Информационный менеджмент на современном предприятии

Государственное казённое образовательное  учреждение 
высшего профессионального образования 
«Российская таможенная академия»  
RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY 
Санкт-Петербургский имени В.Б. Бобкова филиал 
Российской таможенной академии

______________________________________________

Кафедра управления

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

на тему «Информационный менеджмент на современном предприятии.»

 

 

 

 

Выполнил: студент 3-го курса  
очной формы обучения экономического факультета,  
группа 331

Тимофеева Е.А.

Подпись 

 

Научный руководитель: 
Куроптев Н.Б.

Подпись 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение..............................................................................................................3

1. Теоретические аспекты  организации информационного менеджмента на современном предприятии...................................................................................5

1.1. Понятие информационного  менеджмента.........................................5

1.2. Задачи информационного менеджмента...........................................8

1.3. Механизм информационного менеджмента  в управлении предприятием....................................................................................................12

2. Анализ эффективности  информационного менеджмента на предприятии в ООО «Эксклюзив».............................................................................................15

2.1. Краткая характеристика  предприятия ООО «Эксклюзив»..............15

2.2. Оценка системы  информационного менеджмента на предприятии ООО «Эксклюзив»............................................................................................18

2.3. Пути совершенствования системы  информационного менеджмента в  ООО «Эксклюзив»........................................................................................24

Заключение.....................................................................................................30

Список использованных источников................................................................32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В последнее десятилетие большинство специалистов в области менеджмента постоянно подчёркивают возрастающую роль информационных ресурсов, которые, с одной стороны, позволяют руководству современных организаций получать доступ к ресурсам других видов, а, с другой стороны, обеспечивают управление всеми организационными ресурсами.

Большая часть информационных потоков  (около 70 %), образующихся в системах управления, фиксируется в организационно-распорядительных документах, которые: во-первых, являются информационной основой принятия управленческих решений, во-вторых, содержат в себе результаты принятия управленческих решений, в-третьих, представляют собой средство для практической реализации управленческих решений.

Значимость информации для обеспечения управленческой деятельности придаёт её статус менеджмент-ресурса. Состояние работы организации с информацией во многом отражает и определяет эффективность систем управления.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей.

Организационные структуры  информационного менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов, организационных и технологических решений. Таким образом, значимость информационного менеджмента для современных предприятий предопределяет актуальность и практическую значимость данного исследования.

Объект исследования - ООО «Эксклюзив».

Предмет исследования - система информационного менеджмента на предприятии ООО «Эксклюзив».

Цель данной работы - провести анализ эффективности информационного менеджмента на предприятии в ООО «Эксклюзив».

Задачи исследования:

- раскрыть понятие информационного менеджмента;

- обозначить задачи информационного менеджмента;

- рассмотреть механизм информационного менеджмента в управлении предприятием;

- дать краткую характеристику предприятия ООО «Эксклюзив»;

- оценить систему информационного менеджмента на предприятии ООО «Эксклюзив»;

- охарактеризовать пути совершенствования системы информационного менеджмента в ООО «Эксклюзив». 

Изучению проблем создания, функционирования, системы управления на основе технологий информационного менеджмента, посвящало свои труды множество ученых, исследователей, специалистов в этой области, а именно Бакут П.А., Веселова Е.Н., Матвейкин В.Г., Дмитриевский Б.С., Садов К.А., Кригер А.Б., Ларин М.В., Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Рейльян Я.Р., Рубцов С.Р., Цыганов В.В., Бородин В.А., Шишкин Г.Б., Шумилов Ю.П. Их труды и использованы в данной работе.

Гипотеза исследования - в условиях быстро развивающейся информатизации общества организациям для конкурентоспособного положения на рынке необходимо иметь максимально эффективную информационную систему.

 

1. Теоретические  аспекты организации информационного  менеджмента на современном предприятии

1.1. Понятие  информационного менеджмента

Современные процессы информатизации, позволяющие предоставлять информацию потребителю, стали важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности.

Актуальные информационные ресурсы и правильно спроектированные автоматизированные информационные системы являются сегодня базой для продуктивной работы менеджера любого уровня и во всех предметных областях.

