Генеральный бюджет

8. Разработка бюджетов: системы планирования  и контроля прибыли

Разработка бюджета - важный шаг в планировании любой  экономической деятельности, касается ли это бизнеса, правительственных  организаций или отдельного человека. Бюджет - детальный план, количественно выражающий, какие ресурсы должны быть приобретены и по каким направлениям использованы в течении определенного периода времени. (В отечественной терминологии - техпромфинплан). Процедуры, используемые для разработки бюджета, называются бюджетными системами.

8.1. Цели бюджетных  систем и типы  бюджетов

Основными целями бюджетных систем являются:

• планирование. Разработка бюджетов вынуждает управляющих прогнозировать спрос, поведение конкурентов, ресурсы. Прогноз и план, разработанные на различные периоды времени, затем детализируются в бюджетах.
• коммуникация и координирование. Руководители различных подразделений должны знать общие планы организации и смежных подразделений. Координирование деятельности всех служб и отделов организации необходимо для достижения целей организации, так как цели отдельных отделов могут не совпадать с общими.
• распределение ресурсов. Любая организация работает в условиях ограниченности ресурсов, и бюджеты обеспечивают их распределение.
• контроль прибыли и деятельности. План является эталоном, с которым сравниваются фактические результаты и определяется эффективность работы подразделений и организации в целом. Бюджетные данные более достоверны для сравнения при оценке результатов деятельности чем данные прошлых периодов. За сравниваемый период могли произойти изменения в технологии, составе рабочей силы, сруктуре производства.
• оценка исполнения и стимулирование инициативы. Сравнение фактических результатов с бюджетом позволяет оценить и мотивировать деятельность руководителей подразделений.

Типы  бюджетов.

Для различных  целей разрабатываются различные  типы бюджетов. Генеральный бюджет (план прибыли и убытков) - это группа взаимосвязанных частных бюджетов, охватывающий все виды деятельности предприятия на определенный период. Он объединяет вопросы снабжения, производства, сбыта, финансирования.

Все типы бюджетов условно делят на три группы - бюджет продаж, операционные бюджеты  и проекты финансовой отчетности.

По  периодичности планирования бюджеты классифицируются на краткосрочные (от одного месяца до года), долгосрочные (более одного года), скользящие (непрерывные). Годовой бюджет разбивается по кварталам, а ближайший квартал по месяцам. В течении года данные обновляются и корректируются многократно. Непрерывные бюджеты постоянно продлеваются путем добавления нового периода планирования (месяц, квартал) по окончании предыдущего месяца (квартала). Этим достигается непрерывное двенадцатимесячное планирование.

8.2. Генеральный бюджет  как инструмент  планирования

Генеральный бюджет - план прибыли, который связывает воедино все результаты и затраты процесса производства. Он разрабатывается на основе различных самостоятельных и взаимосвязанных бюджетов и смет. Рисунок 9-1 демонстрирует порядок составления генерального бюджета.   

Программа сбыта (бюджет продаж). Начальным этапом бюджетирования является разработка программы сбыта (бюджета продаж), основанного на прогнозе продаж товаров и услуг. Прогноз выручки - очень ответственный шаг в процессе планирования, от точности которого зависит финансовый результат. Для прогноза продаж используют различные процедуры и в окончательном варианте проекта продаж обычно комбинируется информация из различных источников. При его разработке учитывается мнение каждого руководителя отдела, имеющего отношение к производству и продажам. На многих предприятиях существуют группы маркетологов высшего уровня управления, которые координируют деятельность различных отделов по вопросам продаж. При разработке прогноза продаж анализируются следующие факторы:

1. уровень продаж прошлых периодов и тенденции на ближайший год для данного предприятия и для отрасли в целом;
2. тенденции развития экономики страны (фаза экономического развития, ожидаемые направление и скорость развития);
3. экономические тенденции в смежных отраслях;
4. политическая, законодательная, экономическая стабильность;
5. ценовая стратегия и политика на предприятии;
6. планируемая реклама и продвижение товара;
7. ожидаемые действия конкурентов;
8. новые продукты, разрабатываемые в данной области, которые могут повлиять на спрос в краткосрочной и долгосрочной перспективе(например, товары-заменители);
9. маркетинговое исследование товара и рынка.

Исходным пунктом в прогнозировании продаж является уровень продаж предыдущего года. Затем происходит совместное обсуждение маркетологами и производственниками факторов, влияющих на продажи. Многие предприятия используют эконометрические модели для систематического агрегирования всей доступной информации на уровне мирового рынка, страны, отрасли, предприятия; особенно часто используют регрессионный и вероятностный анализ. По результатам утвержденного прогноза разрабатывается план продаж на год, который ложится в основу генерального бюджета. Ошибки в планировании продаж, допущенные на первой стадии бюджетирования, сводят к нулю всю последующую работу.

Операционные  бюджеты - это группа бюджетов, отражающих экономические процессы и процедуры, связанные с производством продукта. К ним относятся: бюджет производства; бюджет запасов готовой продукции на конец года; сметы затрат на основные материалы, прямой труд, накладные производственные расходы; смета цеховых расходов на производство продукции; сметы административных и коммерческих расходов; бюджет денежных средств. Операционные бюджеты несколько различаются для различных отраслей, но все они представляют собой детализированный план использования основных факторов призводства - материалов, труда, производственных накладных расходов- для производства продуктов и услуг.

Производственные  предприятия разрабатывают бюджет производства (производственную программу)- план производства продукции в натуральном выражении, и план остатков НЗП и готовой продукции на конец периода. В планах обычно закладывают определенный процент запасов готовой продукции на начало и конец периода на случай повышения спроса. На основании информации производственной программы разрабатываются остальные операционные бюджеты.

Торговые предприятия  разрабатывают подобные операционные бюджеты , но вместо бюджета производства они составляют бюджет закупок. В торговых фирмах отсутствует бюджет прямых материалов, поскольку закупки не подлежат переработке, но все остальные бюджеты имеют такой же вид, как для промышленного предприятия.

Предприятия сферы  обслуживания разрабатывают аналогичные  группы бюджетов, показывающих объемы производства и реализации услуг. Например, аэролинии составляют следующие  операционные бюджеты: бюджет миль полета; материальные бюджеты по видам материальных затрат (бюджет топлива, пищи, запасных частей); трудовые бюджеты для экипажа и обслуживающего персонала; бюджет накладных расходов.

Бюджет  денежных средств разрабатывается каждым предприятием, в нем отражаются плановые поступления денежных средств за реализованную продукцию и услуги и расчеты предприятия с поставщиками и подрядчиками.

Проекты финансовой отчетности, часто называемые проформой финансовой отчетности, показывают общие финансовые результаты от плановой деятельности в течении планового приода. Проформа включает проект отчета о финансовых результатах, проект баланса, проект кассовой консолидированной сметы. Бюджет капитала - это план приобретения фиксированных активов, таких как здания, оборудование. Бюджет денежных средств - это план распределения финансовых ресурсов.

8.3. Пример разработки  генерального бюджета

Последовательность  разработки генерального бюджета дана на примере частной практики спортивной медицины. Практика ориентирована на спортсменов, специализирующихся на беге и прыжках. Амбулатория имеет отделение физиотерапии (тренажеры, физиопроцедуры, массаж, ванны) и производит ортопедические приспособления (крепления на травмированные конечности). В 20х0 г. выручка от реализации приспособлений составила 10% от общей выручки и ожидается увеличение доли ортопедических услуг в 20х1 году. Амбулатория планирует штаты, исходя из объема и структуры спроса на услуги. Генеральный бюджет фирмы включает следующие формы бюджетов:

• бюджет продаж и услуг;
• бюджет производства : изготовление ортопедических приспособлений;
• смета затрат на основные материалы (бюджет материалов);
• смета затрат прямого труда (бюджет прямого труда);
• смета затрат непрямого труда (бюджет косвенного труда);
• смета (бюджет) накладных производственных расходов;
• смета (бюджет) административных и коммерческих расходов;
• бюджет денежных средств;
• проект отчета о финансовых результатах;
• проект баланса;
• проект кассовой консолидированной сметы.

8.3.1. Бюджет продаж  и услуг. (Программа  сбыта).

В бюджете отдельно планируются реализация услуг и товаров (приспособлений) в натуральном и стоимостном выражении и рассчитывается общая выручка за год с разбивкой по кварталам. При планировании объема реализации учитывается сезонный характер спроса на товары и услуги. Выручка от реализации ортопедических приспособлений по плану составляет 13% от общей выручки ($54,000 / $405,000=13,333%).

Таблица 9-1

Бюджет продаж и услуг на 31 декабря 20х1, ($).

8.3.2. Бюджет производства (производственная  программа)

Бюджет производства: изготовление ортопедических приспособлений.

Изготовление  ортопедических приспособлений - трудоемкий процесс, но, поскольку он дает 10% вклад в выручку, фирма считает необходимым заниматься всем комплексом услуг.

Бюджет производства на 31 декабря 20х1 (в ед. прод.).

