Информационные технологии при разработке управленческих решений в сфере торговли и услуг

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение 

1. Информационные  процессы в управлении организацией
1. Информационные системы и технологии как инструмент формирования управленческих решений
2. Основные технические и программные средства, используемые при разработке и реализации управленческих решений в сфере торговли и услуг
2. Принципы построения и стратегия разработки автоматизированных информационных систем
1. Интеллектуальные информационные системы
2. Автоматизированные информационные системы
3. Практика использования новых информационных технологий при разработке управленческих решений в сфере торговли и услуг

Заключение

Использованные  источники 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

    Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

    Актуальность. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

    Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

    Данная  курсовая работа является примером применения использования компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.

    Цель. Целью курсовой работы является попытка выявить роль компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.

    Задачи. Для решения поставленной цели решались задачи:

    - рассмотреть информационные системы и технологии как интрументов формирования управленческих решений;

    - изучить роль автоматизации при принятии управленческих решений

    - провести анализ применения компьютерных  технологий в сфере принятия  управленческих решений.

    Сегодня ни для кого не секрет, что от оснащения  офисов информационно-вычислительной техникой зависит эффективная работа управленческого звена коммерческой компании, т.к. использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет существенно сократить время на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

    Практически любая деятельность современного делового человека связана с обработкой информации. И тот, кто может качественно обработать существенный объем информации за наименьшее время, имеет наибольшие гарантии на успех. Вот почему проблема создания различных вспомогательных средств и методов оперирования со всевозможной информацией становится все насущнее. 
 
 
 
 
 
 
 

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ПРОЦЕССЫ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. Информационные  системы и технологии как инструмент формирования управленческих решений

    Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям..

    В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

    Добавление  к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

    Информационная  система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели /2, 243/.

    Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве основного технического средства переработки  информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

    Хотелось  бы обратить внимание на тот факт,  под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: "организация" и "фирма".

    Необходимо  понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

    Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно  можно представить в виде  следующих  составляющих блоков:

    · ввод информации из внешних или внутренних источников;

    · обработка входной информации и  представление ее в удобном виде;

    · вывод информации для представления  потребителям или передачи в другую систему;

    · обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции  входной информации.

    Информационная  система определяется следующими свойствами:

    · любая информационная система может  быть подвергнута анализу, построена  и управляема на основе общих принципов  построения систем;

    · информационная система является динамичной и развивающейся;

    · при построении информационной системы  необходимо использовать системный подход;

    · выходной продукцией информационной системы  является информация, на основе которой  принимаются решения;

    · информационную систему следует  воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

    В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

    Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

    · структурированность решаемых управленческих задач;

    · уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

    · принадлежность решаемой задачи к той  или иной функциональной сфере бизнеса;

    · вид используемой информационной технологии.

    Технология  работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

    Что можно ожидать от внедрения информационных систем?

    Внедрение информационных систем может способствовать:

    · получению более рациональных вариантов  решения управленческих задач за счет внедрения математических методов  и интеллектуальных систем и т.д.;

    · освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

    · обеспечению достоверности информации;

    · замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что  приводит к более рациональной организации  переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

    · совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

    · уменьшению затрат на производство продуктов  и услуг;

    · предоставлению потребителям уникальных услуг;

    · отысканию новых рыночных ниш;

    · привязке к фирме покупателей  и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг. 

2.  Основные  технические и программные средства, используемые при разработке  и реализации управленческих  решений в сфере торговли и  услуг

    АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций /1, 132/.

    При выборе технических средств для  реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

• возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;
• круглосуточная работа;
• работа в реальном масштабе времени;
• обеспечение требований ко времени реакции системы;
• регистрация всей информации, циркулирующей в системе;
• хранение данных о состоянии устройств системы;
• возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;
• обеспечение высокой надежности технических средств АРМ.

    Представленные  выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

    Следовательно, для автоматизированной системы  управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

    Среди технических средств, используемых при разработке и реализации управленческих решений в сфере торговли и  услуг, можно выделить:

• Городская телефонная линия.
• Высокоскоростное подключение к сети Интернет.
• Принтер.
• Сканер.
• Факс.
• Телефон и др.

    Если  в качестве технической базы (технического обеспечения) автоматизированного  рабочего места (АРМ) специалиста вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, то неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

    Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности. Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

    Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение  задач складского учета, помимо этого  необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

    - Операционные системы и оболочки.

    - Инструментальные средства.

    - Прикладное программное обеспечение,  которое подразделяется, в свою  очередь, на общесистемное и  проблемно-ориентированное обеспечение

    Операционные  системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего  использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система Microsoft Windows XP (рис.2).

    Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору  сети управление защитой, в  частности, он может контролировать  круг пользователей, имеющих права  доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации. 

    Рис.1. Графический интерфейс пользователя Windows XP

    Не  маловажным является тот факт, под  эту операционную систему можно  установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

    Из  инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax, программа сканирования документов Abbyy Fine Reader 6,0, PageMaker.

    Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. 

2. ПРИНЦИПЫ  ПОСТРОЕНИЯ И СТРАТЕГИЯ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1. Интеллектуальные  информационные системы

    Любая информационная система (ИС) выполняет следующие функции:

    1. Воспринимает вводимые пользователем информационные запросы и необходимые исходные данные;

    2. Обрабатывает введенные и хранимые в системе данные в соответствии с известным алгоритмом и формирует требуемую выходную информацию.