Информационный менеджмент - это процесс предоставления нужной информации в нужном виде и в нужное время; информации, которая выделяется из данных, генерируемых сегодня многочисленными автоматизированными системами - бухгалтерскими, учётными, складскими и др.¹

Под информационным менеджментом понимается специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности.

Информационный менеджмент охватывает все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов.²

Сегодня за словосочетанием  информационный менеджмент не стоит чётко очерченной предметной области.

Условно можно выделить следующие наиболее популярные сегодня трактовки информационного менеджмента:

- информационное обеспечение (в широком смысле);

- информационные ресурсы и управление ими;

- информационные услуги и предпринимательство;

- информационные системы, их техническая поддержка и управление ими;

- организация научно-информационной деятельности;

- обработка и анализ информации;

- офис-менеджмент;

- организация коммуникаций;

- стратегическое планирование и менеджмент.³

Такое обилие трактовок понятия не помогает, а лишь усложняет его понимание, а потому необходимо ограничить понимание информационного менеджмента двумя значениями:

- управление информацией  - информационными потоками и информационными ресурсами, т.е. автоматизированная технология обработки информации в определённой предметной области;

- управление с помощью информации, т.е. управленческая технология, менеджмент в собственном смысле этого слова.⁴

Сегодня руководитель, специалист, любой деловой человек должен принимать решения не только на основе личного опыта, интуиции, знаний и ситуации, а и в значительной степени основываясь на новых возможностях современных информационных технологий и, соответственно, на более сложной информационной базе, чем прежде. Внедрение информационных технологий и коммуникационных средств позволит усовершенствовать и кардинально изменить организационную структуру для достижения оптимального единства компонентов объектов управления с целью максимальной эффективности функционирования всей структуры в целом. Современные формы организации информации обеспечивают новую среду для объектов управления - единое сетевое информационное пространство. В этой связи возникает необходимость в управлении таким новым организационным ресурсом как информация, такое управление получило название - информационный менеджмент, именно он обеспечивает полное управление информационной системой предприятия в динамической парадигме менеджмента.⁵

Предмет информационного  менеджмента: процессы создания, эксплуатации и развития ИС предприятия.

Область профессиональной деятельности менеджера – обеспечение эффективного управления информационными ресурсами и информационными системами на уровне организации, обеспечение использования информации как стратегического ресурса, организация систем управления в отрасли информационного бизнеса, совершенствование управления в соответствии с тенденциями социально-экономического развития.⁶

Объектами профессиональной деятельности менеджера являются различные информационные ресурсы и информационные системы организаций экономической, производственной и социальной сферы, информационные ресурсы и информационные системы подразделений систем управления государственных предприятий, акционерных обществ и частных фирм, а также различные организации в сфере информационного бизнеса. Профессиональная деятельность менеджера распространяется также на информационные ресурсы и информационные системы научно-производственных объединений, научных, конструкторских и проектных организаций, органов государственного управления и социальной инфраструктуры народного хозяйства.⁷

 

 

 

1.2. Задачи информационного  менеджмента

Перечень задач информационного  менеджмента составляет его основное содержание.

Рассмотрим характеристику задач информационного менеджмента:

1. Формирование технологической  среды ИС. Имеются в виду не  проектные решения по созданию ИС, а решения менеджера. Как заказчика, по созданию технического задания для специалистов области ИТ. Как исполнителя, решения по созданию технико-экономического обоснования для высшего менеджмента компании.

Расширение мирового рынка средств  автоматизации и информатизации позволяют создавать различные варианты решения в области формирования технологической среды ИС. С позиции стратегического менеджмента для формирования технологической среды ИС компании  необходимо решить вопросы: всегда ли стремиться использовать новейшие средства в области ИТ; возникает риск получения незавершенных технологических решений выбор степени децентрализации ИС выбор норм проектирования и эксплуатации ИС – международные нормы, отраслевые нормы, нормативы одного определенного изготовителя критерии (глобальные) выбора поставщика технологической составляющей ИС.

Степень децентрализации ИС компании чаще всего выбирают на основании существующего опыта в компаниях аналогичного профиля и в соответствии со степенью децентрализации в организации других функций. В ряде случаев при формировании технологической среды (из стратегических соображений) компании предпочитают иметь единый технологический парк. В этом случае используют как внутренние преимущества – единое сопровождение и поддержка ИС, единое обучение персонала, так и внешние преимущества – условия покупки и модернизации технологических компонентов ИС.

2. Развитие и обслуживание ИС. Существует очевидная взаимосвязь развития-обслуживания. Растущий объем обслуживания усложняет развитие ИС, приводит к росту невыполнимых планов на развитие ИС. Это связано как с затратами финансовых ресурсов, потерями возникающими в результате простоев ИС, так и с затратами человеческих ресурсов. Поэтому в рамках информационного менеджмента следует принимать решения:

- о соотношении готовых ИС и собственных разработок; в этом случае собственные разработки должны быть конкурентно способными и представлять интерес как изделия,

- о соотношении обслуживания у поставщика и собственными силами; обслуживание готовых покупных средств информатизации лучше осуществлять силами поставщика (разработчика).

3. Планирование в среде ИС. Различают стратегический информационный менеджмент и оперативный. Между уровнями менеджмента существуют отношения подчиненности. Цели, определяемые на стратегическом уровне менеджмента, реализуются на оперативном. Планирование на стратегическом уровне информационного менеджмента является долгосрочным - от 3 до 5 лет. Стратегический информационный менеджмента определяет цели по всем вопросам ИС, и пути их достижения.

Задачи оперативного информационного  менеджмента решаются исходя из глобальных задач стратегического планирования и текущих задач ИС компании.

4. Формирование организационной  структуры ИС. Организационная структура  ИС должна однозначно соответствовать основной деятельности предприятия и во многих случаях структуре самого предприятия. Общепринятой основой для решения задач проектирования и организации области ИС является структурный подход. Изменение в структуре функционирования компании может приводить к существенным изменениям в структуре организации области ОИ.

Основные тенденции в организационной  структуре ИС:

- децентрализация техническая, технологическая внедрение типовых рабочих мест, использование мощных стандартных проблемно-ориентированных пакетов,

- возникновение информационных центров, занимающих полным комплексом вопросов функционирования ИС,

- развитие так называемой «самоподдержки» пользователей; функции специалистов в области ИС и ИТ сводятся к консультациям повышение роли ИС и соответственно информационных центров в иерархии компаний.

5. Использование и эксплуатация  ИС.

Использование ИС должно быть максимально эффективным с точки зрения использования мощностей ИС и занятости персонала. Эксплуатация ИС должна максимально удовлетворять интересы пользователей. Тенденции в эксплуатации ИС:

- смещение интересов пользователей от вычислительных функций отдельных компьютеров в сторону использования информационных сетей,

- повышение требований к защищенности информации и ИС в целом снижение интенсивности необходимого текущего обслуживания ИС.

6. Формирование инновационной политики. Область ИТ является динамичной. В следствии этого готовность к инновациям в области ИС становится явной и важной составляющей культуры производства и предпринимательства вообще. Если стратегия компании предусматривает передовую роль в своей отрасли, необходимы постоянные инновации в области ИС. Задачей информационного менеджмента такой компании является выявление перспективных направлений в развитии ОИ и преобразования их в инновационные проекты. Реализация инновационных проектов происходит на оперативном уровне в соответствии со стратегическими планами компании.

7. Управление персоналом в сфере  ИС. Чрезвычайно важное направление информационного менеджмента. Объектом управления для информационного менеджера является не только персонал ИС, а весь персонал компании. Основная задача - сделать рядового сотрудника-пользователя союзником в процессе эксплуатации и развития ИС. Спрос на квалифицированных сотрудников в области экономической информатики в нашей стране в течении ближайших лет будет существенно определяет предложение.

В этой ситуации задачами информационного менеджмента в сфере управления персоналом являются:

- максимально использовать кадровый ресурс предприятия,

- планирование повышения квалификации пользователей ИС,

- создание специальных программ повышения квалификации персонала области ИТ и ОИ учетом инновационных программ предприятия

8. Управление финансами в области  ИС. Финансовые средства, затрачиваемые  на создание ИС, как правило весьма значительны. При этом финансовые затраты должны быть эффективны: окупаться в запланированные сроки, приносить доход. Бизнес просто не может себе позволить иного.

