Информационное обеспечение руководителя

      СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Роль информации на предприятии …...............................................................4

1.1. Информация как основа эффективного управления ………………………4

1.2. Классификация управленческой информации …………………………….7

1.3. Характеристика информационных потоков в организации ………………9

2. Характеристика информационного обеспечения…………………………...13

2.1. Кодирование информации………………………………………………….13

2.2. Безопасность информации………………………………………………….14

2.3. Контроль информационного обеспечения на предприятии……………...18

2.4 Автоматизированная система поддержки управленческих решений……19

Заключение……………………………………………………………………….23

Список использованных источников и литературы……………………….…..25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Настоящая работа поднимает актуальную тему информационного обеспечения руководителя. Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране.

      Сегодня к известным видам ресурсов любой организации - материальным, трудовым, энергетическим, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый - информационный. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

     Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

     1. Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения

     2. Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, совокупность методов и средств организации машинных массивов информации

     Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

     В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение.

     1. Роль информации на предприятии

     1.1. Информация как основа эффективного управления.

     Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность.      Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических               лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуациях.

     При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

     Объем информации определяется символами числом знаков, букв и т.д. объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

      При оценке подобной информации используют качественные показатели:

     - информация избыточна;

     - требуемого объема;

     - информация недостаточна.

     Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и                 анализа.

     Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

     Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

     Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

     Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия,  полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности.

     Открытость информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий.

     Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

    Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

     Информация - это один из ресурсов организационной системы.                Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, и частотой корректировки, затратами на получение и хранение. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.¹

     Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

     - ранжирование поступающей в фирму информации;

     - экстренное оповещение менеджеров;

     - сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

     -оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

     - контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;

     - анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;

     - контроль движения заказов по структурным подразделениям;

     - поддержание справочной системы руководителей;

     - ведение электронного архива;

     - поддержание экспертных систем для принятия решений руководителями;

     - подготовка отчетных и плановых документов;

     - поддержание системы контроля исполнения распоряжений;

     - обработка информации по стандартным алгоритмам;

     - поддержание электронной почты.

     Общедоступные мировые информационные ресурсы представляются прежде всего по системе Интернет. Основные сегменты информации - это базы данных для массового пользователя, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя.

      1.2. Классификация управленческой информации.

    Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

   - характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

   - форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т.д.);

   - времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

   - уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

   - функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);

   - принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятие и т.д.);

   - степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

     Также информация может быть классифицирована по ряду других позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; нефиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

     Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

     Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.

     Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

1.3. Характеристика информационных потоков в организации.

Поток информации характеризуется несколькими параметрами:

- формой представления;

- объемом в единицу времени (интенсивностью);

- максимальной интенсивностью;

- задержками в передаче;

- избыточностью;

- дублированием;

- нестабильностью;

- погрешностью.

     Этапы движения информации. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

     На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи -  устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничивать одним каналом - сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

     На третьем этапе происходит передача информации, а на четвертом ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

     Обратная связь и помехи. Отправитель любой информации всегда ждет, что получатель каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

     В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

     Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех искажающих ее смысл.

     Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес нужно развивать, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием.

     Препятствием обмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями, либо слабым знанием языка.

     Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени.

     Коммуникации между уровнями и подразделениями.

     Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

     Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

     Коммуникации между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

     Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

     Коммуникации руководитель-подчиненный. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

     Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

     Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

     Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа то между нами”.²

      2. Характеристика информационного обеспечения.

     2.1. Кодирование информации.

     Код - это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.

     Кодирование - это замена общепринятого представления реквизита на систему условных обозначений.

     Используемые системы кодов экономической и технологической информации классифицируют по:

    - количеству знаков (одноразрядные и многоразрядные);

    - системе построения (порядковые, серийные, позиционные, специальные);

    - форме представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые).

     При порядковой системе шифровка осуществляется посредством натурального ряда чисел. Эта система наиболее проста, но целесообразна только при небольшом размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому из них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.

     Выбор системы кодирования учитывает особенности процедур обработки массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней управления и предприятий-партнеров. 

2.2. Безопасность информации.

     Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

     Термин «информационная безопасность» имеёт различные определения, общего или частного свойства, однако все они связывают безопасность именно с ее защитой в компьютерных информационных системах.

     В Российском законодательстве на национальном уровне политика информационной безопасности регулируется, прежде всего, Конституцией РФ и рядом федеральных законов.

     Постановлением Правительства РФ установлен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К ним относятся:

      -учредительные документы (решение о создании предприятия, договор учредителей, устав);

      - документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, лицензии, патенты);

      - сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему);

      - документы о платежеспособности;

      - сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

      - документы об уплате налогов и обязательных платежей;

      - сведения о загрязнении окружающей среды, нарушениях антимонопольного законодательства, несоблюдения безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;

      - сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

     Вероятными угрозами информационной базе предприятия представляются следующие:

• несанкционированный доступ;
• перехват информации в каналах связи;
• кража документов;
• уничтожение (случайное / сознательное) информации;
• ошибки в работе персонала;
• разрушение информации вирусами;
• ошибки в программах обработки данных;
• отключение электропитания;
• фальсификация сообщений;
• несанкционированная модификация информации.

     Система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических, технологических и иных средств, методов и мер, снижающих уязвимость информации и препятствующих несанкционированному доступу к информации, ее утечке или утрате.

     Система защиты информации должна удовлетворять следующим               требованиям:

1. на стадии проектирования должна быть создана система управления и корректировки;
2. объединить внутри себя законодательные, технические и организационные способы защиты;
3. расходы на защиту должны быть меньше, чем сумма возможного ущерба от утечки информации;
4. не должна создавать дополнительные трудности в управлении предприятием;
5. обеспечивать защиту от всех реальных угроз.

     С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят на семь классов:

     1. наличие развитой службы безопасности;

     2.наличие полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях;

     3. защита при большом количестве субъектов и объектов, имеющих доступ к информации;

     4. защита электронной передачи данных;

     5. защита распределенных информационных сетей;

     6. защита локальных информационных сетей;

     7. минимальные требования к защищенности.

     Систему управления можно считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, обеспечивающими непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.

     Угроза раскрытия заключается в доступности информации конкурентам, что может привести к экономическим потерям организации.

     Потеря целостности заключается в нарушении части информации, что приводит к потере полезности всего массива данных.

     Безопасность информации обеспечивается комплексом специальных мероприятий по правилам использования, доступности со стороны персонала, процедур компьютерной обработки.

     Мерами защиты могут стать:

- проверка подлинности информации;

- контроль доступа в помещения;

- разделение полномочий;

- шифрование цифровой подписи на сообщениях;

- использование биометрических характеристик для контроля;