Информационное обеспечение процесса управления ДОУ

Введение 

       В обществе всегда существует потребность  развития, изменения. Серьезные преобразования, происходящие в современном мире, не могут не затрагивать сферу  образования. В свою очередь, реформирование системы образования в целом  и дошкольных образовательных учреждений в частности становится невозможно без оптимизации управленческой деятельности. Эффективность управления педагогическими учреждениями во многом зависит от того, какое место в  этом процессе занимает информационное обеспечение, позволяющее принимать  научно обоснованные решения. Поэтому  одним из элементов рационализации управленческого труда является повышение информационной культуры руководителей и, как прямое следствие  этого, более высокое качество информационного  обеспечения их деятельности. Информационная культура общества предполагает «определенный  уровень организационных информационных процессов, степень удовлетворения потребности людей в информационном общении, эффективность процесса создания, сбора, хранения, переработки и передачи информации» [12;52]. Качественное изменение информационной культуры руководителей становится возможным и эффективным при информационном подходе к управлению, который предполагает усиление роли всевозможной и, в первую очередь, педагогической информации в деятельности администрации образовательных учреждений. Такой подход основывается на понимании того факта, что любой процесс управления по своей сути является процессом сбора, обработки, передачи и анализа информации и принятием на ее основе соответствующих решений. Специалисты по общей теории управления утверждают, что наиболее характерной ошибкой в управленческой деятельности руководителей является несвоевременность принятия решения. При этом либо вообще упускается момент, когда решение следует принимать, либо оно принимается слишком  
рано, когда условия еще «не созрели». Причиной же этого является плохая система информации и обратной связи [29;165]. Дальнейшее повышение качества работы дошкольных образовательных учреждений  находится в прямой зависимости от качества управления ими. Поэтому освоение основ научного управления на практике, овладение разнообразными формами и методами внутреннего управления, а значит, и культурой работы с информацией, становится первоочередной задачей каждого руководителя. В настоящее время накоплен определенный научный фонд, характеризующий философские и социальные аспекты теории управления: Н.Т. Абрамова,    В. А. Абчук, В. Г. Афанасьев, Д. М. Гвипшани, A. M. Омаров, Г. Х. Попов, Ю.А. Тихомиров  и др. Вопросы управления дошкольным образовательным учреждением рассматривались в работах В. Г. Алямовской, К. Ю. Белой,    А. К. Бондаренко, А. И. Васильевой, Л. А. Бахтуриной и И. И. Кобитиной,    Е. Ю. Демуровой и Л. Ф. Островской, Т.С. Комаровой, Л.В. Поздняк,             О. И. Соловьевой, Л. П. Тарасовой и др.

       Отдельные аспекты проблемы управления дошкольными  учреждениями нашли свое отражение  в работах Т. Н. Дороновой,                   И. П. Раченко, Л. Г. Русии, Р. Я. Спружи), А. Н. Троян и др.

       Анализ  научно-методической литературы показывает, что в настоящее время активизируется изучение проблемы создания и функционирования систем информационного обеспечения управления. Но имеющиеся работы в рамках данной проблемы выполнены в основном на материале общеобразовательных учреждений, учреждений повышения квалификации работников образования. В основе оценки эффективности управленческой деятельности в дошкольном учреждении лежит динамика педагогических процессов, выявление того, как осуществляемые преобразования действуют на развитие личности каждого ребенка. Реально обеспечить эффективность этой деятельности возможно, во-первых, своевременным получением комплекса необходимой достоверной информации, во-вторых, анализом этой информации, в-третьих, принятием управленческих решений, основанных на проведенном анализе и, в-четвертых, реализацией принятых решений. Любое управляющее воздействие идет через информацию управления (или командную информацию), а сообщение органу управления о сложившейся обстановке - через информацию состояния. Другими словами, принятие решений - это целенаправленный процесс переработки «информации состояния» в «командную информацию». Здесь может возникнуть конфликт в результате несоответствия между желаемым и действительным состоянием объекта. То же самое можно сказать и о процессе обработки входного потока документов. Во всех случаях руководитель должен принять решение.

