Информационный менеджмент в современной организации

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГОУ  ВПО «ВЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ 
КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине «Информационные системы в экономике »

Информационный  менеджмент в современной организации 
 
 
 
 
 

Выполнила: Демина Ю.Н.,студентка 4 курса ,группы ЭФ-410

экономического  факультета

очной бюджетной  формы обучения 

по специальности  «Финансы и кредит» 
 
 

Руководитель: Плотникова С.Н. 
 
 
 
 

Киров 2009

Содержание

Введение             3

1 Теоретические основы информационного менеджмента    4

2 Ресурс информационной системы. Особенности управления ресурсами информационными системами         9

3 Методология управления информационными системами в экономике         13

4  Экономические  аспекты информационной системы  в организации          15

5  Информационная  безопасность в организации             19

6  Обеспечение  биологической безопасности пользователей  в организации         31

7  Аудит информационной  системы                         33

    8 Практика информационного менеджмента в издательстве ЗАО «Коммерсант» 35

Заключение                   40

Список литературы                  41

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент – по-русски "управление" – функция, вид деятельности по руководству  людьми в самых разнообразных  организациях. Менеджмент – это  также область человеческого  знания, помогающего осуществить  эту функцию. Наконец, менеджмент как  собирательное от менеджеров это  определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

Термин  «информация» связан со всеми научными дисциплинами. А наиболее тесно данный термин связан с менеджментом. На протяжении многих лет они существовали как  бы обособленно друг от друга, но чуть позже их объединили в единую научную  дисциплину под названием «Информационный  менеджмент».

Цель  данной курсовой работы состоит в  изучении теоретических аспектов информационного  менеджмента ,а так же применение его на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.   Теоретические основы информационного менеджмента

Информационный  менеджмент- это система управления  и контроля организационных отношений  и процессов , направленная на достижение стратегических целей организации  по средствам использования технических  средств, телекоммуникаций , информационных технологий и моделей электронного бизнеса и на снижение риска от их применения.

В целом  менеджмент (управление) - это процесс, направленный на достижение целей организации посредством упорядочения преобразований исходных субстанций или ресурсов (труда, материалов, денег, информации и т.п.) в требуемые результаты (изделия, услуги). Как известно, менеджеры воздействуют прежде всего на главный элемент организации - людей, координируя их деятельность. Эффективность менеджмента определяется как соотношение результатов работы и использованных для их получения ресурсов.

Менеджеры, осуществляющие управление, не имея научных  знаний, вынуждены полагаться лишь на опыт, интуицию и везение. Однако опыта многим из них не хватает. Менеджеры  лучше руководят и достигают  более высоких результатов, если владеют теорией менеджмента  и умело применяют свои знания на практике.

Теорию (научную дисциплину) менеджмента  можно охарактеризовать как аккумулированные и по определенным правилам логически  упорядоченные знания, представляющие собой систему принципов, методов  и технологий управления, разработанных  на основе информации, полученной как  эмпирическим путем, так и в результате исследований в различных областях науки.

Теория  менеджмента отличается следующими особенностями:

- ориентирована  на решение практических задач;

- имеет  междисциплинарный характер;

- разрабатывается  в международном масштабе.

Менеджмент  предназначен для решения практических задач.

Он нацелен  на исследование и разработку правил эффективного управления с целью  достижения высоких результатов, являющихся критерием его качества.

Отсюда  вытекают следующие требования к  теории менеджмента:

1) она  должна предоставлять работникам, занятым практической деятельностью,  знания, помогающие им повысить  уровень управления;

2) способствовать  повышению квалификации менеджеров  и особенно подготовке претендентов  на эти должности;

3) определять  области и проблемы, требующие  дальнейшего изучения и разработки  в целях содействия развитию  познавательной базы.

Технология- это формализованное описание деятельности, включающее набор ресурсов, инструментов, приемов их использования, и способов организации производства, необходимое  и достаточное для воспроизводства  процесса получения определенных продуктов, предметов, услуг, изменений или  любых иных значимых результатов  с заранее заданными параметрами.

На основе данного определения можно выделить по меньшей мере три дополняющих  друг друга группы технологий:

1) ресурсные  (отличающиеся друг от друга  тем, какие ресурсы используются  для производства конкретного  продукта);

2) инструментальные (отличающиеся набором используемых  орудий труда);

3) управленческие (отличающиеся способами организации  производственного процесса).

В существующей литературе понятие «информационный  менеджмент», как правило, связывается  с двумя первыми группами (типом  ресурсов или типом инструментов). Куда более плодотворным представляется разговор об информационном менеджменте  как о технологии управленческой.

Надо  исходить из предположения, что на современном  этапе развития модернизационные процессы во всех сферах жизнедеятельности связаны  скорее с организацией работы, чем  с изменением характера используемых ресурсов или обновлением инструментов. Компьютер, пришедший на смену картотечному ящику и пишущей машинке, - удобство и не более того. Он не поменял  природы гуманитарных занятий, так  же как заменивший счеты калькулятор  не произвел революции в экономике. Происходящие у нас на глазах глобальные перемены связаны не с появлением баз данных и персональных компьютеров, а с появлением новой среды  коммуникации. Эта среда властно  диктует особые формы взаимоотношений, которые называются сетевыми. Сети как системы человеческого взаимодействия были известны задолго до компьютерной эры, но благодаря новым техническим средствам они стали явлением. Описывать сетевые отношения и рефлексировать по их поводу начали только с появлением Internet.

Сегодня есть все основания рассматривать  информационные технологии как неотъемлемый компонент технологий управленческих. Практически все вновь формирующиеся  структуры координации человеческой деятельности, например офисные системы, строятся на основе новейших телекоммуникационных систем и оснащенных современными компьютерами ресурсных центров. Да и вполне традиционный управленец не мыслит сегодня своей  работы без компьютера на столе. Можно  дать длинный перечень элементов  новых управленческих технологий, проникающих  и в культурную сферу благодаря  сети Internet.

Среди этих элементов:

- средства оперативной коммуникации (электронная почта, списки рассылки, новостные разделы музейных сайтов);

- распределенные ресурсы и средства доступа к ним (базы данных, порталы, терминалы компьютерных сетей);

- средства координации деятельности (электронные доски объявлений, форумы, электронные опросы);

- формы обратной связи и организации сотрудничества (гостевые книги, телеконференции);

- наконец, средства производства (инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства).

Но дело не только и не столько в этом. Техническая модернизация сама по себе не приводит к сдвигам в сознании. Требуется еще некий фактор, который  можно обозначить как переход от социального к медиапространству. Именно сюда, в виртуальную среду, все более перемещаются места делового общения, обмена идеями и взаимного консультирования (Web-клубы, Internet-кафе), средства совместного проектирования и продвижения проектов (Web-лаборатории, обмен баннерами). Возникают целые виртуальные «поселения» с проблемно-ориентированной социальной структурой и специализированными вспомогательными службами (Geocities, Fortunecity и др.). Информационные технологии становятся неотъемлемой частью культуры.

Информационный  менеджмент - совокупность методов  и средств управления информацией  и управление с помощью информации деятельностью предприятия или  организации.

Выделяют  три вида информационного менеджмента: управление предприятием (организацией), внутренней документацией и публикациями. Первый из видов включает вопросы  организации источников информации, средств передачи, создания баз данных, технологий обработки данных, обеспечение  безопасности данных.

Основные  задачи информационного менеджмента:

- разработка  стратегии информационного менеджмента.  Она подчинена и определяется  бизнес – стратегией организации;

- разработка  методологий информационного менеджмента;

- оперативное  управление информационной системой  организации: обновление и обслуживание  программно- технических средств, управление ИС- персоналом, поддержка адекватности информационной системы к требованиям бизнеса;

- управление  экономическими аспектами информационной  системы;

- обеспечение  информационной безопасности информационной  системы , аудит  информационной  системы ;

-проектирование, развитие, обновление информационной  системы.

В круг задач менеджмента входят также  разработка, внедрение, эксплуатация и  развитие автоматизированных информационных систем и сетей, обеспечивающих деятельность предприятия (организации). В этих сетях  должно быть обеспечено управление информационными  ресурсами. Важное значение имеют организация  и обеспечение взаимодействия с  внешним информационным миром: сетями, базами данных, издательствами, типографиями и т.д. Все возрастающая важность информационного менеджмента привела  к появлению специалистов (информационных менеджеров), занимающихся его задачами. Эти специалисты должны преобразовывать  пассивную корпоративную информацию в источники правдивых, так называемых рафинированных, сведений, определяющих успехи фирмы.

Информационный  менеджмент превращается в базовую  технологию организации управленческой деятельности во всех сферах информационного  общества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2  Ресурс информационной  системы. Особенности  управления ресурсами  информационными  системами

Информационная  система (ИС)- взаимосвязанная совокупность информационных ресурсов, технических средств и информационных технологий , используемых для осуществления необходимых информационных процессов.

Назначение  информационная система - обеспечить организацию ИТ, информационными ресурсами и техническими средствами, необходимыми для достижения поставленных целей. Перед ИС ставятся задачи:

1. Обеспечение всех необходимых информационных процессов.
2. сбор, накопление и хранение информационных ресурсов
3. Создание и анализ новых информационных продуктов.
4. Оказание информационных услуг.
5. Обеспечение информационной поддержки

Ценностью ИС - оценка привлекательности использования ИС с точки зрения ее влияния на бизнес и улучшения экономических показателей деятельности организации. Выделяют внутреннюю и внешнюю ценность ИС. Внутренняя ценность:

• Автоматизация труда пользователей.
• Ускорение информационных процессов в организации
• Переход на электронный документооборот
• Упрощение доступа к информации
• Возможность объединения специалистов разного профиля при решении управленческих задач 
  Внешняя ценность:
• Маркетинговый эффект - использование в организации современных ЭВМ и ИТ создает позитивный образ прогрессивной, быстроразвивающейся фирмы.
• Стратегическое преимущество перед организациями неиспользующими современные ИТ.
• Сокращение издержек на осуществление информационных процессов в организации, в первую 
  очередь фонда оплаты труда.
• Контролируемость персонала. ИС отслеживает работу пользователей, предотвращает ошибки, 
  ограничивает доступ к конфиденциальной информации и т.д.
• Операционный эффект - увеличение скорости решения управленческих задач в организации, 
  увеличение общего ила решаемых задач при сокращении численности персонала
• Расширение круга клиентов, возможность удаленного общения с ними
• Расширение ассортимента продуктов и услуг(установка новой банковской программы позволят 
  осуществлять новые банковские услуги)
• Повышение информационной безопасности.

Ресурсы ИС

Ресурсы ИС рассматриваются как комплекс информационного, технического, математического, программного, организационного, методического и правового обеспечения.

а) Информационное обеспечение (информационные ресурсы)

К информационным ресурсам относят унифицированную  систему документации, схемы информационных потоков, способы документооборота, Банки Данных организации(Хранилища данных), системы кодирования, справочники- классификаторы и т.д.. Информационное обеспечение предназначено для своевременного формирования и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

б) Техническое обеспечение, в том числе телекоммуникации

комплекс  технических средств, предназначенных  для работы ИС. В данный комплекс входят:

1. Компьютеры любых классов.
2. Устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации
3. Устройства передачи данных и линии связи, в том числе компьютерные сети.
4. Оргтехника и устройства автоматического съема информации
5. Эксплуатационные материалы

в) Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и компьютерных программ, использующихся при обработке информации.

К средствам математического обеспечения  относятся средства моделирования  процессов управления, типовые задачи управления, методы математического  программирования, математической статистики и т.д. В состав программного обеспечения входят:

1. Системное программное обеспечение, операционные оболочки.
2. Программы-утилиты (антивирусные программы, программы-архиваторы, и т.д.)
3. Пользовательские программы общего назначения (Пакет MS Officce)
4. Специализированные пользовательские программы(КБП, программы экономического анализа, система Клиент-Банк и т.д.)
5. Техническая документация на программные средства.

г) Организационно-методическое обеспечение

-    совокупность организационных методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими и программными средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.(управление доступом, должностные инструкции, графики работ, правила работы с документами, инструкции по работе в программах и т.д.)

д)  Правовое обеспечение.

совокупность  правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

е) Инфраструктура ИС.

Помещения, используемые в деятельности ИС и  их оснащение.(серверная комната, архивные помещения, кабинеты обслуживающего персонала и т.д.)

ж) Финансовые ресурсы ИС.

Денежные  средства выделяемые на обслуживание, совершенствование и развитие ИС.

  Особенности управления информационными  ресурсами.

1. достаточность ресурсов для осуществления непрерывной деятельности ИС.
2. сбалансированность привлечения ресурсов, т.е. равномерное их развитие и использование. (В 
   российской практике можно отметить излишек увлечение ТО, в западных фирмах - персонал)
3. Экономическая целесообразность использования ресурсов, т.е. затраты на приобретение и внедрения ресурсов ИС должны быть соотносимы с экономическим эффектом от их использования.
4. высокая степень привлечение сторонних ресурсов (использование готовых программ, привлечение сторонних специалистов)

ИС-персонал - рассматривается как персонал, обслуживающий ИС.

