содержание

       Введение

      Развитие  отечественной экономики в рыночных условиях требует коренной реформы  всего хозяйственного механизма. Новые  экономические отношения побуждают  менять привычные методы управления, требуют комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. К основным внешним факторам следует отнести динамичность макроэкономической ситуации в России, усиление влияния на российскую экономику процессов, происходящих в международной финансово-экономической сфере, обострение внутренней конкурентной ситуации, а также неопределенность в правовой сфере управления предприятием.

      В российских условиях одним из основных внутренних факторов неопределенности в решении управленческих задач является неполная информация о текущем состоянии внутренней и внешней среды, перспективах развития предприятия, что является следствием неэффективной организации информационного обеспечения управления.

      В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

      Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения.

      Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций  использования их возможностей для  повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях.

      Большая практическая значимость проблемы, а  также недостаточная теоретическая  разработанность ряда важных вопросов, сдерживающих ее решение, предопределили основные направления исследования.

      В данной работе сделана попытка всесторонне  рассмотреть проблему совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации.

      Проблема нашего исследования состоит в низком уровне информационного обеспечения руководства в организации.

      Актуальность  проблемы нашего исследования связана  с разрешением противоречия между  необходимостью совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации и недостаточной разработанностью этого вопроса в практике организации.

      Цель  исследования - проанализировать современные документационно-информационные системы в управлении персоналом, а так же разработать проект совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.

      Объект  исследования – ООО «Прокатэнергомонтаж-1».

     Предмет исследования – особенности совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.

      В связи с поставленной целью выдвигаются  следующие задачи:

     1. Рассмотреть теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства в организации;

     2. Провести анализ информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1»;

     3. Разработать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1».

      Информационную базу исследования составляют источники различного профиля. Проводя обзор изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература Д.С. Аглицкого, В.В. Баронова, Ю.Н. Попова, Л. Зининой, Л. Ефремовой,  Л. Ерёминой.

      В методологическом отношении в работе использовались: метод наблюдения, обобщения и анализ функций существующей системы электронного документообеспечения в анализируемой организации.

      Практическая  значимость исследования состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения руководства в организации, которые могут быть применены в практике других предприятий.

Глава I. Теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства

1.1. Нормативно-правовое обеспечение службы ДОУ

     Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ [26, с. 98].

     Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

     Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

     Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также  правовой статус и компетенцию должностных  лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ [28, с. 38].

     Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

     Положение о службе ДОУ, как и положение  о структурном подразделении, имеет  обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

     Положение о службе ДОУ разрабатывает и  подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

     Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций [28, с. 69].

     Источниками для разработки должностных инструкций являются [39, с. 41]:

     1. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

     2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

     3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

     4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

     Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

     Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты [36, с. 147].

     Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему  делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности [28, с. 98].

     Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

     В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все  технологические операции в их логической последовательности [26, с. 71].

     Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

     Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых  и достаточных для реализации документационного обеспечения  функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки [39, с. 41].

     Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность  неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

     Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

     После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

     Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

     Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем [39, с. 42].

     Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

     Таким образом, структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

1.2. Роль информации в процессе принятия управленческих решений руководством

      Информация (лат. information – разъяснение, изложение) – 1) сообщение о чём-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи; 3) в математике и кибернетике – количественная мера устранения неопределённости (энтропии), мера организации системы; теория информации – раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации [35, с. 272].

      Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений [18, с. 17].

      Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт  творчества коллектива, пытающегося  объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

      В.Г. Афанасьев классифицирует информацию по ряду следующих позиций (Рисунок 1) [5, с. 24]:

Рис. 1. Классификация  информации 

      Информация  может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения [21].

      Важнейшим элементом при работе менеджера  с информацией является коммуникационный процесс. Коммуникационный процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений [8, с. 56].

      Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. Это является жизненной необходимостью, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной [38, с. 8].

      Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п. [14].

      На  втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.

      Считается, что при передаче информации не стоит  ограничиваться одним каналом, т.к. сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может погрязнуть в бюрократической волоките.

      На  третьем этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.

      Отправитель любой информации всегда ждёт, что  получатель каким-то образом на неё  отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит  с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.

      В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать

      Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.

      К помехам прежде всего относятся  стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.

      Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием [17].

      Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним  прежде всего относится разное понимание  символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в  образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

      Часто вербальная (передаваемая с помощью слов) информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений [10, с. 395].

      Исходя  из вышесказанного, можно сделать вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

1.3. Современные средства информационного обеспечения управленческой деятельности, их классификация

      Технические средства управления – аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС [27, с. 106].

      Современные средства компьютерной техники могут  быть классифицированы следующим образом  [30, с. 34]:

      персональные  компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;

      корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);

      суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

      Одной из наиболее часто встречаемых систем является автоматизированная система  управления (АСУ).

      Автоматизированные  системы управления – человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком. Общая схема функционирования организации с использованием АСУ графически представлена на рисунке 2.

      АСУ состоит из двух основных частей: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть  представляет собой комплекс задач  и подсистем, созданных для оптимального управления объектом. Декомпозиция АСУ  на составляющие её подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учётом действующей структуры и особенностей объекта управления (типа предприятия, характера производства, действующей системы управления) [21, с.64].

      Обеспечивающая  часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств [21, с. 65].

      Различают два основных типа систем управления [6, с. 42]:

      1. Системы управления технологическими  процессами в широком смысле  этого слова, предназначенные  для непосредственного управления  производственными процессами на  физическом уровне процесса;

      2. Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной  природы, предназначенные для  решения задач управления таких  объектов управления, как крупные  технические подразделения, военные,  строительные и иные объекты  разных рангов.

      Главное отличие между ними заключается  в характере объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором – прежде всего люди.

      Другое  отличие между указанными системами  заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Чёткую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.

      Рассмотрим  рынок существующих программ с точки  зрения удовлетворения ими потребностей клиентов [20, с. 167]. Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес [22, с. 87].

      Большое распространение получили программы  фирмы 1С, поэтому они заслуживают  отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами.