Информационный менеджмент – как процесс управления людьми обладающими информацией

Информационный  менеджмент – как процесс управления людьми обладающими информацией

Курсовая работа выполнена  студентом факультета экономики  и управления 3-го курса, группы м-301 Быстрицким Александром

Институт Молодежи

Кафедра менеджмента

Москва

2000

Введение 

Современное общество живет  в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация.

Информация есть знание об особом факте, событии или ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать  и решать проблемы. Они зависят  от информации. Люди имеют обыкновение  думать об информации не больше, чем  они думают о воздухе, для того, что бы дышать.

В своей курсовой работе за объект исследования я обозначил  – организацию различных форм собственности.

Предметом исследования в  своей работе я обозначил ту информацию, которой обладают люди.

Целью моей работы было рассмотреть  сущность информационного менеджмента, его основные этапы и наиболее применяемые в практике управления методы информационного менеджмента.

Для достижения поставленных целей в своей работе, я поставил три задачи:

1)Изучение, обобщение, систематизация  литературы по данной проблеме;

2)Проведение исследований  в практике управления, в тех  организациях, которые часто используют  методы информационного менеджмента;

3)Обобщение результатов  исследования и выявление тех  функций и методов информационного  менеджмента, которые являются  универсальными, для тех организаций,  где процесс управления информацией  и людьми ею обладающими является  основным.

Люди не делают различия между информацией и данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, они являются источником информации. Но сами по себе, данные ничего не значат. Они всего лишь заметки  на бумаге или биты на компьютерном диске.

Для людей или организаций, связанных с финансами, решающее значение приобретают связи со средствами массовой информации, они помогают распространять информацию, добиться положительного общественного имиджа, овладеть техникой достижения этих целей  и т.д.

Умение управлять людьми, обладающими конкретной информацией  и информацией как таковой  в принципе и является информационным менеджментом.

Информационный материал – основа предпринимательской деятельности.

В коммерции, предпринимательстве  информации – это совокупность сведений, дающих возможность деловому человеку ориентироваться в сфере его  собственного производства. Для предпринимателя, информация является товаром, а любой  товар можно либо купить, либо продать.

До 20-го века основным предметом  труда были материальные объекты, экономическое  значение государства определялось его материальными ресурсами. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило, относилось к категории «непроизводственные  затраты».

В настоящее время одним  из основных предметов труда является информация.

Информация – это сведения, которые снижают неопределенность наших знаний о тех или иных объектах или процессах (например, бизнесе).

Постоянная тенденция  перемещения трудовых ресурсов из сферы  материального производства в информационную сферу, одно из доказательств информатизации экономики. Так по данным ЮНЕСКО, в  настоящее время более 50% всего  занятого населения наиболее развитых стран прямо или косвенно принимают  участие в процессе производства или распространения информации. Причем в США в этой сфере к  началу 80-х годов было занято уже  около 60% всех работающих.

Управление информацией  представляет собой процесс разработки и отслеживания стратегий, которые  извещают целевых потребителей о  преимуществе данного товара по сравнению  с аналогами конкурентов. На российском рынке потребители ежедневно  подвергаются воздействию сотен  коммерческих сообщений. Эти сообщения  мы получаем из рекламы, которую мы слышим по радио, когда едем на работу или возвращаемся с нее, с рекламных  щитов расставленных вдоль дороги, из купонов раздаваемых владельцем кафе, расположенного по соседству с офисом, из телефонного звонка коммивояжера, предлагающего, например, систему очистки воды. То есть качественное управление информацией и людьми ею обладающеми, на сегодняшний день является основной задачей менеджера по управлению информацией. Правильно переданная информация поможет вам как производителю, достичь необходимых результатов, а потребителю правильно с аррентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический прогресс вносит существенные изменения как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии. Из перечисленных факторов можно понять насколько важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более.

1) Информационный  менеджмент - как процесс управления, людьми обладающими информацией

1.1)Предмет информационного  менеджмента

Предметом моего исследования, является управление информацией которой обладают люди. То есть управление людьми рассматривается мною как один из компонентов моего исследования, так как люди в той или иной степени способствуют передаче информации и ее усвоению в широких массах населения. Мнения и представления людей влияют на восприятие, переработку информации, процессы обучения и запоминания, на поведение в конечном счете.

