Информационное обеспечение систем управления

Курсовая работа по дисциплине:

«Менеджмент»

по теме:

«Информационное обеспечение систем управления».

ВВЕДЕНИЕ

В сложных условиях существования  современных организаций, когда  значительную роль для эффективного функционирования организации играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит к усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении и постоянной диверсификации информационного сектора.

Среди многих факторов, способных  снизить риски и повысить эффективность  организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как  новый фактор производства вместе с  факторами труда, земли и капитала. В ХХI в. «информация» наряду со «временем», «пространством», «энергией» становятся основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки – все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях тесно связано с информацией.

В современных условиях наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами эффективное информационное обеспечение управления представляет собой ценный ресурс организации. Следовательно, повышение эффективности человеческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

1.Информационное обеспечение управления

1.1Понятие информационного обеспечения управления

Предпринимательский успех  в значительной мере зависит от наличия  необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия. При изучении связи управления и информации появляются такие понятия, как информационные системы, автоматизированные системы управления, системы управления базами данных и т.д.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Главное то, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

На практике это представляет собой необходимость органам  управления иметь достаточно четкие представления:

1. о происходящих в обществе, экономике, политике, социальной сфере изменениях, тенденциях их развития;
2. о том, на каком этапе своего развития находится организация и насколько она и реализуемая ею стратегия соответствуют тенденциям и целям социально-экономического развития общества;
3. насколько существующие в организации подходы к управлению отвечают требованиям гармоничного взаимодействия с деловыми партнерами, традициям, культуре управленческих отношений как внутри, так и вне ее;
4. о том, какая стратегия должна быть выработана для организации, чтобы обеспечить ее устойчивое функционирование, удовлетворение жизненных и социальных потребностей персонала.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

1. источникам возникновения:
1. первичная;
2. производная (промежуточная, командная, отчетная);
2. способу фиксации:
1. устная;
2. документированная;
3. направлению движения:
1. входящая;
2. исходящая;
4. стабильности:
1. переменная;
2. условно-постоянная;
5. принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
1. конструкторская;
2. технологическая;
3. финансовая;
4. бухгалтерская;
5. планово-экономическая;
6. оперативно-производственная.

Информационные ресурсы  управления представляют собой некоторые  сведения, данные, оформленные таким  образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой  деятельности. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она также зависит:

1. от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия);
2. от количества и характера управляемых, регулируемых параметров;
3. от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта;
4. от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

Информационные  технологии, обладающие широким информационным пространством, представляют собой  систему «человек-машина», состоящую  из специально обученных и подготовленных людей и технико-технологической  базы. Система информационного обеспечения  представляет собой более широкое  понятие. Это прежде всего система  «человек-машина-сеть-машина-человек». Другими словами, это, с одной  стороны, человек – пользователь системы, с другой – совокупность информационных потоков и иерархий, коммуникационной системы по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны  – это суммарность методов  и средств по размещению и организации  информации. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия решений. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

1. потоков информации - вариантов организации документооборота;
2. систем классификации и кодирования информации;
3. унифицированную систему документации
4. различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Система управления в настоящее время представляет собой систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль. На рис.1 представлена примерная схема взаимодействия источников информации и управленческого процесса.

На схеме большими оранжевыми стрелками выделен управленческий процесс. По отношению к среде  организации источники бывают внутренние (на схеме – ВИ₁, ВИ₂, ВИ₃, ВИ₄, ВИ₅) и внешние (на схеме – ВнИ₁, ВнИ₂). Внешние источники, к примеру, могут передавать информацию о состоянии внешней среды, а внутренние – об организации или обработанные сведения о внешней среде. Оранжевые стрелки показывает направление движения информации. На рис.1 информация источника ВнИ₁ передается ВИ₁, который осуществляет ее обработку и передачу органу, занимающемуся планированием. Контур взаимодействия внутренних источников информации (отделов организации) показан синими стрелками. Взаимодействие между внутренними источниками информации необязательно носит опосредованный характер.

