Информационное обеспечение руководителя. 2

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Челябинская  государственная академия культуры и искусств»

 

Институт документальных коммуникаций

 

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

 

Кафедра документоведения и музееведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По курсу: «Информационное  обеспечение управления»

 

 

ИНФОРМАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

 

 

Выполнила: студентка ____________________

 

________________________________________

 

Руководитель: ___________________________

 

 

Рецензент: ______________________________

 

 

 

 

ЧЕЛЯБИНСК 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Информационное обеспечение  деятельности руководителя - это связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических показателей деятельности органов местного самоуправления:

• к повышению качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством жизни в муниципальном образовании;
• к снижению объемов и оптимизации расходов;
• к увеличению качества и количества оказываемых услуг;
• к сокращению временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов  огромное внимание уделяется возможностям получения стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его документационное обеспечение, и основной результат его информационной деятельность есть документ (приказ) - документирование принятого решения.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение руководителя - сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация - сведения о  лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт, Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И. Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин, Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С. Воройский, Н.В. Макарова).

Цель данной работы - предложение  комплекса мероприятий направленных на повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

• рассмотреть содержание управленческой деятельности;
• определить сущность и значение информации в управленческих процессах;
• охарактеризовать информационное обеспечение деятельности руководителя;
• дать характеристику объекту исследования;
• проанализировать информационное обеспечение деятельности руководителя;
• разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя.

Цель и задачи курсовой работы определил ее структуру. Курсовая работа состоит из 2 глав, введения, заключения, списка использованной литературы и приложения.

Глава I. Теоретические аспекты ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

1.1 Основы управления  и содержание деятельности руководителя

 

Во всех сферах жизни  управление играет огромную роль. Любая  организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие  «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние: управление - это наука, искусство, функция, люди управляющие организацией и аппарат.

Как субъектом, так и  объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом  и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом, осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который  заключается в циклическом осуществлении  следующих процедур:

• сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;
• выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
• передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает  наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет  установить, насколько эффективно оказанное  на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес  представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация  управления включает в себя операции:

• выявление функций управления;
• установление рационального количества уровней управления;
• распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;
• определение профессионального и численного состава кадров;
• разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный  и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие  основные функции управления:

• планирование;
• календарно-плановое руководство;
• оперативное управление;
• контроль.

Некоторые специалисты  выделяют также такие функции, как  мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса, выделенные функции являются наиболее важными.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

• определение целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;
• определение необходимых ресурсов;
• доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение  целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц  за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные  и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки  при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия  по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс  устранения отклонений текущих показателей  от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени  и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

• формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;
• слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;
• анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;
• выработка вариантов корректирующих воздействий;
• разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

- непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

сбор и обработка  оперативной информации о состоянии  системы и ее элементов, создание банков данных;

• анализ и прогнозирование развития ситуации;
• принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;
• разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;
• оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс  принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются  важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления - то есть непосредственного руководства.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три  стадии контроля: предварительная, текущая  и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается  в оценке деятельности подразделений  и конкретных исполнителей [15].

В ходе заключительного  контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты  контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит  процесс принятия решений. Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с  ранее составленным планом на основе специально собранной информации руководителем.

Принятие управленческого  решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта  ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта  управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

• стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;
• хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;
• слабо структурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;
• неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения  должны отвечать требованиям:

• обоснованность и конкретность;
• своевременность;
• согласованность с ранее принятыми решениями;
• оптимальность и гибкость;
• достаточная компетентность руководителей, принимающих решение [5].

В процессе принятия решения  часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, под деятельностью  руководителя можно понимать принятие управленческих решений при осуществлении  планирования, календарно - планового  руководства, оперативного управления, и контроля, с учетом необходимой информации для выбора из множества альтернатив оптимальной.

 

1.2 Определение, сущность и значение информации

 

Философский словарь  определяет термин «информация» как  «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации [6].

Федеральный закон «об  информации, информатизации и защите информации» дает следующую трактовку: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах  независимо от формы их представления.

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой  меру организации системы. Математическое выражение для информации тождественно выражению для энтропии, взятой с  обратным знаком. Как энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает меру ее организации.

В том числе можно  сказать, что информация является средством  организации и регулирования  частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения  имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Однако с позиции  кибернетики, как науки об общих  принципах управления, под информацией  понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

И информация является одним  из основных элементов социального  управления. «…Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации».

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу управления. По существу все управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация - это часть социально - экономической  информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к руководящим процессам, формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими «корнями» проникает в социальную - экономическую информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности [4].

Как научная категория  информация в деятельности руководителя характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относится:

• известная самостоятельность данных;
• возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
•  пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;
•  доступность математического анализа;
•  системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая  в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль [3].

Классификационные признаки управленческой информации.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение экономической и социальной действительности (а так же природной  в той мере, в какой она вовлечена  в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют  на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социально - экономическим последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках деятельности руководителя она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Указанные подходы к  проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную  направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц. Классификацию информации для обеспечения деятельности руководителя необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирование и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника [10].

Информацию, предназначенную  для руководителей можно классифицировать по следующим основным признакам:

• - функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;
• - отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;
•  типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ, органами государственной власти и т.д.;
•  отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;
•  логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;
•  физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);
•  процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);
•  степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.) [5].

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут  разбиваться также в зависимости  от источников (население, предприятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Подобная классификация  весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.