Информационное обеспечение менеджмента. 7

Федеральное агентство  по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

“Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова”

Кафедра управления и предпринимательства

“УТВЕРЖДАЮ”

Зав. кафедрой

д. э. н., профессор

Разумов И. В.

________________

“__” _______ 2009г.

Курсовая работа

“Информационное обеспечение менеджмента”

Научный руководитель

Кудрявцева Т. Ю.

________________

“__” _______ 2009г.

студент группы МН-31в

Молчанов П. С.

_______________

“__” _______ 2009г.

2009 г.

Содержание

Введение..............................................................................................................3

1. Информация и информационные системы. Этапы их развития и типы.....................................................................................................................5
1. Информационные системы.....................................................................5
2. Основные этапы развития информационных систем...........................9
3. Типы информационных систем............................................................15
2. Анализ информационного обеспечения менеджмента ООО «Пегас-М»………….......................................................................................................20
1. Общая характеристика объекта исследования....................................20
2. Анализ системы документооборота.....................................................22
3. Анализ материально-технического обеспечения................................25
3. Совершенствование информационного обеспечения менеджмента.....................................................................................................27
1. Основные направления совершенствования.......................................27
2. Внедрение автоматизированных информационных систем..............39
3. Улучшение сетевой организации предприятия...................................43

Заключение........................................................................................................49

Список использованной литературы..............................................................51

Введение

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная нами тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение менеджмента – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной курсовой работы - становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели курсовой работы, в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Пегас-М». Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа  из учебника Савицкой «Анализ хозяйственной деятельности».

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению  информационного обеспечения организации  и проводится расчёт экономической  эффективности.

1. Информация и информационные системы. Этапы их развития и типы

1.1 Информационные системы

Для наиболее эффективного управления работой предприятия  необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица должны постоянно иметь свежую и достоверную информацию. Возникает необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими для их наиболее четко слаженного взаимодействия.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, то в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга (обычно, в разных помещениях одного здания). Однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение  вместе являются составными частями  информационной системы.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем  влияет два фактора:

1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии,

2. люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от  него будет зависеть первый. Действительно, усложнение  информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные  отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

1. большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
2. исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
3. исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Рис. 1. Схема передачи информации¹

В разряд ИС входят также  и  источники  информации. Это  могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем  данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет:

Интернет относится к глобальной информационной системе, которая:

1. логически связана между собой адресным пространством на  основе Протокола Интернет (IP) или его производных;

2. способна поддерживать связь с помощью протокола TCP/IP или его производных и/или совместимых с ним;

3. предоставляет, использует или делает доступным публично  или для ограниченного круга лиц высокий  уровень  услуг  связанных  с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше.

Это - формальное определение. В более упрощенном виде Интернет можно описать так: это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными государственными учреждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков. Так как Интернет есть ни что иное, как объединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой.

Итак, из выше сказанного мы узнали, что такое информационная система, какими особенностями обладает управленческая информация, а также  какие существуют источники информации.

1.2 Основные этапы развития информационных систем

Понятие ИС (информационных систем) на протяжении своего существования  претерпело значительные изменения. История  развития ИС и цели их использования на разных периодах представлены в таблице.

Изменение подхода к использованию информационных систем

1. В 50-е гг. была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом; начали разрабатывать автоматизированные ИС разного рода. Первые ИС были предназначены исключительно для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Вначале, когда появилась возможность обработки информации с помощью вычислительной техники, был распространен термин «системы обработки данных» (СОД), этот термин широко использовался при разработке систем радиоуправления ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учетно-отчетной информации предприятий и т.п. По мере увеличения памяти ЭВМ основное внимание стали уделять проблемам организации БД (БД). Это направление сохраняет определенную самостоятельность и в настоящее время и занимается в основном разработкой и освоением средств технической и программной реализации обработки данных с помощью вычислительных машин разного рода. Для сохранения этого направления по мере его развития появились термины «базы знаний», «базы целей», позволяющие расширить толкование проблемы собственно создания и обработки БД до задач, которые ставятся в дальнейшем при разработке ИС.
2. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

Рассмотрев ИС этого  поколения, мы выявили их основные черты:

• техническое обеспечение систем составляли маломощные ЭВМ 2-3 поколения;
• информационное обеспечение (ИО) представляло собой массивы (файлы) данных, структура которых определялась той программой, в которой они использовались;
• программное обеспечение специализированные прикладные программы, например, программа начисления заработной платы;
• архитектура ИС - централизованная. Как правило, применялась пакетная обработка задач. Конечный пользователь не имел непосредственного контакта с ИС, вся предварительная обработка информации и ввод производились персоналом ИС.

Однако они не были лишены недостатков:

• сильная взаимосвязь между программами и данными, то есть изменения в предметной области приводили к изменению структуры данных, а это заставляло переделывать программы;
• трудоемкость разработки и модификации систем;
• сложность согласования частей системы, разработанных разными людьми в разное время.

3. В 70-х - начале 80-х гг. ИС предприятий начинают использоваться в качестве средства управления производством, поддерживающего и ускоряющего процесс подготовки и принятия решений. В своем большинстве ИС этого периода предназначались для решения установившихся задач, которые четко определялись на этапе создания системы и затем практически не изменялись. Появление персональных ЭВМ приводит к корректировке идеи АСУ; от ВЦ и централизации управления к распределенному вычислительному ресурсу и децентрализации управления. Такой подход нашел свое применение в системах поддержки принятия решении (СППР), которые характеризуют новый этап компьютерной ИТ организационного управления. При этом уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные ресурсы и верхние уровни управления, что позволяет сосредоточить в них решение крупных долгосрочных стратегических задач. Жизнеспособность любой ИТ в немалой степени зависит от оперативного доступа пользователей к централизованным ресурсам и уровня информационных связей как по "горизонтали", так и по "вертикали" в пределах организационной структуры. В то же время для обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была развита и остается актуальной идея создания интегрированных АСУ.

4. К концу 80-х гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях предприятия любого профиля. ИТ этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции высокого качества и по низкой цене и др. Стремление преодолеть недостатки предыдущего поколения ИС породило технологию создания и управления базами данных. База данных создается для группы взаимосвязанных задач, для многих пользователей и это позволяет частично решить проблемы ранее созданных ИС. Вначале СУБД разрабатывались для больших ЭВМ, и их количество не превышало десятка. Благодаря появлению ПЭВМ технология БД стала массовой, создано большое количество инструментальных средств и СУБД для разработки ИС, что в свою очередь вызвало появление большого количества прикладных ИС в прикладных областях.

Рассмотрев ИС этого поколения, мы выявили их основные черты:

• основу ИО составляет база данных;
• программное обеспечение состоит из прикладных программ и СУБД;
• технические средства: ЭВМ 3-4 поколения и ПЭВМ;
• средства разработки ИС: процедурные языки программирования 3-4 поколения, расширенные языком работы с БД (SQL, QBE);
• архитектура ИС: наиболее популярны две разновидности: персональная локальная ИС, централизованная БД с сетевым доступом.

Рис. 2. Схема обмена информацией.

Большим шагом вперед явилось развитие принципа «дружественного интерфейса » по отношению к пользователю (как к конечному, так и к разработчику ИС). Например, повсеместно применяется графический интерфейс, развитые системы помощи и подсказки пользователю, разнообразные инструменты для упрощения разработки ИС: системы быстрой разработки приложений (RAD-системы), средства автоматизированного проектирования ИС (CASE-средства). К концу 80-х годов выявились и недостатки систем этого поколения.

Однако они не были лишены недостатков:

• большие капиталовложения в компьютеризацию предприятий не дали ожидаемого эффекта, соответствующего затратам (увеличились накладные расходы, но не произошло резкого повышения производительности);
• внедрение ИС столкнулось с инертностью людей, нежеланием конечных пользователей менять привычный стиль работы, осваивать новые технологии;
• к квалификации пользователей стали предъявляться более высокие требования (знание ПК, конкретных прикладных программ и СУБД, способность постоянно повышать свою квалификацию).

Итак, из выше сказанного мы узнали, основные этапы развития ИС, их основные черты и недостатки в каждый период времени.

1.3 Типы информационных систем

Система поддержки  финансовых операций (СПФО)

Данная система поддерживает ежедневные операции фирмы, так или  иначе связанные с финансовыми  вопросами. Это могут быть системы  резервирования билетов, системы обработки чеков, системы обработки заказов. Все они помогают организации контролировать финансовые операции. Это самый старый тип ИС. Впервые они появились  в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах крупных корпораций. Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систем.

Вначале происходит некое событие. Это может быть запрос из ресторана или оплаченная заявка на номер. Это событие вводится в компьютер как “транзакция”. Специальная программа анализирует эту транзакцию и сравнивает ее со своими данными. В случае резервирования номера, эта программа проверяет  наличие свободных мест в запрашиваемой гостинице. Программа обработки транзакций генерирует два типа ответа - она отсылает сообщение на операторский терминал и распечатывает документы. В  нашем случае она выводит на экран сообщение о номерах, которые были  зарезервированы и распечатывает подтверждение этого.

Управленческие  информационные системы (УИС)

По-другому эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают  данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает  запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя и переформатируя её, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.

Некоторые системы поддержки  управления могут генерировать  отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе команду в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности  различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня  некоторые пиковые значения заранее определенных параметров.

Системы поддержки принятия решений (СППР)

Классические теоретики  менеджмента считали принятие решений  одной из самых важных задач, которые стоят перед управленцем. Конечно, существуют и другие задачи, такие как формирование команды, лидерство, распространение информации. Но, так или иначе, принятие решений остается важной частью управленческого процесса.