    С точки зрения реализации перечисленных  функций ИС можно рассматривать  как фабрику, производящую информацию, в которой заказом является информационный запрос, сырьем - исходные данные, продуктом - требуемая информация, а инструментом (оборудованием) - знание, с помощью которого данные преобразуются в информацию.

    Если в ходе эксплуатации ИС выяснится потребность в модификации одного из двух компонентов программы, то возникнет необходимость ее переписывания. Это объясняется тем, что полным знанием проблемной области обладает только разработчик ИС, а программа служит “недумающим исполнителем” знания разработчика. Этот недостаток устраняются в интеллектуальных информационных системах .

    Интеллектуальная  информационная система (ИИС) - это ИС, которая основана на концепции использования базы знаний для генерации алгоритмов решения экономических задач различных классов в зависимости от конкретных информационных потребностей пользователей.

    Для интеллектуальных информационных систем, ориентированных на генерацию алгоритмов решения задач, характерны следующие признаки:

    -развитые  коммуникативные способности,

    -умение  решать сложные плохо формализуемые  задачи,

    -способность  к самообучению,

    Коммуникативные способности ИИС характеризуют  способ взаимодействия (интерфейса) конечного пользователя с системой.

    Сложные плохо формализуемые задачи - это  задачи, которые требуют построения оригинального алгоритма решения  в зависимости от конкретной ситуации, для которой могут быть характерны неопределенность и динамичность исходных данных и знаний.

    Этапы жизненного цикла систем искусственного интеллекта:

    1) Разработка идеи и концепции  системы

    2) Разработка теоретических основ  системы

    3) Разработка математической модели  системы

    4) Разработка методики численных  расчетов в системе:

    4.1) - разработка структур данных

    4.2) - разработка алгоритмов обработки  данных

    5) Разработка структуры системы  и экранных форм интерфейса

    6) Разработка программной реализации  системы

    7) Отладка системы

    8) Экспериментальная эксплуатация

    9) Опытная эксплуатация

    10) Промышленная эксплуатация

    11) Заказные модификации системы

    12) Разработка новых версий системы

    13) Снятие системы с эксплуатации

    Условно каждому из признаков интеллектуальности соответствует свой класс ИИС:

    -Системы  с интеллектуальным интерфейсом;

    -Экспертные  системы;

    -Самообучающиеся  системы.

    Экспертная  система (ЭС) - это ИИС, предназначенная  для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в  базе знаний опыта работы экспертов  в проблемной области /12/

    Экспертная  система является инструментом, усиливающим интеллектуальные способности эксперта, и может выполнять следующие роли:

    1. консультанта для неопытных или  непрофессиональных пользователей;

    2. ассистента в связи с необходимостью  анализа экспертом различных  вариантов принятия решений;

    3. партнера эксперта по вопросам, относящимся к источникам знаний  из смежных областей деятельности.

    Исторически, ЭС были первыми системами искусственного интеллекта, которые привлекли внимание потребителей.

    Классы  экспертных систем. По степени сложности решаемых задач экспертные системы можно классифицировать следующим образом:

    - По способу формирования решения  экспертные системы разделяются  на два класса: аналитические  и синтетические. Аналитические  системы предполагают выбор решений  из множества известных альтернатив, а синтетические системы - генерацию неизвестных решений. Аналитическая экспертная система - это ЭС, осуществляющая оценку вариантов решений (проверку гипотез). Синтетическая экспертная система - это ЭС, осуществляющая генерацию вариантов решений (формирование гипотез).

    - По способу учета временного  признака экспертные системы  могут быть статическими или  динамическими. Статические системы  решают задачи при неизменяемых  в процессе решения данных  и знаниях, инамические системы  допускают такие изменения.

    Статическая экспертная система - это ЭС, решающая задачи в условиях, не изменяющихся во времени исходных данных и знаний.

    Динамическая  экспертная система - это ЭС, решающая задачи в условиях изменяющихся во времени исходных данных и знаний.

    - По видам используемых данных  и знаний экспертные системы  классифицируются на системы  с детерминированными (четко определенными)  знаниями и неопределенными знаниями. Под неопределенностью знаний (данных) понимается их неполнота (отсутствие), недостоверность (неточность измерения), двусмысленность (многозначность понятий), нечеткость (качественная оценка вместо количественной).

    По  числу используемых источников знаний экспертные системы могут быть построены  с использованием одного или множества  источников знаний.

      Система с интеллектуальным интерфейсом  - это ИИС, предназначенная для  поиска неявной информации в  базе данных или тексте для  произвольных запросов, составляемых, как правило, на ограниченном  естественном языке.

    Системы контекстной помощи можно рассматривать, как частный случай интеллектуальных гипертекстовых и естественно-языковых систем. В системах контекстной помощи пользователь описывает проблему (ситуацию), а система с помощью дополнительного диалога ее конкретизирует и сама выполняет поиск относящихся к ситуации рекомендаций. Такие системы относятся к классу систем распространения знаний (Knowledge Publishing) и создаются как приложение к системам документации (например, технической документации по эксплуатации товаров).

    Системы когнитивной графики позволяют осуществлять интерфейс пользователя с ИИС с помощью графических образов, которые генерируются в соответствии с происходящими событиями.

    Самообучающаяся система - это ИИС, которая на основе примеров реальной практики автоматически  формирует единицы знаний

    В основе самообучающихся систем лежат  методы автоматической классификации  примеров ситуаций реальной практики (обучения на примерах). Примеры реальных ситуаций накапливаются за некоторый  исторический период и составляют обучающую  выборку. Эти примеры описываются множеством признаков классификации. Причем обучающая выборка может быть: