Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации 

ФГОУ  ВПО «Воронежский государственный 

аграрный  университет имени К.Д. Глинки» 

Кафедра информационного обеспечения 

и моделирования  агроэкономических систем 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по курсу  «ИНФОРМАТИКА» 

на  тему: «Использование баз данных и СУБД для обработки экономической информации» 
 
 
 
 

                                                Выполнила

                                                Студентка факультета

                                                Заочного отделения

                                                Зачетная книжка №

                                                . 
 
 
 
 

Воронеж

2008 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

     В настоящее время особую актуальность приобретают обработка и хранение информации. Это уже не является чисто умозрительной задачей. Потеря информации или ее несвоевременное получение могут обернуться потерей денег. Именно этим обстоятельством можно объяснить столь бурный рост компьютерной техники и стремительное развитие электронных таблиц и систем управления базами данных (СУБД) в нашей стране и за рубежом.

     Цель  работы – обзор наиболее популярных СУБД, предназначенных для оперативного, гибкого и эффективного управления предприятиями, фирмами и организациями различных форм собственности. Достойное место среди них занимают такие системы управления базами данных, как Microsoft Access и Visual Fox Pro, которые и будут являться объектом исследования в данной курсовой работе. Для исследования необходимо следующее программное и аппаратное обеспечение персонального компьютера:

• Операционная среда Windows XP
• Пакет программ Microsoft Office XP
• Система управления базами данных: Microsoft Visual Fox Pro
• Оперативная память не менее 128 Мбайт
• Микропроцессор с тактовой частотой не менее 2 GHz
• Жесткий диск не менее 10 Гбайт

     Задачи, которые необходимо решить при программировании любой базы данных: существенно повысить достоверность и качество получаемых сведений, снизить трудовые и стоимостные затраты на обработку и систематизацию полученной информации, увеличить оперативности обработки и информативность. Учитывая важность и значимость баз данных в современной жизни, весьма серьезные требования предъявляются к квалификации специалистов, создающих приложения на их основе, а умение использовать информационные технологии становится одним из важных профессиональных навыков представителя любой профессии и специальности.

     Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать, данные представляя результат в виде наглядных документов. [1]

1. База  данных и СУБД

     База  данных -это организованная структура предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

     Это утверждение легко пояснить, если, например рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, о кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях, и т.д. Доступ к этой безе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую ини потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

     С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализация информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по- разному с разными объектами и представляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.[2]

1. Понятие банка данных, базы данных и СУБД

      Банк  данных - совокупность  базы данных с соответствующей системой управления базами данных. База данных - централизованное хранилище в ЭВМ определенным образом организованной информации. СУБД - специальный комплекс программ, осуществляющий функции создания базы данных, поддержание ее в рабочем состоянии, выдача из нее информации, необходимой для обрабатывающих программ, и т. д. ЭВМ, родившись прежде всего как средство для выполнения сложных математических расчетов, начиная с 70-х годов стали широко применяться также для накопления и обработки больших объемов информации В память  вычислительных машин заносится огромное количество сведений: экономических, технических, статистических. При этом выяснилось, что хранение массива данных для каждой отдельной задачи  ведет к серьезным потерям, так как накапливается избыточная информация,  поскольку многие разные задачи требуют для своего решения одинаковых данных. [3]

2. Функции СУБД

      Итак, СУБД должна выполнять определенные функции. Рассмотрим их на примере: создание в ЭВМ массива характеристик  всех работающих на предприятии для автоматизации управления кадрами и создание массива сведений из бухгалтерии для автоматизации расчета зарплаты невыгодно, поскольку эти два массива будут содержать много одинаковой информации (фамилии, занимаемые должности, оклады сотрудников и т. п.). Далее возникает проблема  непротиворечивости сведений, хранящихся в различных информационных массивах. Любые изменения должны одновременно заноситься сразу в несколько массивов данных, что организационно трудно осуществимо. И, наконец, появление нового параметра  в массиве данных создает необходимость изменения большого числа программ. Для решения этих и других вопросов, вставших в связи с необходимостью накопления и обработки больших объемов информации, была развита «Концепция  управления данными». Суть этого подхода заключается в том, что вся информация, с которой имеет дело предприятие, накапливается централизованно. Т. е. накопление, поддержание и выдача информации выделяются в самостоятельную задачу. При этом структура  хранения данных приводится в максимально возможное соответствие со структурой тех процессов, которые в этих данных отражаются. [4]

