Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

Информационные ресурсы и

технологии в архивном деле

Тихонов В.И.

«Уничтожить нельзя хранить»?

Методологические и практические аспекты

экспертизы ценности электронных документов

С каждым годом электронные документы все больше превращают-

ся в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информа-

ции. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в сво-

ей работе в той или иной степени используют информационные тех-

нологии. Дополнительный импульс этому процессу придают феде-

ральная целевая программа «Электронная Россия» и аналогичные

программы в субъектах федерации («Электронная Москва», «Элек-

тронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия»,

«Электронное приморье», «Электронный Татарстан» и др.). Следует

ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся

в серьезные источники информации для принятия важнейших реше-

ний на всех уровнях управления. В связи с этим ключевое значение

приобретают проблемы хранения электронных информационных ре-

сурсов и методология организации архивов электронных документов.

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных

правовых актов позволил значительно расширить практику примене-

ния систем электронного делопроизводства и документооборота

Работа законодателей по расширению электронного правового про-

странства не могла не сказаться на росте объема и видового разнооб-

разия используемых в организациях информационных ресурсов.

Можно привести следующую условную классификацию электронных

документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в ор-

ганизациях и на предприятиях всех форм собственности:

16 "Уничтожить нельзя хранить"?…

• Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при

подготовке проектов бумажных документов.

• Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалте-

рии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (ре-

гистрационно-контрольные формы).

• Информационно-справочные системы, в первую очередь пра-

вовые и нормативные, содержащие тиражированную информа-

цию в виде копий законодательных и нормативных правовых

актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и

дайджесты СМИ и т.п.

• Собственно оригинальные электронные документы, в том чис-

ле в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгал-

терские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища

данных по основной деятельности организаций и предприятий

(первичные статистические сведения, данные по мониторингу и

управлению предприятием), разнообразные базы данных по

поддержке работы с договорами; управления торговыми и

складскими помещениями, электронные письма, сообщения

Интернет-СМИ и т.п.

Всё более широкое использование в документообороте приобре-

тают юридически значимые электронные документы, подписанные с

применением ЭЦП. Такие документы уже потеснили некоторые виды

бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и

биржевых операциях, в налоговой отчетности, в таможенных и логи-

стических проводках, в подготовке договоров и распорядительных

документов, в ведении баз данных реестров и регистров всевозмож-

ных объектов.

Набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных доку-

ментов (самых разных документальных систем) в цифровую форму.

Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации,

имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом

стремятся повысить оперативность получения информации. Другие

организации рассматривают конверсию как средство перевода бу-

мажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расхо-

дов. Хотя цели оцифровки зависят от текущих потребностей органи-

зации, чаще всего в ней видят относительно простой и дешевый спо-

соб создания электронной документационной системы – электронного

архива. В самом деле, получив оцифрованный образ официального

документа, можно свободно им оперировать в повседневной управ-

17 Тихонов В.И.

ленческой деятельности. К недостаткам такой документационной сис-

темы следует отнести жесткую схему классификации документов и

ограниченность поискового аппарата (только лишь по реквизитам

документа). Применяемая система ключевых слов часто оказывается

малоэффективной, так как «понятийный аппарат» операторов и поль-

зователей информационной системы может не совпадать.

В связи с этим, все большее распространение получают докумен-

тационные системы (электронные архивы), содержащие электронные

копии официальных документов в текстовых компьютерных форма-

тах. Индексированный текст делает поисковую систему более гибкой

и функциональной. Найденные электронные документы можно, на-

пример, использовать как основу (шаблон, черновик) для создания

нового типового документа.

Создавая полнотекстовые документационные системы, организа-

ции идут разными путями. Одни сначала оцифровывают документы

(чем добиваются визуальной идентичности копии и оригинала), а за-

тем распознают текст с помощью разнообразных программ (напри-

мер, продуктов ABBYY). Другие, напротив, изначально создают

внутренние и исходящие документы в текстовом формате и лишь по-

сле их подписания проводят конверсию (если вообще проводят). Пер-

вый способ чреват ошибками при распознавании, и вследствие этого –

снижением точности поиска. Второй способ дает положительный эф-

фект при жестком разграничении прав пользователей и неукоснитель-

ном соблюдении порядка и процедур документирования, к чему не

всегда стремятся заказчики и разработчики информационных систем.