Для удобства как теоретики, так и практики выделяют четыре категории передачи коммерческой информации:

Реклама – основной метод, которым пользуются маркетологи, чтобы  достичь потребителя.

Стимулирование сбыта  представляет собой временно действующие  стимулы денежного или иного  характера, которые поднимают воспринимаемую значимость товара или услуги.

Личные продажи организуются для продвижения сложного товара, требующего интенсивного информационного  обмена между производителями и  потребителями.

«Паблисити» предполагает донесение  информации о товаре до рынка через  СМИ.

Международный рынок электронной  информации можно разделить на три  части:

Деловая информация (биржевая и коммерческая)

Профессиональная информация (научно – техническая, юридическая  и т.д.)

Массовая потребительская  информация (новости, энциклопедии, справочники, искусство, погода, путешествия, расписания и т.д.)

Например, при рассмотрении функционирования информационного  обеспечения в предпринимательской  среде, можно увидеть те необходимые  перечни, которые интересуют начинающего  свое дело предпринимателя:

О рынке и его потребностях,

О появлении новых технологий, материалов и методов производства,

О существующих структурных  или географических «разрывах» в  обеспеченности каким-то определенным товаром.

Нельзя не обратить внимания на важность в осуществлении связей с общественностью в финансовой сфере, как искусством, связанным  с применением науки об обществе и придающем первостепенное значение сочетанию интересов общества и  частного предпринимательства.

Служба связей с общественностью  в финансовой сфере в процессе своей деятельности использует деловую  информацию.

По мере коммерциализации информационной деятельности возникает  так называемый информационный маркетинг, или маркетинг информационных продуктов  и услуг.

Нередко термин «информационный  маркетинг» применяется в двух аспектах.

С одной стороны, он означает использование принципов маркетинга в деятельности по коммерческому  распространению информации (маркетинг  в информатике). С другой стороны, он нередко воспринимается как «информатика в маркетинге», т.е. относится к  части информационных исследований, которая связана с реализацией  научно – производственной и торгово – экономической политики по отношению к различным видам изделий.

В последнем смысле под  информационным маркетингом понимается информационное обеспечение, в том  числе при помощи коммерческих автоматизированных банков данных, маркетинговых работ, проводящимися предприятиями, при создании и продвижении на рынок их собственных продуктов, не обязательно информационных.

Основными элементами программы  информационного маркетинга являются прежде всего:

Анализ продукта и рынка,

Формирование цен на информационные услуги

Установление принципов  взаимоотношений между производителями  и пользователями информационных услуг,

Рекламно-пропагандистская деятельность,

Контроль за выполнением программы маркетинга.

Программа информационного  маркетинга является основным элементом  программы деятельности предприятия. Она включает:

комплексное изучение рынка;

управление ассортиментом  продукции, координацию и планирование производства;

организацию и совершенствование  методов сбыта и распределения  продукции;

разработку ценовой политики;

организацию научно – исследовательской  деятельности предприятия по созданию новых образцов и моделей продукции;

руководство техническим  обслуживанием, обеспечением запчастями, выбором специальных методов  рекламы и стимулирования сбыта;

анализ экономической  эффективности сырья, материалов, комплектующих, организацию взаимоотношений с  поставщиками и оценку их надежности;

формирование плана маркетинга предприятия;

обеспечение контроля и управления функциями маркетинга.

Таким образом, маркетинговая  деятельность информационной службы на предприятии преследует две взаимосвязанные  цели: участие в решении задач  маркетинга продукции предприятия  и реализацию собственно программ маркетинга информационной продукции и услуг  на предприятии.

Участие информационной службы в маркетинге продукции предприятия  заключается в реализации его  информационных аспектов: создании и  ведении фондов фирменной информации, подготовке аналитических материалов, создании рекламной продукции.

Реализация программы  маркетинга информационной продукции  и услуг состоит из последовательного  выполнения ряда мероприятий, направленных на повышение эффективности информационной деятельности.

Образно говоря, любое предприятие  можно представить погруженным  в поток информации, поступающей  от внешней среды, которая включает государство, информационные центры, сети, научно – исследовательские организации, поставщиков материалов, конкурентов, инфраструктуры рынка и т.п. Информационные службы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразовывают ее в удобную для выработки управляющих воздействий форму. Во внешнюю среду предприятие передает информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных потребностях и т.д.

