ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ

ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

( Н И У « Б  е л Г У »  ) 
 

ИСТОРИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ 
 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 
 
 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  РЕСУРСЫ ИНТЕРНЕТ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

Курсовая  работа

студентки дневного отделения 3 курса группы 070803

Рыжовой Татьяны Викторовны 
 
 
 
 

Научный руководитель:

к.ф.н., старший  преподаватель

Геращенко М.Б. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БЕЛГОРОД  2011 

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность курсовой работы определяется тем, что изменение человеком окружающего мира влечет развитие информационного пространства. На каждом этапе этого развития неизбежно накапливается информация первого порядка - опыт деятельности человека и информация второго порядка - сведения об опыте обработки и переработки информации.

     В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся  в процессе развития. Информация – это сведения, независимо от формы их представления, усваиваемые субъектом в форме знаний. Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. (Примеры информационных систем - библиотеки, архивы, фильмотеки, базы данных, Internet.) Информационные ресурсы – это отдельные документы, массивы документов, которые входят в состав информационных систем.

      Внедрение всемирной компьютерной сети Internet, изменило нашу повседневную жизнь и работу до неузнаваемости. В тенденциях развития современного общества выделяют определяющих фактор, такой как возникновение и развитие сети Internet.

      Перед секретарем-референтом всегда стоит  задача быть в курсе последних  изменений в законодательстве. Поэтому  стоит сделать закладки и периодически посещать сайты, посвященные правовому обеспечению, это Консультант Плюс, Гарант, Кодекс, Референт и др. В небольших организациях секретарю приходится выполнять различные поручения руководителя. Например, если в фирме нет службы кадров, то руководитель может возложить на секретаря работу по размещению информации о вакансии и подбору кандидатов на ту или иную должность, необходимо лишь зайти на сайт и заполнить соответствующий бланк.

      Таким образом, использование Internet – ресурсов в работе секретаря играет огромное значение. Для секретаря компьютер и Internet в настоящее время стали незаменимыми инструментами в выполнении широкого круга обязанностей. Массовое распространение компьютерных технологий позволило облегчить труд работников службы ДОУ, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

     Степень изученности. Информационные ресурсы Интернет в области ДОУ представляет собой огромный научно-исторический интерес, вследствие этого, можно провести следующий библиографический анализ. В работе М. Домникова изложена суть профессии секретаря и принцип, его успешной карьеры¹.  Д. Комер, изложил в своем исследовании различные принципы функционирования Интернет².  Т.В. Кузнецова проанализировала делопроизводство на компьютере³. 

     О.А. Ефимова, С.Л. Кузнецов, Г.А. Серова рассмотрели  Internet – технологии в делопроизводстве, дали характеристику Internet для секретаря⁴. М.И. Басаков, М. Домникова, Л.В. Санкина, И.К. Корнеева, К. Тейлор, И.В. Самыкина описали делопроизводство, привели примеры образцов документов, рассмотрели организацию и технологию работы секретаря⁵.

     М.И. Бройдо, М.Ю. Гук, В.Г. Олифер, Г. Хелд  в своих работах описали офисную технику для секретаря, дали характеристику аппаратным интерфейсам ПК, рссмотрели технологию передачи данных в сети⁶. Г.И. Гольдгамер, А.В. Константинов, Б.  Кристальный, В.Н. Михайловский, К.В. Тараканова, Т.А.Пасько описали в своих трудах научно-информационную деятельность и информатику как науку об информационных технологиях человеческой деятельности⁷.

     Объектом исследовательской работы является информационные ресурсы Интернет, предметом – значение информационных ресурсов в области ДОУ.

     Целью данной работы является формирование целостного представления об информационных ресурсах Интернет в области ДОУ. Достижение этой цели зависит от решения следующих задач:

     1) рассмотреть понятия информационные ресурсы и информация;

     2) изучить основные понятия для пользователей сетью Internet;

     3) охарактеризовать Internet – сайты для пользователя сетью Internet;

     4) выявить значимость справочно-правовой системы Гарант.

     Методологической  базой при исследовании данной темы различные общенаучные методы исследования: сравнительный анализ, частнонаучные методы - информационный, правовой и др.

     Практическая  направленность. Результаты, полученные в ходе выполненной работы, могут стать основой для выработки мер направленных на совершенствование Internet-среды для секретаря. После соответствующего анализа информации об  Internet – технологиях можно выявить недостатки для совершенствования работы в Internet - среде.

     Структурно  курсовая работа состоит из введения и двух разделов, заключения и библиографического списка. В первом разделе рассмотрена роль информационных ресурсов в документоведении. Во втором разделе курсовой работы проанализировано использование информационных ресурсов Интернет в работе секретаря 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ

1.1.Информационные ресурсы

     Постепенно  потребность в информации вышла  за границы личного общения - обобщенный опыт начал накапливаться и фиксироваться  при помощи все более совершенных средств. Как речь, так и письменность - это весьма значимые для развития человеческого общества информационные технологии. Все новые технологии поддерживают производство и передачу информации, обеспечивая развитие информационных потребностей и множество информационных ресурсов. Далее объем общественно значимой информации превысил информационные возможности одного отдельного человека, таким образом, информационная технология стала нуждаться в изобретении все новых и новых средств обеспечения информационной деятельности - так на основе письменности возникло книгопечатание. В результате каждого революционного изобретения с новой силой развивается процесс информатизации. Такие информационные технологии, как письменная речь и книгопечатание позволили человеку подняться на соответствующий культурный уровень.

     Информация  – это сведения, независимо от формы  их представления, усваиваемые субъектом  в форме знаний⁸.

     Информационная  система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. (Примеры информационных систем - библиотеки, архивы, фильмотеки, базы данных, Internet)⁹.

     Информационные  ресурсы – это отдельные документы, массивы документов, которые входят в состав информационных систем¹⁰.

     Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов и информационных технологий¹¹.

     Информационные ресурс - материальный носитель информации (бумажный, магнитный или иной) с зафиксированной на нем информацией, в том числе входящий в информационную систему (библиотеку, архив, фонд, базу данных и другие)¹².

     Информация (от лат. informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С середине 20 века  информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке.

     Информация  – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления¹³.

     Существует 2 подхода к сущности информации:

     - атрибутивный – информация рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объектов;

     - функциональных – информация в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.

     Информация состоит из данных, которые приобретают характер информации, когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот информации в системе управления, движение информации от объекта к субъекту и наоборот.

     Характеристики информация:

      - постоянная и переменная;

      - первичная и производная;

      - системная (унифицированная) и несистемная;

      - по форме отображения: визуальная, аудио, видео, в электронном виде;

     - входящая и исходящая;

     - ретроспективная и оперативная¹⁴.

     В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку  информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.

     Большинство организаций представляют собой  открытые системы, каждая имеет внешнюю  и внутреннюю среду. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен информацией, тогда внешняя среда = внешней информационная среда. Она делится на:

     - среду прямого информационного  воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы государственной власти, потребители, конкуренты;

     - среду косвенного информационного  воздействия. Ее факторы влияния: технологии, состояние экономики, социокультурные, политическое состояние, международное окружение, региональные и национальные факторы, экологические факторы¹⁵.

     Информационная  среда организации – то, на основе чего, создается информационная инфраструктура организации. Информационная среда представляет собой совокупность источников информации, оказывающие воздействие на систему в целом. Информационная инфраструктура организации – это система жизнеобеспечения организации, она обеспечивает все элементы системы соответствующей информацией. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Еще две составляющие – информационная технология и информационный персонал. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации. Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. 

     Информационные ресурсы в современном обществе играют не меньшую, а нередко и большую pоль, чем pесуpсы материальные. Знания, кому, когда и где продать товар, может цениться не меньше, чем собственно товар. В связи с этим большая роль отводиться и способам обработки информации. Появляются всё более и более совершенные компьютеры, новые, удобные программы, современные способы хранения, передачи и защиты информации¹⁶. С позиций рынка информация давно уже стала товаром, и это обстоятельство требует интенсивного развития практики, промышленности и теории компьютеризации общества. Компьютер как инфоpмационная среда не только позволил совершить качественный скачек в организации пpомышленности, науки и рынка, но он определил новые самоценные области производства: вычислительная техника, телекоммуникации, пpогpаммные продукты. 

     Понятие «информационного ресурса общества» (ИРО) является одним из ключевых понятий социальной информатики. Создание на рубеже 80-х годов принципиально нового понятия - национальные информационные ресурсы - было обусловлено растущей зависимостью промышленно развитых стран от источников информации (технической, экономической, политической, военной), а также от уровня развития и эффективности использования средств передачи и переработки информации¹⁷.

     Понятие информационных ресурсов находится в стадии формирования, трудность его однозначного определения связана с неоднозначностью и сложностью таких понятий как «знания», «информация», «данные» и т.д.

     Современное общество не может существовать в  условиях сенсорного голода - для его  развития и самоорганизации совершенно необходимо всеобъемлющее информационное поле. В процессе разработки информационной стратегии важно учитывать, что при создании информационной среды должно быть образовано диалектическое единство средств информатики и системы социальной информации. Наиболее важным понятием, которое необходимо определить при изучении информационной среды общества является понятие «информационный потенциал общества»¹⁸. Информационный потенциал общества в широком смысле - это накопленный в обществе информационный ресурс. Информационный потенциал общества в узком смысле - это активизированный, введенный в действие информационный ресурс. Информационный потенциал общества - это информационный ресурс общества в единстве со средствами, методами и условиями, позволяющими его активизировать и эффективно использовать.

     Самый крупный информационный ресурс (ИР) России сосредоточен в ВИНИТИ: объем машинного ретрофонда реферативной информации составляет 16 млн. документов. В общем объеме ИР России наибольшую часть составляет научно-техническая информация, но по мере развития рыночных отношений все активнее генерируются и распространяются базы данных коммерческой, деловой, правовой информации. По данным Миннауки РФ ежегодный прирост информационных массивов составляет 11-12%, реализуется лишь 3-4%. Причина - отсутствие хорошо организованного информационного рынка¹⁹. В России насчитывается до 30 тыс. баз данных, содержащих сотни гигабайт информации. Однако, баз данных, доступных для широкого круга пользователей, насчитывается лишь около 3 тыс. Качество баз данных, в частности достоверность содержащейся в них информации, во многом определяется оперативностью их актуализации.

     Таким образом, информация – это сведения, независимо от формы их представления, усваиваемые субъектом в форме знаний, а информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов (информационных продуктов) и информационной инфраструктуры. Существует два подхода к сущности информации атрибутивный и функциональный. Информация состоит из данных, которые приобретают характер информации, когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

1.2.Информационные ресурсы Интернет

     В настоящее время свыше 500 млн. человек  более или менее регулярно  пользуются Интернетом, а через два года их число, по мнению экспертов, превысит 1 млрд., иными словами, более 16% населения Земли²⁰. Разумеется, такая колоссальная аудитория не могла остаться невостребованной — Интернет давно превратился в огромную информационную площадку. Во всем мире, а теперь и у нас в стране, наличие работающего Web-сайта становится признаком стабильной, профессиональной работы фирмы. Интернет давно уже стал не только средством общения, но и полем для серьезной коммерческой деятельности. Практически каждая зарубежная фирма имеет в Сети свое представительство, виртуальный офис. Суммарный оборот компаний, ведущих торговлю в Интернет, достигает миллиардов долларов. В России также все большее число компаний использует Интернет для продвижения своих товаров и услуг. В этом легко убедиться, просмотрев рекламные издания. Рядом с привычными номерами телефонов и факсов все чаще и чаще встречаются адреса электронной почты и Web-сайтов. Скоро отсутствие адреса в Интернет будет затруднять работу так же, как отсутствие факса. Тот, кто займет себе место сейчас, существенно выиграет в будущем. Это оперативность и актуальность. На Web-сайте можно менять информацию несколько раз в день. В Интернет все оперативно: новые товары или услуги, новая скидка или новый поставщик – завтра об этом узнают клиенты. Информация на сайте будет всегда актуальной, самой свежей. Именно это ценят, именно это привлекает в Интернет миллионы пользователей.