Наконец, нужно отметить, что оцифровка внутренних и исходящих

документов в некоторых организациях вообще рассматривается как

избыточная процедура. Их полнотекстовые документационные систе-

мы построены таким образом, что визуальная идентичность копии и

оригинала документа достигается либо программными средствами

(например, в информационных системах, построенных в Lotus Notes),

либо преобразованием электронного документа в «архивный» формат

PDF.

Вообще тенденции последних лет показывают, что развитие доку-

ментационных информационных систем как в России, так и за рубе-

жом идет по пути конвергенции указанных подходов. В итоге, элек-

тронный архив многих организации начинает приобретать характер

надсистемы, которая способна оперировать различными структурами

данных: реляционными и документо-ориентированными базами дан-

ных, совокупностями файлов в текстовых, графических, аудио и ви-

18 "Уничтожить нельзя хранить"?…

део форматах, записанными на жесткие диски серверов и внешние

электронные носители.

Следует, однако, учитывать, что электронные документы были и

еще долгое время будут лишь частью документального фонда любой

организации. Вместе с бумажными документами они составляют еди-

ный документальный фонд организации. В большинстве организаций

использование электронных документов до сих пор носит, главным

образом, вспомогательный, справочно-информационный характер:

для оперативного поиска и анализа информации с целью получения

дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные доку-

менты рассматриваются как основные, как имеющие доказательную

силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления

разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, ма-

териальными, производственными, кадровыми и т.п. Архив организа-

ции также следует рассматривать в единстве этих двух способов до-

кументирования информации, а электронный архив – как средство

оперативного получения ретроспективной информации, как совре-

менное воплощение фонда пользования юридически значимыми до-

кументами. Но самое главное заключается во взаимосвязи бумажных

документов, их оцифрованных копий и документов, включенных в

состав баз данных. Эта взаимосвязь поддерживается взаимоувязанной

системой учета документов (бумажных и электронных), принятыми

технологиями индексации, маршрутизации, топографии и контроля

доступа к документам. Утрата такой взаимосвязи чревата потерей

управляемости электронным архивом.

При создании электронного архива не следует забывать о «непри-

ятной» особенности любой документации – год от года увеличиваться

в объемах. Прогноз годовых объемов как количества документов, так

и их размера в гигабайтах помогает грамотно организовать размеще-

ние электронных документов: оперативно исполняемые и более вос-

требованные документы – на быстрых носителях (жестких дисках,

RAID-массивах), архивные документы (при их значительном объеме)

– на внешних носителях (оптических дисках, магнитных лентах).

Наибольшие объемы имеют электронные документы в графиче-

ских форматах – оцифрованные документы. Практика показывает, что

в подавляющем числе организаций документы сканируются и хранят-

ся в формате TIFF. В итоге, кое-где через три-четыре года после нача-

ла оцифровки сталкиваются с исчерпанием серверных ресурсов. У

такого подхода есть два главных объяснения: существующие реко-

мендации по оцифровке и технологические характеристики оборудо-

19 Тихонов В.И.

вания, на котором производится сканирование (только в TIFF). При

этом упускается из виду, что рекомендации по оцифровке разрабаты-

вались до середины 1990-х годов и касаются они, главным образом,

изобразительных документов, что с тех пор развился Интернет и циф-

ровое фото, где стандартом де-факто стал формат JPG – более эконо-

мичный и распространенный и не менее качественный формат. Любой

современный графический браузер имеет конверторы, с помощью

которых можно в автоматическом режиме быстро конвертировать в

JPG накопленные оцифрованные документы. Кроме этого существует

возможность конвертирования электронных образов в столь же рас-

пространенный и не менее «архивный» формат PDF.

Ниже представлена таблица, в которой показан объем одного и то-

го же текстового документа (в 5 листов), сохраненного в разных фор-

матах.

