Информационные свойства документов

Содержание 

Введение …………………………………………………………………………. 3

Глава 1. Характеристика документа как системного объекта ……………..… 6

1.1. Свойства  документа ………………………………………………………... 6

1.2. Признаки  документа ……………………………………………….……….. 8

1.3. Функции  документа ………………………………………………………… 9

Глава 2. Информационные свойства документов ………………………….... 12

2.1. «Информация» и «документ»: общее и различное в понятиях ………… 12

2.2. Информационная составляющая документа …………………………….. 16

2.2.1. Документная информация ……………………………………………… 22

Заключение …………………………………………………………………..… 24

Список  литературы ……………………………………………………………. 25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Актуальность  исследования определяется особой значимостью документов в современном обществе. Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека основывается на информации, информационных технологиях¹.

     Документ  – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность – это задача, которая решается с помощью системного подхода – методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов – систем (греч. sistema – целое, составленное из частей, соединение).

     Документ представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

     Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п.

     Документ  как целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

     Изучение  документа как системы состоит  в выявлении его элементов, подсистем  и связей между ними, т.е. в изучении его структуры.

     При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть  более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой (чаще – совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

     Цель  данной курсовой работы – изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа. 

     Поставленная  цель реализуется через решение следующего комплекса задач:

     1. Охарактеризовать документ как  системный объект через описание  его свойств, признаков и функций. 

     2. Провести параллель между понятиями  «информация» и «документ».

     3. Определить информационную составляющую документа.

     4. Раскрыть особенность документной  информации.

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Характеристика документа  как системного объекта 

1.1. Свойства документа 

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств).

     Наиболее  существенные из них следующие:

     1. Атрибутивность документа, т.е.  наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может.

     Документ  как целостная система состоит из двух основных слагаемых– информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь).

     Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком документа.

     Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую).

     2. Функциональность документа, т.е.  его предназначенность для передачи  информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

     3. Структурность документа, т.е.  тесная взаимосвязь его элементов  и подсистем, обеспечивающая его  целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

     Всякий  документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным  расположением его элементов  и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная  часть, основной текст, вспомогательные  указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

     Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов  для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие  в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа².

     Набор перечисленных свойств документа – это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно. 
 
 
 
 

1.2. Признаки документа 

     К отличительным признакам документа относятся:

     1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ – носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

     2. Стабильная вещественная форма,  обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного (долговременного)  использования и перемещения  информации в пространстве и  времени.

     3. Предназначенность для использования  в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы – это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

     4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы)³. 
 
 
 
 
 
 

1.3. Функции документа 

     Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции.

     Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций⁴.

     Весь  спектр социальных функций документа  можно условно поделить на три  группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные⁵.

     Главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

     Общие функции – информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

     Информационная  функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

     Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

     Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

     Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

     Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

     Познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п.– т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

     Правовая  функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

     Общекультурная  функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

     Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

     Гедоническая  функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

     К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

     Документ  всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно  переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной  его функции (например: учебник – учебная, указ – правовая, афиша – рекламная).

     Знание  функций документа позволяет  уяснить целевое (для чего, с какой  целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ – для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. 

Глава 2. Информационные свойства документов  

2.1. «Информация» и «документ»: общее и различное в понятиях 

     Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – сведения, разъяснения. Одна и та же информация может являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться.

         Информация –  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления⁶.

     Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.

     Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.

     Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер.

    Информация  может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

    Существует  несколько форм представления информации.

     Символьная основана на использовании символов - букв, цифр, знаков, в том числе знаков пунктуации.

     Текстовая также использует образующие тексты символы, но расположенные в определенном порядке.

     Графическая форма является самой емкой и сложной. К ней относятся различные виды изображений.

     Принято выделять два вида информации.

     Первичной называют ту информацию, которая получается путем проведения какого-нибудь исследования (обследования). Для этой цели могут быть использованы разнообразные устройства. Например, датчики температуры, давления, счетчики, камеры. Для получения первичной информации широко используются анкеты и интервью.

     Вторичной именуют все то, что получается в результате обработки первичной информации. Вторичная информация собирается из внешних относительно тех, кто проводит обработку данных, источников. Например, из заключений комиссий, опубликованных докладов и статей, сборников, средств массовой информации и т.п. Полученная информация хранится в базах данных и базах знаний.

     Информация  является важной характеристикой жизни  и деятельности сообщества и поэтому  охватывает самые разнообразные  понятия.

     Документ  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать⁷.

     Материальный  носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию, и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения⁸.

     Понятие документ широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется  одна или несколько версий его  понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается  статус документа.

     Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности – библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     В качестве способов фиксации информации в документе могут использоваться рисунки, графики, схемы, фотографии, аудио- и видеозаписи, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в компьютере и др.

     В процессе управления используются практически все эти виды документов, но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами. Главные требования к составлению документов: своевременность разработки, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления; указание продолжительности действия данного решения во времени; механизм реализации решения.

     Форма документа зависит от уровня принятого управленческого решения. На высшем государственном уровне решения закрепляются в виде законов, которыми пользуются в качестве основополагающих документов. На основе изучения и оценки обстановки управленческие решения принимают форму приказов, указаний, инструкций, перспективных планов по отдельным проблемам и линиям работы.

     По  содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр.

   Могут быть первичными и вторичными.

2.2. Информационная составляющая документа 

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

         В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино.

     Слово «информация» (лат. information – разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое – «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

         В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим сообществом.

         Функцию элементарной информации кратко можно свести к  передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

     Впервые вопрос о социальной информации был поставлен учеными еще в 1920 – 1930-е гг. Однако наиболее приемлемое определение дал А.В.Соколов в конце 1980-х гг. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н.Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д.Урсул, А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский, С.Г.Кулешов и др.

     Социальная  информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. 

     Именно  такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеко-, библиографо-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла.