Информационное обеспечение системы управления организации (на примере ИФНС г. Магнитогорска по Правобережному району)

Введение

     Финансовая  система РФ и входящий в ее состав государственный бюджет обеспечивают проведение экономической и социальной политики государства. Основным источником доходов бюджета являются налоговые  поступления, которые регулируются налоговой системой и регламентируются Налоговым Кодексом РФ.

     Налоговая система относится к сложной  динамической, информационно насыщенной корпоративной системе с множеством внутренних и внешних связей с  различными информационными средами, с разнородным информационным и технологическим обеспечением, автоматизированными информационными системами (АИС), разработка которых шла независимо от потребностей АИС инспекций министерства по налогам и сборам. Их информационные технологии имеют специализированную направленность, не объединены в единую систему и не имеют автоматизированного информационного взаимодействия.

     Новые информационные технологии ориентированы  на сложные разнопрофильные объекты и позволяют объединять их на качественно новом управленческом уровне.

     Однако  разработка и использование механизмов интеграции разнородных информационных сред сопряжены с решением определенных проблем методологического, теоретического и прикладного характера, к которым относится значительное различие в технической и программной базе информационных сред, отсутствие единой методологии функционирования информационных потоков, как в рамках отдельных информационных сред, так и всей корпоративной системы. Это не позволяет осуществить электронное взаимодействие элементов системы и информационно-вычислительное обслуживание работников ИФНС в реальном масштабе времени, что приводит к несвоевременности и неадекватности информационного отражения налоговых процессов.

     Преодоление указанных трудностей требует существенного  развития методологии проектирования информационных систем, разработки математических моделей и поддерживающих их инструментальных средств, позволяющих осуществить интеграцию разнородных сред в проектируемой системе сбора налогов.

     Актуальность  перечисленных вопросов, их недостаточная  методологическая, теоретическая и практическая проработка, необходимость совершенствования информационных технологий системы сбора налогов, определили выбор темы курсовой работы.

     Целью данной курсовой работы является изучение теоретических и практических аспектов информационного обеспечения системы управления организацией.  Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы информационного обеспечения систем управления. Рассмотреть понятие, цели, задачи;
2. Проанализировать особенности информационного обеспечения систем управления на примере ИФНС;
3. Разработать рекомендации по усовершенствованию информационного обеспечения систем управления ИФНС.

     Объектом  курсовой работы является деятельность ИФНС, предметом информационное обеспечение систем управления.

     Методологической базой курсовой работы служат труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области управления, таких как: А.Абросимов, С.Ашмарина, А.Афоничкин, В.Бусов, А.М.Вендров, Данилевский, А.Добрянин, А.Еляков, И.Зингер, Г.Н.Калянов, А.Мироедов, А.Пастюшков, А.А.Сорокин, Б.Татарских, Ю.Ф.Тельнов, Ф.Удалов, Э.Якубайтес, , и др.

     При написании курсовой работы в качестве источников информации выступает учебная, научная, методическая литература, материалы периодических изданий и специализированных Интернет сайтов, посвященных управленческой тематике, документы ИФНС РФ.

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, глоссария, списка используемой литературы, приложений.

ГЛАВА I  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Информация. Основные свойства и характеристики

     Информация (от лат. informatio — осведомление, разъяснение, изложение) — в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация — совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве [14].

     Информации  свойственно большое количество видов, которые представлены на рис.1.

     Рис. 1. Виды информации 
 

     Управленческую  информацию можно классифицировать по нескольким признакам.

• По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.
• По содержанию информация делится на:

     1. Научно-техническую информацию, содержащую  в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.

     2. Экономическую информацию, содержащую  данные технико-экономического планирования  и прогнозирования, учета и  экономического анализа деятельности  предприятия.

     3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

     4. Административную или деловую  информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой  информации является информация  по кадрам.

     5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

     6. Правовую, общественно - политическую, природоохранную и др.

• По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.
• Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер. Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.
• По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.
• По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).
• По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.
• По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.
• По назначению - оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).
• По возможностям закрепления и хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).
• По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.
• По полноте - частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.
• По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.
• По направлению движения - входящая и исходящая.
• По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.
• В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.
• По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация [14, Виды_информации_и_её_свойства].

     Нужно также отметить, что для руководителей  высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

     Руководитель  должен также иметь возможность  получать выборочную информацию с необходимой  детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

     Информация  позволяет организациям:

• осуществлять контроль текущего состояния организации, ее подразделений и процессов в них;
• определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
• принимать обоснованные и своевременные решения;
• координировать действия подразделений в достижении целей.

     Важную  роль при осуществлении менеджерами  управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

     Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации[15].

     На  обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

     Для изучения организации важно представить  универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления [15]. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели, изображенной на рис. 2, коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуни кационного процесса. 
 