За последние 20 лет  уже много раз предпринимались попытки поддержать этот процесс. Сегодня уже можно утверждать, что эти попытки увенчались успехом. Чтобы лучше понять механизм действия этих систем необходимо разобраться в самом процессе принятия решения.

СППР - это интерактивные  программы для помощи в принятии управленческих решений. Эти системы, в отличии от двух рассмотренных выше, не всегда поддерживают текущую работу. Чаще всего они создаются для решения какого-то определенного круга вопросов. Потребность в СППР возникает не регулярно, что также отличает ее от финансовых и управленческих систем. В своей работе, СППР создает сложные модели, на основе которых генерируются возможные решения проблемы.

Данные из СПФО и УИС, а также данные из других внешних  источников вводятся в программы  СППР. Система на основе этих данных создает некую модель. Пользователь непосредственно взаимодействует с программой - вводит дополнительные  данные,  изменяет  введенные раннее параметры. На выходе могут быть сгенерированны тексты решений, структурированные отчеты или графики. В качестве примера программ системы поддержки принятия решений можно  привести  различные электронные таблицы (например, Excel), системы управления базами данных, текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д.

Системы автоматизации работы офиса (САРО)

Эта система, которая создает, хранит, изменяет, отображает и осуществляет деловую корреспонденцию. Как уже отмечалось выше, развитие компьютерной техники и средств связи значительно видоизменило техническое оснащение офисов. Сегодня, редкая фирма не  имеет своего электронного адреса (e-mail), а некоторые достаточно  активно используют и другие возможности глобальной компьютерной сети Интернет, например, поиск информации в World Wide Web или проведение видеоконференций. Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культуру работы современной фирмы. Таким образом, офис превратился в достаточно серьезный аналитический центр организации, служащие которого могут выполнить практически любые запросы менеджеров.  Типичная ситуация - менеджеру потребовался отчет о состоянии  дел на рынке недвижимости в Испании. Секретарь или работник информационного отдела входит в сеть Интернет и запускает поисковый  механизм. Спустя несколько минут, поисковая машина выводит  краткий отчет о результатах поиска. Это могут быть ссылки на Web-странички компаний по торговле недвижимостью, аналитические обзоры известных журналов, а также новости. Всю эту информацию “перекачать” на компьютер фирмы служащий, вероятно, не сможет из-за ее объема. Поэтому он сузит поиск до минимума, потом обработает ее и представит на рассмотрение менеджеру. Вся эта операция будет продолжаться от тридцати минут до одного часа, все же меньше, нежели  просмотр  свежей прессы в библиотеке, которую еще к тому же надо иметь.

Система поддержки деятельности аппарата высшего менеджмента (СПДАВМ)

Данная система предназначена  для поддержки работы управленцев  высшего звена. Она систематизирует и представляет данные в высшей степени сжато и структурировано. Обычно они используются для создания отчетов в стандартных форматах, в которых могут встречаться графики.

СПДАВМ являются самыми молодыми из уже рассмотренных систем. И до сих пор они не получили большого распространения. Это происходит из-за того, что менеджеры высшего звена  нечасто являются профессионалами в области компьютерной техники. Но ситуация меняется. Структура этой системы похожа на структуру системы поддержки принятия решений. Собственно именно она и стоит в ее центре, а рабочая станция менеджера является генератором запросов и приемником ответов. Фактор времени, то есть время затраченное на обработку запроса и точность выводимого результата являются основополагающими характеристиками данной системы.

Другим классификационным признаком  информационных систем является их пользовательский интерфейс, то есть набор приемов взаимодействия пользователя с операционной системой и ее надстройкой. Современные операционные системы поддерживают командный, WIMP- и SILK-интерфейсы.

Итак, из выше сказанного мы узнали, основные типы информационных систем и рассмотрели каждую из них подробнее.

2. Анализ информационного обеспечения менеджмента предприятия

2.1 Общая характеристика объекта исследования

ООО «Пегас-М» было создано в сентябре  2007 года. Её основным продуктом является информационное агентство YARLAND (Свидетельство о регистрации средства массовой информации: ИА № ФС77-29452 от 7.09.2007 года выдано Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия), размещающееся на сайте Yarland.ru. Yarland.ru - информационно-сервисный портал, предлагающий посетителям самые актуальные и значимые новости Ярославля и самые необходимые интернет-сервисы. Учредителями  ООО «Пегас-М» были определены следующие виды деятельности: информационная, развлекательная и сервисная.

Офис компании находится  по адресу: ул. Белинского д. 34.

На данный момент в  компании работают 9 человек, также  привлекаются сторонние веб-программисты и веб-дизайнеры на разовую работу.

Компания состоит из 2-х отделов:

1. Отдел контент-менеджеров (жерналистов).
2. Технический отдел.

Доход ООО «Пегас-М» получает за счёт размещения рекламы на сайте Yarland.ru, а также за счет создания сайтов под заказ. Основной доход ООО «Пегас-М» получает за счет рекламной деятельности, что составляет примерно 60-65% от общего дохода.