Информационные ресурсы в управлении: проблемы организации и управления

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Челябинская государственная  академия культуры и искусств»

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и  музееведения

                                             Курсовая работа

    По курсу «Информационное  обеспечение управления»           «Информационные ресурсы в управлении: проблемы организации и                              управления»

                                                  Выполнил:  студентка 4 курса, гр.804

        О.  В. Бойко

                                   Проверил: О. В. Кувшинова                            

                                          ЧЕЛЯБИНСК 2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1. Управление как система…………………………………………………5

1.1 Управленческая деятельность. Ее сущность………………………………...5

1.2 Информационные ресурсы …………………………………………………...7

Глава 2. Информационные ресурсы в управлении……………………………..12

2.1  Информационные ресурсы как ресурсы управления………………………12

2.2 Роль информационного ресурса в управлении……………………………..13

Заключение……………………………………………………………...…………17

Список используемых источников и литературы………………………………20

Введение

Информационный подход к  управлению деятельностью организаций - наследие последнего десятилетия  ХХ века. В связи с потребностью общества в информации она стала превращаться в важнейший стратегический ресурс любой производственной и коммерческой деятельности. Быстрое развитие информационных технологий и создание информационного общества привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации. В рыночной экономике независимые, самостоятельные производители товаров и услуг, а также все те, кто обеспечивает непрерывность цикла «наука - техника - производство - сбыт - потребление» не смогут успешно действовать на рынке, не имея информации. Владельцу даже самой маленькой компании нужна информация о других производителях, комплектующих и технологии, о поставщиках сырья,  о возможных потребителях, о положении на всевозможных рынках, о ситуации в деловой жизни, об общей экономической и политической конъюнктуре не только в собственной стране, но и во всем мире, о долгосрочных тенденциях развития экономики и т.п. Исходя из всего вышеперечисленного, тема курсовой работы является актуальной. Ни один руководитель не сможет в своей деятельности обходиться без информации. Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной, как и избыток ненужной информации может направить не в то русло любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время как мало информированные - только в 41%. Информационная деятельность управленца требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Объект исследования данной курсовой работы - управленческая деятельность. Предмет исследования – информация в управлении. Цель курсовой работы – рассмотреть особенности обеспечения  информацией управленческого труда. Для реализации данной цели в данной работе поставлены следующие задачи:

- рассмотреть управленческую  деятельность и ее сущность;

- рассмотреть информационные  ресурсы в общем;

- выявить информационные  ресурсы в управлении;

- исследовать информационную  систему управления;

- проанализировать значение  информационных технологий в  управлении.

Данная курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения и  списка используемых источников и литературы.

Глава 1.Управление как система

1.1 Управленческая  деятельность. Ее сущность

Управленческая деятельность – это философское понятие, которое  практикуется как форма активного  отношения к окружающему миру, направленная на целесообразное его  познание, изменение и преобразование согласованными усилиями многих людей, а так же интеграцией всех необходимых  средств для достижения целей. Конкретное выражение данной деятельности занятыми ею профессиональными специалистами  и рядовыми работниками называется управленческим трудом. В той или  иной мере в него включается каждый человек (5,c.55). Элементами управленческого труда являются предметы, средства, сам трудовой процесс. Его отличие от предметно-практических видов деятельности состоит в том, что он направлен на сбор, анализ и преобразование информации. Поэтому управленческий труд близок труду ученого, хотя отличается от него по объекту и средствам. Вместе с тем, управление является одним из наиболее сложных видов творческой деятельности. Оно опирается на теорию, но теорию особого рода: не о том, что надо делать, не на свод рецептов, а о том, как применить законы, как ставить вопросы, как находить проблемы, как создавать программы работ. В управлении должны органично сочетаться объективное и индивидуальное, обоснованное знаниями закономерностей с творчеством.

Современный менеджмент представляет собой особый тип гибкой организационной  системы управления коммерческими  организациями и негосударственными предприятиями, связанными с условиями  и особенностями рыночной экономики. Он рассматривается как особая динамическая организация управления, необходимая  экономически самостоятельному хозяйственному субъекту в рыночной экономике, и  представляет собой гибкую систему  предприимчивого и инновационного руководства, способного чутко реагировать  на конъюнктуру рынка, условия конкуренции  и своевременно перестраиваться  с учетом требований внешней среды. В силу этого процесс менеджмента  представляет собой сложное социально-экономическое, информационное и организационно-технологическое явление, труд, имеющий дело со сменой состояний, качеств объекта, что предполагает наличие определенных тенденций и этапов. Отсюда он связан с закономерностями и принципами, которые составляют предмет любой науки. Имеются в виду и генезис, и эволюция, и надежда.

Менеджмент включает знания, навыки, умения, приемы, операции, процедуры, алгоритмы воздействия через  мотивацию, т. е. все то, что входит в понятие социальных и человеческих технологий. (1, с.45) Важно отметить, что менеджмент рассматривается и как элемент культуры, системы ценностей и убеждений. Он оказывает определенное влияние на развитие человека и общества, создающего свои ценности и формирующего социально-этические убеждения. Сердцевиной его являются человеческие ресурсы и предпринимательская экономика. Человек в системе менеджмента не только отдает, он формирует свои ожидания и притязания по поводу: содержания, смысла и значимости работы, ее творческого характера и увлекательности; степени независимости, прав и власти на данной работе; степени ответственности и риска; престижности и статуса данной работы; безопасности и условий на работе; признания и вознаграждения хорошей работы; социальной защищенности; гарантий роста и развития; отношений между членами организации и др. Для этой цели в высокоорганизованных фирмах, имеющих высокий класс менеджмента, составляется модель в виде матрицы для каждого работника, в которой отражаются обобщенные ожидания по отношению к организации. (9, с.12)

Организация в свою очередь  ожидает от человека, что он проявит  себя как: специалист в определенной области, обладающий необходимыми знаниями и квалификацией; член организации, способствующий успешному ее функционированию и развитию; исполнитель определенной работы, готовый осуществлять ее качественно; сотрудник, поддерживающий распорядок и соблюдающий нормы поведения. В связи с этим существует проблема стыковки ожиданий организации и  работника. Для этой цели могут использоваться методы моделирования как для выявления причин и факторов возникновения конфликтов, так и для выбора путей и методов их разрешения. (2, с.126) Отдавая дань идее современного менеджмента, обладающего якобы какой-то магической силой, не следует приписывать ему сверхъестественное начало. Сила современного менеджмента, его ядро, заключается, с одной стороны, в том, что он берет свое начало от человека, его потребностей и целей, от превращения знаний, опыта и достижений научно-технического прогресса в производительную силу. С другой стороны, движущая сила современного менеджмента, как видимая, так и невидимая заключается в создании, применении и эффективности информационных технологий, способствующих наращиванию информационного потенциала работников, инициируя тем самым творчество и инновационные процессы в производстве. В условиях открытой рыночной экономики стало также очевидным, что внешняя среда организации сложна, динамична и трудно предсказуема. Именно поэтому в настоящее время выступает задача совершенствования не столько техники, сколько развитие персонала, изменяя установки, ценности, профессиональные знания, умения и навыки, психологию, философию, а, в конечном счете, культуру.(10, с.16)

Таким образом, сделав вывод  из этого пункта,можно сказать, что  управленческая деятельность очень  важна для любой организации, главная задача менеджмента как конкретного вида труда - сделать информацию, знания, опыт и нововведения производительной силой.

1.2. Информационные  ресурсы 

Ресурс — это запас  или источник некоторых средств. Всякое общество, государство, фирма  или частное лицо имеет определенные ресурсы, необходимые для его  жизнедеятельности. Традиционными  видами общественных ресурсов являются материальные ресурсы, сырьевые (природные) ресурсы, энергетические ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы. В дополнение к этому, одним из важнейших видов  ресурсов современного общества являются информационные ресурсы. Со временем значимость информационных ресурсов возрастает; одно из свидетельств этого заключается в том, что они становятся товаром, совокупная стоимость которого на рынке сопоставима со стоимостью традиционных ресурсов.

 Существуют разные  подходы к понятию «информационные  ресурсы».

Юридическая формула, принятая в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  гласит: Информационные ресурсы —  отдельные документы и отдельные  массивы документов, документы и  массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)». Это определение дает юридическое основание для решения  проблемы охраны информационных ресурсов.

Вместе с тем, как и  многие юридические формулы, данное определение сильно сужает понятие, которое большинством людей воспринимается гораздо шире. Здесь нет противоречия, просто не все в жизни можно  измерить точными формулами. На самом  деле, при более широком подходе  к информационным ресурсам уместно  относить все научно-технические  знания, произведения литературы и  искусства, множество иной информации общественно-государственной значимости, зафиксированной в любой форме, на любом носителе информации, включая, разумеется, и те, о которых сказано  в законе.

Информационные ресурсы  общества в настоящее время рассматриваются  как стратегические ресурсы, аналогичные  по значимости ресурсам материальным, сырьевым, энергетическим, трудовым и  финансовым. Однако между информационными  ресурсами и всякими иными  существует одно важнейшее различие: всякий ресурс, кроме информационного, после использования исчезает (сожженное  топливо, израсходованные финансы  и т. п.), а информационный ресурс остается «несжигаемым», им можно пользоваться многократно, он копируется без ограничений.

Любая попытка дать некую  классификацию информационных ресурсов общества оказывается неполной. В  основу классификации можно положить:

 отраслевой принцип  (по виду науки, промышленности, социальной сферы и т. п., к  чему относится информация);

 форму представления  (по виду носителей, степени  формализованности, наличию дополнительного  описания и пр.). Внутри каждого  класса можно проводить дополнительное, более детальное разделение. Например, ресурсы Интернета можно разделять  по их назначению и по формам  представления: сервисная информация, библиографическая информация, материалы  телеконференций, программное обеспечение,  видео и т. д.

В развитых странах огромные информационные ресурсы скрыты в  библиотеках. Доминируют традиционные (бумажные) формы их представления, но все больше библиотечных ресурсов в последние годы переводится  на цифровую (безбумажную) основу.

Архивы скрывают (иногда многовековые) материалы, связанные  с историей и культурой страны. Объемы архивных материалов огромны  и накапливаются зачастую быстрее, чем их удается обрабатывать.

Во всех развитых странах  существуют специализированные системы  научно-технической информации. Они  включают многочисленные специальные  издания, патентные службы и т. д. Информация такого рода часто является дорогостоящим товаром.

Своды законов, кодексы, нормативные  акты, другие виды правовой информации — без этого не может жить ни одно государство.

Свои отраслевые информационные ресурсы имеются у любой социальной, промышленной, аграрной и иной сферы  общества. Огромны информационные ресурсы  оборонной сферы, системы образования  и т. д.

Само понятие информацонных ресурсов сформировалось не так давно, в начале 80-х годов, в ответ на растущую зависимость развитых стран от объемов информации, уровня развития средств ее передачи и обработки.

 Информационные ресурсы могут быть различных видов. Это средства массовой информации, библиотеки, интернет. К примеру, через Интернет могут успешно продаваться следующие информационные ресурсы:

- новостные ленты (on-line-новости). Достаточно широкому кругу менеджеров  компаний различного профиля  необходимо узнавать о происходящих  в мире событиях незамедлительно.  Например, лента финансовых и  политических новостей жизненно  необходима трейдерам для принятия  решений о продажах и покупках  на биржах;

- подписки на электронные  копии периодических изданий.  Некоторые газеты и журналы  выпускают свои полные электронные  копии и предоставляют к ним  доступ;

- доступ к электронным  архивам и базам данных, содержащим  информацию по самым разным  вопросам;

- аналитические отчеты  и исследования;

- собственные аналитические  материалы и прогнозы.

По категории доступа  информационные ресурсы могут быть открытыми (общедоступными) или с  ограниченным доступом. В свою очередь, документированная информация с  ограниченным доступом подразделяется на отнесенную к государственной  тайне и конфиденциальную.

Внедрение сетевых информационных технологий в настоящее время  кардинально меняют работу информационных органов и библиотек. Представление  возможности удалённого доступа  к информационным ресурсам и использование  локальных сетей при работе с  базами данных и другими информационными  ресурсами (электронными изданиями, электронными каталогами и другое), с одной  стороны, создают пользователям  условия самостоятельного поиска информации со своих рабочих мест и, с другой стороны, выводят информационное обслуживание на другой, более высокий уровень. Выростает роль библиотек и информационных органов как справочных и обучающих  информационных центров, которые могут  дать консультацию пользователям не только о наличии первоисточников  в фондах и базах данных, но и  о возможностях самостоятельного поиска информации с применением новых  информационных технологий, систем и  сетей.

Система информационного  обслуживания вышла за рамки локальных  возможностей, когда все ресурсы  концентрируются в одной библиотеке (организации). Однако это никоем образом  не исключает создание и накопление своих информационных ресурсов и  в тоже время ставит задачу рационального  и комплексного использования имеющихся  внешних и внутренних возможностей.

Все используемые информационные ресурсы можно условно распределить:

- по способу предоставления  пользователю (прямой или опосредованный);

- по типу информационного  ресурса (определяется конечной  целью пользователя).

По первому признаку все  информационные ресурсы можно разделить  на две категории:

1. Информационные ресурсы  (базы данных), доступные для коллективного  доступа; 

2. Информационные ресурсы  (базы данных), не доступные для  коллективного пользования.

Из данного пункта становится ясно, что информационные ресурсы- это неотъемлемая часть деятельности любого вида. Информационные ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов — трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее растут, чем больше их расходуют.

Глава 2. Информационные ресурсы в управлении

     2.1 Информационные ресурсы как ресурсы управления                                        

В индустриальном обществе основная борьба ведется за доступ к ресурсу. Попросту говоря, власть принадлежит тому, кто добрался до нефтяной скважины. Чем меньше тех, кто может качать из нее нефть, тем лучше каждому из них. А  если кому-то удается устранить конкурентов  и остаться у "крана" в одиночестве, возникает идеальная для него ситуация: он становится монополистом, именно ему принадлежит власть в  обществе.

В постиндустриальном обществе работают иные механизмы: одним из ключевых источников общественного развития становится теоретическое знание. Власть переходит к тому, кто способен верно улавливать тенденции развития и использовать их в своих целях. А способность эта во многом связана с владением информацией.(5, с.73)

Не менее важна для  постиндустриальных технологий стратегическая инициатива: возможность влиять на глобальные процессы и поворачивать их в нужное русло. Стратегическая инициатива удерживается, в первую очередь, за счет темпа. В корне меняется характер конкуренции: побеждает не тот, кто сделал лучше или дешевле, а тот, кто сделал раньше. Самым дефицитным ресурсом становится время. Вот лишь один пример: "Макинтош" проиграл Россию IBM/PC совсем не потому, что его система была хуже, а потому что позже пришел на российский рынок, упустил время и потерял на данном направлении стратегическую инициативу. Возможно, произошедшее необратимо: "железо" по-прежнему будет обновляться, но на PC и для PC уже так много сделано, что вряд ли массовый российский пользователь и в будущем захочет пересаживаться на "Макинтош". Если только не будет изобретено и предъявлено нечто, перекрывающее по привлекательности неизбежные издержки. Но для этого потребуется значительное технологическое опережение, большой ресурс времени.

Экономистами и философами разработан ряд моделей постиндустриального  общества. Одна из наиболее известных - модель информационного общества. В информационном обществе основным фактором социальной стратификации становится образование и профессионализм, а главным конфликтом в системе производственных отношений - конфликт между знанием и некомпетентностью. Нельзя не упомянуть еще об одном обстоятельстве. Уже сейчас компьютерная техника обладает избыточной мощностью, благодаря чему уровень технического оснащения субъекта информационной деятельности отходит на второй план. На первое место выдвигается идея. Лидером оказывается не тот, у кого лучше станок (так было на индустриальной стадии), а тот, кто лучше придумал. Гуманитарное знание становится производящим.

Сегодня мы вплотную подошли  к новому этапу развития информационных технологий: очевидно, что вскоре роля "технаря" в информационном процессе радикально изменится: из ведущего он превратится в ведомого; основную работу по структурированию информации будет делать профильный специалист. Подчеркиваю, что речь идет уже не просто о создании контента, а именно о структурировании - разработке сценариев  сайтов, структуры, форматов описаний и лингвистического обеспечения информационных систем и т.п. (2, с.97)

Эти перемены не за горами, и  можно попытаться заглянуть в  будущее чуть дальше. По моему убеждению, мы находимся на пороге новой эры. Эры, когда изменится сама природа  гуманитарных профессий (по крайней  мере, в той их части, которая относится  к фактологическому, позитивистскому  знанию): главной работой гуманитария  станет не накопление и хранение информации, а управление информационными потоками. Важнейшую роль в этом процессе предстоит сыграть информационным ресурсам.

2.2 Роль информационного ресурса в управлении

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах  не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или  цифровым портретом.

Роль информационного  ресурса в управлении промышленной организацией состоит не только в  информационной поддержке управленческого  анализа, но и в новых возможностях управления. Поэтому одной из важнейших  управленческих задач организации  становится создание достаточного и  рационально организованного потока информации. Управление деятельностью  организации предполагает принятие решений в соответствии со многими  факторами внутренней и внешней  микро- и макросреды. На результативность принимаемых решений влияет качество информационного ресурса в виде создания и использования собственного и внешнего информационного поля. (4)

Собственное информационное поле целиком зависит от позиции  самой организации к информационному  ресурсу, так как формируется  за счет внутренних источников. Что  касается внешнего информационного  поля, то задача его формирования и  использования сопряжена с преодолением частичности, недостоверности, противоречивости, разнородности, недостаточности или  избыточности информации, поступающей  из разных источников и добываемой разными способами. Для повышения  качества информационного ресурса  создается информационная стратегия, отвечающая финансовым и организационным  возможностям организации и возможностям персонала, в которой предусматривается: выбор наиболее достоверных источников, организация информационных потоков, разработка технологии сбора, передачи, переработки, хранения информации и  обеспечение ее безопасности. Поэтому  в первую очередь проведение управленческого  анализа в организации зависит  от системы используемой экономической  информации. (8, с.356) Современный взгляд на формирование информационных потоков дает основание рассматривать организацию со всеми ее структурными подразделениями как единое информационно-аналитическое поле, совокупность определенным образом организованных информационных потоков со своим «эпицентром». Более актуальной видится важность формирования информации как ресурса бизнеса на современном уровне. Информационным ресурсом в этом случае следует считать конкретные сведения содержательного характера, позволяющие обеспечить решение аналитической задачи. Поскольку в управлении организацией должна присутствовать грамотно образованная информационная политика, способная превращать информацию в доход, то появляются и возможности использования информационного ресурса, которые требуют изменения взгляда и на саму информацию. Так, в стратегии развития организации в русле ее конкурентоустойчивости необходимо иметь информационную составляющую, включающую: информацию о потребителе, в том числе способность потребить продукт, платежеспособность, сезонность потребления, потребительские предпочтения;    информацию о рыночном сегменте, в котором присутствует или куда желает войти организация и реализовать там возможности своего конкурентоустойчивого присутствия;  сведения о новых рыночных нишах, сулящих доходность организации.(6, с.12)                                                  

   Для промышленных организаций реально и целесообразно организовать специальную информационную службу совместно с маркетинговой, выделенную в самостоятельный отдел или в виде подразделения в других отделах, занимающихся сбытовой или другой родственной экономической деятельностью.                                                                                                                      Вполне допустимо объединение группы организаций по региональному или территориальному принципу для совместного использования информационной службы на правах собственности, аренды, договорных отношений. Это дает возможность, коллективно используя дорогостоящие информационные, коммуникационные, компьютерные технологии, адаптированные к нуждам и возможностям объединяющихся организаций, максимально использовать обновленный информационный ресурс.                                                                                                                        

Управленческий анализ бизнес-деятельности организации на базе информационных технологий, использование информационного  ресурса позволяют оптимизировать управленческие процессы, снизить затраты  за счет исключения тех направлений  деятельности, которые не приносят доходов. Переход на качественно  новое использование информационного  ресурса дает возможность управления по слабым сигналам об изменениях во внешней  среде организации.                                                                                                           

  В международной практике  разработаны стандартные подходы  к выполнению аналитических функций  управления, основанных на сопоставлении  данных, отраженных в отчетности  организаций. Речь идет, прежде  всего, о материалах бухгалтерской  (финансовой) отчетности, главным ее  преимуществом является открытость  для целей анализа. (7, с.153)                                                           

  С другой стороны,  формировать базу информационного  инструментария, ориентируясь только  на данные внешней (финансовой) и внутренней (управленческой) отчетности  недостаточно, хотя она носит  постоянный характер. Целесообразно  также привлекать данные, получение  которых как бы специально  «спровоцировано» в соответствии  с поставленной целью. Такую  информацию можно назвать инициированной, так как она проявляется перманентно  и востребуется по мере необходимости.  Кроме того, бизнес-среда подразделяется  на внешнюю и внутреннюю, что  необходимо учитывать при формировании  комплексного информационного пространства  в границах инструментария управления.

Управленческий анализ является связующим звеном между информационными  потоками организации и управленческими  решениями. Однако не все потоки являются информационной базой, так как они  могут быть неоднородными по форме  и содержанию. Для того, чтобы  потоки сведений стали сопряженными базовыми элементами, они должны быть подвергнуты предварительной обработке. Иначе говоря, информационные потоки, чтобы стать информационной базой  управленческого анализа, должны быть соответствующим образом преобразованы  и обработаны.(3, с.35)

К основным требованиям, соблюдение которых обязательно при подготовке информации, относятся достоверность, объективность, оперативность, единство, рациональность, качество, соответствие целям и задачам и др. Кроме  того, должны соблюдаться принципы комплексности и системности, поскольку  информационные потоки исходят не только из внешней бизнес-среды, но и из внутренней.

Под информационной базой  понимается совокупность сведений, включающих достаточный и необходимый объем  информации обо всех существенных направлениях деятельности организации для проведения процедур управленческого анализа  и принятия на его основе обоснованных управленческих решений.

Информационная база управленческого  анализа формируется под влиянием объективных факторов, среди которых  определенное место занимает концептуальная (методологическая и методическая) компетентность субъекта анализа (аналитик), а также техническое и организационное  сопровождение информационных потоков. (1, с.78)

Таким образом, сбор, оценка и подготовка информации — один из первых (главных) этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а следовательно, и обоснованность принимаемых управленческих решений.

Заключение

Информационное обеспечение  для управленческого труда играет существенную роль. Рыночная экономика  сегодня диктует свои правила, по которым должна жить и работать любая  организация, предприятие, учреждение. Одним из этих правил является способность  к принятию быстроменяющейся информации. Любая организация только тогда хороша, когда у нее имеется хорошая информационная система. Если потребности в информации не понимаются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут удовлетворены. Много людей в организации работают над тем, как удовлетворить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет им делать свое дело более эффективно.