Использование автоматизированных информационных систем в управлении организацией

     МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

     ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ.

     Курсовая  работа на тему:

Использование автоматизированных информационных систем в управлении организацией

(на примере  ОАО «Воронежсинтезкаучук» и  ОАО «Сургутгазпром»)

  Выполнил:  Франц Е.В.

     Группа: ДНЕ-501. 
 
 
 

Москва 2011.

     Содержание

     Введение

     Вторая половина XX в. ознаменовалась крупным технологическим рывком научно-технического прогресса. Появление в середине двадцатого века компьютеров открыло новые возможности обработки информации и управления.

     Исторически создание вычислительной техники явилось  выдающимся результатам развития электротехники и технических знаний в целом¹. Постепенно повышалась мощность и возможности программного обеспечения, и компьютеры стали приобретать не только вычислительные, но и другие функции – принимают непосредственное участие в управлении производством.

     Под автоматизированными информационными системами Емельянова Н. Е. понимает целенаправленное и согласованное использование технических средств информатизации, программных средств, баз данных и человеческого труда в целях управления предприятием². В настоящее время все эти системы условно можно разделить на основанные на концепции ERP³ (Управления предприятием), системы CRM (управления отношений с клиентами), финансово - аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы и системы проектирования (рис. 6, прил. 1).

     В последние годы многие отечественные специалисты наблюдают громадный рост рынка системной интеграции⁴. Рост рынка автоматизированных систем составляет 28% в год, рост рынка консалтинговых услуг по внедрению информационных систем ещё больше – 57%, при среднем темпе роста отечественной экономики в 8% эти цифры выглядят внушительно.

     Однако  впечатлить могут не только темпы  роста рынка но и затраты на внедрение информационных систем: самый  дешёвый проект внедрения ERP системы  редко обходиться дешевле чем 50000 USD⁵, а самые дорогие могут стоить более 30 млн. USD⁶.

     Целью написания выпускной работы было определить эффективность использования информационных систем в управлении применительно к отечественным организациям.

     Основной  задачей было определить –  для  каких организаций, какая именно система может принести наибольший положительный эффект.

     Ставившие задачи при написании выпускной работы:

• найти преимущества и недостатки для организации при внедрении АИС;
• определить эффективность внедрения;
• раскрыть пути выбора и внедрения АИС;
• изучить наиболее известные на отечественном рынке системы;
• сделать выводы о перспективах развития рынка.

     Первая  часть работы посвящена теоретическим  вопросам внедрения автоматизированных корпоративных информационных систем. Описана история развития информационных систем, рассмотрены преимущества и недостатки от внедрения, оценка эффективности систем, основным ошибкам, которые могут быть сделаны при установке системы, а также путям выбора конкретной системы для использования в организации.

     Вторая  часть работы посвящена различным  программным решениям, доступном на российском рынке. Описаны самые популярные отечественные и зарубежные программные продукты на рынке корпоративных  автоматизированных информационных систем. Дана характеристика самым востребованным решениям: интегрированным решениям по управлению организацией, управлению отношений с клиентами, а так же справочным и аналитическими системам.

     Третья  часть работы посвящена внедрению системы SAP на ООО «Сургутгазпром» (дочернем предприятии «Газпрома») и ОАО «Воронежсинтезкаучук».

     В заключении представлены основные выводы по выпускной работе.

     Глава 1. Выбор и внедрение автоматизированных информационных систем

     1. 1. История развития АИС

     1950-1960 годы характеризовались появлением первых информационных систем⁷. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

     В 1960-1970 года средства вычислительной техники получили дальнейшее развитие: появляются операционные системы, дисковая технология, значительно улучшаются языки программирования. Развитие вычислительной техники обусловило появление новых возможностей в автоматизации различных видов деятельности, например, подготовки отчетной документации. Изменяется отношение к информационным системам. Информация, полученная с их помощью, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Появляются системы управленческих отчетов ориентированные на менеджеров, принимающих решения. Информационные системы стали выполнять расчетные функции, машины стали поддерживать планирование экономики.  Информационные системы стали служить системами управления . Результатом внедрения в те годы было ускорение систем подготовки экономической отчетности.

     В 1970-1980 года информационные системы продолжают активно развиваться. В это время появляются первые микропроцессоры, интерактивные дисплейные устройства, технология баз данных и дружественное по отношению к пользователю программное обеспечение (средства, позволяющие работать с программой, не изучая специальных языков программирования). Эти достижения создали условия для появления систем бизнес – аналитики (BI). В отличие от систем управленческих отчетов, которые предоставляют информацию по заранее установленным формам отчетности, BI предоставляют ее по мере возникновения необходимости. В офисах начали применять разнообразные компьютерные и телекоммуникационные технологии, которые расширили область применения информационных систем. К таким технологиям относятся: текстовая обработка, настольное издательство, электронная почта. Интеграцию этих технологий в одном офисе называют офисной информационной системой. АИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. Появились первые системы класса MRP.

     1980-1990 года характеризовались появлением  настольных персональных компьютеров  и резким скачком производительности, как оборудования, так и программного обеспечения. В это время появляются MRP II и CRM системы. Этот период характеризуются еще и тем, что информационные системы начали претендовать на новую роль в организации: компании открыли для себя, что информационные системы являются стратегическим оружием. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

     В 1990-2000 годы появился Интернет. С возникновением глобальной сети появилась возможность получать сразу заказы от клиентов, что способствовало появлению электронной экономики (e-business). С объединением функций планирования материальных и финансовых ресурсов появились ERP системы, возможности обновления информации через интернет способствовали развитию систем нормативно-справочной информации. Общая цель использования ИТ - обеспечение конкурентоспособности организации.

     Начало  XXI века характеризуется попытками объединить все сложившиеся системы в одну, а так же шагнуть за рамки предприятия к совместному предпринимательству (c-commerce), когда одна АИС используется несколькими предприятиями, что должно способствовать увеличению скорости принятия заказов и отправки продукции потребителю. В настоящее время ведущие производители корпоративных информационных систем для организации стали предлагать системы новейшего класса ERP II.

     1. 2. Преимущества от использования

     При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуется две взаимосвязанные основные цели⁸:

• сокращение затрат в организации;
• увеличение отдачи, повышение производительности.

     Эти эффекты, как правило, достигаются за счет:

     1. Повышения производительности труда⁹. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют компьютерные системы справочно-нормативной информации, документооборота, CRM, BI, ERP – позволяющие менеджерам и служащих осуществлять за несколько минут те действия, на которые ещё несколько десятилетий назад требовались дни и недели.

     2. Увеличения конкурентоспособности¹⁰. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем - сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

     3. Интегрирования финансовой информации¹¹. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.

     4. Быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.

     5. Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.

     7. Уменьшения складских запасов¹². ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.

     8. Стандартизации информации по  персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.

     Исходя  из этих преимуществ и выгод, которые  автоматизированные информационные системы приносят иностранным компаниям, которые уже не мыслимы без систем ИТ, отечественные организации начинают проявлять значительный интерес к этим системам¹³ (табл. 1, прил. 2).

     Причем  динамика спроса постоянно увеличивается. Многие эксперты в области ИТ прогнозируют минимальный рост рынка на 15%-20% в год, причём наиболее вероятным среди них считается прогноз в 25%-30%¹⁴. Этот рост может быть достигнут за счет:

• Низкого уровня автоматизации отечественных производств в настоящее время. В наши дни только 20% всех промышленных организаций имеют хоть какую то ИТ систему, причём большинству установленных систем требуется модернизация¹⁵.
• Сокращения стоимости внедрения системы. Сегодня норма прибыли для компаний занимающихся внедрением АСУ составляет в среднем 30%. В виду увеличения конкуренции на рынке, особенно с приходом очень крупного игрока – корпорацию Microsoft, которая сразу предложила высокое качество по низкой цене, конечные цены на автоматизацию поползут вниз¹⁶.
• Совершенствования технологий. В самом ближайшем будущем готовиться к приходу на рынок новая технология RFID¹⁷. Это будет означать замену штрих - кодов на радиочастотные датчики. В настоящее время эта технология уже создана, но дорога, чтобы сейчас же её применить на практике. Когда же она дойдет до потребителя, это скажется не только на работе супермаркетов, но и на управлении ресурсами организации, что потребует внедрение или модернизацию систем.