     Поскольку Internet - достаточно обширное информационное пространство, то существует вероятность того, что сайт может затеряться на его глобальных просторах среди многочисленных WWW-страниц. Следует соблюдать основной принцип - информация о ресурсе должна быть легкодоступной. Таким образом, чтобы получить максимальный эффект, то необходимо позаботится о том, чтобы пользователь без особых усилий со своей стороны получил достаточно полную информацию о ресурсе. Кроме того, данная информация должна быть достаточно интересной для того, чтобы привлечь внимание читателя и побудить его посетить сайт еще раз. Главная особенность кампании в Интернете состоит в том, что необходимо привлечь внимание к сетевому ресурсу. Основными инструментами в сети на сегодня являются:

     - поисковые машины;

     - каталоги;

     - рейтинги;

     - информационные и тематические сервера;

     - баннеры;

     - списки рассылки;

     - E-mail - маркетинг²¹.

     По  статистике 90% пользователей Internet при  поиске информации задействуют  поисковые машины и каталоги²². Поэтому этот тип ресурсов является одним из самых посещаемых в сети. Таким образом, для того чтобы сайт могли легко найти потенциальные читатели и посетители, необходимо разместить информацию о нем во всех наиболее известных и популярных каталогах и поисковых машинах. Кроме того, особое внимание стоит уделить размещению информации о ресурсе на уже известных и популярных тематических серверах, имеющих свою аудиторию.

       Также в Internet существует так называемый обмен ссылками. (Принцип обмена - размещаете на своем ресурсе ссылку на выбранный Вами ресурс (как правило, сходный по тематике) и взамен на Ваш ресурс также ставят ссылку). Еще одно направление - участие в рейтинге. Многие пользователи достаточно часто работают с рейтингами для поиска нужной информации, поэтому, рейтинг не только даст понять, насколько сайт популярен по сравнению с аналогичными ресурсами данной тематики, но будет и постоянным источником заинтересованных посетителей²³. Естественно, что при выборе рейтинга необходимо учитывать его популярность и посещаемость выбранной Вами категории. Конечно, если ресурс будет находиться на последних позициях рейтинга, то приток посетителей будет невелик.

     И, наконец, баннеры. Баннерная реклама  всем известна и мы видим её практически  на любом сервере. Баннер - это небольшая картинка часто с некоторым завлекательным текстом, нажимая на которую Вы попадаете на рекламируемый ресурс. Существует несколько моментов в использовании баннерной рекламы, которые существенно влияют на её эффективность. Во-первых, многие пользователи сети уже не обращают на них внимания, так как разнообразные картинки порядком всем надоели и часто предпочитают отключать загрузку графики, в целях экономии своего времени. Во-вторых, баннерная реклама дает большой процент случайных «неправильных» посетителей. Во многом это определяется частым несоответствием баннера, рекламируемому ресурсу.

     Кроме того, стоит отметить важность использования  несетевых методов продвижения  сервера - всегда упоминать адрес Internet ресурса в традиционной рекламе.      Пассивные средства рекламы в Internet, к которым можно отнести поисковые  машины и каталоги отличаются тем, что один раз разместив в них информацию о ресурсе, можно больше не беспокоиться об этом. А активные средства - e-mail маркетинг, баннерная реклама напротив требуют регулярных действий.

     Преимущества  использования e-mail рассылок:

     - электронная почта есть практически у всех пользователей сети;

     - дает возможность адресного обращения.

     Соответственно, к различным группам потенциальных  посетителей могут быть направлены рекламные материалы. В Internet существует множество списков рассылок, которые посвящены самым разнообразным тематикам. В некотором смысле, список рассылок - средство вещания для определенной аудитории и часто имеет тысячи подписчиков.