На схеме видно, что  источники информации для реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях управленческого  процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:

1. на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;
2. на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;
3. на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.

Общие требования к управленческой информации можно сформулировать следующим  образом:

1. надежность (и достоверность);
2. своевременность;
3. адресность;
4. возможность многократного использования.

Соблюдение всех рассмотренных  выше требований к информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник) управления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.

Таблица 1.

Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

Рассмотрев влияние информации на управленческий процесс, целесообразно  перейти к проблемам информационно  обеспечения управления. На настоящий  момент можно выделить следующие:

1. деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
2. невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;
3. трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
4. не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
5. документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;
6. появляются дублирующие или противоречивые документы;
7. поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
8. иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;
9. недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.

Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно, однако, что без  специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам представляется важным выделить в информационную функцию как  одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения  управления, создать необходимую  инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

1.2 Схема информационного обеспечения управления

Напрямую система информационного обеспечения управления зависит от Отдела информационного обеспечения. Сотрудники Отдела информационного обеспечения осуществляют функции по идентификации, экспертизе, архивированию данных, поступающих из внутренних источников и от внутренних пользователей.

Обработанная информация поступает к внешним пользователям  и внешним источникам, в данном случае к руководителю и аппарату управления. Не менее важной функцией Отдела является составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Общий порядок движения информации в организации можно представить  следующим образом:

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается  для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к  адресату согласно плану маршрутизации  и исполнения. Копирование, размножение  и доставку документов адресату выполняют  экспедиторы. Внутренние документы  и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние.

Штатная численность сотрудников  отдела информационного обеспечения  определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

2. Информационное обеспечение управления в таможенных органах

2.1 Система управления в таможенных органах

Система управления в таможенных органах имеет ряд особенностей, которые зависят от уровня управления (Таблица 2). Система таможенных органов  – сложная, неоднородная система  государственных органов, характеризующаяся, с одной стороны, высокой степенью централизации, с другой – рассеянностью  таможенных органов по разным регионам России. Многочисленные таможенные органы, как известно, отличаются разным уровнем  материального, технического, кадрового  обеспечения.

Таблица 2.

Особенности управления на различных уровнях управления в  таможенных органах

Информация на каждом уровне управления таможенных органов имеет ряд особенностей:

1. Для наивысшего уровня важна оценка экспертов, прогнозы на будущее (в зависимости от которых строятся планы на долговременную перспективу), необходимы данные о существующих системах оформлениях, контроля перемещения, способах сокрытия товаров и т.п., информация о реализации ранее введенного плана, о достижениях и неудачах;
2. Для среднего звена информация должна содержать сведения о необходимых нововведениях, о новых приказах, о реализации планов, о ситуации на подчиненных и т.п.;
3. Таможенный инспектор принимает решения исходя из собственного видения проблемы, в строго определенных рамках. Ему необходима информация о текущей операции (товаре и транспортном средстве, проходящих в данный момент таможенное оформление или подвергаемых таможенному осмотру/досмотру). Он обладает знаниями о процедурах, которые он осуществляет, о нововведениях, об особенностях того или иного мероприятия и т.п.

2.2 Этапы развития информационного обеспечения управления в таможенных органах

Информационно - техническое  обеспечение развивалось поэтапно в ходе автоматизации процессов  таможенной деятельности и процессов  подготовки решений.

Процесс автоматизации начался  в конце 80-х годов. Именно в это  время в таможенные органы стали  поступать первые персональные ЭВМ, складываться первые группы специалистов в области программного обеспечения  и средств вычислительной техники. В 1991 году работы по автоматизации возглавляет  вновь созданный Главный научно-информационный вычислительный центр ФТС России, с этого момента автоматизация в ФТС приобретает плановый и систематизированный характер.

