Федеральное государственное  образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинская  государственная  академия культуры и  искусств»

Институт  документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и  музееведения

Кафедра документоведения и музееведения 
 
 

Курсовая  работа

по курсу  «Документоведение» 
 

Информационные  свойства документа 
 
 

     УСТЬ-КАТАВ 2010

     ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 

     Документ  — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

     Документ  представляет собой систему —  множество закономерно связанных  друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих  необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

     Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

     Изучение  документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

     При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

     В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино.

     Цель  данной курсовой работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа.

      Глава 1. Характеристика документа как системного объекта

     1.1. Свойства документа

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств).

     Наиболее  существенные из них следующие:

     1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

     Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

     Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления  и передачи информации). Тезис о  двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным: признаком документа.

     2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях.

     3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

     Всякий  документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным  расположением его элементов и подсистем.

      Глава 2. Структура документа

     2.1. Общая характеристика структуры

     Функциональность  документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая  обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

     Определенную  структуру имеют как отдельные  элементы документа, так и документ в целом. Обложка книги — это  сложное художественное целое; типографское оформление книги — тоже едино: его  образуют специально подобранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармонирующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

     Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

     По  своей структуре документ может  быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное  сообщение (произведение), целостность  которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

     Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

     Существует  деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

     Монодокумент  содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т.п.).

     Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Так, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т.п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. Таким образом, структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т.п., т.е. идентифицировать каждый тип и вид документа.

     2.2. Внутренняя структура документа

     Оформление  документа — это придание ему  законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

     Внутренняя  структура документа — это  его внутреннее строение, набор взаимосвязанных  элементов и частей, позволяющих  более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.

     Состав  внутренних структурных элементов  и частей во многом определяется видом  документа. Наиболее четко внутренняя структура видна на примере изданий — книг, журналов, газет и т.п.

     Издание должно включать расположенные в  определенной последовательности следующие  элементы и части:

     ¨ элементы издания, на которых помещают выходные сведения;

     ¨ содержание;

     ¨ предисловие (введение);

     ¨ вступительную статью;

     ¨ основную часть (основной текст);

     ¨ послесловие;

     ¨ вспомогательные указатели;

     ¨ приложения.

     Выходные  сведения — совокупность данных, характеризующих  документ и предназначенных для  его оформления, библиографической  обработки, систематического учета и информирования потребителей.

     К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные  данные, аннотация (реферат), место и  год издания, издательство.

     Автор — лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организация, от имени которых публикуются материалы. В лице автора могут выступать один или несколько человек — авторский коллектив.

     Заглавие (название) документа — слово, фраза  или законченное предложение, в котором формулируется содержание (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т.п.), идентичных или отличающихся друг от друга.

     Место издания — местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.

     Место печатания — местонахождение  полиграфического предприятия, напечатавшего  издание.

     Год издания — год выхода документа  в свет.

     Основными носителями информации об издании являются: титульный лист, совмещенный титульный лист (верхняя часть первой страницы с текстом), первая страница издания, оборот титульного листа, последняя страница издания или концевая полоса — в книгах, брошюрах, альбомах, нотных изданиях, журналах, бюллетенях, сборниках; первая страница (или верхняя часть первой страницы) и нижняя часть последней страницы — в буклетах, листовках, газетах и календарях (кроме карманных и миниатюрных табелей-календарей); верхняя или изобразительная часть листа и нижнее поле листа — в афишах, расписаниях движения транспорта, текстовых и изобразительных плакатах, художественных репродукциях, эстампах; оборотная и изобразительная сторона — в изобразительных открытках, карманных и миниатюрных табелях-календарях.

     Содержание (оглавление) — элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или фамилий авторов и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц, с которых начинаются эти разделы или произведения.

     Предисловие — элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение  цели, особенностей произведения и  т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.

     Текст — тематически взаимосвязанная  последовательность высказываний или  одно высказывание, выраженное с помощью  определенной системы знаков, а также  письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительный. В основном тексте изложено основное содержание публикуемого произведения (произведений), в отличие от текстов предисловия, послесловия и т.п.

     Послесловие — элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые  разъяснения, обещающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомившегося с основным текстом.

     Вспомогательный указатель — часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с  отсылкой к соответствующим библиографическим  записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.

     Приложения — справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т.п.).

     В зависимости от вида документа набор  внутренних элементов и их расположение могут изменяться.

     2.3. Внешняя структура документа

     Внешняя структура документа (конструкция) — это его внешняя форма, позволяющая  идентифицировать его как вид  документа. Задача состоит в том, чтобы придать внешнему виду документа  такую форму, которая бы вызывала у потребителя желание (потребность) в чтении, извлечении информации, покупке и т.п.

     Так, основными элементами внешнего оформления картографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, атлас  имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, обложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и авантитул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка диапозитива, кадр.

     Особое  значение имеет внешний вид книжных  изданий: яркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и ценность.

     К внешним структурным элементам  книжных изданий относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.

     Обложка — внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной  бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соединяемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете — книгой в твердой обложке.

     Суперобложка  — дополнительная, обычно объемная обложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапанами, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рекламно-информационную функцию.

     Переплет  — прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством форзацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.

     Книжный блок — комплект скрепленных тетрадей или листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания.

     Форзац  — односгибный лист бумаги, который  скрепляет первую и последнюю  тетради блока с переплетной  крышкой.

     Титульный лист — титул, заглавный лист издания (книги, брошюры, продолжающегося издания и т.д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от любого другого, служит основой для составления библиографического описания. Существуют следующие разновидности титульных листов: разворотный, распашной, контртитул, основной, главный, параллельный титульный лист, авантитул.

     Авантитул — первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту  и имеющая декоративно-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Авантитул еще называют выходным листом, фортитулом.

     Шмуцтитул — страница с титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто  вроде подтитула.

     Контртитул  — левая часть разворотного титульного листа, содержащая сведения, относящиеся  к многотомному или серийному  изданию в целом, или титульные  сведения на языке источника в  переводном издании.

     Колонтитул  — справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике — какое произведение и какого автора, в моноиздании — к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в словаре — какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т.д.).

     Колонцифра  — порядковый номер страницы или  столбца книги, периодического издания  и т.п., помещается чаще» всего  в верхнем или нижнем поле каждой страницы у наружного края полосы.

     Корешок — боковая сторона книжного блока, место скрепления его тетрадей или  листов, а также прикрывающая эту  сторону блока часть переплетной  книжки.

     Футляр  — коробка, предназначенная для  упаковки наиболее ценных изданий с  целью их защиты. Различают футляры для упаковки одного издания и футляры-кассеты для двух-, трехтомных изданий или комплектов изданий.

     Особенности оформления внешних элементов документа  зависят от его видовых характеристик, целевого и читательского назначения, используемых материалов и технологии производства

      Глава 3 Информационная составляющая документа 

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

     В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа  необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

     Слово «информация» (лат. informatio — разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое — «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

     В информатике под информацией  принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную — информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную — осмысленную человеческим сообществом.

     Функцию элементарной информации кратко можно  свести к передаче энергии путем  структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

     Впервые вопрос о социальной информации был  поставлен учеными еще в 1920—1930-е  годы. Однако наиболее приемлемое ее определение  дал А.В. Соколов в конце 1980-х  годов. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н. Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д. Урсул, А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов и др.

     Социальная  информация — это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых  воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеке-, библиографе-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла.

     Социальная  информация — явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.

     Первым  принципом деления социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация — социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она называется массовой. Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная — на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

     При этом обе коммуникативные структуры  могут включать одну и ту же соответственно оформленную информацию, четко направленную определенному адресату. Исключение составляют произведения искусства и художественная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

     Второй  принцип деления основан на способе  отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.

     Логическая  информация — результат познания и логического осмысления законов  природы, общества и мышления. Она  передается в знаковой форме путем  отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга  и аккумулирует все знания, накопленные  человечеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.