       Умение  готовить и принимать управленческие решения считается одним из основных в деятельности руководителя, так  как именно оно позволяет выделить труд руководителя в особый вид управленческой деятельности. Но принять правильное решение можно лишь при наличии  достоверной информации на всех этапах процесса формирования решения. Многие из указанных выше авторов считают, что информация является той основой, благодаря упорядочиванию и систематизации которой руководители смогут более  эффективно осуществлять свою деятельность. Поэтому так остро стоит вопрос об актуальности проблемы информационного  обеспечения управления. В управлении ДОУ информация играет такую же роль, как и в управлении любым другим учреждением. К заведующему ежедневно  поступает огромное количество всевозможных сведений.  При этом в ДОУ можно  проследить большое многообразие информационных взаимоотношений: воспитатель - ребенок, воспитатель - родители, администрация - дети, администрация - родители, администрация - педагоги и др. Кроме того, администрация  ДОУ находится в постоянных контактах  с вышестоящими органами народного  образования, с методическими службами, с другими образовательными учреждениями и организациями. Все это доказывает наличие информационных потоков как внутри ДОУ, так и направленных извне в ДОУ и обратно.

       Усложнение  управленческой деятельности, связанное  с постоянно возрастающим объемом  информации, циркулирующим в учреждении, требует все большего времени  для ее сбора и обработки. К  сожалению, в практике руководители часто не справляются с постоянно  увеличивающимся потоком информации, так как не могут выделить из него информацию действительно важную, необходимую  и, кроме того, не всегда умеют быстро и качественно проанализировать ее. Поиск нужных сведений обычно занимает у руководителей много времени, так как нет определенных требований к ее обработке и хранению. Стремясь же собрать информацию как можно  более полную, конкретную и объективную, руководители забывают о своевременности  ее получения. Отсюда, несмотря на изобилие самой разнообразной информации, управленческие решения часто принимаются  при так называемом "информационном дефиците", меняются под влиянием эмоциональных факторов, носят приказной  характер, не учитывающий реальные возможности и желания коллектива.

       Разработка  новой системы информационных отношений  ДОУ обусловлена состоянием и  развитием как научной, так и  педагогической политики нашей страны. Об этом свидетельствуют Закон РФ «Об образовании», Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении, Типовое положение об образовательном учреждении для детей дошкольного и младшего школьного возраста, подзаконные акты Министерства общего и профессионального образования РФ, Концепция дошкольного воспитания, Концепция информатизации образования.  
В настоящее время проводится большая практическая работа по совершенствованию системы дошкольного образования, в том числе повышается самостоятельность ДОУ, разрабатываются новые требования к организации жизни детей в группах, изменяется статус ДОУ, пересматривается внутренняя структура. В русле сказанного развиваются отдельные направления деятельности: изменяются условия и порядок определения штатов, оплаты труда, финансирования, вводится новый хозяйственный механизм, модифицируются содержание и методы работы с детьми. Задачу развития учреждения невозможно решить, используя только традиционные формы и методы в  рамках сложившихся организационных структур и организационных отношений.

       Механический  перенос организационных структур, разработанных применительно к  предприятиям и организациях промышленности и сферы услуг, а также к  школам в новые условия также  не отвечает задачам развития, а, следовательно, нереален. Даже в сложившейся организационной  структуре дошкольных учреждений наблюдается  нечеткость в распределении обязанностей между руководителями, упор на выполнение постоянных функций в изменившихся обстоятельствах и при меняющихся задачах.

       Таким образом, актуальность настоящего исследования обусловлена, с одной стороны, потребностью практики управления дошкольными образовательными учреждениями, а с другой - неразработанностью проблемы информационного обеспечения управления.  
Возникла необходимость устранения следующих противоречий:  
- между необходимостью принятия многочисленных оперативных и стратегических управленческих решений и отсутствием рациональных путей сбора, обработки, анализа и хранения информации;  
- между большой динамикой преобразований, осуществляемых в содержании и организации деятельности учреждений дошкольного образования и отсутствием научно-обоснованных рекомендаций по созданию информационных банков;  
- между потребностью руководителей в определении содержания и технологии сбора, хранения и использования информации и недостаточной разработанностью этой проблемы в науке.

       Исходя  из реально существующих и характерных  для дошкольных образовательных  учреждений противоречий, была сформулирована проблема: каковы условия перехода на более эффективную систему информационного обеспечения управления ДОУ и повышения информационной культуры руководства ДОУ.

       Решение этой проблемы составило цель нашего исследования.  
Объектом исследования является процесс управленческой деятельности в учреждении дошкольного образования.

       Предметом исследования выступает информационное обеспечение управления ДОУ.