Производство  носит позаказный характер, поэтому все приспособления продаются в том же квартале, что и производятся; запасов готовой продукции нет. В принципе, производственная программа должна иметь запасы готовой продукции постоянно на случай повышения спроса. Спрос на приспособления максимален во втором квартале, но на этот же квартал приходится пик посещений. Чтобы удовлетворить максимальный спрос второго квартала, персонал решил делать заготовки для приспособлений заранее, в период небольшого спроса. Каждое приспособление требует двух часов прямого труда в несколько этапов:

1 этап (1/2 часа): Вырезать заготовки из листа  специального материала; сложить  два слоя вместе; прогладить, чтобы  они склеились.

2 этап (1 час): Снять  мерки с ноги клиента, сделать  центровку.

3 этап (1/2 часа): Подогнать заготовку под индивидуальные особенности ноги. Примерить приспособление, обеспечить коррекцию походки.

Первый этап стандартный и может быть выполнен заранее. Расчет производственной программы (таблица 9-2 ) осуществляется по формуле:

Продукция произведенная и  реализованная + Запасы НЗП на конец года = Общая потребность

Общая потребность - Остатки НЗП на начало года = Производственная программа

Для более удобного запоминания расчета производственной программы, закупок материалов, полезно вспомнить типовую схему счетов бухгалтерского учета:

Основное  производство

Материалы

8.3.3. Смета затрат на  основные материалы  (бюджет материалов).

Планирование  материальных и трудовых затрат осуществляется на основе бюджета производства (производственной программы). Бюджет материалов (таблица 9-3) показывает общую потребность в материалах для производства приспособлений на год. Норма расхода материала на единицу продукции - 0,1 кг; часть материала уйдет в отходы при обработке, чистый вес материала в изделии около 60 грамм.

Таблица 9-3

Бюджет материалов на 31 декабря 20х1.

Расчет плановых закупок в натуральном выражении  проводится по формуле: Потребность в материале на производственную программу + Плановые остатки на конец периода = Общая потребность в материале

Общая потребность в  материале - Остатки  материалов на начало периода = Плановые закупки

Плановые остатки  материалов на конец каждого квартала для данного производства закладываются в размере 20% от потребности в материале на производственную программу следующего квартала. Например, остатки материалов на конец второго квартала 2,4 кг получаются из расчета 20% от потребности третьего квартала (20% * 12 кг = 2,4 кг). Смысл такого подхода - размер запасов на конец предыдущего периода должен быть достаточным, чтобы обеспечить задел производства для следующего квартала. При увеличении объема производства плановые остатки на конец предыдущего периода увеличиваются, при снижении производства снижаются.

8.3.4. Смета затрат на  прямой труд (бюджет  прямого труда)

Поскольку предприятие  имеет два отделения, то прямой труд учитывается по отделениям- затраты  труда в отделении физиотерапии и в ортопедическом отделении.

Таблица 9-4 (фрагмент 1)

Бюджет  прямого труда для отделения  физиотерапии на 31 декабря 20х1.

Число посещений  берется из таблицы 9-1, (Бюджет продаж и услуг).

Таблица 9-4 (фрагмент 2)

Бюджет прямого  труда для ортопедического отделения

на 31 декабря 20х1.

Объем производства и реализации продукции, шт, и остатки  НЗП на конец и начало периода  берутся из таблицы 9-2 (Бюджет производства).

Таблица 9-4 (фрагмент 3)

Бюджет прямого  труда по предприятию

на 31 декабря 20х1.

Тарифы по оплате прямого труда заданы одинаковыми  для обоих подразделений - $20 в  час. Этот тариф получается из расчета - средний в отрасли оклад физиотерапевта - $ 40,000 при годовой нагрузке 2,000 часов.

8.3.5. Смета затрат на  непрямой труд (бюджет  косвенного труда).

При регистрации  предприятие получает лицензию на право  деятельности, в которой определен  верхний предел занятости в часах. Для данного предприятия это десять тысяч часов , из расчета пять человек работающих по две тысячи часов в год. В соответствии с бюджетом прямого труда, предполагается, что затраты прямого труда по предприятию составят за год 9,000 часов. Оставшееся время отводится на косвенный труд. Оно необходимо для таких видов деятельности, как подготовка оборудования, чтение профессиональных журналов, проведение образовательных семинаров. Кроме того, запланированы трудозатраты двух студентов-интернов, работающих неполный рабочий день помощниками физиотерапевтов.

Таблица 9-5

Бюджет косвенного труда по предприятию

на 31 декабря 20х1.