      На  основе данных за прошедшие шесть лет, автор построил прогноз на дальнейшее развитие рынка с помощью Microsoft Excel. Использовались как линейная (формула 1) так и полиномиальные модели (формула 2, 3). Конечные графики (прил. 2) имели вид: 

     y = 16,543x + 12,6;                                                        (1) 
 

     y = 3,4286x² - 7,4571x + 44,6;                                                (2) 

     y = 0,963x³ - 6,6825x² + 23,069x + 20,333.                                     (3) 

где x – год уменьшенный для удобства на 1998, а y – прогнозный объём.

     Глава 2. Классификация АИС по областям применения

     2. 1. 1. Эволюция MRP, MRP II, ERP, ERP II

     В начале 60-х гг. в связи с ростом популярности вычислительных систем возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе производственных процессов¹⁸. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или раньше. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте¹⁹.

     С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning)²⁰. Реализация системы, работающей по этой методологии, представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства.

     Главной задачей MRP является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов в любой момент времени в рамках срока планирования наряду с возможным уменьшением постоянных запасов.

     MRP-система  — компьютерная программа, работающая по алгоритму, регламентированному MRP-методологией. Она обрабатывает файлы данных (входные элементы) и формирует на их основе файлы-результаты.

     Статус  материала является основным указателем на текущее состояние материала: имеется ли данный материал в наличии  на складе, зарезервирован ли он для других целей, присутствует ли в текущих заказах или заказ на него только планируется. Таким образом, статус материала однозначно описывает степень готовности каждого материала быть пущенным в производственный процесс.

     Страховой запас материала необходим для поддержания процесса производства в случае возникновения непредвиденных и неустранимых задержек в его поставках.

     Потребность в материале в программе MRP представляет собой определенную количественную единицу, отображающую возникшую в некоторой момент времени в течение периода планирования необходимость в заказе данного материала. Различают понятия полной потребности в материале, которая отображает то количество, которое требуется отпустить в производство, и чистой потребности, при вычислении которой учитывается наличие всех страховых и зарезервированных запасов данного материала. Заказ в системе автоматически создается по возникновению отличной от нуля чистой потребности.

     Процесс планирования включает в себя функции  автоматического создания проектов заказов на закупку и/или внутреннее производство необходимых материалов - комплектующих. MRP-система оптимизирует время поставки комплектующих, тем самым уменьшая затраты на производство и повышая его эффективность²¹.

     Основными преимуществами использования подобной системы в производстве являются²²:

• Гарантия наличия требуемых комплектующих и уменьшение временных задержек при их поставке, и, следовательно, увеличение выпуска готовых изделий без увеличения числа рабочих мест и нагрузки на производственное оборудование;
• уменьшение производственного брака в процессе сборки готовой продукции, возникающего из-за использования несоответствующих технологии комплектующих;
• упорядочивание производства ввиду контроля статуса материалов, позволяющего однозначно отслеживать весь конвейерный путь, начиная от создания заказа на данный материал до его положения в уже собранном готовом изделии. Достигается полная достоверность и эффективность производственного учета.

     Основная  цель MRP-системы формировать, контролировать и при необходимости изменять моменты заказов таким образом, чтобы все материалы, требуемые для производства, поступали одновременно²³.

     На  практике MRP является информационной системой, которую логически можно представить с помощью схемы «Логическая структура MRP системы» (Рис. 1).

     Логическая структура MRP системы

     Рис. 1

     Системы планирования производства постоянно  развиваются. Первоначально MRP-системы  фактически просто формировали на основе утвержденной производственной программы план заказов на определенный период, что не вполне удовлетворяло возрастающие потребности.

     С целью увеличить эффективность  планирования в конце 70-х гг. Оливер Уайт и Джордж Плосл предложили идею воспроизведения замкнутого цикла в MRP-системах²⁴. Идея заключалась в рассмотрении более широкого спектра факторов при проведении планирования путем введения дополнительных функций. К базовым функциям планирования производственных мощностей и потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных, таких, как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т. д.

