Информационный менеджмент как искусство продвижения интересов

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: « Информационный менеджмент как искусство продвижения интересов»

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение

Глава 1

Информационный менеджмент

1. Информационный менеджмент и его особенности
2. Информационные системы и технологии
3. Стратегическое планирование как основа информационного менеджмента

Глава 2

Информационный менеджмент на примере организации ЗАО «Мебель-дизайн», г. Москва

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

Введение

Современное общество живет в период, одну из характерных  черт которого составляет информатизация. Информация есть знание об особом факте, событии или ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать и решать проблемы. Они зависят от информации. Люди имеют обыкновение думать об информации не больше, чем они думают о воздухе, для того, что бы дышать.[1,c.23]

В информационном обществе акцент внимания и значимости смещается с традиционных видов  ресурсов на информационный ресурс, который, хотя всегда существовал, не рассматривался ни как экономическая, ни как иная категория; никто специально не говорил о нём и тем более не вводил никаких определений.

Одним из ключевых понятий при информатизации общества стало понятие «информационные  ресурсы», толкование и обсуждение которого велось с того момента, когда  начали говорить о переходе к информационному обществу. Этому вопросу посвящено довольно много публикаций, в которых отразились и разные мнения и определения, и разные научные школы, рассматривающие эти понятия.

Объект  исследования: информационная деятельность организаций

Предмет исследования: методы инф. менеджмента в ЗАО «Мебель-дизайн»

Цель  работы -  рассмотреть сущность информационного менеджмента, его основные этапы и наиболее применяемые в практике управления методы информационного менеджмента.

Задачи:

1) Дать определение понятию «информационный менеджмент»

2) Описать сущность  информационного менеджмента и  его задачи

3) Проанализировать  методы информационного менеджмента  на примере ЗАО «Мебель-дизайн»,  г. Москва

4) Сделать выводы о  важности информационного менеджмента в продвижении фирмы

Методы исследования: работа с литературными источниками, контент-анализ, дискурс-анализ, SWOT-анализ.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и шести приложений.

 

Глава 1

1.1 Информационный менеджмент

  Стремительное  развитие практики менеджмента,  работы по созданию общей теории  менеджмента позволяют дать его  уже, можно сказать, устоявшееся  определение.

Менеджмент  – это управление в социально-экономических  системах: совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли.

В управленческой науке до сих пор не сложилось  однозначного  понимания того, что  есть информационный менеджмент.

1. Различные виды менеджмента тесно взаимосвязаны друг с другом (например, документный, информационный).

2. Менеджмент  зачастую понимается как синоним  «управления» и во внимание  не принимаются его специфические  особенности.

3. Большое значение  в обществе играет мода на иностранные термины, что мешает более правильному пониманию информационного менеджмента.

Принято трактовать информационный менеджмент в узком  и широком смысле.

В узком смысле менеджмент понимают как синоним  «делопроизводства» (ДОУ). Согласно ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ДОУ – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование, то есть создание документа, процесс  подготовки официального документа. [2, с. 37]

Информационный  менеджмент – технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Для определения  понимания сущности информационного  менеджмента необходимо принимать  во внимание ряд положений:

1. информация  – комплексная категория, то  есть

 информация  – условие и средство делового  общения;

 информация – средство доведения до общества сведений об организации;

 информация  – источник сведений о внешней  среде;

 информация  – товар.

2. информационный  менеджмент осуществляется в  пределах конкретной организации;

3. информация  представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения.

4. информационный  менеджмент имеет отношение не  просто к информации, а к информационной  деятельности организации.[5,c.45]

Информационный  менеджмент – управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

Цель информационного  менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством  регулирования различных видов  её информационной деятельности.

Задачи информационного  менеджмента:

1. качественно  информационное обеспечение процессов  управления в организации;

2. осуществление  управления информационными ресурсами;

3. обеспечение  управления обработки информации  на всех уровнях;

4. обеспечение  управления коммуникациями (общение  – передача информации от человека к человеку). Информация имеется в виду в различном представлении:

- в виде массива  документов;

- в виде документной  информации;

- в виде средства  общения.

Под управлением  подразумевается не только принятие решения, а весь комплекс управленческих действий.