     Прекрасной  возможностью привлечь внимание к Internet ресурсу будет открытие собственного списка рассылки. Суть электронной доски объявлений следует из её названия - это аналог тех реальных досок объявлений, которые можно видеть на улицах города, на автобусных остановках и т.д. Если необходимо дать краткую информацию о сайте, то можно использовать данный вид ресурсов. Особенность досок объявлений - информация хранится ограниченное время. Какое именно, зависит от конкретной доски объявлений и указывается либо на главной странице, либо в процессе публикации. Internet вобрал в себя все важные свойства информационных систем. Отличительной чертой Internet является интерактивность, т.е. возможность немедленно отреагировать на обращение.

     Таким образом, постепенно потребность в информации вышла за границы личного общения - обобщенный опыт начал накапливаться и фиксироваться при помощи все более совершенных средств. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Вся информация объединяется в информационные системы – «организационно упорядоченные совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы». В настоящее время свыше 500 млн. человек более или менее регулярно пользуются Интернетом, а через два года их число, по мнению экспертов, превысит 1 млрд., иными словами, более 16% населения Земли²⁴. По статистике 90% пользователей Internet при поиске информации задействуют поисковые машины и каталоги.

1.3. Основные понятия для пользователя сетью Интернет

     Internet – это обширная, разветвленная  сеть, объединяющая компьютеры, расположенные   в самых отдаленных точках  Земли. Оценить размеры этой  глобальной паутины сетей невозможно. Согласно некоторым источникам Internet охватила более 100   стран и объединила 50 тыс. отдельных сетей. К Internet подключены более пяти млн. компьютеров и зарегистрировано более 30 млн. пользователей. В 1985 г. Internet включала в себя приблизительно 100 сетей. К 1989 г. их число увеличилось до 500. В январе 1990 г. были зарегистрированы 2218 сетей, связанных между собой²⁵. В июне 1991 г. NSFNIT (National Science Foundation Network Information Center – Центр сетевой информации Национального научного фонда США) оценил количество сетей на уровне четырёх тысяч, с тех пор размеры сети увеличились более чем в десять раз. Если экстраполировать эти цифры, исходя из текущей скорости роста, то можно ожидать, что к концу 1999 г. Internet охватит около 180 млн. человек. В настоящее время темпы роста составляют 100% ежегодно. Сопоставьте эти данные с 150-200 млн. персональных компьютеров, установленных во всем мире и нам откроется потрясающая возможность развития сетевых коммуникаций. Домашние компьютеры редко объединяются в сеть. Рост числа абонентов World Wide Web происходит быстрее, чем рост самой Internet. На сегодняшний день доступны около 30 тыс. Web-серверов, а число новых Web-страниц ежемесячно увеличивается на 20%. В дальнейшем темпы роста числа пользователей не собираются снижаться, это справедливо как для коммерческих сетей, так и для провайдеров предоставляющих доступ в режиме shell  (доступ через оболочку UNIX). Нам не надо знать тонкости функционирования TCP/IP. Как увидим далее, работать с пользовательскими программами Internet совсем не трудно.

          Пользователи,  работающие  с   электронными  досками  объявлений  (BBC) и коммерческими диалоговыми  службами, привыкли получать от  своих поставщиков определенный набор услуг. Internet предоставляет их по-своему через протоколы TCP/IP. В сети Internet существует более 200 WAIS - библиотек. Но поскольку информация представляется преимущественно сотрудниками академических организаций на добровольных началах, большая часть материалов относится к области исследований и компьютерных наук²⁶.

     World Wide Web – «всемирная паутина» или www. Гипертекст - текст со вставленными в него словами (командами) разметки, ссылающимися на другие места этого текста, другие документы, картинки и т.д. В WWW по ключевым словам можно попасть в совершенно другой текст из другого документа, войти в какую-нибудь программу, произвести какое-либо действие и т.д. В Internet в контексте WWW можно получать доступ к чему угодно, к telnet, e-mail. В WWW можно ссылаться на данные, на других машинах в любом месте сети, тогда при активации этой ссылки эти данные автоматически передадутся на исходную машину и вы увидите на экране текст, данные, картинку, а если провести в жизнь идею мультимедиа, то и звук услышите, музыку, речь. WWW часто используется в качестве интерфейса к базам данных WAIS.