Информационные технологии: табель учета рабочего времени

Содержание:

Моделирование процесса учета использования рабочего времени  с использованием информационных технологий…………………………….…...3

Система учета рабочего времени LANFRAME………………………...………..3

Ввод информации………………………………………………………...………..5

Графики…………………………………………………………………….………5

Регистрация сотрудников…………………………………………………………9

Формирование табелей  и отчетов…………………………………….…………10

Отчет по использованию  рабочего времени………………………………..…..11

Отчет по отработанному  времени………………………………………………12

Отчет о перемещениях сотрудников……………………………………………13

Список сотрудников……………………………………………….……………..13

Отчет по структуре……………………………………………….………………14

Ведение графика отпусков………………………………………………………15

Ведение журнала оперативных  командировок……………………..……….....16

Ведение табеля учета  рабочего времени…………………………..……………17

Учет требований закона «О персональных данных»…………….…………….17

Современная концепция автоматизированного рабочего места…………..….18

Enterprise Resource Planning (ERP)……………………………………..……….23

Список используемых источников…………………………………...…………28

 

 

 

 

 

 

Моделирование процесса учета использования рабочего времени с использованием информационных технологий

Система учета  рабочего времени LANFRAME - программный продукт, предназначенный для ведения учета рабочего времени, кадрового учета и расчета заработной платы сотрудников.

Регистрация прихода  и ухода сотрудников может  производиться при помощи различных  устройств: сканеров отпечатков пальцев, сканеров штрих-кодов или ридеров  магнитных карт, а также вручную  непосредственно в программе.

Учет может производиться по подразделениям и отделам в составе подразделений. Отчетность возможна консолидированная и детальная, по подразделениям, отделам, должностям и сотрудникам. Поддерживается работа территориально удаленных филиалов.

В системе предусмотрены отчеты об использовании рабочего времени, табели по форме Т-13, расчет штрафов за нарушение режима предприятия, ведомость по выплате заработной платы Т-53, другие формы кадрового учета (Т-1, Т-5, Т-6, Т-7, Т-9, Т-10 и формы, разработанные нашими специалистами). При формировании отчетов учитываются данные введенных графиков, командировок, отпусков и запланированных отлучек с рабочего места.

Конфиденциальность: в системе не хранится отпечаток пальца, а лишь его математическая модель (шаблон), восстановить по которому реальный отпечаток невозможно.

Открытость: являясь конфигурацией для «1С:Предприятия», Система учета рабочего времени LANFRAME представляет собой программу с частично открытым кодом, перенастроить и доработать которую может любой сертифицированный фирмой «1С» программист.

Совместимость: возможна настройка обмена данными с программой «1С:Зарплата и Кадры», а также другими типовыми конфигурациями 1С:Предприятия.

Надежность: индустриальное качество продукта подтверждено сертификатом «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие», выданным фирмой «1С» (информационное письмо фирмы 1С №7981 от 26.02.08.)

Ввод информации

Первичная информация в  системе представляет собой настройки  программы и информацию о сотрудниках.

Информация о сотрудниках  заносится одновременно с записью  персональных идентификаторов (отпечатков пальцев), и в дальнейшем может  дополняться и редактироваться  другими пользователями. 

Периодическая информация в системе - графики работы сотрудников, отклонения от графиков (больничные, командировки, отсутствия по уважительной причине), и при необходимости, введенные вручную регистрации прихода и ухода. Графики можно распечатывать.

Система поддерживает гибкую многоуровневую модель графиков.

Используются  пять видов графиков:

- календарные,

- сменные по отделам  (вахтам),

- график-шахматка,

- линейный график,

- график на неделю,

- сменный график на  месяц.

Использование календарных  графиков удобно при простых режимах работы (например, работа с 9 до 17). Для работы программы необходимо лишь заполнить праздничные и сокращенные дни (рис.1).

Рис.1 Календарный  график

Сменные графики  по отделам (вахтам) позволяют вводить информацию о выходе сотрудников на год. При этом автоматически заполняется график сменности на год и график выходов по сменам на год (рис. 2 и 3)

Рис.2 Установка  графика сменности на год

Рис.3 Установка  выхода смен на год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

График-шахматка (рис.4) удобен при скользящем графике работы сотрудников в различных отделах. При этом график наглядно показывает наполнение отделов сотрудниками с течением времени.

Рис.4 График-шахматка

Линейный график (рис.5) позволяет вводить информацию по приходу и уходу каждого сотрудника в отдельности. Возможна различная продолжительность обеденного времени. Точность ввода времени составляет 15 минут (15-30-45).

Рис.5 Линейный график

График работы на неделю (рис.6) предназначен для ввода информации по приходам сотрудников на рабочую неделю. Указывается продолжительность дня, время работы и продолжительность обеда для каждого сотрудника (с возможностью группового заполнения). Возможен ввод нескольких непересекающихся по сотрудникам графиков за один и тот же период времени (например, по разным отделам, подразделениям).

Рис.6 График работы на неделю и его печатная форма

Сменный график работы на месяц (рис.7) предназначен для ввода информации по сменам сотрудников на месяц, по отделам, подразделениям или в целом по организации. В графике предусмотрено автоматическое заполнение, информация о параметрах графика устанавливается из справочника смен. Как и в любом документе «1С:Предприятия», имеется возможность копировать, удалять, сортировать строки.

Рис.7 Сменный  график на месяц

Регистрация сотрудников

Регистрация сотрудников  происходит в автоматическом режиме. Результат регистрации заносится  в соответствующий документ.

В зависимости от используемого  оборудования, режим работы системы  может быть различным:  

- с отображением информации о регистрации на экране, программа регистрации запускается на компьютере у проходной (рис.8);  

- без отображения  информации о регистрации на  экране, программа регистрации может  быть запущена на любом компьютере  сети, в т.ч.,  в отключенном терминальном сеансе на сервере.

В Системе имеется  возможность вводить информацию о приходе и уходе сотрудников в ручном режиме. 

 

	Рис.8 Отображение  регистрации на экране

Приход и  уход сотрудников может сопровождаться звуковым приветствием. Запись звуков производится с помощью микрофона и стандартной программы Windows – «Звукозапись» (любой файл типа «wav»). Режим звукового сопровождения удобен, если компьютер, на котором производится регистрация, используется для работы в момент регистрации (т.е., регистрация в фоновом режиме).

Формирование  табелей и отчетов

По результатам месяца в Системе формируется табель учета рабочего времени (рис. 9)

	Рис.9 Табель учета  рабочего времени (заполняется автоматически)

В системе предусмотрено  семь видов отчетов по сотрудникам:  

- отчет по использованию  рабочего времени,   

- отчет о переработках  и отработанном времени,  

- перемещения сотрудников,   

- список сотрудников,   

- отчет об отсутствиях  и регистрациях вручную,  

- отчет по документам,   

- структура  предприятия и наполнение структурных единиц. 

Отчет по использованию  рабочего времени позволяет отслеживать опоздания, уходы раньше окончания рабочего дня, командировки, больничные, ручные регистрации приходов/уходов (рис.10).

Рис.10 Отчет  об использовании рабочего времени

 

Отчет по отработанному  времени предназначен для контроля за отработанным временем (рис.11). При двойном щелчке по сотруднику отображается т.н. детализация - данные об отработанном сотрудником времени по дням (рис.12).

Рис.11 Отчет  об отработанном времени

Рис.12 Детализация  отчета об отработанном времени

Отчет о перемещениях сотрудников предназначен для контроля за регистрациями сотрудников на проходных (рис.13). В качестве проходных используются точки регистрации: USB- или Ethernet-сканеры.

Рис.13 Отчет  о перемещениях

Список сотрудников формируется по отделам, подразделениям, должностям. Предназначен для контроля за текущим статусом сотрудников, технической информацией (рис.14).