Информационный  менеджмент касается всех функций управления современной организации.

Функция планирования – это деятельность субъекта по определению темпов, пропорций, развития объектов управления. Планирование осуществляется в различных вариантах. Наиболее распространены сегодня оперативное и стратегическое.

Оперативное планирование отражает текущую деятельность организации.

Стратегическое  связано с перспективами.

Функция стратегического  планирования приобретает в настоящее время особое значение. Её специфика: особенность самого стратегического управления.

1.2 Информационные системы и  технологии

Информационные  технологии включают компьютеры и программное обеспечение для обработки и хранения информации, а также технологии связи для передачи информации.

Информационная  система может быть определена с  технической точки зрения как  набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы  поддержать принятие решений и управление в организации.

 В дополнение  к поддержке принятия решений,  координации и управлению информационные  системы могут также помогать  менеджерам проводить анализ  проблемы, делают видимыми комплексные  объекты и помогают создавать  новые изделия. 

 Информационные системы содержат информацию о людях, местах и объектах внутри организации или вне нее.

Существуют  формальные и неформальные организационные  компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные  информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы также необходимы для жизни организации.

1.3. Стратегическое планирование  как основа информационного менеджмента

Стратегическое  управление – это управление, которое ориентировано на обеспечение выживания организации и её эффективного развития в условиях динамично меняющейся внешней среды.[6,c.56]

В отличие от оперативного управления, стратегическое имеет иные критерии эффективности:

- своевременность  и точность реагирования организации  на изменения внешней среды.

Стратегическое  планирование – процесс, который  включает ряд стадий. Составить стратегический план, то есть определить те действия, которые организация должна совершить  для выполнения стратегии.

1 Стадия: определение  миссии организации.

Миссия –  это чётко выраженная причина существования организации, которая подчёркивает её отличия от аналогов.[7,c.34]

Определении миссии имеет огромное значение:

1.    значение  миссии в отношении внешней  среды;

 миссия формирует  представление об организации  и её назначение;

миссия способствует формированию и закреплению имиджа организации;

2.    миссия  имеет значение и в отношении  коллектива организации.

миссия делает ясными для сотрудника цель и предназначение организации;

миссия содействует  формированию определённого климата в организации;

миссия способствует единению коллектива и укреплению его  культуры.

3.    миссия  имеет значение в отношении  управления организацией.

 миссия помогает  более точно определить стратегию;

миссия оказывает  содействие в осуществлении более  правильного распределения ресурсов.

2 Стадия: определение  целей организации.

Цель – это  ожидаемый, конечный результат.

Именно через  цели, миссия получает реализацию. Набор  целей может быть разным. Основные требования к нему:

- он должен  всесторонне раскрывать миссию;

- он должен касаться, по крайней мере, 4-х сфер деятельности организации:

- сфера доходов  (не получение прибыли, а какой  авторитет организация получает  у пользователей – если организация  некоммерческая)

- сфера работы  с пользователями;

- сфера работы с сотрудниками;

- сфера социальной  ответственности (какова роль  организации в жизни региона).

В организации  все цели должны быть взаимосвязаны  и построены в определённой иерархии. Цели должны отвечать следующим требованиям:

· цели должны быть конкретными;

 цели должны  быть ориентированы во времени;

 цели должны  быть достижимы;

 цели должны  быть приемлемыми для организации;

 цели должны  быть совместимыми;

цели должны быть гибкими.

Цель может  быть правильно обозначена в том  случае, если в организации осуществлён адекватный анализ среды.

3 Стадия.

Анализ среды  включает в себя 2 основных компонента:

- анализ внешней  среды;

- анализ внутренней  среды.

Анализ внешней  среды ориентирован на все компоненты, которые окружают организацию. Этот анализ делят на две части: изучают макро и микро среды.

Макросреда  – общие условия, в которых  организация находится.

Она включает в  себя экономический компонент, политический компонент,    правовой компонент, социальный компонент, состояние технологии.

Нужно учитывать, что все элементы макросреды во взаимосвязи и степени влияния различных факторов на конкретную организацию различна.

Микросреда  – непосредственное окружение организации.

