Информационные технологии в делопроизводстве

Содержание 

Введение...................................................................................................................3

1 Новые информационные  технологии обработки документов.........................6

1.1 Автоматизация  работы с документами...........................................................6

1.2 Автоматизированные  рабочие места.............................................................10

1.3   Электронные  офисные системы...................................................................12

1.4 Компьютер и оргтехника................................................................................15

1.5 Операционная  система компьютера..............................................................18

2 Влияние новых  информационных технологий на организацию службы делопроизводства..................................................................................................21

2.1 Системный подход к управлению электронными документами...........................21

2.2 Основные положе  по документированию управленческой деятельности..........................................................................................................24

Заключение ...........................................................................................................28

Список литературы...............................................................................................30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

       Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹.

       Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

         В первую очередь это касается  собственно создания и оформления  деловых документов с помощью  текстовых редакторов. Текстовые  редакторы позволяют не только  повысить скорость оформлления  документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

         Информационные технологии позволяют  также обеспечивать удобное хранение  документов, которое реализуется  в виде многоуровневой структуры  папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

         Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации  (учета) документов, а также контроль  за сроками их исполнения. Причем  учет и хранение  документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

         Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

       Цель  курсовой работы: построить концепцию новых информационных технологий обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

       Для достижения данной цели ставятся следующие  задачи:

       - проанализировать сущность процесса  автоматизации работы с документами;

       - выявить автоматизированные рабочие места;

       - показать сущность электронных  офисных систем;

       - раскрыть технические средства  рабочих мест в ДОУ;

       - раскрыть модель операционной системы компьютера;

       - показать сущность системного  подхода к управлению электронными  документами.

      Методологическую  основу составили принципы объективности, всесторонности, комплексности, методы анализа и синтеза, конкретно-исторический метод, сравнительно-правовой метод. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1 Новые информационные  технологии обработки  документов. 

       1.1 Автоматизация работы с документами 

       Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию  подготовки документов предприятия, регистрацию  и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

       Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному

       Рис.1. Схема автоматизации работы с  документами 

управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

       Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении показана на рис. 1.

       Автоматизированные  технологии обработки документной  информации должны отвечать требованиям Инструкции но делопроизводству учреждения.

       Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного  обеспечении управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

       Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

       Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации².

       Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов, пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. 13 них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

       Поступающие в организацию, а также исходящие  документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

       Информационный  поиск в базе документов организации  происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

       Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

       К таким реквизитам относятся:

       - входящий регистрационный номер  и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

       - номер и дата поступающего в регистрацию документа; 
-  наименование вида документа;

       -  адрес получателя или отправителя  (организации, должностного или частного лица);

       -  количество листов и экземпляров;

       -  срок исполнения документа;

       -  шифр исполнителей (подразделения,  на которое возложено исполнение  документа); 

       -  содержание документа.

       Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание  документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

       При регистрации документы делят  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

       — входящие;

• исходящие (и внутренние);
• письма и обращения граждан.

       Некоторыми  системами допускается разбиение  каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы  по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.

       Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

       По  мере исполнения соответствующие документы  могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

       В целом, современные системы автоматизации  делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов вдело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

        1.2 Автоматизированные  рабочие места 

        Согласно Государственной  системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

        Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

        Для объединения  компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

        Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

        К современным техническим  средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. текстообрабатывающие системы;
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонная техника;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофиль-мы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией -— электронная почта;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;

        10) интегрированные сети учреждений.

        К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

        Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов. 
 

1.3   Электронные офисные  системы 

       Офисная система — это программная  среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование  электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

       Круг  задач электронной офисной системы:

1. автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2. организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3. осуществление эффективного поиска информации;
4. обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

       Офисные системы должны обеспечивать эффективное  выполнение следующих функций:

• ввод, подготовка и редактирование документов;
• регистрация документов;
• совместная работа над документами;
• контроль исполнения документов;
• создание баз данных (хранение документов);
• прием и пересылка документов;
• систематизация документов, формирование дел;

       подготовка  к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

       Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело».

       Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

       Система включает в себя два продукта:

       - «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

       - «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

       Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

       Система электронного документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «Интерграст».

       Система включает в себя три продукта:

       - «Делопроизводство» — комплект  баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

       - «Малый офис» — комплект баз  данных для автоматизации офисной  деятельности малых предприятий.  В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты. 

       - «Канцелярия» — система автоматизации  документооборота предприятия. Система  обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сортировка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.

       Применяется для комплексной автоматизации  делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

• автоматизация централизованной службы ДОУ;
• автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
• автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
• автоматизация централизованного архива.

       Система автоматизации конфиденциального  документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

       Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

       Система отслеживает и фиксирует процесс  движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. 
 

      1.4 Компьютер и оргтехника 

      Развитие  электронного документооборота и автоматизация  делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

      В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  (от 20.02.1995 № 24-ФЗ) используется следующие понятие: средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

      Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

      Основу  компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

      Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил.  Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

      В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время  широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, Hеwle Packard, Epson.

        Сканер предназначен для ввода  информации с бумажного носителя  в память компьютера. По способу  считывания информации различают  сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм Hewlett Packard.

      Плоттер предназначен для вывода графической  информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

      Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной  сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

      Факс-модем  используется для осуществления  передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.