Каждое предприятие собственную  информационную среду, в которой  циркулируют потоки информации, образующие информационную систему предприятия. Если представить маркетинг как способ существования предприятия, то мы переходим к понятию «маркетинговая коммуникация», которым естественно обозначить систему налаженного обмена между внутренней и внешней информационными средами предприятия, позволяющую ему адаптироваться к изменениям внешних, в частности, рыночных условий и добиваться поставленных целей.

Хотя приемников маркетинговой  информации на предприятии может  быть множество, центр ее обработки  и первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы» и  дублирование в информационных потоках. Представим таким центром службу информации, являющуюся главным звеном информационной системы предприятия. Итак, можно говорить о внешнем  и внутреннем контуре маркетинговой  информации, а информационную службу представить передаточным звеном двустороннего  действия, трансформирующим информацию из внешнего контура во внутренний и обратно.

Таким образом, необходимо четкое взаимодействие между службами маркетинга и информации. Вся поступающая  в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах  предприятия. Задача информационной службы – квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, т.е. обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический  переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов в производители информации, осуществляющие маркетинг информационной продукции и услуг.

В качестве основных аспектов информационной деятельности и, соответственно, новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены:

проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия  или участии в такой работе;

проведение и организация  рекламной кампании;

проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии  в интересах маркетинга его продукции.

Можно выделить два типа информации: биологическую (генетическую) и социальную.

Биологическая информация содержится в хромосомах организмов и передается по наследству. Социальная информация заново приобретается каждым поколением (индивидом).

В одной-единственной хромосоме  человека заключено количество информации, соответствующее четырем тысячам  томов по пятьсот страниц каждый. А космический аппарат «Викинг», опустившийся в 1976 г. на Марс, имел в  компьютерах заранее запрограммированные  инструкции, содержащие несколько больший  объем информации, чем у водоросли.

Информация, которую использует человек, решая практические жизненные  задачи, обычно рассматривается как  знание.

Один из создателей кибернетики  Н. Винер дал следующее определение  информации:

«Информация – это обозначение  содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособлению к нему наших чувств».

Некоторые ученые склонны  считать науку «машиной» по переработке  информации.

В повседневной практике под  информацией понимают сведения, представляющие определенный интерес, которыми люди обмениваются в процессе общения.

Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. В ней отражаются практически  все формы и виды человеческой деятельности – политика, экономика, наука, моральные нормы и религиозные  ценности, искусство.

Ученые классифицируют циркулирующую  в обществе информацию на два больших  массива:

систематизированную (регламентируемую по времени, объему, содержанию, составу отправителей и получателей),

несистематизированную (случайную, безадресную).

Если в роли источника  информации выступает субъект управления, говорят об управленческой информации.

В зависимости от направления  ее различают на вертикальную и горизонтальную.

В. Афанасьев предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции  управленческого процесса она обслуживает.

Информация, которая кладется в основу принятия решения, называют исходной.

Информация, которую используют при реализации решения,

выполнении конкретных организационных действий, называют организационной информацией.

Любое управленческое решение  сопровождается определенными предписаниями, нормами, правилами, рекомендациями. Такого рода информация называется регулирующей.

На завершающем этапе  управленческого цикла фигурирует учетно-управленческая информация.

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию по типу производимых ею изменений можно разделить следующим образом:

сообщения информирующего характера,

сообщения инструктирующего характера,

сообщения мотивирующего  характера.

Очевидно, что множество  сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Носителями социальной информации являются речь, графика, знаковые системы, коды, символы, различные тхнические средства.

Источником социальной информации является человеческая деятельность.

Специалисты называют четыре основных способа выработки информации:

Самонаблюдение – это  собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания.

Взаимодействие – это  общение с одним или несколькими  людьми, сопровождающееся взаимным объменом информацией.

Сообщение – это письма, файлы данных и специально организованные исследования.

Анализ – это выработка  информации путем количественных моделей  и методов принятия решений.

Существует такое понятие  как массовая информация – любая  социальная информация, которой хотя бы на одной из стадий ее жизненного цикла оперирует масса.

Право авторства, информационное право, принадлежащие гражданину от рождения или по закону, неотчуждаемы и непередаваемы иным способом. Нематериальные блага защищаются в соответствии с Гражданским Кодексом и другими  законами в случаях и в порядке, ими предусмотренных.