Рис.14 Список сотрудников

Отчет по структуре формируется по предприятию. Предназначен для контроля установок структурных единиц, просмотра численности закрепленных сотрудников и наполнением рабочих мест (рис.15). Аналогично отчету об отработанном времени, для каждой структурной единицы можно выводить детализацию - список сотрудников, с указанием статуса работы.

Рис.15 Отчет  по структуре предприятия

Рис.16 Детализация  отчета по структуре предприятия

 

 

Ведение графика  отпусков

Одной из важных задач, которую  необходимо решить отделу кадров и руководителям структурных подразделений предприятия, является ведение графика отпусков.

В Системе существует документ «График отпусков», с помощью которого обобщаются данные, полученные от руководителей отделов, и составляется график отпусков (форма Т-7, рис. 17-18).

Рис.17 Детализация  отчета по структуре предприятия

Рис.18 Печатная форма документа «График отпусков»

 

Ведение журнала  оперативных командировок

 

В Системе имеется  возможность вести журнал оперативных  командировок и отсутствий на рабочем месте, т.е., отклонений от графика работы в течение дня.

Имеется возможность  самостоятельного заполнения журнала  сотрудниками непосредственно на проходной.  

 

Рис.19 Отчет  по оперативным командировкам

 

 

Ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени - основной документ по учету использования рабочего времени в организации. Унифицированная форма Т-13 применяется при автоматизированном учете в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Системе табель заполняется автоматически  на основании регистраций прихода  и ухода сотрудников, по отделам, подразделениям, или по организации  в целом. Имеется возможность  вносить в документ ручные правки.

Учитывается специфика бюджетных  организаций: заполнение табеля производится в соответствии с Приказом Минфина  от 10.02.06 №25н (в частности, с отделением ночных часов от общего количества отработанных часов). 

Учет требований закона «О персональных данных»

В соответствии со ст.11 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных», для использования в программном обеспечении биометрических данных (например, отпечатков пальцев или фотографий) в электронном виде, требуется письменное согласие сотрудника.

При принятии сотрудника на работу в организацию, в Системе  имеется возможность распечатки типового бланка согласия сотрудника на использование его персональных данных.

Для использования прочих персональных данных (адрес, телефон, ИНН, номер ПФР и проч.) в соответствии со ст.6 п. 2.2 согласие сотрудника не требуется (должен быть оформлен трудовой договор).

Система учета рабочего времени LANFRAME при правильной установке и настройке обеспечивает достаточно надежное хранение персональных данных.

 

Современная концепция  АРМ¹.

В последние  годы возникла концепция распределенных систем управления, в которых предусматривается  локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой  имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.

Для реализации идеи распределенного  управления потребовалось  
создание для каждого уровня управления и каждой предметной области  
автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как  
системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна  
выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность  
системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как  интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного  к  
затратам на создание и эксплуатацию системы.  
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии  
правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является  
компьютер.

Создание такого «гибридного» интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и  
функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.  
АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам (коллективу) необходимо  
ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить  
функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся  
человеком - машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к  
постоянному развитию и совершенствованию. В такой системе должны  
быть обеспечены:

- максимальная приближённость  специалистов к машинным средствам обработки информации;

- работа в диалоговом  режиме;

- оснащение АРМ в соответствии  с требованиями эргономики;

- высокая производительность  компьютера;

- максимальная автоматизация  рутинных процессов; 

- моральная удовлетворенность специалистов условиями труда,  
стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем  
развитии системы;

- возможность самообучения  специалистов.

Задачи, решаемые на АРМ, условно  можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация,  
сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации. Часто информационные задачи включают несложные вычислительные и логические процедуры арифметического и текстового характера и отношения (связи). Информационные задачи являются, как  
правило, наиболее трудоемкими и занимают большую часть рабочего времени специалистов.

Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не  
полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и  
задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Для более сложных задач требуется применять различные математические модели. В последнее время большое внимание выделяется разработке средств решения не полностью формализуемых задач, называемых сематическими. Такие задачи возникают очень часто в ходе оперативного управления экономическими объектами, особенно при принятии решений в условиях неполной информации. Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести: технические, информационные, программные, организационные.

Кроме того, существует целый ряд подсистем.  
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических  
средств, основой которого служит профессиональный персональный  
компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников  
(программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером  
могут пользоваться 4 - 6 человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.

К комплексу  технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.  
Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также  
подготовки и повышения квалификации кадров. Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного  
обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др. Организационное обеспечение предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основойя1системного я0обеспечения является операционная система и системы программирования, например, алгоритмический язык БЕЙСИК. Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации. Так называемые сервисные программы,  
которыми АРМ комплектуется в зависимости от потребности в них, расширяют возможности операционной системы. Для обеспечения информационной связи в сетях АРМ и связи АРМ по различным каналам также применяются программные средства, которые можно отнести к системному программированию.

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке, чаще всего Бейсик.  
ППП выполнены по модульному принципу и ориентированы на решение определенного класса задач. ППП являются основным видом проблемного программного обеспечения. Они позволяют формировать алгоритмы,  
изменять условия решения задач данного класса, контролировать ход  
решений, вносить коррективы в алгоритмы и др. При работе на АРМ ППП реализуются в диалоговом режиме. Примерами ППП являются: ППП для формирования различных документов с выполнением расчётных операций, ППП для задач оптимизаций планов, ППП балансовых задач. Особое место уделяется ППП для создания автоматизированных информационных систем, которые могут иметь различное назначение: справочные, для обработки таблиц, ведения массивов информации, создания и ведения баз данных, документальные. Пакеты для работы с графической информацией позволяют представить в наглядном и компактном виде состояние и процессы, свойственные объектам, проиллюстрировать результаты прогнозного анализа.

Следует отметить, что разработка программного обеспечения -  
процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

 

Enterprise Resource Planning (ERP)

Системы планирования ресурсов предприятия - ERP (ERP, Enterprise Resource Planning ) - служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

До создания концепции ERP-систем, требовались отдельные  компьютерные системы для каждого  подразделения внутри организации: для отдела кадров (Human Resources, HR), отдела заработной платы (Payroll, PR) и отдела финансов (Financials).

Компьютерная  система для отдела кадров (часто  именуемая HRMS или HRIS) обычно содержит информацию о подразделениях, штатном расписании, и персональные данные сотрудников. В отделе заработной платы рассчитывается зарплата и хранится информация о ней. В отделе финансов хранятся данные по финансовым операциям организации. Системы взаимодействовали, опираясь на набор общих данных. Чтобы отправить данные по зарплате из системы отдела кадров в систему отдела зарплаты, было необходимо наличие утвержденного и неизменного номера для каждого сотрудника, позволяющего точно идентифицировать его.

Системе отдела финансов не требуются данные о сотрудниках – только информация о выплатах, производимых отделом зарплаты, таких как налоги, пособия работающим по найму и т.д. Это создавало проблемы. Например, сотрудник, не имеющий номера, не мог получить вознаграждение через систему зарплаты.

Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях. Некогда отдельные приложения стали модулями единой ERP-системы, управляющими производством, цепочками поставок, финансовыми потоками, взаимоотношениями с заказчиками, трудовыми ресурсами и складами.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого  хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем: ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления; формирование планов продаж и производства; планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции; управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов; планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования; оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Отличие между ERP-системами и СЭД (Система Электронного Документооборота) в том, что, как  правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» — уже после того как они осуществят свой жизненный цикл, то есть будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов предприятия.

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Достоинства

Применение ERP системы  позволяет использовать одну интегрированную  программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.