Информационное обеспечение менеджмента. 5

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ГУБКИНСКИЙ ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Г. ШУХОВА»

 

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УЧЕТА

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

Тема: «Информационное обеспечение менеджмента»

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………

 

1. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ……….

• Понятие информации в менеджмент………………………………...

1.2.  Классификация управленческой информации……………………..

1.3. Информационное обеспечение и требования предъявляемые к нему…………………………………………………………………………………

2. ОСОБЕННОСТИ И ТЕНДЕНЦИИ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ………………………………………………………………..

2.1. Основные этапы процесса управления информацией…………….

2.2. Особенности технологий информационной деятельности………… 

3.   АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «ЛГОК»……………………………………………………………………...

3.1. Общая характеристика предприятия ОАО «ЛГОК»………………...

3.2. Показатели финансовой деятельности предприятия……………….

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………… 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….......

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время на конкурентоспособность многих организаций все большее влияние оказывает их способность идентифицировать, накапливать и развивать знания и информацию. Концепция управления информацией предполагает изменение взглядов руководителей и сотрудников именно на источники конкурентоспособности организации. Современная организация не только использует информацию и знания, но и создает их.

Актуальность заданной темы обусловлена тем, что любой процесс в экономике невозможен без принятия определенных решений. Однако основа каждого решения – это информация и знания. Рассмотрение информационного обеспечения менеджмента позволит выявить основные закономерности и особенности данного процесса, что способствует лучшему пониманию функционирования экономических систем.

Цель исследования: проанализировать особенности информационного обеспечения менеджмента.

Задачи, решенные в работе для достижения поставленной цели:

- обобщение литературы по заданной теме;

- охарактеризовать понятие управленческой информации;

- описать основные этапы процесса управления информацией;

-проанализировать особенности технологий информационной деятельности.

Предметом исследования курсовой работы являются особенности информационного обеспечения менеджмента.

Объектом исследования является исследуемое предприятие ОАО «ЛГОК»

Методы исследования, используемые для решения задач:

- Метод обобщения

- Метод анализа и синтеза

- Метод технико-экономического анализа

Иформационная база, которая послужила основой для выполнения  работы:

- Труды известных ученых: Баркана Д.И.; Верхоглазенко В. Н., Звезденкова А. А.; Адамчука А.М.; . Мазмановой Б.Г.; Якоби В.С.

- Отчетные данные предприятия

Курсовая работа состоит из введения,  трех глав, заключения, списка используемой литературы из 6 наименований. В тексте курсовой работы содержится 3таблицы. Общий объем работы … листов машинописного текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

 

• Понятие информации в менеджменте

 

Концепция управления информацией и знаниями является интеграцией современных технологий менеджмента организации, среди которых можно выделить инновационный менеджмент, управление качеством, информационный менеджмент. Конец ХХ века и начало XXI века характеризуются увеличением объема информации, необходимой для принятия эффективных решений, повсеместным использованием информационных технологий и возможностей сети Интернет, разработкой и внедрением огромного количества новых материалов и технологий .

В современных условиях «важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений» (2).

Информация может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач; имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Управление информацией представляет собой стратегию, направленную на управление формализованными и неформализованными знаниями организации, обеспечение доступа к ним, их аудита и возобновления (развития) с целью формирования новых компетенций компании, стимулирования инноваций и повышения ценности для потребителя. Любая информация должна быть рассмотрена в контексте и правильно интерпретирована. Только тогда она становится знанием, которое имеет структуру, является важным в долгосрочном периоде и может изменяться при поступлении новой информации.

Управление информацией – это деятельность, организация управленческих действий, направленных на накопление интеллектуального капитала на основе изучения, производства и внедрения новых знаний в хозяйственную деятельность по областям применения, на базе всей совокупности интеллектуальных, информационных, технологических и финансовых ресурсов организации (1).

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. В настоящее время передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи (1).

Необходимость перемен диктуют и экономические факторы, например потребности больших компаний внедрять инновации и быть предприимчивыми, но особенно – развитие информационных технологий.

Чтобы сохранить конкурентоспособность – или даже выжить – компаниям придется превратиться в организации, состоящие из работников знаний.

Руководители и специалисты-профессионалы должны продумать, какая информация им нужна, какие данные и знания необходимы; во-первых, чтобы знать, что они делают, во-вторых, чтобы решить, что им следует делать, и наконец, в-третьих, чтобы оценить качество собственной работы. Пока данные условия не будут выполнены, деятельность по управлению знаниями будет очень затратной, и не сможет стать центром получения результатов.

Особенностями информации как ресурса являются:

- неисчерпаемость;

- сохраняемость и накапливаемость;

- возможность параллельного использования;

- легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются следующие требования:

- количественная и качественная полнота;

- актуальность;

- достоверность и точность;

- полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения;

- нормальная плотность (насыщенность), то есть количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений;

- доступность, легкость для восприятия (1).

Необходимым условием успешного вхождения в организацию для каждого ее члена является также процесс усвоения информации и знаний, существующих в данной организации: изучение системы ценностей, норм, правил и поведенческих стереотипов.

Для того чтобы правильно управлять информацией, необходимо соблюдать два важных принципа:

- во-первых, необходимо исключать ту информацию, которая не имеет никакого отношения к существующей проблемной ситуации, оставляя лишь ту, что будет полезна организации;

- всю информацию необходимо систематизировать, анализировать, структурировать и обязательно интерпретировать, перед тем как приступить к ее использованию.

Бесспорен тот факт, что знания нужны для того, чтобы их использовать для более успешной деятельности как человека, организации, так и страны в целом. Знания всегда должны давать результаты и приносить пользу при принятии управленческих решений, а не бесполезно накапливаться в архивах организации.

Целью управления информацией и знаниями является создание инфраструктурных и организационных предпосылок для научающейся организации, в которой знания могут быть использованы, изменены и усовершенствованы.

Среди основных задач управления информацией можно выделить:

- развитие персонала организации, обмен знаниями и ускорение их усвоения;

- выявление источников знаний для отдельных работников в зависимости от ролей, которые они выполняют в организации;

- поощрение персонала к индивидуальному профессиональному и личностному развитию, поддержка инициатив и рационализаторских предложений;

- развитие и поддержка процесса производства знания сотрудниками организации;

- преобразование теоретического знания в прикладное, с целью его эффективного использования на практике;

- обеспечение хранения и доступа к знаниям организации каждого из сотрудников.

Таким образом, можно сделать вывод, что информация – это совокупность данных, которые сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Благодаря информации уменьшается неопределенность окружающей среды, можно принять наиболее рациональное решение из всех имеющихся вариантов.

 

• Классификация управленческой информации

 

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается:

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

 

• Информационное обеспечение и требования предъявляемые к нему

 

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

1.Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2.Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3.Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать и режиме информационно-справочного обслуживания.

4.В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Кроме того, информационное обеспечение решает вопросы подготовки данных о производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

В связи с данными функциями к информационному обеспечению некоторые авторы предъявляют несколько иные требования:

1.однозначность представления исходных данных;

2.совместимость исходного массива с программами обработки его на ЭВМ;

3.возможность оперирования машинными носителями информации в пределах технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

4.непрерывное соблюдение соответствия между состоянием объектов управления и его отображением в машинных массивах;

5.идентификация объектов управления на формализованном обозначении их, установленном едиными системами ведения производственной, технической и служебной документации;

6.разработка на типовых методиках и формах работы с информацией на всех участках ее циркуляции;

7.использование типовых методик и инструкций по разработке алгоритмов и машинных программ.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

 

 

 

• ОСОБЕННОСТИ И ТЕНДЕНЦИИ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ

 

• Основные этапы процесса управления информацией

 

Информационная система требует развитой системы управления данными знаниями. Посредством процесса управления знаниями обеспечивается стратегическое управление развитием системы знаний.

Выделяют инструменты управления информацией, которые делятся на две категории:

- технологические инструменты;

- организационные инструменты.

Технологические инструменты позволяют эффективно решать задачи управления знаниями в сфере информационных технологий. Значительное внимание при этом уделяется скорости обмена информацией посредством использования современных информационных технологий.

Организационные инструменты направлены на решение задач по управлению знаниями в сфере управления человеческими ресурсами. Классический пример – корпоративные интеллектуальные карты, в которых каждый сотрудник записывает собственные функции, анализирует сильные и слабые стороны, потребности и возможности. Затем все карты изучаются и выявляются возможности синергии, сотрудничества, сферы разделения ответственности.

Процесс управления информацией и знаниями включает в себя следующие этапы. Во-первых, осуществляется постановка цели развития информации и знания. Определение предназначения знаний для следующего проекта развития организации, перехода к созданию следующего новшества, для которого потребуются другие знания или знания другого уровня. Происходит идентификация предстоящих видов деятельности.

Во-вторых, анализируется потенциал существующей информационной базы. Проводится систематизация по задачам и исполнителям. Оценивается достаточность потенциала всех видов знаний для предстоящей работы по видам деятельности и функциям. Определяются необходимые дополнительные знания.