Планируя создание и развитие ИС любая компания начинает с оценки необходимых затрат на создание и владение ИС. Задаче ИМ является рассмотреть вопросы финансов информационных систем в двух направлениях:

- инвестиции в информационные технологии, создание и развитие информационных систем;

- оценка совокупной стоимости информационных систем.⁸

 

 

 

 

1.3. Механизм информационного менеджмента в управлении предприятием

 

В современном мире стремительных  перемен для информационного общества характерен дефицит информации, необходимой для принятия решений. Научная проблема состоит в разработке  теории информационного менеджмента. Находясь на стыке таких отраслей, как теория управления, экономика, политэкономия, социология, политология, эта теория должна быть фундаментом методологии, методов и технологий управления информационными операциями эпохи перемен.  В свою очередь, системы и механизмы овладения капиталом и властью составляют предмет теории управления эволюцией организаций. Эта общая теория и составляет фундамент и метод теории информационного менеджмента. В зависимости от поставленных целей, информационный менеджмент может быть развивающим или подавляющим.⁹ 

В зависимости от объекта воздействия  различают индивидуальный, групповой, организационный и социальный информационный менеджмент. В индивидуальном и групповом информационном менеджменте особенно важна агитация, в организационном и социальном - пропаганда. Индивидуальный, групповой и организационный информационный менеджмент делают упор на использование формальных и неформальных структур. Социальный информационный менеджмент часто осуществляется с помощью партий, и тогда его называют партийным информационным менеджментом. Исторический социальный информационный менеджмент использует трактовки исторических событий для обучения общества и управления его эволюцией.

В зависимости от сферы  деятельности информационный менеджмент может быть экономическим или  политическим. Экономический информационный менеджмент направлен на овладение капиталом. Важным типом экономического информационного менеджмента является рекламный менеджмент, позволяющий управлять поведением потребителей. Корпоративный информационный менеджмент включает общественные связи. Политический информационный менеджмент использует партии и другие политические силы для борьбы за власть. Идеологический менеджмент – это политический информационный менеджмент, построенный на определенной идеологии. Глобальный информационный менеджмент направлен на решение проблем глобализации, формирование нового мирового порядка.

Информационный менеджмент быстро распространяется в условиях глобализации, интернационализации  производства и маркетинга, слияний  и поглощений корпораций и др. На рубеже тысячелетий возник кризис, обусловленный превышением необходимых скоростей принятия решений в реальных, жизненно важных социально-экономических системах к предельно возможной для человека скорости обучения и реагирования.

Информационный менеджмент основан на системном анализе  и учете человеческого фактора, под которым понимается проявление людьми или их коллективами дальновидности. Высокая эффективность информационного менеджмента достигается за счет адаптации и обучения. Информационный менеджмент ведется на разных уровнях – от предприятия и корпорации до региона, государства и мира. Опыт показывает, что информационный менеджмент почти одинаков на корпоративном и государственном уровнях. Одни и те же ошибки могут совершать везде, поэтому уроки одного сектора могут быть полезны другому. Эффективный информационный менеджмент использует одни и те же элементы: неудовлетворенность ситуацией, генерирование идеи, самоорганизацию, обучение, адаптацию и триумф. В этом отношении нет принципиального отличия информационного менеджмента в корпорации и государственном учреждении.

Механизм информационного менеджмента -это совокупность правил и процедур прогнозирования, планирования, выделения ресурсов и стимулирования, направленных на достижение определенной цели путем информационного воздействия. Для их исследования и разработки используются модели теории систем управления эволюцией организации, формализующие принципы построения правил информационного менеджмента. В их основе лежат: дальновидность, самоорганизация, обучение и адаптация заинтересованных лиц,  механизмы действия которых являются модификациями единой базовой модели.¹⁰

Таким образом, информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ эффективности информационного менеджмента на предприятии в ООО «Эксклюзив»

2.1. Краткая характеристика предприятия ООО «Эксклюзив»

 

Общество с ограниченной ответственностью «Эксклюзив», является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Имеет следующие учредительные документы: устав и учредительный договор.

Начало деятельности организации - 1996 год.

Юридический адрес ООО «Эксклюзив»: 191119, г. Санкт-Петербург, ул. Черняховского, 21

Компания ООО «Эксклюзив»  является официальным дилером компании Continental и компании Bridgestone, а также Pirelli, Matador,Nokian Tyres.

ООО «Эксклюзив» может осуществлять следующие основные виды деятельности согласно уставу:

- осуществление оптовой  и розничной торговли;

- оказание населению  услуг торгового и коммерческого характера;

- осуществление внешней  экономической деятельности в  соответствии с действующим законодательством.

Целью ООО «Эксклюзив» является расширение ассортимента товаров, а также извлечение прибыли.

Структура предусматривает линейную подчиненность всех служб. Руководит предприятием директор магазина.

Директор ООО «Эксклюзив» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Он действует от имени предприятия, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками.

Основная цель сбытовой стратегии ООО «Эксклюзив» - привлечь как можно большее количество новых покупателей, сохранить постоянных, увеличить реализацию товаров и качество обслуживания покупателей.

Рассмотрим технико-экономические показатели работы ООО «Эксклюзив»  за 2011-2012 гг. по таблице 1.

 

Таблица 1. Технико-экономические показатели работы розничной торговой сети ООО «Эксклюзив» за 2011-2012 гг.

№ п/п	Показатели	Ед. изм.	Годы		Отклонение, (+,-)
			2011	2012
1.	Оборот розничной торговли	тыс. руб.	156121	186136	30015
2.	Общая площадь	кв. м.	80,2	80,2	-
3.	Торговая площадь	кв. м.	66,2	66,2	-
4.	Доля торговой площади  в общей площади магазина	%	82,7	82,7	-
5.	Численность работников розничной торговой сети – всего,	чел.	30	35	5,0
	в т.ч. продавцов	чел.	11	15	136,4
6.	Оборот в расчете  на:
	1 кв. м. общей площади	тыс. руб.	1946,6	2320,8	374,2
	1 кв. м. торговой площади	тыс. руб.	2358,3	2811,7	453,4
	1 продавца	тыс. руб.	14192,8	12409,0	1783,8
	1 работника розничной  торговли	тыс. руб.	5204,0	5318,1	114,1

 

Из табл. 1 видно, что общая площадь в 2012 г. как и в 2011 г. остается неизменной и составляет 80,2 кв. м., торговая площадь в 2012 г. как и в 2011 г. составила 66,2 кв.м., а численность работников в 2012 г. увеличивается на 5 чел, за счет принятия на работу продавцов-консультантов. Доля торговой площади в общей площади магазина в 2012 г. как и в 2011 г. составила 82,7 %. Оборот в расчете на 1 кв.м. общей площади в 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличился на 374,2 %, а оборот на 1 продавца увеличился на 1783,8 тыс. руб., и составил в 2012 г. - 12409,0 тыс.руб.

Рассмотрим формирование финансовых результатов ООО «Эксклюзив» за 2011-2012 гг. по табл. 2.

 

Таблица 2. Формирование финансовых результатов ООО «Эксклюзив» 2011-2012 гг., тыс. руб.

Показатели	Годы		Отклонение, (+,-)	Темп изменения, %
	2011	2012
Выручка (нетто) от продажи товаров	156121	186136	30015	119,2
Себестоимость проданных  товаров, продукции,	104848	105272	424	100,4
Валовая прибыль	51273	80864	29591	157,7
Коммерческие расходы	38794	64659	25865	166,7
Управленческие расходы	-	3655	3655	-
Прибыль (убыток) от продаж	12479	12550	71,0	100,6
Проценты к получению	1	-	-1	-
Проценты к уплате	78	-	-78	-
Прочие доходы	262	3831	3569	на 14,6 р
Прочие расходы	1514	4831	3317	в 3,2 р.
Прибыль (убыток) до налогообложения	11050	11550	500	104,5
Чистая прибыль (убыток)	8354	8955	601	107,2

 

Из таблицы 2 видно, что  за 2012 г. выручка от продаж увеличилась на 30015 тыс.руб. и составила сумму 186136 тыс.руб., прочие доходы в 2012 г. увеличились на 14,5 раз, и составили сумму 3831 тыс.руб. Прибыль в 2012 г. увеличилась на сумму 601 тыс. руб. по сравнению с 2011 г. и составила сумму 8955 тыс.руб. В целом можно отметить, что в 2012 г. ООО «Эксклюзив» более эффективно вело финансово-хозяйственную деятельность.

Рассмотрим показатели комплексной оценки ресурсного обеспечения ООО «Эксклюзив» за 2011-2012 гг. по таблице 3.

 

Таблица 3. Показатели комплексной оценки ресурсного обеспечения ООО «Эксклюзив» за 2011-2012 гг.