Информационное обеспечение процесса управления организацией

Министерство  образования Республики Беларусь

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Государственное учреждение высшего профессионального  образования

«Белорусско-Российский университет»

Институт  повышения квалификации и переподготовки кадров

 

Кафедра совершенствования  профессиональных знаний

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По  дисциплине: «Управление организацией»

Тема: Информационное обеспечение процесса управления организацией

 

 

 

 

 

Выполнила	_____________	студентка гр. ДАз-16
	(подпись)	Тарасевич Ю.А.
Проверил	_____________	преподаватель
	(подпись)	Турова А.А

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Могилёв 2012

 Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….....3

1. Значение и сущность информации…………………………………….........4
1. Определение информации…………………………………………………..4   
2. Типы информации………………………………………………………..….6
3. Категории управленческой информации……………………………...…...7
4. Источники информации...…………………………………………………..7
5. Полезность информации...……………………………………………….....9
6. Информационные ограничения…………………………………………...10

2 Информационно-управляющие  системы…………………………………...11

2.1 Сущность, цели и задачи  информационно -  управляющей системы......11

2.2 Проектирование  информационно-управляющих  систем  и их эффектив-

ность в управлении  организацией………………………………………………...…12

2.3 Повышение эффективности информационно-управляющей системы…15

2.3.1 Участие пользователей в проектировании системы…………………...15

2.3.2 Процесс обучения пользователей……………………………………….16

2.3.3 Критерий затраты – эффективность………………………………...…..16

2.3.4 Отбор нужной информации…………………………………………..…16

2.3.5 Обслуживающий персонал и тестирование оборудования……………17

2.3.6 Модернизация системы и данных…………………………………….…17

3 Обеспечение защиты информации  в информационных системах……….19

4 Информационное обеспечения процессов управления на ОАО «Завод «Легмаш»……………………………………………………………………………...26

4.1 Стандартизация……………………………………………………………..26

4.2  Начисление   заработной   платы   и премирование   работников   на   ОАО «Завод «Легмаш»…………………………………….…………………………27

Заключение

Приложения

Список  литературы

 

 

 

 

 

Введение

 

Для осуществления функций  управления необходима информация, являющаяся в настоящее время важнейшим ресурсом, значимость которого не меньше материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления, которое осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации. Информационная поддержка управления должна не только обеспечить руководителей информацией о текущем состоянии дел, но и прогнозировать последствия тех или иных изменений внутренней или внешней среды.

      В современных   условиях  мирового  социально-экономического  развития, особенно  важной  областью   стало   информационное   обеспечение   процесса управления, которое состоит в сборе и  переработке  информации,  необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

      Перед управляющим  органом обычно ставятся задачи  получения информации, ее  переработки,  а  также  генерирования  и  передачи   новой   производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия  осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на  ранее полученных данных, от достоверности  и  полноты  которых  во  многом  зависит  успешное решение многих задач управления.

      Нельзя  не отметить, что любые принимаемые   решения  требуют  обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не  столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации  о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Не вызывает сомнения  тот  факт, что  ключом  к  успеху  в  обществе  будет являться   умение   четко ориентироваться  в  огромном   океане   информации   и   умение   эффективно воспользоваться этой информацией.

Именно поэтому  данная  тема  кажется  мне очень современной, актуальной  и  интересной  для  рассмотрения  в  курсовой работе, так как хорошее информационное обеспечение это залог успеха и конкурентоспособности организации. Так же оно порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

1. Значение и сущность информации

1.1 Определение информации    

 

Развитие  современного  общества  идет  по  пути  все  большей информатизации всех его  структурных элементов. Использование  новейших достижений  науки  и  техники  в  информационной  сфере  существенно расширило список угроз  информационной безопасности,  повысив  тем самым уязвимость  информационных  систем,  которые  являются  практическим воплощением  процесса  информатизации.  В  связи  с  этим,  в  условиях информационных  войн  между  государствами,  ужесточения  конкурентной борьбы  на  рынке  товаров  и  услуг,  роста  значения  информации  и интеллектуальной  собственности  в  качестве  объектов  экономических отношений,  необходимости  обеспечения  реализации  прав  и  законных интересов  граждан  в  сфере  информационных  отношений  возникает объективная  необходимость  совершенствования  защиты  информационных ресурсов в национальном законодательстве.