В силу ряда объективных  факторов и, прежде всего, из-за сложности  предметной области и сжатых сроков, отпущенных на реализацию, Единая автоматизированная информационная система (ЕАИС) ФТС России, особенно в первые 5 лет своего существования, представляла собой воплощение позадачного подхода, основной целью которого было формирование информационных массивов. Составляющая автоматизации процессов управления в этот период прослеживается весьма слабо, хотя следует вспомнить, пожалуй, первую комплексную автоматизированную систему таможенного оформления пассажиров АСОИ «Пассажир-А», разработанную и внедренную в эксплуатацию в Пулковской таможне. Такая система, имея единое управляющее ядро, объединяла АРМы различной функциональной направленности и не только реализовывала функции накопления информации, но и позволяла эффективно использовать ее в процессе таможенного оформления и контроля пассажиров.

Позадачный подход позволил достаточно быстро сформировать широкий спектр баз данных ЕАИС различной  целевой направленности на всех уровнях  организационной структуры таможенных органов от таможенного поста  до таможенного комитета. Вместе с  тем этот подход породил «очаговую» автоматизацию, когда решались отдельные  задачи, реализовывались отдельные  функции и за редким исключением  отдельные технологические процессы.

Проблемы комплексной автоматизации начали решаться в ЕАИС начиная с 1995 года. Примерами таких решений могут быть системы «АИСТ-РТ21», «ПОТОК-ПИЛОТ», «АСТО», «CUSTOMS FLOW», а также ряд других систем, в которых, в той или иной мере, нашел отражение принцип функциональной полноты при реализации законченных технологических процессов таможенного оформления и контроля. Не умоляя значимости этих систем, составляющих сегодня базис ЕАИС ФТС России, следует отметить, что все они, реализуя информационные таможенные технологии формирования данных системы управления таможенной деятельностью, а также отдельные функции информационного обеспечения оперативного (тактического) управления, практически не затрагивают технологию поддержки принятия решений, которая подразумевает специальную обработку больших информационных массивов с целью выработки решений стратегического управления.

С 1999 года в рамках работ  по ЕАИС получило развитие направление, непосредственно связанное с  реализацией когнитивного подхода, составляющего основу для создания системы контроллинга таможенной деятельности, - система управления, в которой интеллектуальная составляющая поддержки управленческой деятельности является доминирующей. Необходимость реализации информационных технологий поддержки принятия решений вызвана требованиями качественного улучшения управления таможенной деятельностью. Возможность её реализации обусловлена накопленным за десять лет в ЕАИС информационным потенциалом.

Таким образом, таможенная система  за последнее десятилетие инвестировала  определенные средства в автоматизированные информационные технологии, рассчитывая  с их помощью качественно улучшить свою деятельность. В настоящее время  системами оперативной обработки  данных (СООД) ЕАИС обеспечен сбор и  хранение данных, а также наведение  порядка именно в процессах их повседневной обработки, т.е. в основном реализованы ИТТ формирования данных. Вместе с тем ценность данных многократно  возрастает, когда они, приобретая новое  качество, получают возможность быть эффективно анализируемыми. Мало кому не известна парадоксальная ситуация, сложившаяся практически во всех организациях, обладающих большими информационными  ресурсами. Сложно структурировать эти огромные массивы информации, определить их достоверность, распределить по различным уровням и отделам. При этом её очень сложно получить и представить в необходимом виде для анализа и последующего принятия управленческих решений. В этом смысле в большинстве организаций огромные объемы накопленных данных до сих пор или не используются, или используются неэффективно.

Сегодня в базах данных ЕАИС хранятся и обрабатываются огромные объемы информации по различным аспектам таможенной деятельности, включая электронные  копии грузовых таможенных деклараций (ГТД), оформленных таможнями России начиная с 1991 года. Ежедневное поступление  данных по электронным копиям ГТД  составляет от 5 до 7 тысяч записей. Темпы  роста объема базы данных в среднем  составляют около 600 тысяч записей  в квартал. Этот массив данных, насчитывающий  сегодня около 15 миллионов документов объемом более 90 гигабайт, содержит ценнейшую информацию о внешнеэкономической  деятельности России. Умение оперативно и качественно анализировать  такую информацию позволит аналитикам и руководителям таможенной службы глубже проникать в суть происходящих процессов ВЭД, а следовательно, и лучше управлять такими процессами.

В настоящее время автоматизированы функции ввода информации, ее обработки, хранения, контроля, формирования отчетов  и других информационно-справочных документов о таможенных органах. Управляющие  решения готовятся на основе мониторинга  параметров ВЭД, имеющихся результатов  деятельности и ресурсов. При этом технологическую схему принятия решения в качестве составного компонента включается информационно-управляющая технология, которая обеспечивает информационную и интеллектуальную поддержку управленческой деятельности на основе применения аналитических методов и средств, экспертных систем, систем поддержки принятия решений, типовых сценариев управления.

Наличие такого специфического элемента в системе управления означает, что в определенных условиях отдельные  функции и задачи управления могут  быть частично реализованы средствами информационно-управляющей системы. Происходит перераспределение функций  между человеком и информационной системой и изменение роли человека в процессе подготовки и принятия решений.

Информационная система  обеспечивает мониторинг обслуживаемых  ГТД, автоматическую организацию и  ведение очередей в процессе обслуживания участников ВЭД, а также автоматическую реструктуризацию технологии таможенного  оформления и контроля.

В целях подготовки решений  в состав автоматизируемых задач  необходимо включить задачу прогнозирования  объемов внешнеторгового оборота, задачу прогнозирования величины сборов в бюджет, задачу контроля своевременности  поступления платежей, задачу выявления  случаев использования импортных  операций в качестве прикрытия перевода капиталов, задачу прогнозирования  последствий для федерального бюджета  от изменений ставок таможенных пошлин и налогов, задачу прогнозирования  возможных объемов контрабанды, задачу выявления влияния изменений  ставок таможенных пошлин и налогов  на динамику розничных цен и другие.

Целью создания системы автоматизации  является повышение эффективности  управления таможенной службой России на основе оперативной полномасштабной  диагностики процессов деятельности таможенных органов, создания научно-методического  обеспечения принятия управленческих решений и применения, компьютерных информационно-аналитических технологий .

В ЕАИС с ее значительными  информационными ресурсами объективно существует необходимость в реализации информационных технологий анализа  данных и поддержки принятия решений. Создание эффективных средств для анализа данных и прогнозирования их поведения становится едва ли не важнейшей задачей дальнейшего развития ЕАИС.

2.3 Общая  схема информационного обеспечения  управления в таможенных органах

Управление организацией должно быть направлено на постоянное совершенствование системы совершенствование  системы управления, предполагающее выявление, предупреждение и устранение причин возможных или возникающих  несоответствий, т.е. отклонений результатов  от установленных требований. Эффективная  система управления гарантирует  качество результатов. Говоря о качестве результатов труда, под результатом понимают изделие, разработку, работу или услугу. Применительно к таможенным органам под результатом понимается таможенная услуга. Таможенная деятельность – это один из видов услуг, это своеобразная государственная услуга участникам ВЭД.

Управление таможенной деятельностью  охватывает широкий круг проблем, которые  входят в компетенцию всей вертикали  государственной власти – от законодательных  органов государства для конкретных таможенных органов. Законодательные  и исполнительные органы власти формируют  государственную таможенную политику таможенно-тарифный механизм ее реализации, а ФТС осуществляет ее непосредственную реализацию. В результате эффективность  таможенной деятельности определяется государственной таможенной политики, качеством таможенно-тарифного механизма  регулирования ВЭД и качеством  ее реализации.

Конечно же, эффективность  таможенной деятельности зависит от большого числа факторов, среди которых  и информационное обеспечение управления. В предыдущих главах была подробно описана важность информации для  эффективного управления. Сбор, накопление, преобразование и использование  информации целесообразно проводить  в рамках некоторой относительно самостоятельной системы, которую  и определим как систему информационно-технического обеспечения (ИТО).