     Рис.2 Простая коммуникационная модель с обратной связью 

     Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

     Наиболее важными являются следующие общие качественные свойства: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр. [14].

     Объективность информации. Объективный – существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация – это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения.

     Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

• преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;
• искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

     Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

     Точность  информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

     Актуальность  информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

     Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

     Самая ценная информация – объективная, достоверная, полная, и актуальная.  

2. Сущность  информационного  обеспечения. Информационные системы управления

     Информационное  обеспечение управления - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.

       Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые  потребителю в ходе работ по  удовлетворению его информационных  потребностей, и соответствующим образом обработанная информация.

     В-третьих, это одна из составляющих современных  автоматизированных систем, рассматриваемая  наряду с техническим, программным  и иными видами обеспечения.

       Кроме того, это сложный динамичный  комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями.

     Таким образом, смысл информационного  обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы [17].

     Информационная  система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений [2, 52стр.].

     В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

     Цель информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

     Информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия [8].

     Задачи  ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. Основные задачи ИСУП представлены в таблице №1. 
 
 
 
 
 
 

     Таблица № 1

     Основные  задачи ИСУП

     Информационная  система управления должна решать текущие  задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета  и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т.д.[6, 23c.].

     Автоматизированная  информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений [9].  Классификация информационных технологий представлена в табл. № 2 

     Таблица № 2.

     Классификация информационных технологий. 

     Таким образом, информационная система может  быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия[1, 16c.].

     Сегодня в распоряжении менеджеров находятся  самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное  обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

     Системы электронного документооборота Lan Docs, Дело, Золушка и д.р.;

     системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;

     системы бухгалтерского учета «1С: Предприятие», «Парус», «Супер-бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер»;

     системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Супер-менеджер»[13].

     Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная  почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может также как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

1.3 Совершенствование  информационного  обеспечения управления 

организацией

     При развитии информационной технологии проявляются  пять современных взаимосвязанных и усиливающих друг друга, доминирующих информационных тенденций [5, 117c.]:

• усложнение информационных продуктов (услуг)

     В информационной технологии можно выделить две части: способность генерировать по запросу информационный продукт; средства доставки этого информационного продукта в удобное время и в удобной для пользователя форме. Сам информационный продукт выступает в виде специфической услуги, когда некоторое информационное содержание предоставляется в пользование потребителю. Информационный продукт - это в общем виде «послание» и носитель информации (экран компьютера, бумага, магнитная лента, магнитный диск, оптический диск и т. д.). Ценность сообщений - информации и знаний - состоит в том, что с их помощью вскрываются новые, практически бесконечные возможности, таящиеся в процессах, протекающих в природе и обществе. Накопленный информационный ресурс общества - ключ к его эффективной экономической активности.

• обеспечение совместимости

     Ведущей технологической проблемой для  поставщиков и потребителей информации является обеспечение совместимости - возможности свободного обмена различной информацией. Усилия по стандартизации программных, аппаратных и информационных компонентов обеспечивают унификацию внешних форм, но не их содержание. Благодаря этому можно изменять конфигурации программно-технических средств и обеспечивать передачу и хранение разнообразной информации. Решение этой проблемы требует полного соответствия и взаимной сопряженности компонентов телефонии, обработки данных, средств ввода-вывода информации, передачи данных, хранения и преобразования, аудио- и видеоинформации. Совместимость и взаимодействие начинаются и заканчиваются человеческими видами информации - речь, данные, изображения в статике и динамике, черно-белые и цветные - и тремя человеческими чувствами их восприятия - слух, осязание и зрение.

• ликвидация промежуточных звеньев

     Разработка  новых методов, которые обеспечивают преобразование в формы, удобные  и доступные для немедленного использования потребителем, обусловливает  тенденцию ликвидации промежуточных  звеньев. Например, ранее из телефонных систем были исключены телефонисты («соединители»), затем за счет пользователя кредитных телефонных карт - те, кто собирает деньги.

     На  предприятиях изменяются технология и  число работающих: исчезают чертежи  на бумаге и все, связанное с бумажной технологией. После окончания разработки проекта электронная документация передается по проводам (или по иным линиям связи) на производство и в  идеале может прямо поступить  на производственные кибернетические  роботы. В этом случае производство начинается без длительной его подготовки.

• глобализация

     По  мере развития средств информатики  рабочим местом (офисом) делового человека становится и борт самолета, и палуба теплохода, и салон автомашины. Предприниматель  носит с собой мобильный телефон, пейджер, карманный программируемый цифровой помощник, персональный компьютер. С помощью встроенных в эти и другие устройства средств связи предприниматель может легко включиться в планетарную информационную систему в любом месте Земли. Круглосуточное подключение предпринимателя к информации о состоянии интересных ему рынков коренным образом меняет условия проведения деловых операций. Информация легко передается через границы регионов и государств.