Информационное обеспечение менеджмента. 4

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

В настоящее время  на конкурентоспособность многих организаций  все большее влияние оказывает  их способность идентифицировать, накапливать  и развивать знания и информацию. Концепция управления информацией предполагает изменение взглядов руководителей и сотрудников именно на источники конкурентоспособности организации. Можно утверждать, что потенциал стоимости бизнеса смещается от материальных активов компании в сторону нематериальных, невещественных источников конкурентоспособности: технических и управленческих инноваций. Современная организация не только использует информацию и знания, но и создает их. Актуальность данной работы обусловлена тем, что любой процесс как в микроэкономике, так и макроструктуре невозможен без принятия определенных решений. Однако основа каждого решения – это информация и знания. Рассмотрение информационного обеспечения менеджмента позволит выявить основные закономерности и особенности данного процесса, что способствует лучшему пониманию функционирования экономических систем.

В качестве теоретической  базы работы были использованы труды таких ученых и исследователей как В.Р. Веснин, О.С. Виханский, А.И. Наумов, М.В. Власов, Е.В. Попов, И.Н. Герчикова, М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Б. Мильнер, Т.Г. Мясоедова, Р.О. Шевченко, А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Саломатин.

Объект данной работы – процесс управления информацией и знаниями. Предмет работы – особенности информационного обеспечения менеджмента. Цель данной работы – проанализировать особенности информационного обеспечения менеджмента.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- охарактеризовать понятие управленческой информации;

- описать основные этапы процесса управления информацией;

- проанализировать особенности технологий информационной деятельности.

К методам исследования можно отнести изучение и анализ теоретической литературы и публикаций в периодических изданиях по рассматриваемой теме.

Данная курсовая работа содержит введение, две части, заключение и список использованных источников. Во введении рассмотрена актуальность работы, научно-теоретическая база, главная цель работы и задачи, посредством которых достигается цель работы, выделен объект и предмет, обозначены методы исследования. В первой части охарактеризовано понятие управленческой информации. Во второй части описаны основные этапы процесса управления информацией, проанализированы особенности технологий информационной деятельности. В заключении подведены итоги всей проделанной работы и сделаны основные выводы по итогам работы.

1. Сущность и значение информации и информационного обеспечения в менеджменте

1. Понятие информации в менеджменте

Концепция управления информацией и знаниями является интеграцией современных технологий менеджмента организации, среди которых можно выделить инновационный менеджмент, управление качеством, информационный менеджмент. Конец ХХ века и начало XXI века характеризуются увеличением объема информации, необходимой для принятия эффективных решений, повсеместным использованием информационных технологий и возможностей сети Интернет, разработкой и внедрением огромного количества новых материалов и технологий¹.

По мнению И.Н Герчиковой в современных  условиях «важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений»².

С точки зрения В.Р. Веснина управленческая деятельность начинается именно со сбора, накопления и переработки информации, то есть «совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности»³.

Информация может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач; имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Как считают А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева и Н.А. Саломатин информация – это «совокупность данных и знаний, представляющих собой меру организации системы и являющихся ее достоянием»⁴.

Управление информацией представляет собой стратегию, направленную на управление формализованными и неформализованными знаниями организации, обеспечение доступа к ним, их аудита и возобновления (развития) с целью формирования новых компетенций компании, стимулирования инноваций и повышения ценности для потребителя. Любая информация должна быть рассмотрена в контексте и правильно интерпретирована. Только тогда она становится знанием, которое имеет структуру, является важным в долгосрочном периоде и может изменяться при поступлении новой информации.

Управление информацией – это  деятельность, организация управленческих действий, направленных на накопление интеллектуального капитала на основе изучения, производства и внедрения  новых знаний в хозяйственную деятельность по областям применения, на базе всей совокупности интеллектуальных, информационных, технологических и финансовых ресурсов организации⁵.

По мнению зарубежных исследователей М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури  для успешной деятельности в организации должна быть создана информационно-управляющая система, которая представляет собой «формальную систему обеспечения руководителей информацией, необходимой для принятия решений»⁶.

