Использование автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления (ДОУ)

     Оглавление 

Введение

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие  и классификация информационных  технологий управления

1.2 Характеристика  современных информационных технологий  и стратегии их использования

Глава II. Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска

2.1 Характеристика  предприятия ОАО «Модель»

2.2 Использование  информационных технологий в  бухгалтерии ОАО «Модель»

Заключение

Список  использованных источников и литературы

Приложения

      Введение 

     Огромное  увеличение объемов информации и  большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного  обслуживания в организации.

     Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

     Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

     Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

     Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и  развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

     Объектом  исследования являются информационные технологии на предприятии.

     Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.

     Цель  курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.

     Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;
2. дать характеристику современным информационным технологиям;
3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности
4. дать характеристику предприятия ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска;
5. сделать анализ информационного обеспечения ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска.

     Список  литературы можно разделить на две  части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся  работы по информационному обеспечению  управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

     В первой главе «Основы организации  информационных технологии» рассматриваются  основные понятия и классификация информационных технологий.

     Вторая  глава «Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска» посвящена проведению, внедрению анализа информационных технологий на предприятии ОАО «Модель».

     В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника. 

      Глава I. Основы организации  информационных технологий 

     1.1 Понятие и классификация  информационных технологий 

     Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

     В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного  понятия:

     «Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов  обработки, изготовления изменения  состояния, свойств, формы сырья, материала  или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

     Из  трех возможных вариантов определение  наиболее близок к информационным технологиям  первый вариант.

     В понятии «информационная технология»  следует выделить три основных составляющих:

     - объект воздействия (в приводимом  определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

     - результат воздействия (изменение  состояния, свойств, формы объекта  воздействия);

     - методы воздействия (обработка,  изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату  воздействия) (11, 322).

     Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

     В этом отношении информация, рассматриваемая  как ресурс, обуславливает возникновение  информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее  определение информационной технологии:

     Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности (21 С. 11-12).

     Информационные  технологии характеризуются следующими основными свойствами:

     - предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

     - целью процесса является получение  информации;

     - средствами осуществления процесса  являются программные, аппаратные  и программно- аппаратные вычислительные  комплексы;

     - процессы обработки данных разделяются  на операции в соответствии  с предметной областью;

     - выбор управляющих воздействий  на процессы должен осуществляться  лицами, принимающими решение;

     - критериями оптимизации процесса  являются своевременность доставки  информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

     Из  всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

     С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она  прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом  развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).

     Для информатизации общества и бизнеса  необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации (22 С. 26-27).

     Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика.

     Разнообразие  технических средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства. Модульность программно-аппаратных средств - ключ к эволюционному развитию систем. Международные организации и крупные фирмы в области информатики предлагают де-юре и де-факто стандарты на аппаратные и программные интерфейсы. (22 С. 26-27).

     Интерфейс — это технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера. Иными словами, это сопряжение частей средств информатики [информации (данных), программ, аппаратуры], в котором все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера с компьютером, то есть через стандарты интерфейса специалист-функционер может выполнять с помощью компьютера определенные действия (определенную технологию) по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная среда представляет собой совокупность программного и информационного обеспечения и определенного стандарта интерфейса.

     Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В АИТУ поступает  информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

     Под автоматизированной информационной технологией  управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям (22, 26, 28).

     Таким образом, информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

      Классификация автоматизированных информационных технологий управления

     Автоматизированные  информационные технологии по способу  реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

     Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ (22, 28).

     По  степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:

• электронная обработка данных;
• автоматизация функций управления;
• поддержка принятия решений;
• электронный офис;
• экспертная поддержка.

     По  классу реализуемых технологических  операций АИТУ можно разделить на:

• системы с текстовым редактором;
• системы с табличным процессором;
• системы управления базами данных;
• системы с графическими объектами;
• мультимедийные системы;
• гипертекстовые системы.

     По  типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

• пакетные (централизованная обработка);
• диалоговые;
• сетевые (многопользовательские).

     По  способу построения сети АИТУ можно разделить на:

• локальные;
• многоуровневые;
• распределенные.

     По  обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии:

     • бухгалтерского учета;

     • банковской деятельности;

• налоговой деятельности;
• страховой деятельности и т. д.

     Во  многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний (22, 28, 31).

     В связи с бурным развитием телекоммуникационного  сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего:

• оперативное принятие решений;
• степень адекватности аналитических данных реальным процессам;
• возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

     Такая постановка вопросов привносит в  практику предпринимательства и  хозяйствования научно-исследовательский  аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных  кадров.

     Зарубежные  специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

• к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемойиндивидуальному пользователю персонального компьютера;
• к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;
• к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);
• к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);
• к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг (22, 32).

     Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управления; по классу реализуемых технологических операций АИТУ; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети АИТУ; по обслуживаемым предметным областям. 

     1.2 Характеристика современных  информационных технологий и стратегии их использования 

     «Информационное обеспечение управления» - многогранное понятие. Под термином «информационное  обеспечение» понимается, во-первых, органически  взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями.

     Таким образом, смысл информационного  обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной  методологии и методики с новейшими  техническими средствами во всех проявлениях  информационной работы (13, 25).

     В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без  участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

     Информационная  технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

• систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);
• современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);
• способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

     Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений (13, 26, 27).

     Информационные  технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить  различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий:

• сбора информации;
• передачи информации;
• накопление информации;
• обработки информации;
• хранение информации;
• представления информации; использования информации.

     Описание  каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и  детальной системе анализа их характеристик.

     Конкретная  информационная технология для своей  реализации предполагает наличие:

• комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;
• системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);
• организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.