Выделяют  следующие группы специалистов:

• системные аналитики - решают вопросы развития и проектирование ИС, согласуют развитие ИС с требованиями бизнеса.
• Прикладные программисты
• Тестировщики
• Системные программисты
• Администраторы данных
• Администраторы безопасности
• Инженеры по ТО и компьютерным сетям
• Хранители программ
• Сетевые администраторы и т.д.

3  Методология управления  информационными  системами в экономике

Методологии информационного менеджмента определяют его основные направления. В каждом из направлений выделяются основные задачи по управлению ИС; в каждой из задач поясняются с точки зрения применяемых методов и средств управления ,а так же с точки зрения оценки и контроля. Как правило, методологии излагаются в отдельных руководствах. В настоящее время существует 2 международных  общепринятых методологий по управлению ИС:

-  COB IT- американская методология управления;

- IT IL- европейская методология управления.

Российской  методологии в настоящее время  не разработано, большинство организации  разрабатывают собственные внутриорганизационное  руководство в сфере информационного  менеджмента.

При разработке собственной методологии следует  учесть:

1)разработка ИС- стратегий с учетом размеров и сфер деятельности организации;

2)разработка  основных направлений информационного  менеджмента, выделении задач  ,методов и средств управления.

Например, методология  COB IT предлагает следующие 4 направления:

-развитие  ИС : разработка стратегий ,управление  инвестициями, управление адекватностью  ИС к требованиям бизнеса;

-внедрение  ИС : выбор, приобретение, установка,  настройка программно-технических  средств;

-сопровождение  ИС: оперативное обслуживание ИС(контроль, текущий ремонт);

-информационная  безопасность, аудит ИС.

3)разработка методов взаимодействия между ИС-персоналом и другими бизнес- подразделениями.

Для решения  проблем в этой сфере рекомендуется  создать в организации группу по управлению ИС с привлечением в  нее как ИС- специалистов, так  и бизнес-руководителей. Данная группа совместно разрабатывает и осуществляет методологии в сфере информационного  менеджмента, проводит совместный аудит  ИС.

4)документирование  в сфере  ИС.В России нет  обязательного списка основных  документов в сфере информационного  менеджмента ,однако международная  практика рекомендует использовать в деятельности организации следующие документы: стратегия ИС, бюджет ИС, политика информационной безопасности и тд.

5) Методы  оценки и контроля деятельности  ИС.

Рекомендуется использовать количественные показатели( в западной практике_ индикаторы ),которые  позволяют оценить качество и  надежность информационной системы ,а  так же уровень обслуживания пользователей  ИС. Рекомендуется использовать 15-20 показателей:

-количество  сбоев;

-время  решения проблем пользователей;- время доступа к ресурсам и  тд. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 Управление  экономическими аспектами информационной системы в организации

ИС современной  организации одна из самых затратных  частей бизнеса компании с высокой  степенью информатизации бизнеса, выделяют на содержание ИС до 30% бюджета фирмы.

Многие  фирмы,  специализирующиеся на финансовых услугах, полностью осуществляют свою деятельность на базе ИС.

Управление  инвестициями в ИС.

Расходы на создание ИС ( приобретение технических  средств, развитие компьютерных сетей, приобретения лицензионного программного обеспечения, внедрение интернет- ресурсов) должны рассматриваться как внутренние инвестиции организации.

Инвестиционные  проекты в сфере ИС должны документально  оформляться и финансово- экономически обосновываться. Необходимо также рассчитывать риски по инвестициям в ИС.

Для управления ИС проектами в организации создаются  рабочие группы, в которые входят бизнес- руководители подразделений, ИС-специалисты, финансовые работники.

Следует осуществлять контроль за ИС проектами:

- исполнение  бюджета;

-достижение  проектной эффективности;

-соблюдение  проектных сроков и тд.

В конце  года рекомендуется определять долю проектов с превышающим бюджетом, долю незаконченных проектов, долю нерентабельных проектов. Рассчитанные показатели должны быть проанализированы.

Бюджет  ИС.

Рекомендуется формировать бюджет ИС на каждый год. Бюджет рекомендуется детализировать на каждый квартал, а в рамках квартала- помесячно.