Информация – от  латинского  слова informatio («разъяснение, изложение»). Понятие имеет много значений, но наиболее общее и широкое – отраженное  многообразие.  В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенное знание и тому подобное. 

Информацию  в  контексте  социального  взаимодействия  можно  определить  как  объективированное  знание.  Знание  возникает  в  мозге человека в результате аккумулирования  и обработки первоначальных данных

(зарегистрированных  сигналов  проявления  действительности)  и  (или) информации (объективированного  знания), полученных с помощью  органов чувств.  Производителем  и  носителем  знания  может   быть  только  человек. 

Возможности  средств  вычислительной  техники  ограничиваются алгоритмами обработки информации, заложенными в них человеком. Знание идеально,  невоспроизводимо  и  непередаваемо.  И  для  обмена  знаниями  в человеческом обществе существует развитый механизм их материализации, т.  е.  создание  информации.  Под  материализацией  знания  мы  понимаем  его отражение  посредством символов на материальном носителе.

Из  вышеизложенного  следует  то,  что  информация  по  своей  сути является  множеством  проявлений  действительности  отраженной  через  призму  человеческого  разума,  т.е.  является  продуктом  человеческого  мышления (результатом интеллектуальной  деятельности)  и в большей или меньшей степени.

Обмен  информацией  является  необходимым  условием  жизни  человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать события  и  воздействовать  на  них.  Но  лишь  с  появлением  начертательного способа  фиксации  информации (письмо)  можно  говорить  о  документе.

Информация  может  быть,  таким  образом,  недокументированной,  не зафиксированной  на  материальном  носителе,  и  документированной. Документоведение имеет дело с документированной  информацией. В теории информации все  многообразие форм информации разделяют  на:

1)  элементарную,  т.е.  информацию,  циркулирующую  в   неживой природе; 

2) биологическую; 

3) социальную – информацию, осмысленную человеческим обществом. 

Социальная информация –  способ (форма) передачи знаний, эмоций и  волевых  воздействий  в  обществе.  Обобщенно  социальную  информацию

можно определить как сведения, предназначенные для передачи в  обществе.

Именно  такая  информация  является  объектом  изучения  документоведения, информатики  и  других  наук  документно-коммуникативного  цикла.

Социальная  информация –  сложное  явление,  подразделяемое  на  виды  по разным  принципам  деления.  С  точки  зрения  социального  назначения: массовая, специальная  информация. Массовая информация –  социальная информация,  предназначенная  для  всех  членов  общества.  Делится  на публицистическую,  эстетическую,  обыденную.  Специальная  информация предназначена  для  отдельных  социальных  групп,  в  частности  – для специалистов. Специальная  информация делится на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.

Информационное  обеспечение  управления – отрасль  знаний  и практической  деятельности,  имеющая  целью  изучение,  разработку  и применение  унифицированных  систем  документации  как  основных носителей  информации,  классификаторов  технико-экономической  и социальной  информации  как  стандартного  языка  формализованного описания данных, а также важнейших технологических процессов, связанных с их разработкой и применением. Кибернетика – наука об управлении, связи и переработке информации. Основной  объект  кибернетические  системы.  Такие  системы рассматриваются  абстрактно,  безотносительно  к  их  реальной  природе. Высокий уровень абстракции позволяет кибернетике находить общие методы подхода  к  изучению  систем  качественно  различной  природы (технических, биологических,  социальных  систем).  Абстрактная  кибернетическая  система представляет  собой  множество  взаимосвязанных  объектов – элементов системы,  способных  воспринимать,  запоминать  и  перерабатывать информацию, а также обмениваться информацией (ЭВМ, человеческий мозг, общество).

 

1.2 Типы информации

 

Существует многообразие типов  информации,  используемых  менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт – событие или условие, которое  наблюдается  напрямую  (простейший вид информации).

Оценки –  отличаются  от  фактов  тем,   что   базируются   скорее   на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на  прямом  наблюдении  и

подсчете. Такая оценка может отличатся  от  действительного факта по  двум направлениям. Так как она  базируется  на  выборке,  на  нее  влияет  ошибка выборки; кроме того на нее воздействует  также  ошибка  измерения,  ибо  она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих  ошибок  могут быть сведены к минимуму: первая – путем увеличения размера выборки,  вторая – при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым  и настоящим, тогда как прогнозы – с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций,  частично  на  аналогии  и частично на здравом смысле. На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки  и прогноза. Например,  они  устанавливаются  между  объемом  продаж  и  такими факторами  как  национальный  доход,  доверие  потребителя,  план   расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта  только тем,  что  источник  информации  менее надежен. Но слух может  быть  единственным  доступным  источником  отдельных видов  информации,  например,  планов  конкурентов.  Таким  образом,   слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.