Таблица 1. Объем документа в зависимости от формата

Формат Объем в

Кбайтах

Отношение

к TIFF

TIFF (сканирование 100 dpi, ч/б) 375,2

PDF 113,5 0,30

XML 109,6 0,29

JPG (сканирование 100 dpi, ч/б, сжатие – 20%) 93,6 0,25

MS Word – RTF 35,3 0,09

MS Word 9.0 (*.doc) 29,4 0,08

HTML 21,1 0,06

Текстовый файл (*.txt) 8,4 0,02

Даже в не очень крупной организации годовой документооборот

только организационно-распорядительной документации (приказы,

распоряжения, нормативные документы, протоколы, планы, отчеты,

переписка и т.п.) составляет порядка 20 тыс. документов. Соответст-

венно совокупность их оцифрованных копий в формате TIFF составит

7,5 Гбайт, в более экономичном JPG – 1,9 Гбайт, копий в текстовых

форматах PDF или XML – порядка 2 Гбайт, в RTF или MS Word – по-

рядка 650 Мбайт и, наконец, в простом текстовом формате –

168 Мбайт.

* * *

Итак, электронные документы в нашей стране уже не выглядят

чем-то экзотическим. В «Государственном регистре баз и банков дан-

ных» по состоянию на май 2007 г. зарегистрировано 8013 баз данных,

которыми владеют 1507 организаций разных форм собственности

Однако это не более 10% всех существующих в России информаци-

онных ресурсов такого рода. Для организаций и предприятий элек-

20 "Уничтожить нельзя хранить"?…

тронные документы постепенно превращаются в ценный информаци-

онный ресурс. На повестку дня становится вопрос о принципах орга-

низации архивов электронной документации.

Цель создания любого архива (в том числе «электронного архива»)

– организация повторного использования исполненных документов и

закрытых дел. А вот чтобы иметь такую возможность, необходимо

выполнение нескольких условий:

• выработать долговременную документационную политику, т.е.

определить круг потенциальных пользователей и круг задач,

для решения которых могут потребоваться документы, и в со-

ответствии с этим провести классификацию документов и оце-

нить сроки их хранения;

• производить отбор документов для архивного хранения в соот-

ветствии с выработанной политикой;

• создать эффективную поисково-справочную систему по этим

документам;

• обеспечить сохранность документов в течение всего срока хра-

нения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему

мер, направленных на создание оптимальных условий хранения

документов, на недопущение их порчи и на поддержание их

потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы

они могли служить достоверным свидетельством документиро-

ванных событий, процессов, явлений;

• внедрить такую систему использования документов, при кото-

рой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или

возможность появления документов, которые могут понадобиться их

владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрез-

ка времени. Поэтому установление ценности документов рассматри-

вается как непременное условие и начальная посылка организации

любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомст-

венной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы

ценности документов оказывают определяющее влияние на состав

архивных фондов, а тем самым – на информационный, культурный и

научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методоло-

гическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведе-

нии всегда уделялось пристальное внимание.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны

методологические и практические вопросы проведения экспертизы

21 Тихонов В.И.

ценности традиционных документов. Существует система перечней

документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и ре-

комендации по отбору документов разных видов, определены источ-

ники комплектования государственных, муниципальных и ведомст-

венных архивов, в организациях и государственных архивах действу-

ют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых

входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установ-

ленными сроками хранения документов.

В то же время, можно сказать, что экспертизе ценности электрон-

ных документов (а значит, и их учету) не уделяется практически ни-

какого внимания. Например, из 29 московских органов исполнитель-

ной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004–2006 гг.

и владеющих в общей сложности 257 информационными ресурсами

(базами данных и связанными с ними совокупностями файлов), лишь

в двух органах власти электронные документы оказались включенны-

ми в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений

только лишь двух (!) баз данных. Не лучше обстоит дело и на феде-

ральном уровне: в 2003 г. из 58 ведомств (министерств, служб,

агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы

внесены в номенклатуры дел

. Создается впечатление, что в нашей

стране ценность электронных информационных ресурсов рассматри-

вается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руково-

дителям, рекламных проспектов, буклетов и другого «бумажного спа-

ма», который время от времени поступает в органы государственной

власти, организации и учреждения.

Как же получается, что на создание и развитие информационных

систем государство и субъекты хозяйствования тратят миллионы руб-

лей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникаю-

щих в них информационных ресурсов придается копеечное значение?