В-третьих, происходит аккумуляция знаний. Собираются ранее созданные знания в имеющихся источниках в рамках организации в единую базу знаний. Осуществляется сбор, подготовка, кодирование и накопление знаний в базах знаний.

В-четвертых, происходит развитие знаний. Расширяется имеющаяся база знаний за счет получения и производства новых знаний.

В-пятых, осуществляется защита и хранение знаний. Произведенные новые знания защищаются патентами, договорами и прочими способами. Организуется хранение знаний.

В-шестых, происходит передача знаний. Организуется трансферт знаний из баз и от источников к новым исполнителям – владельцам знаний. Идет распространение знаний по исполнителям видов действий в форме реализации программы обучения и предоставление знаний через различные носители информации.

В-седьмых, происходит использование знаний. Идет увязка знаний, видов деятельности и функций (задач). Рассматривается их использование как для нового проекта, то есть для новых видов деятельности, так и использование в качестве интеллектуального капитала, интеллектуальной собственности и интеллектуальных активов.

В-восьмых, осуществляется оценка накопленных знаний и эффективности их использования. После использования знаний следует подвести итог и оценить их достаточность, доступность, качество формирования и передачи, затраты на приобретение знаний в сопоставлении с результатами (оценить эффективность), объем и уровень использования. Разрабатываются рекомендации по развитию базы знаний, системы знаний и системы управления знаниями.

Отметим, что готовые знания не возникают на пустом месте, они всегда являются результатом осмысленной и целенаправленной умственной деятельности. Очень часто человек владеет множеством данных, которые находятся в беспорядке, не структурированы. Этой информацией почти невозможно воспользоваться, так как ее трудно извлечь из памяти, она беспорядочна и бесполезна. Ту информацию, которая будет впоследствии превращена в знания, необходимо специально структурировать и организовать. При этом объем и качество информации зависит от целей, задач и интересов человека. Для того, чтобы информация была усвоена, необходимо понимать, сохранять и активно использовать ее. Основой знаний всегда будут являться такие процессы как память и мышление.

Благодаря разработке системы управления информацией могут быть решены следующие задачи:

- обеспечение квалификационного уровня коллектива, квалифицированное исполнение заданных функций и видов деятельности, создание ключевых компетенций, обеспечивающих устойчивые конкурентные преимущества на рынке, превращение ключевых компетенций в инновации;

- обобщение опыта выполненных проектов, видов деятельности и функций; отбор всего, что полезно, из прошлого опыта деятельности, система знаний при этом должна реализовывать функции внутреннего и внешнего бенчмаркетинга;

- формирование интеллектуальной базы сотрудников, групп, реализующих функции по видам деятельности организации, по обеспечению всеми ресурсами, по проектированию, тем самым формировать интеллектуальную базу, интеллектуальную собственность и интеллектуальный капитал организации, повышать его стоимость;

- постоянно распознавать на основе внутренних и внешних текущих наблюдений тенденции, явления и события во всех областях своей деятельности;

- формирование и постоянное развитие знания стратегических служб предприятия, в первую очередь службы стратегического развития, конструкторско-технологических подразделений и службы маркетинга;

- создание благоприятной внешней среды, превращение организации в непрерывно обучающийся институт, формирование компетенции потребителей, поставщиков и других стратегических партнеров;

- восприятие и применение современной профессиональной языковой культуры, развитие языка, освоение новых терминов и категорий, новых форм выражения, специфических для используемых видов знаний. Таким образом, закладывается ядро эффективной системы коммуникаций и культуры организации.

Таким образом, можно сделать вывод, что эффективная деятельность организации в настоящее время во многом зависит от процесса управления информацией, так как система знаний нуждается в развитой системе управления. Процесс управления информацией обеспечивает стратегическое управление развитием системы знаний.

 

• Особенности технологий информационной деятельности

 

Процесс управления и прежде всего выработка стратегии организации невозможны без обладания широкой информацией. Данная информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников – документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и так далее.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений. Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений). Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и др. Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и должна многократно перепроверяться. Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных6.

Отметим, что к основным видам технических средств, используемых во внутрифирменной системе информации относятся:

- ЭВМ крупногабаритные и персональные;

- микропроцессоры;

- средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства;

- средства автоматизированной обработки текстовой информации2.

В настоящее время именно информационные технологии преобразуют материальную основу современного производства и распределения, а производительность все в большей мере зависит от применения информации и знаний. При этом эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою работу разные источники информации, а также сопровождаться анализом.