1.3  Категории управленческой  информации

 

 Управленческую деятельность  можно условно разделить  на  три  основные категории.[3] И именно  они,  на  мой  взгляд,  определяют  и  характеризуют преобладающие   по   важности,   по   распространению   виды   и   категории управленческой информации.

 Информация   по   стратегическому   планированию   позволяет   высшему управлению  нести  ответственность  за  установление   долгосрочных   целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование  политики  их достижения. Такая информация  может  включать  перспективные  оценки  среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

 Контрольная  управленческая   информация   используется   управляющими среднего  уровня  для  координации  различных  подконтрольных  им  действий, приведения ресурсов в соответствии с  задачами  и  разработки  согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим  управляющим,  может включать  производственные  сводки  и  действия,   предпринимаемые   другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня  выполнять обычные и повседневные  операции,  такие,  как  расчет  заработной  платы  и финансовые  расчеты,  составление  табелей  и  управление   запасами.   Этим управляющим были бы  необходимы  данные  о  взаимодействии  и  проблемах,  о политике и процедурах, а также  о  деятельности  управляющих  в  родственных структурах, подразделениях.

Хотя управляющие на  различных  уровнях  организации  имеют  различные потребности в информации (см. Таблица 1),  все они сталкиваются  с общим “требованием” самой ИУС.  Производя  больше  полезной  информации  на  более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя  выявление плохих  или  слабых  решений.  Следовательно  можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий  обучение  на  собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства  и  исполнения работы.

 

1.4 Источники информации

 

Среди наиболее важных видов  источников информации можно выделить:

• источники внутри самой компании:
• специализированные группы сотрудников,
• деятельность специализированных групп сотрудников,
• периодические отчеты,
• всевозможные информационные связи,
• публикуемые источники, такие, как: отчеты правительственных агентств,

отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и списки, общие публикации,

• другие компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой

информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты,

• информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в

области маркетинга, другие специализированные агентства, такие, как служба  газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

В  большинстве  компаний   львиную   долю   используемой   менеджерами информации  обеспечивают  внутренние  источники.  Специализированная  группа работников занята целиком  или  частично  информационным  обеспечением.  Она может  включать  такие  отделы,  как:  маркетинговые  исследования,   анализ продаж,  планирование,  экономический  анализ,   исследование   операций   и системный анализ.

 Кроме создания  подобных  специализированных  групп,  каждая  компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих,  такие,  как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей  рыночной информации.

 Публикуемые источники поставляют разнообразную  информацию  по  многим вопросам, относящимся к  управлению,  таким,  как  население,  экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д.  Объем  и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам  мира.  Тем не менее, очень трудно найти проблему,  по  которой нет хоть  какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны  поставлять  полезную  информацию  фирмам,  с которыми они согласовываются или связываются, стремясь  продать  товары  или предоставить услуги. Производитель потребительских  товаров  может  получить приблизительную смету продаж нового продукта  конкурента,  узнав  с  помощью поставщика  упаковки   количество   упаковки,   приобретенной   конкурентом.

Рекламные агентства и  средства  массовой  информации  регулярно  информируют рекламодателя: первые – в качестве части своих услуг, а  последние  –  желая продать “время и место”.  Покупатели,  особенно  дилеры  и  оптовики,  часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию  об  исполнении  товара, проблемах упаковки или обслуживания, а  также  действиях  конкурентов.  Даже конкуренты  снабжают  друг  друга  информацией,  несмотря  на  существование строгих  законодательных  ограничений  на  виды  информации,  которой  можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все  большая доля  информации  поставляется  фирмами, специализирующимися   на   сборе   и   анализе   информации,    предлагаемой впоследствии либо любому заказчику  в  виде  стандартизированного  продукта, либо строго по заказу.