Ответить на этот вопрос не просто. Проблема кроется не только в

сложной природе электронных документов, в неразработанности нор-

мативной базы и в организационных пробелах процесса комплектова-

ния

. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы

ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии

отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В

конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экс-

пертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электрон-

ные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик

при оценке значимости документов и формировании Архивного фон-

да РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят пре-

22 "Уничтожить нельзя хранить"?…

одолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурса-

ми, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов

электронной форме.

* * *

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности

в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводи-

лось множество конференций, семинаров, круглых столов, были на-

писаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в

десятках книг и диссертаций

. Общепризнанные и наиболее апроби-

рованные принципы, критерии и методики были включены в методи-

ческие рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с

различными видами документации

В связи с минимальным уровнем информатизации советских уч-

реждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого

века проблемы экспертизы ценности электронных документов (в то

время машиночитаемых документов – МЧД) практически не подни-

мались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производст-

венной и научно-технической сферах

. При этом критерии отбора

МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно не

отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и

научно-технической документации

Между тем, знакомство с историей развития отечественной теории

экспертизы ценности, обращение к ее истокам и научным основаниям

позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный

вопрос: а нужна ли вообще экспертиза ценности электронных доку-

ментов?

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности – это про-

блемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал

практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтоже-

нию). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на

хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой

группы ведущих архивистов страны для решения назревших методо-

логических и методических проблем и разработки «Правил эксперти-

зы научной и практической ценности документальных материалов в

государственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков

и практиков архивного дела побудительной причиной активизации

научной мысли по выработке критериев ценности документов стал

нарастающий год от года «бумажный поток», который захлестнул

советские учреждения и организации и который грозил «затопить»

государственные архивы. Ограниченность «архивной полки» – вот тот

23 Тихонов В.И.

ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: «все

документы вечно хранить невозможно!»

Один из наиболее авторитетных теоретиков отечественного архи-

воведения В.Н. Автократов в своих работах приводил следующие

цифры, характерные для 70–80-х годов прошлого века: в СССР еже-

годно создавалось примерно 1 млрд. дел, что было в 5 раз больше, чем

хранилось во всех государственных архивах

. Соответственно, для

того, чтобы постоянно хранить такую массу архивных дел, понадоби-

лось бы ежегодно вводить в строй миллионы квадратных метров пло-

щадей архивохранилищ, стоимостью в десятки миллиардов еще со-

ветских рублей. А это значит, что добрая половина строительной ин-

дустрии должна была бы работать только лишь на архивную отрасль.

И все это без учета затрат на содержание вновь вводимых хранилищ,

что тоже "влетело бы в копеечку".

Дополнительные сложности вносит необходимость упорядочения

и научно-технической обработки документов перед их приемом на

хранение. Чтобы иметь возможность эффективного поиска и исполь-

зования архивных документов, они предварительно должны быть сис-

тематизированы, сгруппированы в дела и архивные фонды, описаны и

внесены в описи, т.е. включены в систему научно-справочного аппа-

рата архива. При комплексной норме НТО документов (6 дел в день)

обработка указанного миллиарда дел заняла бы 172,6 млн. челове-

ко/дней или потребовала бы привлечения к этой работе 750 тыс. про-

фессиональных архивистов в год. Такой армии архивистов в стране

просто не было: в середине 1970-х гг. во всех государственных и ве-

домственных архивах работало 120 тыс. человек

. Восполнить не-

достаток в 630 тыс. специалистов ни тогда, ни сейчас просто не ре-

ально, вузовской системе на это потребуются десятки лет.

К финансовым и кадровым проблемам стоит прибавить проблему

эвристического поиска, осуществляемого пользователями архивной

информации. Миллиарды архивных дел предполагают наличие мил-

лионов архивных описей и тысяч других архивных справочников

(указателей, каталогов, путеводителей и т.д.). Ознакомление только

лишь с научно-справочным аппаратом может поглотить существен-

ную часть времени, которое исследователь мог бы посвятить более

творческим занятиям. Подобный расчет позволил теоретикам архиво-

ведения заявить не только о невозможности, но и о ненужности по-

стоянного хранения всей возникающей массы документов

. Экспер-

тиза ценности при таком подходе должна была сосредоточиться на

поиске «золотой середины» в достижении максимальной полноты

24 "Уничтожить нельзя хранить"?…

сохраняемой ретроспективной информации при минимальном объеме

документов, поступающих в государственные архивы.