Для формирования ключевых компетенций  организации необходимо пройти путь распознавания рыночных сигналов, применения имеющихся навыков и умений, использования своих технологических возможностей, чтобы в конечном итоге получить синергетический эффект развития формализованных и неформализованных знаний организации в долгосрочные конкурентные преимущества.

При этом формализованное знание – это знание, которое может быть кодифицировано и передано средствами формального, систематического языка от одного лица другому. К формализованным относятся знания, содержащиеся в докладах, отчетах и других документах. Как правило, они составляют около 20 % знаний организации.

Неформализованные знания – это  опыт, интуиция, умения, мнения, отношения, то есть все, что невозможно или сложно формализовать. Эти знания приобретаются на практике и только частично могут быть переданы другим людям. Неформализованное знание рассматривается в качестве наиболее важного компонента человеческого поведения. К данным знаниям в организации можно отнести уникальные бизнес-процессы, включающие сочетание организационной структуры предприятия, его культуры, системы стимулирования и непосредственного процесса производства.

Информация сегодня  превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. В настоящее время передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи⁷.

Необходимость перемен  диктуют и экономические факторы, например потребности больших компаний внедрять инновации и быть предприимчивыми, но особенно – развитие информационных технологий. Чтобы сохранить конкурентоспособность – или даже выжить – компаниям придется превратиться в организации, состоящие из работников знаний.

Руководители и специалисты-профессионалы  должны продумать, какая информация им нужна, какие данные и знания необходимы; во-первых, чтобы знать, что они  делают, во-вторых, чтобы решить, что им следует делать, и наконец, в-третьих, чтобы оценить качество собственной работы. Пока данные условия не будут выполнены, деятельность по управлению знаниями будет очень затратной, и не сможет стать центром получения результатов.

Особенностями информации как ресурса являются:

- неисчерпаемость;

- сохраняемость и накапливаемость;

- возможность параллельного использования;

- легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются  следующие требования:

- количественная и качественная полнота;

- актуальность;

- достоверность и точность;

- полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения;

- нормальная плотность (насыщенность), то есть количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений;

- доступность, легкость для восприятия⁸.

Необходимым условием успешного  вхождения в организацию для  каждого ее члена является также  процесс усвоения информации и знаний, существующих в данной организации: изучение системы ценностей, норм, правил и поведенческих стереотипов.

С понятием информации тесно связаны такие понятия как данные и знания. С научной точки зрения, можно утверждать, что не существует единого универсального определения данных понятий, а существуют лишь подходы, в которых излагаются взгляды разных авторов на то, что представляют собой данные понятия.

Данные – это определенные символы, которые представлены знаками  и могут быть помещены на определенный материальный носитель (книги, диски, журналы и так далее). Данные можно хранить, обрабатывать и передавать. Знания – это информация, которая рассмотрена в контексте и правильно интерпретирована.

Однако очень многое зависит от того, нужны ли данные знания индивиду или организации. То есть, если для одних данные так  и останутся всего лишь данными, то для других данные могут быть превращены в полезную им информацию, а впоследствии и в систему знаний. Иногда по ошибке большой объем данных представляется как информация, но это не так. Например, данные – это все многочисленные тома книг, которые находятся в хранилищах библиотек, и все они могут стать источниками информации, но в зависимости от того, какую информацию необходимо найти индивиду. Если он интересуется развитием менеджмента управления знаниями, то информация для него будет находиться в тех книгах, которые содержат знания по данной тематике.

При этом знания – это  всегда информация, которая проверена  практическим опытом и зафиксирована  определенным способом. Знания могут  быть использованы сотрудниками организаций  для поиска решений по конкретным задачам.

Для того чтобы правильно  управлять информацией, необходимо соблюдать два важных принципа:

- во-первых, необходимо  исключать ту информацию, которая  не имеет никакого отношения  к существующей проблемной ситуации, оставляя лишь ту, что будет полезна организации;

- всю информацию необходимо систематизировать, анализировать, структурировать и обязательно интерпретировать, перед тем как приступить к ее использованию.

Бесспорен тот факт, что  знания нужны для того, чтобы их использовать для более успешной деятельности как человека, организации, так и страны в целом. Знания всегда должны давать результаты и приносить пользу при принятии управленческих решений, а не бесполезно накапливаться в архивах организации. Группой по изучению вопросов управления интеллектуальным капиталом (ICMG) интеллектуальный капитал определялся как знания, которые можно перевести в прибыль. Но помимо роли извлечения дохода, знания играют также защитную и наступательную роли. Знания защищают инновационные продукты и услуги, защищают свободу проектирования, позволяют выигрывать судебные процессы в случаях нарушения прав интеллектуальной собственности. Наступательная роль знания реализуется через обеспечение доступа на новые рынки в результате инновационной деятельности организации, создание стандартов для новых рынков, поддержку и создание барьеров входа для конкурентов.

Целью управления информацией и знаниями является создание инфраструктурных и организационных предпосылок для научающейся организации, в которой знания могут быть использованы, изменены и усовершенствованы.

Среди основных задач  управления информацией можно выделить:

- развитие персонала организации, обмен знаниями и ускорение их усвоения;

- выявление источников  знаний для отдельных работников в зависимости от ролей, которые они выполняют в организации;

- поощрение персонала  к индивидуальному профессиональному  и личностному развитию, поддержка инициатив и рационализаторских предложений;

- развитие и поддержка процесса производства знания сотрудниками организации;

- преобразование теоретического  знания в прикладное, с целью его эффективного использования на практике;

- обеспечение хранения  и доступа к знаниям организации каждого из сотрудников.

По мнению А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина, все знания можно разделить на следующие виды:

- знания о прошлом (внутренний и внешний бенчмаркетинг, знание истории отрасли);

- знания о настоящем (мониторинг внешней и внутренней среды организации);

- знания в виде интеллекта, умений, навыков, компетенций сотрудников;

- знания о профессиональном языке как средстве коммуникации и культуры организации;

- знания о будущем (стратегическое видение)⁹.

Таким образом, можно  сделать вывод, что информация –  это совокупность данных, которые  сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Благодаря информации уменьшается неопределенность окружающей среды, можно принять наиболее рациональное решение из всех имеющихся вариантов. Перейдем теперь к рассмотрению основных этапов процесса управления информацией.

2. Классификация управленческой информации

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается:

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения:  цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации  данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности  к сферам деятельности и функциям  управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 А. Кузьмин и  О. Мельник, всё-таки не противореча  вышеизложенной классификации, предлагают  несколько иной подход. Они различают информацию:

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;
2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;
3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.
4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя  информацию, необходимо рассмотреть  следующие понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, – данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и  период времени. Иными словами –  это информация, необходимая для  решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи – информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения.

Шум – фактор или совокупность факторов, искажающих информацию.

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно  различать информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

3. Информационное обеспечение и требования предъявляемые к нему

Информационная система  с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются  различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются  такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные  функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО - повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление  информации, которые отвечали бы любым  требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения  обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

1.Представлять полную, достоверную  и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2.Обеспечивать взаимную увязку  задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3.Предусматривать эффективную  организацию хранения и поиска  данных, позволяющую формировать  данные в рабочие массивы под  регламентированные задачи и функционировать и режиме информационно-справочного обслуживания.

4.В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Кроме того, информационное обеспечение  решает вопросы подготовки данных о  производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

В связи с данными функциями  к информационному обеспечению  некоторые авторы предъявляют несколько иные требования:

1.однозначность представления исходных данных;

2.совместимость исходного массива с программами обработки его на ЭВМ;

3.возможность оперирования машинными  носителями информации в пределах  технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

4.непрерывное соблюдение соответствия  между состоянием объектов управления и его отображением в машинных массивах;

5.идентификация объектов управления  на формализованном обозначении их, установленном едиными системами ведения производственной, технической и служебной документации;

6.разработка на типовых методиках  и формах работы с информацией  на всех участках ее циркуляции;

7.использование типовых методик  и инструкций по разработке  алгоритмов и машинных программ.