 

 

1.5 Полезность информации

 

К качеству информации предъявляются  определенные  требования,  прежде всего требование о том, чтобы она  удовлетворяла  пользователей  информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность   информации    оценивается    внутренними    и    внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:      

• уместность и своевременность  информации  -  способность  повлиять  на

принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный  момент или к определенному сроку;

• достоверность  информации  – гарантия   объективности и правдивости

представляемых  данных,  что  предполагает  необходимость  указания  методов сбора, учета  и обработки  информации,  чтобы  пользователи  могли  правильно  понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

• сопоставимость информации  – возможность   сравнения показателей    с

данными по другим фирмам, регионам,  государствам,  что  требует  применения определенных стандартов в предоставлении информации;

• доступность и понятность информации – представление информации   в

ясной для понимания форме,  чтобы  пользователь  мог  применять  ее  для  принятия решения,  не  боясь  допустить  ошибку.  Для  ясного  понимания   информации необходимо, чтобы формы ее представления  отражали  существо  вопросов,  были четкими, без излишней детализации,  правильно  переведенные  на  иностранные языки;

• конфиденциальность    информации  –   строгий   учет    и  контроль   за

распространение информации среди  внешних  пользователей,  а  также  за  ее содержанием  и характером.

Таким   образом,   информация   должна   быть    целенаправленной    и ориентированной на соответствующие уровни управления.

 

 

1.6 Информационные ограничения

 

Информация  необходима  для  рационального  решения  проблем.   Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна  или стоит  слишком  дорого.  В  стоимость  информации  следует  включить   время руководителей и подчиненных, затраченное на ее  сбор,  а  также  фактические издержки, например связанные с анализом рынка,  оплатой  машинного  времени, использованием услуг  внешних  консультантов  и  т.п.  Поэтому  руководитель должен  решить,  существенна  ли  выгода   от   дополнительной   информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со  значительной  долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

Если  информацию  получить  по  приемлемой  цене  непросто,  но  такая возможность скоро появится, самое правильное  для  руководителя  -  отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что  время  не  является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от  принятия  более   качественного   решения   на   основе   дополнительной информации. Выгода и  издержки  по  большей  части  субъективно  оцениваются руководителем,  что,  в  особенности,  относится  к   оценке   руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых  в  результате  принятия  решения улучшений.

 

 

 

 

 

2 Информационно-управляющие  системы

2.1 Сущность, цели и задачи  информационно -  управляющей системы

 

 Информационно-управляющая   система определяется как формальная  система для выдачи администрации  информации, необходимой для принятия  решений ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся  к делу события внутри организации  и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо  отметить, что  ИУС не является единственной всеобъемлющей  интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в  информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность  создания ее мала. ИУС некой организации  скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для  принятия решений в некоторой  конкретной области.

Нельзя  упустить тот факт, что ИУС неизменно  предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области  технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих  систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и  точности обработки данных, которые  дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы  для ее получения задолго до изобретения  компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС.

 

 

 

 

 

2.2 Проектирование  информационно-управляющих  систем  и их эффективность  в управлении  организацией.

 

Не  будет преувеличением сказать, что  цель ИУС состоит  не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую  она обрабатывает, должна служить  потребностям тех управляющих, которые  ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности  управляющих различны и зависят  от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая  различия в информационных потребностях управляющих, можно условно  разделить  виды управленческой деятельности на три категории.

Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для  достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие  обеспечивают получение ресурсов и  их эффективное использование для  достижения общих целей организации.

Оперативный контроль - процесс  обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и  низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих  высшего  звена по стратегическому  планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между  организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация  для управленческого  контроля необходима управляющим и  высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать  как из внутренних, так и из внешних  источников. Например, руководители высшего звена  нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация  для целей  оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой  и самой  последней. Она должна поступать  почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий  непосредственно на производстве должен точно знать, сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также, сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям  нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о  торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых  товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое  изделие, которая принципиально  важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет, лишь мешать ему в работе и отнимать время.

Должны  приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие  способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Можно выделить четыре основных способа выработки  информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные  источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные  знания. Взаимодействие - это встречи  с одним или несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если  подвижность и  неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут  быть запрограммированы и приняты  посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально  увеличить использование обезличенных источников информации, таких как  сообщения и анализ. Однако, так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.