А что же документы, возникающие в электронной среде? Так ли

уж невозможно постоянное хранить все подобные документы?

Безусловно, «поток» электронных документов также увеличивает-

ся из года в год. Увеличивается как количество самих документов

(файлов, записей баз данных и т.п.), так и их совокупный объем в ме-

габайтах (гигабайтах, терабайтах и т.д.). Трудно даже приблизительно

оценить объемы электронной документации, накопленной на сего-

дняшний день в органах власти, учреждениях и организациях. Однако

важны не столько абсолютные цифры, сколько относительные: темпы

прироста объемов в год, еще лучше – в пятилетие. Пять лет – это

именно тот срок, за который, как правило, происходит обновление

(модернизация) информационной системы, как ее программной, так и

аппаратной части, в том числе расширение дискового пространства. В

такой ситуации весь объем накопленных за предыдущую пятилетку

электронных документов занимает не более 10–15% текущих возмож-

ностей информационной системы. Подобная картина вызвана неук-

лонным снижением стоимости хранения 1 мегабайта данных

. К

дисковым накопителям и другим видам электронных носителей также

применим легендарный закон Мура: емкость носителей увеличивается

двое каждые полтора года при сохранении их физического размера и

цены. Если в 1997 г. верхом мечтаний был жесткий диск емкостью

4 Гбайта, компакт-диск в 600 Мбайт и магнитный Zip-диск в

100 Мбайт, если в 2002 г. хотелось иметь жесткий диск в 40 Гбайт,

DVD-диск в 4,7 Гбайт и флэш-память в 254 Мбайт, то в 2007 г. никого

особенно не удивишь жестким диском в 300 Гбайт, Blu-ray Disc

25 Гбайт и флэш-памятью в 4 Гбайта. При этом наблюдается еще одна

тенденция: в большинстве организаций темпы прироста дискового

пространства растут опережающими темпами по сравнению с темпа-

ми роста объемов данных. Именно поэтому при проведении обследо-

ваний информационных систем и ресурсов, которые ЦАДЭНМ про-

водил в органах власти и организациях Москвы, наиболее часто зву-

чал такой ответ: «Экспертизу ценности электронных документов не

проводим; хранили, храним и будем хранить абсолютно всё, т.к. для

этого есть необходимые условия».

Таким образом, в организациях «проблема архивной полки» в от-

ношении электронных документов не существует и вряд ли когда-

либо появится. Более того, наблюдается отчетливое практическое

стремление к стопроцентному сохранению всех возникающих элек-

25 Тихонов В.И.

тронных информационных ресурсов. Если даже взять все тот же мил-

лиард дел (или 100 млн. документов), которые по-прежнему каждый

год возникают в нашей стране, и перевести это в электронных вид

(например, в формат MS Word), то получим 3000 терабайт хранимой

информации. Для размещения серверов с таким хранилищем данных

понадобится комната площадью чуть больше баскетбольной площад-

ки. Стоимость всей системы хранения составит не более 60 млн. руб-

лей (10 тыс. жестких дисков по 300 Гбайт стоимостью по 4500 руб.

плюс стоимость аппаратного и программного обеспечения). Как ви-

дим, сумма получается значительная, но по сравнению с хранением

бумажных документов эти затраты оказываются в сотни тысяч раз

меньше.

Впрочем, стоимость электронных носителей, системы хранения и

их текущего обслуживания – лишь часть финансовых затрат, необхо-

димых для обеспечения сохранности информационных ресурсов

постоянного срока хранения. Главная задача обеспечения

сохранности – поддержание технического состояния электронных

документов, т.е. возможности их воспроизведения в форме, доступной

для восприятия человеком. В настоящее время основным способом

подобной технической поддержки является своевременная миграция

информационных ресурсов из устаревшей программной среды

(форматов) в современную, причем, по возможности, в

межплатформенную. На сегодняшний день таким межплатформенным

(читай «архивным») форматом считается XML.

Миграция электронных документов, особенно баз данных, пока

что остается делом сложным и дорогим. Она требует специальных

Информационные ресурсы и технологии в архивном деле 📙 Курсовая → 🆔 93030