вітчизняних концепцій (табл.1.).¹

     Одночасно відбувалось встановлення зв'язків  між інформатикою та іншими дисциплінами, основним предметом дослідження яких є закономірності інформаційно-комунікаційних процесів (бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство та ін.). Останнім часом конституюється нова наукова дисципліна - «документознавство», яка розглядається як узагальнююча для дисциплін документально-комунікаційного циклу.²  Сучасне документознавство дослідники пов'язують з інформаційно-документаційним забезпеченням управління та організацією інформаційного менеджменту в установі. ³

     Останніми роками відбувається формування наукового напряму, який одержав назву фундаментальної інформатики, яка розглядається узагальнюючою для дисциплін, що вивчають інформацію в системах різної природи.⁴ Цей напрям має комплексний міждисциплінарний характер і об'єднує ряд нових наукових дисциплін, пов'язаних з вивченням багатогранності феномену інформації, а також закономірностей і особливостей його прояву у різних середовищах - технічному, соціальному, біологічному.⁵

     Розширення  предметної галузі інформатики і  вихід інформаційної діяльності за межі науково-технічної інформації, забезпечення не тільки науково-технічних комунікацій, а і таких сфер як організаційне управління і прогнозування, потребували інших видів інформації - економічної, статистичної, довідкової, кон'юнктурної та ін., отже викликали необхідність узагальнюючої дисципліни відносно вже існуючих, які вивчають різні аспекти інформації - «науки про інформацію» або «інформаційної науки» («information science» за термінологією, що існує в англомовних країнах). «Information science - наука про інформацію - вивчення того, як інформація збирається, впорядковується, обробляється і повідомляється»⁶ , на відміну від «computer science — наука про обчислювальну техніку — дисципліна, яка вивчає комп'ютери, принципи їх побудови...Включає дослідження як теоретичних, так і практичних аспектів проектування обчислювальних систем, електроніки, математики, логіки і біхевіористики. Діапазон областей вивчення - від програмування і архітектури комп'ютерів до штучного інтелекту і робототехніки».⁷

     Як  зазначали В.Сламеска і Ч.Пірсон: «Термін інформаційна наука був прийнятий для позначення міждисциплінарної галузі, яка спочатку виникла у зв'язку з експонентним зростанням текстів наукової інформації. Пізніше прикладна інформаційна наука, яка спочатку здійснювала контроль над інформацією і комунікацією лише в секторі науки, розповсюдила свої заняття інформаційними процесами на інші професійні галузі: управління у діловій і державній сферах, освіту, медицину і охорону здоров'я, законодавство і юриспруденцію, воєнну справу та ін. ... Сьогодні інформаційна наука має риси як суспільної так і технічної дисципліни …».⁸

     Підхід  до інформаційної науки, предмет  дослідження якої «...не пов'язаний ні з комп'ютерними, ні з бібліотечними  проблемами»(за Ф.Махлупом і У.Менсфілдом), дає змогу віднести до сфери її досліджень такі напрями:

     - нові методи обміну інформацією  (мережі, телеконференції);

     - управління доступом до інформації;

     - моделювання і автоматизація  інформаційних систем і мереж;

     - вивчення характеристик і поведінки  користувачів інформаційних систем і служб;

     - дослідження людського чинника  у побудові людино-машинних систем  та ін.

     «Інформаційна наука» у деяких класифікаціях наук за кордоном включає інформатику, бібліотекознавство, комунікацію тощо. Разом з тим, «...різноманітність функцій кожного з видів комунікаційної діяльності, безперервна зміна цих функцій під впливом швидко змінюваних вимог життя, закономірності розвитку цих видів діяльності, ще не вивчені і не зовсім зрозумілі - все це вкрай ускладнює дослідження системи комунікації у цілому... Але оскільки це - система, й до того ж, функціонуюча, то кожний її елемент (тобто кожен вид діяльності) в той чи інший момент виконує певні функції у взаємодії з усіма іншими елементами».⁹

     Фундаментальні  ідеї інформатики та інформаційний підхід, який нею розвивається, є методологічною основою вивчення можливостей нових інформаційних каналів, які виникли з розвитком комп'ютерних технологій. Інформаційна свобода в епоху інформаційного буму і розвитку нових інформаційних каналів викликає проблеми забруднення сфери комунікацій «інформаційним сміттям» - неперевіреними даними, квазінауковими матеріалами, дезінформацією, а повна свобода подання і розповсюдження інформації в мережі Інтернет викликає проблему інформаційно-психологічної безпеки людини, захисту її психіки від деструктивного інформаційного впливу.

2.2. Основні концепції  інформаційного менеджменту

     Виконання соціальною інформацією управлінських  функцій, циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому і оточуючим середовищем, є обов'язковим атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система управління здатна здійснювати цілеспрямовану взаємодію із зовнішнім середовищем, координувати відносини власних компонентів, спрямовувати їх рух до заданої мети. Серед багатьох різновидів менеджменту (стратегічний, фінансовий, ризиковий та ін.), інформаційний менеджмент посідає особливе місце як такий, що забезпечує управління інформаційними потоками.

     Розглянемо  основні підходи до розуміння  інформаційного менеджменту.

     1. Інформаційний менеджмент розглядається  у досить широкому спектрі  - від традиційного інформаційного  обслуговування до загальної  теорії управління: інформаційне  забезпечення, інформаційні ресурси,  інформаційні послуги і підприємництво, інформаційні системи і їх управління, опрацювання і аналіз інформації, організація комунікації, управління інформаційними технологіями, стратегічне планування і менеджмент. Всі ці напрями входять до системи знань інформаційного менеджменту, але деякі з них, залежно від трактування, представляються як основні, а решта доповнюють перші як контекст.

