Информационные свойства унифицированных документов

Оглавление

Введение                                                        3

1.      Общее понятие о документе                                                        5

2.      Общее понятие об информации                                                        11

3.      Информационные свойства управленческих документов                                                        13

4.      Информационные свойства правовых документов                                                        15

5.      Информационные свойства учетных документов                                                        17

6.      Информационные свойства культурно-исторических документов                                          19

7.      Информационные свойства унифицированных документов                                                        21

8.      Заключение                                                        24

9.      Список использованной литературы                                                        25

Введение

Важнейшей стороной деятельности любого учреждения, организации, предприятия является документационное обеспечение. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной значимой информации. Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Наше общество становится открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. В результате законотворческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства — главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что в различных сферах управления используются информационные свойства документов. Поэтому, такие документы позволяют сэкономить время работы с ними, облегчают работу с клиентами (правовые свойства документов), позволяют отразить все необходимые вопросы, дают возможность использовать необходимую информацию в разное время.

Целью работы является изучение информационных свойств документов в зависимости от их функций, целевого назначения.

Задачей работы является - отобразить информационные свойства документов, раскрыть сущность каждых свойств.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

При написании курсовой работы были использованы такие источники, как: ГОСТы, Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: 2001 Научная книга, Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. Книга. М.:1996, Словарь Архивных терминов и пр.

Данная курсовая работа состоит из 7 глав, в них рассматривается:

В 1-й главе раскрывается понятие о документе;

Во 2-й главе раскрывается понятие об информации:

В 3-й главе раскрываются информационные свойства управленческих документов;

В 4-й главе раскрываются информационные свойства правовых документов;

В 5-й главе раскрываются информационные свойства учетных документов;

В 6-й главе раскрываются информационные свойства культурно-исторических документов;

В 7-й главе раскрываются информационные свойства унифицированных документов.

1. Общее понятие о документе

Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Носителем информации является документ. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты - материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме. Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм - все это суть документы. Их объединяет цель - сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить возможность использовать ее по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач. От объективности информации, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависти от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика - документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной

действительности и мыслительной деятельности человека.[1]

Теоретическое исследование любого социального явления, в том числе и документа, можно проводить в различных аспектах. Прежде всего следует выявить его смысловое наполнение, рассмотреть его как реальность, установить его объем.

С развитием научно-технической информации, вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие «документ» наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию - книги, журналы, брошюры и т.д.

Образование понятия вместе с выделением объекта и предмета является исходным положением всякого исследования. Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике. Известно, что среди исследователей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.

В основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Понятие «документ» имеет свою историю. Буквально в переводе с латинского (от doceo - учить, извещать) документ означает поучение, свидетельство, доказательство, пример. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение». В известном Толковом словаре В.И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство». Ф.Ф. Павленков в своем Энциклопедическом словаре рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу. Согласно его определению документы это:

1. «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (прав имущественных, прав состояния, прав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства);

2. вообще всякое письменное доказательство».

Понятие «документ» также оговаривается в:

ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» (от 22.10.2004 № 125 - ФЗ)

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.[2]

Словарь Архивных Терминов

Документ - результат отображения человеком фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и своей мыслительной деятельности посредством буквенного или какого-либо другого типа письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и др. на различном материале, специально для этого изготовленном пергаменте, папирусе, бумаге, фотопленке и др.[3]

Словарь Архивной терминологии социалистических стран

Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе.[4]

ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения»

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобретательную и (или) звуковую информацию, воспроизведения которой требует применения соответствующего оборудования. (Документ может также содержать текстовую информацию).[5]

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[6]

ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.[7]

ГОСТ 16487-83 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документ - материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.[8]

К 1920-м годам это содержание распространилось на все важные свидетельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийно-правительственный документ и т.д.).

Приведенные выше определения документа по сути сводят объем понятия к его материальному носителю (бумага) и способу документирования (письменный источник). Вторая половина XX в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения термина предстали устаревшими, архаичными. Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распространения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ».

В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

Как носитель информации он выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

На 1 симпозиуме по документалистике в 1969 году была сделана попытка сформулировать более четкое определение термина «документ» — как любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке, любым способом для последующего обращения в информационных системах. Названные в определении признаки позволяют отграничить документ от природной, хаотической информации, недокументальной устной информации. Признак включения его в информационные системы выводит из числа документов предметы материальной культуры (приборы, механизмы, архитектурные сооружения), а также мозг человека.

Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарате управления функцией. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены

Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологический словарь «Библиотечное дело» широкое определение документа конкретизирует таким образом: «В библиотечно-библиографической практике под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации».

Еще одно явление документа - формат.

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Эти форматы обязательны для управленческой документации и сегодня.

Документы оформляются главным образом на бумаге формате А4 (210*297) и А5 (148*210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297*420).

Подводя итоги, можно отметить как менялся документ: его функции, потребности в сохранности и хранении. Не менее важно отметить, что документ приобрел формат (ныне А4).

Как уже известно, нет единого мнения о толковании «документ». В различных областях деятельности «документ» определяется по разному (например: историки, юристы, кибернетик-документалист - все они дают разное понятие). Но наверно более точное понятие определено в дисциплине - документоведение. Таким образом можно сделать вывод, что «документ» - многогранное понятие (т.е. понимается по разному), но прежде всего носитель информации. Тем самым несет в себе информационную функцию и из нее можно выделить какие-либо свойства отражающие документ.

2. Общее понятие об информации

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информа­ционному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов.

Важнейшими свойствами управленческой и экономической информации являются:

•  достоверность и полнота;

•  ценность и актуальность;

•  ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация — продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

большие объемы;

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

многообразие ее источников и потребителей;

значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

•  реквизиты;

•  показатели;

•  документы.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию. Именно документы и их информационные свойства являются объектом дальнейшего рассмотрения.

Подводя итого по данному разделу можно отметить, что процессы информации все больше и больше начинают развиваться. Увеличиваются объемы информации, ресурсы и т.д. Информация разнообразна и поэтому (как и документ) используется в различных сферах человеческой деятельности. Очень важно отображать информацию (какой либо информационный объект) в полном объеме. Отражение свойств информации во многом зависит от того, в какой сфере ее используют. Тем самым можно много говорить какие функции несет в себе информация, но на мой взгляд самое главное свойство - ценность. Ведь если информацию не передавать и не воспринимать, а потом сохранять, то я думаю, что она будет являться мало значимой.

3. Информационные свойства управленческих документов

В управленческой деятельности документ выполняет особые функции, от которых зависят его свойства. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений. Они могут свидетельствовать об исполнении решений, служить источником обобщений. В этой ипостаси документ выступает как инструмент управленческого труда. Это наиболее значительный массив документации.

Из многообразных средств управления — организационных, экономических, социально-психологических — только организационные в полной мере материализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Особенно наглядно это выявляется в критических ситуациях, возникающих, например, на атомных электростанциях и иных подобных объектах.

Требование оперативности дополняется требованием качества, то есть оптимальности решений и других управляющих воздействий, фиксируемых документом.

Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Уровень обработки определяется иерархией функций аппарата управления. На первом уровне производится сбор первичных данных, то есть информации о фактическом положении дел. На втором уровне первичные данные подвергаются группировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, отчетах. На третьем уровне выделяется информация, необходимая для принятия решения. Она фиксируется в документах, содержащих анализ и оценку, как положения дел, так и различных управляющих воздействий. На более высоких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Окончательное решение принимается руководителем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управления — регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется главным образом на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее "вверх", то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.

Обычно исследователи классифицируют управленческие документы в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.).

Документы, будучи тесно связанными со всеми формами управленческой деятельности, используются управленческим аппаратом в качестве способа и средства исполнения возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, поскольку оно служит средством укрепления законности, контроля исполнения решений.

Управленческие документы отражают в специфической форме стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли — как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.

На мой взгляд, в управлении информационные свойства документов, являются источником информации и дают возможность оперативно решать вопросы в той или иной сфере деятельности.