Если гражданину причинен моральный вред действиями, нарушающими  его личные неимущественные права, либо посягающими на принадлежащие  гражданину другие нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных  законом, суд может возложить  на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда.

1.2)Методы информационного  менеджмента

При управлении информацией  и людьми ею обладающей используются такие методы как:

Стимулирование сбыта – которое представляет собой временно действующие стимулы денежного или иного характера, которые поднимают воспринимаемую значимость товара или услуги. Производители предлагают купоны, розничные продавцы регулярно устраивают распродажи, а учреждения сферы услуг предлагают дополнительный сервис за те же деньги (цену). Стимулирование продаж, как можно будет заметить, должно дойти до потребителя через рекламу. Однако оно отличается от рекламы тем, что значимость, придаваемая товару, является краткосрочной.

Реклама – основной метод, которым пользуются маркетологи, чтобы  достичь потребителя. Посредством  этого метода маркетологи пытаются информировать своих клиентов о  позиционировании товара ( о его уникальных характеристиках или низкой цене) в надежде на то, что эта информация поможет потребителю выбрать именно их товар.

Личные продажи – организуются для продвижения сложного товара, требующего интенсивного информационного  обмена между покупателями и производителями. Некоторые компании (такие как  Avon или Tupperware) используют данную форму коммуникации даже для относительно простых товаров, желая установить долгосрочные личные отношения с потребителем.

«Паблисити» (популяризация, содействие известности) предполагает донесение информации о товаре до рынка через СМИ. Хотя паблисити  не может быть объектом купли –  продажи, при условии правильного  применения оно может обеспечить компании ряд преимуществ. Если произведенный  товар интересен, он может вызвать  любопытство СМИ, которые захотят  подать его зрителям или слушателям в форме новостей. Кроме того, в последнее десятилетие наблюдается  повышение интереса к так называемому  прямому маркетингу (связей с общественностью) в целях создания благоприятного образа товара. Хотелось бы упомянуть  о том, что СМИ при продвижении  рекламы товара очень часто производит эту рекламу не специально, то есть например в новостях объявить об открытии новой фирмы, компании, появлении на рынке новых услуг.

Для некоторых новых товаров  выбор информационного канала так  же важен, как выбор канала распределения. Процессы целевой и контактной сегментации  предполагают выбор такого СМИ (носителя рекламы), которое охватывает аудиторию с наиболее привлекательными и определенными характеристиками.

Каждый тип носителя рекламы  имеет присущие только ему слабые и сильные стороны и свою структуру  издержек.

1.3)Целевая система  информационного менеджмента

Как уже было сказано выше, трудно недооценить роль информации в обществе, особенно в финансовой сфере, где информация требует систематизированного подхода. Если рассматривать информацию в деловой сфере, то необходимо было бы сказать, что предпринимательство  просто не мыслимо без нее. Например, исследование сегментов рынка, требует достоверной, неискаженной информации. Чтобы с уверенностью получить намеченный результат коммуникации, процессом передачи информации необходимо управлять. Социальная жизнь начинается с коммуникации, а информация является тем, чем люди обмениваются при процессе коммуникации. Непосредственной целью информационного менеджмента является систематизация имеющихся принципов: передачи, хранения, отслеживания информации, в определенный алгоритм, для упрощения получения поставленных целей и задач.

2)Процесс информационного  менеджмента

2.1) Этапы информационного  менеджмента

Эффективность стратегий  во многом зависит от полноты и  достоверности собранной информации.

Если достоверность информации можно оценить по степени соответствия ее реальному, фактическому положению  дел, то полноту информации определить сложнее. Здесь относительным критерием  может служить достаточность  полученных сведений для принятия решений, выбора линии поведения.

Всю совокупность источников необходимой для планирования и  проведения кампании информации обычно делят на две большие группы:

источники первичной информации;

источники вторичной информации;

К источникам первичной информации относят самостоятельно проведенные  социологические исследования, необработанные аналитиками документы, результаты собственных наблюдений – все, что  является носителем еще не использованной никем информации. Иными словами, первичная информация – это сведения, собранные впервые для конкретной цели.

К источникам вторичной информации относят материалы социологических  исследований, статистические данные, отчеты, программы, уже кем-то использованные для собственных целей.