     Термин «замкнутый цикл» отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе ее работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя при необходимости программу производства, а следовательно, и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким, как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т. п.

     В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRP-II (Manufactory Resource Planning) ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых²⁵.

     MRP-II — это набор принципов, моделей  и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия.

     Стандарт MRP II содержит описание шестнадцати групп функций системы²⁶:

     1) планирование продаж и производства;

     2) управление спросом;

     3) составление плана производства;

     4) планирование материальных потребностей;

     5) спецификации продуктов;

     6) управление складом;

     7) плановые поставки;

     8) управление на уровне производственного цеха;

     9) планирование производственных мощностей;

     10) контроль входа/выхода;

     11) материально-техническое снабжение;

     12) планирование распределения ресурсов;

     13) планирование и контроль производственных операций;

     14) управление финансами;

     15) моделирование;

     16) оценка результатов деятельности.

     С накоплением опыта моделирования  производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций.

     Задачей информационных систем класса MRP-II является оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (в том числе находящихся в производстве) и готовых изделий²⁷. Система класса MRP-II имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких, как снабжение, запасы, производство, продажа, планирование, контроль за выполнением плана, затраты, финансы, основные средства. Стандарт MRP-II делит сферы отдельных функций на два уровня: необходимый и опциональный. Для того чтобы программное обеспечение было отнесено к классу MRP-II, оно должно выполнять определенный объем необходимых (основных) функций (процедур). Некоторые поставщики ПО приняли различный диапазон реализаций опциональной части процедур этого стандарта.

     Результаты  использования интегрированных систем стандарта MRP-II:

• получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;
• долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;
• решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;
• реальное сокращение материальных ресурсов на складах;
• планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;
• автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;
• финансовое отражение деятельности предприятия в целом;
• значительное сокращение непроизводственных затрат;
• защита инвестиций, произведенных в информационные технологии;
• возможность поэтапного внедрения системы с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия.

     В основу MRP-II положена иерархия планов (Рис. 2). Планы нижних уровней зависят  от планов более высоких, где план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня²⁸.

Логическая  структура MRP II системы 

Рис. 2

     В дальнейшем процессе развития АИС, системы планирования MRP-II в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance requirements planning) получили название систем бизнес - планирования ERP (Enterprise requirements planning), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий²⁹. В российской практике целесообразность применения систем подобного класса обусловливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес-процессами в условиях высокой инфляции, а также жесткого налогового пресса, поэтому системы ERP необходимы не только для крупных предприятий, но и для небольших фирм, ведущих активный бизнес³⁰. На рис. 3 представлена логическая схема системы ERP.

     Хотя  благодаря автоматизации и интеграции бизнес - операций ERP-системы и могут  повлиять на практические результаты работы, они мало отражаются на самом важном — расширении возможностей деловой активности, росте доли на рынке, увеличении продаж и эффективности бизнеса, а также на повышении ценности бизнеса в целом.

     Архитектура, лежащая в основе ERP-решения, позволяющего более эффективно осуществлять управление и реализовывать стратегии, представляет собой³¹:

• многоуровневый проект, где приложение функционально распределено на клиентский, серверный компонент и компонент базы данных;
• централизованную базу для управления планируемыми, актуальными, консолидированными и прогнозируемыми данными и результатами;
• общую бизнес-модель со встроенной финансовой и временной логикой, предназначенную для обработки финансовых отчетов и данных анализа, а также различных временных показателей, без дополнительного программирования со стороны пользователя;
• Интернет-среду, поддерживающую и направляющую пользователя в рамках процессов бюджетирования, отчетности и анализа;
• расширенные возможности нерегламентируемого анализа для быстрой идентификации, обнаружения и проверки аномалий, проблем и благоприятных возможностей;
• всеобъемлющую систему защиты от несанкционированного доступа или изменения в различных частях базы данных;
• централизованное администрирование, обеспечивающее контроль и мониторинг процессов планирования, бюджетирования, консолидации и отчетности.