     2. Інформаційний менеджмент розуміється  як розроблення і реалізація  внутрішньої і зовнішньої комунікативної  політики організації¹⁰, при чому мета діяльності в цій галузі відокремлюється від ІТ (інформаційні технології) - менеджменту - управління впровадженням і використанням інформаційних технологій. Серед галузей, на перетині яких розвивається інформаційний менеджмент, виділяються:

     - організаційні комунікації - прийняття  рішень і контроль за їх виконанням розглядаються як інформаційні процеси і вивчаються адміністративним менеджментом;

     - документування діяльності підприємства, формування документопотоку і  документообігу - питання, які традиційно  розглядались у діловодстві або  документаційному забезпеченні управління;

     - формування інформаційного потоку  фірми, його диспетчеризація,  створення довідково-інформаційних  фондів і пошукових систем - ці  завдання розв'язувались в межах  науково-інформаційної діяльності, включаючи бібліотечно-бібліографічну.

     Основне, що наслідує інформаційний менеджмент з науково-інформаційної діяльності - це можливість здійснювати інформаційно-аналітичні і прогностичні дослідження, які  базуються на методах інформаційного моделювання.

     3. Інформаційний менеджмент визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами.¹¹ З метою його здійснення в організаціях створюються

     автоматизовані  інформаційні системи управління, які  інтегрують зовнішню і внутрішню  інформацію. Надходження всіх видів інформаційних повідомлень до єдиної системи надає можливість здійснювати інформаційний моніторинг внутрішньої і зовнішньої сфери, сприяє обґрунтованому прийняттю управлінських рішень. Інформаційний менеджмент розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін. Окремим напрямом у концепції управління інформаційними ресурсами виділяється проблема підготовки інформації для керівників, а інформаційне забезпечення розглядається як елемент інформаційного менеджменту.

     У межах концепції управління інформаційними ресурсами виділяють такі складові інформаційного менеджменту:

     - предметний інформаційний менеджмент як технологія управління діяльністю на базі забезпечення документами, інформацією і знаннями у формах, які відповідають діяльності;

     - технологічний інформаційний менеджмент  як технологія забезпечення відповідного  матеріально-технічного рівня інформаційного середовища;

     - програмний інформаційний менеджмент  як основа забезпечення взаємодії  «людино-машинних» середовищ;

     - кадровий інформаційний менеджмент - технологія професіоналізації  і спеціальної підготовки користувачів  для роботи в інформаційному  середовищі.

     4. Інформаційний менеджмент на  основі інтеграції з ІТ-менеджментом  виступає як складова поліфункціонального  напряму організації інформаційної  діяльності - менеджменту інформаційних  систем,¹²  відповідно до якого завдання створення інформаційної системи організації розглядаються спільно із сферою використання інформаційних ресурсів.

     Одне  із можливих відображень функціональної галузі інформаційного менеджменту  подане у Державному стандарті освіти Росії¹³: «521509 Інформаційний менеджмент: інформаційне забезпечення управління, робота з інформацією, комп'ютерне опрацювання інформації. Моделювання керованих процесів, оцінка і параметричні розрахунки ситуацій. Людський чинник інформаційних технологій управління, роль інформаційних технологій у підвищенні якості управлінських рішень».

     Вдається  адекватним (за відсутності визначення у відповідному вітчизняному стандарті) таке тлумачення інформаційного менеджменту, наведене в Державному стандарті  Росії «Інформаційно-бібліотечна  діяльність, бібліографія. Терміни  і визначення» ГОСТ 7.0-99 «...організоване управління роботою підприємства, фірми або об'єднання, здійснюване на основі комплексного використання всіх видів інформації, наявних як на підприємстві, так і за його межами».

     Розглядаючи інформаційний менеджмент в руслі загально-управлінської проблематики можна вважати, що в центрі його уваги знаходяться інформаційні проблеми, надання необхідної в процесі управління інформації, її опрацювання, створення умов для її оцінки і використання, організація використання і видачі, тобто інформаційний менеджмент орієнтований не стільки використання сучасних засобів обчислювальної техніки і телекомунікації, скільки на процеси інформаційного забезпечення.

     Інформаційний менеджмент містить основні концептуальні  і технологічні особливості інформаційної діяльності, сутність якої може бути визначена таким чином: «Інформаційна діяльність пов'язана із створенням інформаційних моделей всіх об'єктів і явищ природи і суспільства, які беруть участь у людській діяльності, а також із створенням моделей самої цієї діяльності».¹⁴

     Значущість  і очевидна необхідність активного  внутрішнього використання і активного  розповсюдження інформації для забезпечення конкурентноздатності організації, важливість координації зусиль всіх спеціалістів, як прямо чи опосередковано залучені до сфери розробки і реалізації внутрішньої і зовнішньої комунікаційної політики організації є причиною виникнення інформаційного менеджменту.

     Особливість інформаційного менеджменту полягає  в тому, що він належить до двох напрямів діяльності: з одного боку - загальної теорії управління, дослідження операцій і системного аналізу, а з іншого - до інформаційно-комунікаційного напряму діяльності, основою якого є фундаментальні засади інформатики.

     Структура діяльності в галузі інформаційного менеджменту визначається сферою охоплення галузей, на перетині яких він виник і розвивається:

     - оперативне використання інформації  як стратегічного ресурсу з  метою забезпечення конкурентноздатності  організації - інформаційне забезпечення діяльності підприємства;

     - управління процесами опрацювання  інформації, яке є змістом документаційного  забезпечення управління;