Информационное обеспечение систем управления персоналом организации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………...7

1. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ…...7

1.2.  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ……………………………………………………………………11

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОТДЕЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРСОНАЛА КФ ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ»…………………………………...17

2.1. ИССЛЕДОВАНИЕ ОТДЕЛА  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ КФ  ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ» НА ПРЕДМЕТ  СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ……………………………………………..17

2.2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ БОСС-КАДРОВИК…………………………………………………………………23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….33

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….……35

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………………..37

ПРИЛОЖЕНИЕ 2…………………………………………………………………..38

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  темы исследования.В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие — смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация — самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) — процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общаться с окружающими его людьми, то есть выразить и передать информацию, привела к появлению языка древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий воз росло с изобретением компьютера машины для приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации. Первоначально компьютер был создан как средство для автоматизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превратив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы приме нения компьютера. Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления — Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей этой сети.

Теоретические основы информационных технологий были обобщены в новом разделе научных знаний — информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека.

В последние  годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни  человека и Общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном — комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием — операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане — кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя мо дули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, можно понять, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика.

Итак, проблема информатизации системы управления персоналом является актуальной и наиболее значимой при построении принципиально новой формы ведения и учета информации кадровых отделов, поэтому её освоение имеет большое значение.

Степень изученности  темы.Данная проблема изучалась рядом отечественных и зарубежных ученых: В.Аузан, К.Болецкая, М.Грачева, Н.Комарова, В.Комиссаров, С.Сорвин,  П. Миниард, Дж. Энджел,  В.Н. Хапенков.

Целью работы является изучение информационного обеспечения системы управления персоналом.

Задачи:

1. изучить информационное обеспечение систем управления персоналом организации;
2. изучить автоматизированные системы кадровой информации;
3. провести анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития КФ ОАО «ЦентрТелеком»;
4. проанализировать систему управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик.

Объект исследования:управление персоналом.

Предмет исследования:информационное обеспечение системы управления персоналом.

Теоретико-методологическая база исследования. Теоретико-методологической основой исследования являются теории и концептуальные подходы ведущих отечественных и зарубежных ученых к изучаемой проблеме, использовалась широкая информационная база, включающая в себя российскую учебно-методическую литературу, нормативно-правовые акты Российской Федерации, публикации в периодических изданиях, а также в значительном объеме – русскоязычные ресурсы сети Интернет, посвященные информационному обеспечению кадрового процесса.

Эмпирическую базу исследования составляет:

• анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала КФ ОАО «ЦентрТелеком»;
• исследование отдела профессионального развития КФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей информационной системы;
• анализ системы управления человеческими ресурсами.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав,заключения, списка использованной литературы  и 2-х приложений.

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ

2. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Эффективность функционирования системы управления персоналом в  значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии  управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение  должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. 
Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в  управлении персоналом, по своему характеру  подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также  отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. Взаимосвязи функций  управления и информационного обеспечения отражены в таблице 1 (см. приложение 1).

Основной источник первичной  информации - это документы отделов  кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных  подразделений в отношении личного  состава работников, первичная учетная  и отчетная документация о выполненных  работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных  подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением  по тем или иным вопросам, материалы  социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала  в связи с текучестью, его структура  по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно  идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает  как средство контроля за соответствием  фактической структуры рабочей  силы требуемой, за своевременностью укомплектования  вакантных рабочих мест. Поэтому  основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность  и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора  достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе  кандидатов для назначения на должность  необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного  и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей  силы не может быть успешной без  знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты  на оплату труда, обучение, медицинское  обслуживание, социальные услуги и  т.п.). Характер такой информации существенно  отличается от чисто кадровой, поскольку  относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального  использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Обобщая сказанное, можно  сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- целенаправленной;

- лаконичной (сжатой, но без  потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной  и приемлемой для руководителей  и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам  управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей  информационной системы.¹

Составными элементами такой  системы являются оборудование и  материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного  обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов  пользования данной системой, специалисты  по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых  информационных технологий, математических методов и моделирования и  т.д.

Основу информационной системы  должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его  окружении и внешних по отношению  к нему условиях работы, что в  свою очередь требует определенной организации информации и методов  оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие  в коллективе работников и в его  окружении, весьма динамичны, важно  оперативно отражать все эти изменения  в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено  в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику.

Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией  о структуре рабочих мест, с  требованиями, предъявляемыми к работнику  этими рабочими местами, с возможным  уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения  в состоянии объекта по тем  или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную  стратегию управления и контролировать ее реализацию.

Информационная система  должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и  результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых  установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

1.2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами - АСУ «Кадры» - или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

АСУ «Кадры» представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим  местом (АРМ) понимается профессионально  ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные  средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач  пользователя непосредственно на рабочем  месте в режиме диалога с ЭВМ. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ «Кадры»² предоставляет пользователю возможность:

- ввода и корректировки  данных о работнике;

- формирования и выдачи  различного рода выходных документов;

- создания новых баз  данных;

- изменения структуры  массива данных;

- добавления новых комплексов  и задач, изменения при этом  соответствующего меню;

- перерасчета данных на  заданную дату и др. 

Исходная для решения  задач подсистемы информация создается  на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных  классификаторов (классификаторы профессий  рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).

Информация по конкретному  работнику содержит данные о месте  его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной  подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей  по различным признакам и имеют  вид отчетов, списков, справок, аналитических  разработок, расчетов и т.п., что позволяет  осуществлять непрерывность кадрового  планирования, обеспечивает многовариантность  и многофакторность расчетов.

Для эффективной работы системы  управления персоналом важно создать  на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между  всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Практика зарубежных стран  свидетельствует о возможности  подсоединения предприятий к  межотраслевым и общегосударственным  локальным сетям, что позволяет  иметь более полную информацию о  рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых  мест работы, специализации, квалификации и т.п.

Разработка и внедрение  АСУ «Кадры» должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:

- персональный учет кадров;

- составление отчетности  по кадрам;

- анализ качественного  состава и движения кадров;

- выдача по запросам  требуемой информации;

- подготовка и повышение  квалификации кадров.

Здесь целесообразна реализация модульного принципа построения системы, что позволяет адаптировать систему  для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции. Так, один из вариантов построения информационной системы по кадрам  включает пять модулей³:

1) «Штаты»: формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;

2) «Приказы»: подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;

3) «Кадры»: формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;

4) «Справки»: поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;

5) «Статистика»: подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени.

На последующих этапах развития системы решаются задачи:

- аттестации кадров;

- подбора и расстановки  кадров;

- планирования потребности  и расстановки специалистов и  др.

Основными путями повышения  качества информационного обеспечения  управления персоналом предприятия, как  показывает анализ его современного состояния, являются:

1. дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;
2. повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;
3. существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);
4. обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;
5. повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые  на различных иерархических уровнях  системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию  управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.⁴

Таким образом, информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть:

• комплексной – отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
• оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
• систематичной – требуемая информация должна поступать постоянно;
• достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение  службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение  компании должно соответствовать следующим  организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность  обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОТДЕЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРСОНАЛА КФ ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ»

2.1. ИССЛЕДОВАНИЕ ОТДЕЛА  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ КФ  ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ» НА ПРЕДМЕТ  СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Управление как совокупность целенаправленных действий реализуется  в соответствии с целью функционирования экономического объекта, принципами принятия решений в конкретных ситуациях. Но поведение реальных социально-экономических  систем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые  упорядочиваются по их важности и  учитываются в соответствии с  заданным приоритетом.

Применение технических  средств для получения информации в ходе наблюдения за деятельностью  объекта, сбора данных, их регистрации, передачи по каналам связи потребовало  дальнейшего углубленного изучения информационных процессов. Информатика  устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает  методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.

Автоматизация в общем  виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который  позволяет снизить степень участия  или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении  той или иной функции производственного  процесса, процесса управления. Таким  образом, АИС можно рассматривать  как человеко-машинную систему с  автоматизированной технологией получения  результатной информации, необходимой  для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности⁵.

Для исследования отдела профессионального  развития персонала в организации  КФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей автоматизированной информационной системы рассмотрим организационную структуру отдела (рисунок 1, приложение 2).

Отдел является подразделением аппарата управления филиала. Структура  и штат отдела определяются штатным  расписанием и утверждаются директором филиала. Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается  от должности приказом директора  филиала. Начальник отдела непосредственно  подчиняется директору филиала.

В структуру отдела входят: начальник отдела, группа психологов, группа кадрового учета, группа специалистов по трудовому законодательству.

Специалист отдела профессионального  развития персонала организует и  осуществляет мероприятия, способствующие подбору и профессиональному  развитию кадров (аттестации, ротации, стажировки, конкурсные отборы и т.д.), в пределах своей компетенции. Разрабатывает  инструктивные и нормативные  документы (положения, инструкции, правила) по профессиональному развитию персонала  в пределах своей компетенции. Проводит анализ причин текучести кадров.

В ходе исследования отдела профессионального развития персонала  в организации КФ «ЦентрТелеком» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие 3 автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

Именно ПЭВМ являются технической  базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

2. Наличие корпоративной вычислительной сети.