       Гипотеза  исследования: мы исходили из предположения о том, что эффективность управления воспитательно-образовательным процессом в дошкольном учреждении будет выше, если:

       - методы сбора, обработки, анализа и хранения информации создадут предпосылки ее оперативного использования;

       - специалисты дошкольного образования  (как руководители, так и педагоги) овладеют навыками работы с  информацией, повысят свою информационную  культуру.

       В соответствии с целью и гипотезой  определены следующие задачи исследования:

       1. Дать характеристику информационного  обеспечения как одной из сторон  управления воспитательно-образовательным  процессом ДОУ. 

       2. Разработать научно-практические рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения процесса управлении в ДОУ.

       Методологическую  основу исследования составляют диалектика, общая теория управления, социальная теория управления, программно-целевой, системный, синергетический и информационный подходы, методы педагогических исследований, современные концепции развития системы образования.

       Для решения поставленных задач и  проверки выдвинутой гипотезы использованы следующие методы исследования:

       - теоретические: анализ психолого-педагогической  литературы;

       - эмпирические: тестирование, методы  обработки данных, количественный  анализ с использованием методов  математической статистики и  качественный анализ результатов  исследования.

       Опытно-экспериментальное  исследование проводилось на базе МДОУ «Детский сад №  « г. Саранска.

       Структура: работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников. 

1 Теоретические основы проблемы информационного обеспечения процесса образования в дошкольном образовательном учреждении 

1.1 Информация и показатели  ее оценки 

       Практически невозможно найти сферу деятельности человека, где информация не играла бы важной, порой ведущей роли. Большинство  людей в современном мире занято не в сфере материального производства, а работой с информацией - ее поиском, обработкой, анализом и т.д. Ведутся  разговоры о новом типе общества - «информационном», в котором основным ресурсом является именно информация. Сама сущность управления как целенаправленного  воздействия на состояние или  развитие какого-либо процесса, явления  или объекта предполагает работу с информацией. Именно изучение управленческих процессов привело к пониманию  информации как отображения происходящих при этом явлений. Поэтому вполне закономерным нам представляется тот  факт, что информацию часто называют «хлебом» управления [12;83].

       Под управлением обычно понимают систему  действий руководителя по подготовке, принятию и реализации управленческих решений, направленных на достижение запланированных  задач с привлечением всех членов коллектива. Эта система действий характерна и для управления дошкольным учреждением. Для реализации процесса формирования и принятия решения  руководителю необходимы разнообразные  сведения как о состоянии процесса воспитания и обучения детей, так  и об основных направлениях деятельности сотрудников ДОУ, и о состоянии  внешней среды. Поэтому с термином «управление» неразрывно связано понятие  «информационное обеспечение управления». Говоря об управлении, нельзя не отметить, что оно невозможно без полной и качественной, достаточной и вовремя поступившей информации. Это положение было сформулировано    Н. Винером и легло в основу кибернетики как науки. Поэтому нам представляется необходимым определиться с тем, что же представляет из себя информация.

       Несмотря  на то, что термин «информация» в  настоящее время стал общенаучным, до сих существует множество подходов к определению этого понятия: «Ученые пока еще не договорились о том, в чем суть этого удивительного  феномена» [12;4]. Разные науки вкладывают в это понятие различное содержание, поэтому принято выделять три основных вида информации: биологическую, техническую и социальную. В данном исследовании мы будем рассматривать социальную информацию, так как именно она отражает деятельность человека.

       В словаре по социальному управлению указывается на три подхода к  определению термина социальной информации: а) информация - совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации; б) информация - набор узко специализированных данных, продуцируемых в многомиллиардных количествах во всех сферах деятельности общества; в) информация - необходимый резерв и ресурс социально-экономического развития общества, подобный другим ресурсам: трудовым, энергетическим, материальным» [31; 56].

       Однако  указанное определение не отражает всего многообразия понятия «информация». Обратимся к мнению разных специалистов.  
А.И. Берг и Ю.И. Черняк, например, считают, что информация - «это некоторое понятие, научная абстракция, позволяющая нам глубже понять механизм управления в природе и обществе»[6; 24].

       Н.И. Жуков предлагает несколько определений: «информация - это сторона отражения  в живой природе, обществе, технике, момент движения, упорядоченное изменение, используемое для управления» [12;55], «человеческая информация есть то содержание логического мышления, которое, воспринимаясь с помощью слышимого или видимого слова, может быть использовано людьми в их деятельности» [12;132], «информация это целесообразно упорядоченная структура объектов и воздействий» [12;251].