Разумно начинать сбор информации с обращения к вторичным данным. Во-первых, они не требуют больших  затрат времени. В-третьих, у некоторых  организаций могут быть такие  сведения, которые вам самим просто не получить. В-четвертых, взятые для  сравнения из некоторых источников вторичные данные помогут получить в итоге более достоверную  информацию.

Главный недостаток вторичной  информации – она быстро устаревает и далеко не всегда дает именно те сведения, которые вам нужны.

Обращение сначала к вторичной  информации часто помогает значительно  скорректировать работу в сторону  сокращения затрат и времени на поиск  первичной информации.

К источникам вторичной информации можно отнести:

органы власти,

периодические издания,

книги и монографии,

коммерческие исследовательские  структуры.

При всех достоинствах вторичной  информации без сбора первичных  данных практически не обойтись. Ведь они собираются в точном соответствии с целями кампании. Вы получаете  конкретный ответ на ваш конкретный вопрос. И только на них может  опираться конкретная стратегия.

Основные источники первичной  информации:

наблюдение,

личный опрос,

телефонный опрос,

почтовый опрос,

прессовый опрос,

изучение документов, материалов прессы, теле- и радиопередач, программ конкурирующих кандидатов, листовок, воззваний, писем и жалоб населения  и т.д.

Технический прогресс вносит существенные изменения как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии.

Телевидение

Телевидение относится к  средствам массовой информации, которым  пользуются рекламодатели национального  масштаба. Оно является наиболее сильным  и гибким и в тоже время самым  дорогим средством убеждения. Многие рекламодатели продолжают тратить  на телерекламу большую часть  своих бюджетов, даже несмотря на то, что расценки на нее растут, а  зрительская аудитория сокращается. Крупнейшие телевизионные компании испытывают сильнейшее давление со стороны  кабельного телевидения и видеобизнеса. В течение 1980-х гг. число зрителей, смотрящих передачи трех крупнейших телекомпаний в пиковое время, сократилось с 92% до 67%, а стоимость 30-секундного рекламного ролика в популярной программе возросла на 85% и достигла 185000 долларов. В поисках свободных ниш многие рекламодатели устремились на рынки кабельного телевидения, такие как MTV и ESPN.

Главной особенностью телерекламы 1980-х гг. стало распространение 15-секундных  рекламных роликов, которые составили 35% всего объема рекламы. По мнению некоторых  рекламодателей, 15-секундная реклама, содержащая новую информацию о товаре или логические доводы в пользу его  покупки, дает 80%-ный эффект 30-секундного ролика, а обходится в два раза дешевле.

Радио

Особенности развития радиорекламы определяются увеличением числа  радиостанций, работающих в диапазоне  УКВ и специализирующихся на разных музыкальных стереопрограммах. Хороший эффект может дать радиореклама, направленная на жителей пригородов, ежедневно пользующихся транспортом для поездок на работу. В целом радио считается второстепенным носителем рекламы, который оказывает поддержку первичным СМИ – телевидению и газетам.

Газеты

Новые технологии оказывают  также влияние на процессы выпуска  и доставки газет, хотя читатели могут  этого и не замечать. Неожиданный  успех газеты USA TODAY был бы невозможен без спутниковой связи и электронной  печати. Эта газета стала серьезным  соперником другим газетам и прочим СМИ, поскольку она предлагает рекламодателям аудиторию в масштабе всей страны с преобладанием читателей из среды бизнесменов. В будущем  за газетами останется преимущество в размещении тематических объявлений местного значения, а также внерубричной рекламы розничных продаж, но они уже теряют значимость для рекламы торговых марок в национальном масштабе, поскольку имеют ограниченный радиус действия и недостаточно высокое качество воспроизведения изображений.

Журналы

Тенденция развития рекламы  в журналах заключается в сосредоточении на конкретной тематике. Цветное телевидение  отправило на тот свет множество  массовых журналов, однако спортивные, развлекательные, деловые и интеллектуальные журналы выжили и процветают. Чем  более узкотематическим является журнал, чем подробнее он освещает какой-то вид спорта или отдыха, тем больше вероятность того, что его подписчики окажутся настоящие энтузиасты, любители попробовать новый товар, с чьим именем обычно считается публика.

Преимущества и недостатки основных СМИ