·   Потребители;

·   Поставщики;

·   Конкуренты;

·   Рынок  рабочей силы.

Анализ внутренней среды изучается по определённым блокам вопросов.

- Кадровые вопросы;

- Организационные  вопросы;

- Производственные  вопросы;

- Маркетинговые  вопросы;

- Финансовые  вопросы;

- Организационная  культура – совокупность правил  и ценностей, которых придерживаются сотрудники и руководители.[8,c.78]

Изучение внутренней среды направлено на то, чтобы выяснить:

·   Реальное состояние организации;

·   Определить преимущества и проблемы;

·    Перспективы  развития.

Для изучения внешней  и внутренней среды используются различные методы:

1) SWOT (СВОТ) –  позволяет найти возможности,  наиболее рациональные варианты  действия. Работа по данному методу  состоит из нескольких этапов.

  Составление  перечня сильных и слабых сторон  организации, возможностей и угроз  внешней среды (сила, слабость – внутренняя среда; возможности, угроза – внешняя среда);

Составление матрицы (таблицы), в которой все эти  позиции указываются

 Выбор тех  вариантов, которые наиболее рациональны  в данных условиях для данной  организации.

2) Метод позиционирования – позволяет дать оценку внешней среде.

Суть: составление  двух матриц – матрицы возможностей и матрицы угроз.

3) Метод составления  профиля среды – даёт возможность  составить полную картину внешней  среды и дать оценку каждому  фактору.

4 Стадия. Анализ  стратегических альтернатив.

Необходимо  оценить имеющиеся стратегии  или разработать собственный  стратегический вариант. Любая стратегия  связана с изменением одного или  нескольких элементов:

·   Продукт;

·    Рынок;

·    Отрасль;

·    Положение  организации внутри отрасли;

·    Технология.

Среди традиционных стратегий можно выделить:

1.          Группу стратегий концентрированного  роста.

  стратегия  усиления позиций на рынке.  Организация работает на прежнем  рынке с прежними условиями,  но пытается укрепить своё влияние. Это заставляет развивать маркетинговую деятельность.

  стратегия  развития рынка. Организация производит  прежние услуги, но пытается найти  новые рынки для их реализации.

  стратегия  развития продукта. Организация  работает на прежних рынках, но  все свои усилия направляет на производство новых услуг.

2.          Стратегии сокращения.

   стратегия  ликвидации;

стратегия сбора  урожая (снятия сливок). Фирма постепенно сокращает до нуля одно из направления  деятельности, при этом основную ставку делает на максимальное получение прибыли.

  стратегия  сокращения. Одно из направлений  или одно из подразделений  закрывается.

 стратегия  сокращения расхода.

Организация может  ориентироваться и на отдельные  стратегии, не входящие в группы. Сегодня  популярна инновационная стратегия. Достаточно продуктивной считается кооперационная стратегия. Она ориентирована на взаимодействие с другими организациями, структурами. Организация может разработать собственный вариант стратегии.

5 Стадия. Выбор  стратегии.

Осуществляется  выявление наиболее оптимального для организации стратегического варианта. В процессе выбора должны быть учтены факторы:

1.    знание  прошлых и текущих стратегий  организации;

2.    риск, степень риска;

3.    отношение  к выбору учредителей;

4.    фактор  времени;

5.    цели  организации;

6.    возможности  организации (ресурсы организации);

7.    степень  зависимости организации от внешней  среды;

8.    обязательства  организации по предыдущим стратегиям.

6 Стадия. Реализация  стратегии.

Данный этап обязательно должен иметь начальную стадию, которая предполагает следующие действия:

1.   углублённый  анализ среды и преимуществ  выбранной стратегии, который  осуществляет руководство организации;

2.   принятие  решений по эффективному использованию  имеющихся ресурсов;

3.   принятие управленческих решений по поводу организационной структуры;

4.   осуществление  необходимых изменений по организации  и ресурсам.

7 Стадия. Стратегический  контроль.

Включает в  себя ряд элементов:

·    устанавливаются  показатели, по которым будет производиться оценка выполнения стратегии;

·    сравнение  реального состояния параметров контроля с желаемым;

·     осуществление необходимых корректировок.

Стратегический  контроль осуществляется в течение  всего периода реализации стратегии. Он делает возможным достижение целей стратегии.

·  Информацию необходимо планировать с очки зрения выявления потребностей фирмы в  ней;

·   Расходы  на получение и использование  информации можно оценить с экономической  точки зрения, и они должны заключаться в общий баланс фирмы.

· Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних  источников.

При потреблении  информация не исчезает, а изменяет свою ценность.

Отличия:

1) Для управления  ИР необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР.

2)  Информация  выступает в качестве средства  решения управленческих проблем.  Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации. Контроль должен быть основан на том, что для принятия управленческого решения необходимо определить количество информации. Когда расходы на приобретение информации повышают её полезность, создаётся положение информационного насыщения. Необходимо обязательное планирование ИП организации. Важно учитывать, что планирование ИП имеет смысл только тогда, когда охватывает все необходимые информационные каналы.

3)  Информация  имеет свой жизненный цикл. Будучи товаром, проходит этапы от момента создания до передачи на хранение или уничтожение. Вся информация, независимо от её формы, должна периодически анализироваться с точки зрения насколько сведения сохранили свою ценность.[9,c.99]

Глава 2

Информационный менеджмент в ЗАО  «Мебель-дизайн»

 

Закрытое акционерное  общество "Мебель-Дизайн" было основано в начале 1996г. Основной деятельностью  ЗАО "Мебель-Дизайн" является торговля мебелью: кухонными гарнитурами, детскими наборами и мягкой мебелью.

К регламентированным документам фирмы  относятся: различные формы бухгалтерской  отчетности, налоговые декларации, должностные и рабочие инструкции, служебные записки, устав фирмы, трудовые договоры.

Для компании ЗАО «Мебель-Дизайн» особое значение имеют уровень налогов в стране, таможенные сборы и пошлины; уровень безработицы оказывает косвенное влияние через изменение покупательной способности населения.

Анализ политического окружения  и правовых аспектов позволит фирме  установить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими аспектами правовой системы.

Политико-правовая составляющая для  данной компании заключена в законах  и нормативных актах, регулирующих торговую деятельность фирмы, ввоз товаров  из-за рубежа, выезд специалистов для работы на предприятиях поставщиков.

Изучение социальной компоненты макроокружения позволяет выяснить уровень жизни  населения, его отношение к качеству жизни, разделяемые ими ценности, тенденции и направленности в  моде и т.п.

Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, а также в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.

Непосредственно на коммерческую деятельность фирмы развитие научно-технического прогресса в области производства влияние не оказывает; этот фактор значим только для фирм, производящих продукцию, которую реализует компания.

Количественный анализ

Для проведения подобного  анализа можно построить матрицы  вероятностей/воздействий, в одной  из которых необходимо спозиционировать выявленные факторы внешней среды, оказывающие положительное влияние  на организацию (возможности), в другой – факторы внешней среды, оказывающие негативное воздействие на организацию (угрозы).

Такие матрицы приведены в виде таблицы Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой. Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице , где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой., где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой., которые позволяют получить три оценки степени значимости факторов для организации: высокое, среднее, низкое. (см. Приложения А, Б)

Однако для получения  более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой., где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой.

    По  итогам данной таблицы видно, что на компанию ЗАО «Мебель-Дизайн» факторы ближайшего окружения оказывают сильное негативное воздействие, т.е. представляют сильнейшую угрозу. Положительное влияние на данную организацию оказывают в основном только факторы макросреды.

Для получения более  полного представления, необходимо полученные данные ранжировать в  порядке убывания их степени воздействия  в таблице Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице Однако для получения более дифференцированной оценки значимости факторов внешней среды, применяется метод взвешенной оценки воздействия факторов, результаты которого представлены в таблице, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой, где в первую колонку вписаны отдельные факторы среды; во вторую – вес данного фактора, в виде относительной важности, определяемой экспертным путем; в третью – оценка в баллах степени влияния фактора на организацию, которая присваивается экспертом в соответствии с выбранной шкалой.

Таким образом становится, очевидно, какие из определенных внешних факторов имеют наибольшее положительное или отрицательное влияние на компанию.

Анализ внутренней среды