       В.З. Коган и В. А. Уханов отмечают, что информационным является весь процесс управления: «Таким образом, информация - это не просто сообщение неизвестных сведений, это динамический акт, выражающий оценку состояния явлений, процессов, предметов. Информация сообщает нам об изменении состояния системы и ее компонентов, это инструмент организации системы и важнейшее условие его функционирования»[13; 66].

       В работах А. Д. Урсула раскрываются понятие информации, ее сущность и виды в природе и обществе. Он дает следующее определение информации - это «знания под углом зрения разнообразия» [28; 104]. Под разнообразием понимается совокупность различных элементов, связей, отношений, свойств объектов. В результате информационного процесса происходит передача сведений - «разнообразия» - от одного объекта к другому. Именно движение этого разнообразия от одного объекта к другому позволило философам заметить тесную связь понятия разнообразия с понятием отражения и дать определение информации как отраженного разнообразия.

       Г. Г. Воробьев также считает, что информация - «отраженное разнообразие». При этом он отмечает, что «разнообразие» обозначает нарушение однообразия, а «отраженное» - что нарушение этого однообразия имеет относительный смысл, в зависимости от того, кто будет принимать информацию [10;13]. Особенно интересным является его положение о том, что информация имеет огромное значение для работы руководителя: «без информации управление немыслимо» [10; 3].

       В. Г. Афанасьев уточняет определение, данное А. Д. Урсулом, и говорит, что не всякое знание может считаться информацией: «взаимодействуя с потребителем, знания приобретают характер сообщения, сведения, то есть становятся информацией» [1; 33]. В работах                          В. Г. Афанасьева изложены результаты исследования сущности и особенностей социальной информации, ее виды и источники. Показана роль социальной информации в управлении образованием ДОУ.

       Таким образом, с термином «управление» неразрывно связано понятие «информационное обеспечение управления». Говоря об управлении, нельзя не отметить, что оно невозможно без полной и качественной, достаточной и вовремя поступившей информации.  

1.2 Информационное обеспечение процесса управления образованием в дошкольном образовательном учреждении  

       В отечественной практике проблеме информационного  обеспечения руководителей образования  до последнего времени не уделялось  должного внимания. В значительной степени это объясняется большой  сложностью формализации процедур принятия управленческих решений в этой сфере  и их информационного обеспечения.

       От  специалистов, которые будут эту  проблему решать, понадобятся не только знания общих основ теории управления в применении к образованию, но и  владение современными информационными  технологиями, особенно основанными  на компьютерных сетях и Интернет.

       Базовая модель системы управления кроме  объекта управления и управляющего субъекта и, естественно, управляющих  воздействий, включает обратную связь, поток информации о функционировании всей системы, которая поступает  от объекта управления к управляющему субъекту. В системе образования  эта обратная связь не вполне сформирована.

       Существуют  два канала информационного обеспечения  руководителей:

       - формализованный (по нему циркулирует регламентированная по форме, содержанию и времени представления информация, обладающая достаточной степенью достоверности);

       - стихийный (по нему к руководителям неуправляемо поступает огромное количество самых разнохарактерных сведений, далеко не всегда объективно отражающих действительное положение вещей: это звонки по телефону, устные обращения или ответы и др.) [9;72].

       В практике управления образованием пока превалирует второй канал. Важно, чтобы  обеспечение руководителей в  сфере образования объективной, достоверной, регламентированной по форме  и времени информацией было максимально  полным, а сведения, поступающие  по второму каналу, лишь дополняли  информацию формализованного канала.

       Промежуточное положение в системе информационного  обеспечения руководителей системы  образования занимает целевая единовременная информация, подготавливаемая по их заданию  специалистами по тому или иному  вопросу в виде справок, аннотаций, целевых анализов. При правильной организации информационного обеспечения  потребность в них значительно  уменьшается.

       В настоящее время актуализируется  вопрос внедрения информационных технологий в процессы управления образованием, что позволяет принимать эффективные  управленческие решения на базе достоверной  и актуальной информации [26;121].

       Создание  единого информационного образовательного пространства позволяет осуществить  сбор и обработку государственных  и ведомственных нормативно-правовых документов, статистической отчетности, относительно которой проводится мониторинг деятельности образовательных учреждений, анализируется динамика протекания образовательных процессов в  отдельном учреждении и в целом в системе дошкольного образования в масштабах района, города, области.