Одна часть информационного  обеспечения учитывает особенности  взаимодействия пользователя с ПК при  выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система  специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

2. Особенности и тенденции процесса управления информацией

1. Основные этапы процесса управления информацией

Информационная система требует развитой системы управления данными знаниями. Посредством процесса управления знаниями обеспечивается стратегическое управление развитием системы знаний.

Выделяют инструменты управления информацией, которые делятся на две категории:

- технологические инструменты;

- организационные инструменты.

Технологические инструменты  позволяют эффективно решать задачи управления знаниями в сфере информационных технологий. Значительное внимание при этом уделяется скорости обмена информацией посредством использования современных информационных технологий.

Организационные инструменты  направлены на решение задач по управлению знаниями в сфере управления человеческими ресурсами. Классический пример – корпоративные интеллектуальные карты, в которых каждый сотрудник записывает собственные функции, анализирует сильные и слабые стороны, потребности и возможности. Затем все карты изучаются и выявляются возможности синергии, сотрудничества, сферы разделения ответственности.

Процесс управления информацией и знаниями включает в себя следующие этапы. Во-первых, осуществляется постановка цели развития информации и знания. Определение предназначения знаний для следующего проекта развития организации, перехода к созданию следующего новшества, для которого потребуются другие знания или знания другого уровня. Происходит идентификация предстоящих видов деятельности.

Во-вторых, анализируется потенциал существующей информационной базы. Проводится систематизация по задачам и исполнителям. Оценивается достаточность потенциала всех видов знаний для предстоящей работы по видам деятельности и функциям. Определяются необходимые дополнительные знания.

В-третьих, происходит аккумуляция  знаний. Собираются ранее созданные  знания в имеющихся источниках в  рамках организации в единую базу знаний. Осуществляется сбор, подготовка, кодирование и накопление знаний в базах знаний.

В-четвертых, происходит развитие знаний. Расширяется имеющаяся база знаний за счет получения и производства новых знаний.

В-пятых, осуществляется защита и хранение знаний. Произведенные  новые знания защищаются патентами, договорами и прочими способами. Организуется хранение знаний.

Для наиболее полного  изучения процесса управления информацией  введем такие понятия как банк данных, база данных и база знаний.

Банк данных – это  комплекс, включающий специальные структуры  организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопленной информации. База данных – это хранилище специально организованных и логически связанных информационных элементов. База знаний содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном (или автоматическом) режиме¹⁰.

В-шестых, происходит передача знаний. Организуется трансферт знаний из баз и от источников к новым  исполнителям – владельцам знаний. Идет распространение знаний по исполнителям видов действий в форме реализации программы обучения и предоставление знаний через различные носители информации.

В-седьмых, происходит использование  знаний. Идет увязка знаний, видов деятельности и функций (задач). Рассматривается  их использование как для нового проекта, то есть для новых видов  деятельности, так и использование  в качестве интеллектуального капитала, интеллектуальной собственности и интеллектуальных активов.

В-восьмых, осуществляется оценка накопленных знаний и эффективности  их использования. После использования  знаний следует подвести итог и оценить  их достаточность, доступность, качество формирования и передачи, затраты на приобретение знаний в сопоставлении с результатами (оценить эффективность), объем и уровень использования. Разрабатываются рекомендации по развитию базы знаний, системы знаний и системы управления знаниями.

Отметим, что готовые знания не возникают на пустом месте, они всегда являются результатом осмысленной и целенаправленной умственной деятельности. Очень часто человек владеет множеством данных, которые находятся в беспорядке, не структурированы. Этой информацией почти невозможно воспользоваться, так как ее трудно извлечь из памяти, она беспорядочна и бесполезна. Ту информацию, которая будет впоследствии превращена в знания, необходимо специально структурировать и организовать. При этом объем и качество информации зависит от целей, задач и интересов человека. Для того, чтобы информация была усвоена, необходимо понимать, сохранять и активно использовать ее. Основой знаний всегда будут являться такие процессы как память и мышление.