       Создание  автоматизированной системы электронного документооборота и контроля за их исполнением, позволит руководителям  всех уровней находиться в едином информационном образовательном пространстве. Одним – гарантировать эффективность  интеграции выше стоящих управленческих решений в широкую педагогическую практику, другим - возможность модифицировать единое информационное образовательное  пространство и осуществлять инновационный  поиск творческой реализации принятых управленческих решений. Создание единой комплексной информационной системы  предназначено для повышения  эффективности и качества управления процессами образования, для оказания помощи руководителям каждого образовательного учреждения выбрать средство организации  образовательной деятельности, принять  правильное решение и оценить  его эффективность [24;130].

       Для достижения цели по созданию единого  информационного пространства необходимо решить следующие задачи:

       1.   обеспечение образовательных учреждений и органов управления образованием современной компьютерной техникой;

       2.   подготовка работников образования к использованию информационных технологий в образовательном процессе;

       3.   информатизация системы управления образованием.

       Сегодня уже признано аксиомой, что информационные технологии должны стать неотъемлемой частью системы управления образованием. Есть четыре базовых условия, от которых  зависит эффективность и темпы  информатизации образования:

       Во-первых, технические и технологические  составляющие.

       Во-вторых, программное обеспечение.

       В-третьих, руководитель образовательного учреждения и педагоги специалисты, у которых  сохраняются стереотипы существующей системы образования и характера отношения в ней. Переориентировать сознание руководителя и специалистов на использование информационных технологий в образовательном процессе дошкольных учреждений и управлений этими процессами – основная проблема, существующая в регионе.

       В-четвертых, ключевой фактор информатизации образования  – управление. Основной принцип  – принцип первого руководителя. Суть его состоит в том, что  внедрение информационных технологий должно производиться под непосредственным руководством первого руководителя соответствующего уровня [26;136].

       В создании единого информационного  пространства первым шагом может  явиться введение электронного документооборота. Сегодня все основные приказы  и положения, разрабатываемые и  принимаемые министерством, направляются по электронной почте во все образовательные  учреждения. Необходима разработка определенных правил для руководителей дошкольных учреждений по работе с документами  на электронных носителях.

       Мы  должны стремиться к тому, чтобы  отношения между разными уровнями управления образованием стали полностью  электронными. Известно, что в индустрии  высоких технологий электронная  почта уже давно вошла в  стандарт отрасли. Это позволяет  не только экономить средства, но и, главным образом, ускорить процессы принятия управленческих решений. Наша задача – оперативно информировать  педагогов о тех обстоятельствах  и условиях, которые имеют значение для их повседневной работы и жизни.

       Использование компьютерной техники в мониторинге  качества образования обеспечит  возможность обнаружить динамику основных его критериев и показателей, выявить позитивные и негативные факторы, влияющие на качество образования  и уровень развития личности ребенка, высветить характер управленческих решений и оперативной коррекции.

       Широкое внедрение информационных технологий позволит обеспечить переход на новый  уровень анализа, оценки, контроля за качеством деятельности как воспитанников, так и педагогов и управленцев. Процедура аттестации качества образования  станет более экономичной, объективной  и снимет субъективность в оценке показателей. Требования государственного образовательного стандарта необходимо перевести на язык информационных технологий, создавая единую электронную программу  аттестации, результаты которой по электронной почте будут пополнять  информационный банк в министерстве [26;152].

       Создание  непосредственного сетевого он-лайнового  общения позволит обеспечить доступность  процессов управления изменениями  в образовании не только группе руководителей, но и всему педагогическому составу  и родителям. Организация чат-конференций  по актуальным проблемам образования, проведение сетевой дискуссии приобщит более широкий круг субъектов  образования к обсуждению вопросов качества образования, воспитания и  развития детей, а руководители учреждений могут получить независимую информацию и разнообразные суждения по поводу улучшения качества образования  или проблем, которые оказались  вне поля зрения руководителей и  педагогов.

       Важным  направлением в развитии единого  информационного пространства является использование информационных технологий в образовательной статистической отчетности. Создание электронных статистических программ предполагает компьютерное внесение различных форм отчетности с последующим  получением сводов и рассылкой информации. Все это обеспечит накопление информации о деятельности образовательного учреждения на всех уровнях: федеральном, региональном, отдельном образовательном  учреждении. На каждом уровне управления образованием происходит необходимое  обобщение информации о состоянии  образования. Таким образом, создается  система многоуровневого педагогического  мониторинга [26;164].

       Создание  единого информационно-образовательного пространства и системы информационно-справочного  обеспечения позволит представлять информацию об образовательной ситуации в учреждении, районе, городе, области  широкой общественности и родителям.