3. Модели данных, поддерживаемые СУБД

      Существует  множество подходов к построению моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь". Инфологическая модель должна быть отображена в компъютеро - ориентированную даталогическую модель, "понятную" СУБД. В процессе развития теории и практического использования баз данных, а также средств вычислительной техники создавались СУБД, поддерживающие различные даталогические модели. Сначала стали использовать иерархические даталогические модели. Простота организации, наличие заранее заданных связей между сущностями, сходство с физическими моделями данных позволяли добиваться приемлемой производительности иерархических СУБД на медленных ЭВМ с весьма ограниченными объемами памяти. Но, если данные не имели древовидной структуры, то возникала масса сложностей при построении иерархической модели и желании добиться нужной производительности. Сетевые модели также создавались для мало ресурсных ЭВМ. Это достаточно сложные структуры, состоящие из "наборов" – поименованных двухуровневых деревьев. "Наборы" соединяются с помощью "записей-связок", образуя цепочки. При разработке сетевых моделей было выдумано множество "маленьких хитростей", позволяющих увеличить производительность СУБД, но существенно усложнивших последние. Прикладной программист должен знать массу терминов, изучить несколько внутренних языков СУБД, детально представлять логическую структуру базы данных для осуществления навигации среди различных экземпляров, наборов, записей и т.п. Один из разработчиков операционной системы UNIX сказал "Сетевая база – это самый верный способ потерять данные".

      Сегодня наиболее распространены реляционные  модели. Реляционная база данных –  это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться  в БД. Однако пользователи могут  воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.[5]

4. Области применения баз данных в экономике

      Экономическая информация обладает рядом специфических  черт, определяющих технологию ее обработки на компьютере. К таким чертам относятся большие объемы обрабатываемых данных, многоэтапность обработки, использование нормативно-справочной информации. При этом процесс проектирования информационной системы отделен от процесса ее эксплуатации.

      Все это приводит к необходимости  разбивать решение задачи обработки экономической информации на операции. Часть операций носит организационный характер и выполняется вручную, другая выполняется на компьютере. Несмотря на динамику технических и особенно программных средств, обозначилась явная тенденция к стабилизации основных технологических и организационных принципов и решений по обработке экономической информации:

• изучение основ построения банков и баз данных;
• освоение возможностей современной компьютерной технологии по хранению, поиску, обработке и представлению данных;
• технические и программные средства реализации информационных процессов, базы данных, использования систем управления базами данных (СУБД);
• экономическая информация как часть информационного ресурса общества, информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере, технология и методы обработки экономической информации .

     Итак, в современной экономике приходится акцентировать внимание на фундаментальных  понятиях теории и практики баз данных и при этом расширять представления о СУБД, как мощном средстве для работы с экономической информацией.[6]

2.   Обзор наиболее популярных СУБД

     В мире существует множество систем  управления базами данных  Не смотря на то что они могут по–разному работать с разными объектами  и предоставлять пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.

     Язык  описании баз данных, средства описания. Средствами этого языка описывается  структура баз данных форматы  записей, пароли, защищающие данные. Язык манипулирования данными - язык для  выполнения операций над данными, позволяющий  менять их строение 

     Для различных СУБД реализация этих уровней  языков может быт различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД  требует составления пользователем программы полностью «вручную» ,в других (что отражает современную тенденцию)в СУБД присутствует средства визуальной (зримой наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов 9поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля) прцедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании  созданных пользователем объектов программы, генераторы формируют программный  код на языку конкретной машины или на промежуточном языке.

     Если  в базе данных нет никаких данных (пустая база), то этовсе равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение  Хотя данных в базе нет но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице.[7]

1. Microsoft Access

     Для создания базы данных в СУБД Microsoft Access выполняется последовательность действий:  Файл – Создать – Новая база данных. При этом появится диалоговое окно, в котором нужно вписать имя базы данных (в данном случае BASE) и нажать кнопку «Создать» (см. Рис. 1)

Рис. 1 Создание базы данных BASE 

     Вначале задания всегда создаются таблицы, между ними устанавливаются связи, и затем по этим таблицам можно создавать запросы, макросы, формы, отчеты. В данной работе все объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты) будут создаваться в режиме конструктора, так как этот режим наиболее профессиональный. Рассмотрим последовательность работы на примере создания базы данных «Автоматизация рабочего места работника паспортного стола». В  каждом паспортном столе данные о жителях заносятся в таблицу «Население», особое внимание уделяется адресу (т.е. должен присутствовать справочник улиц), затем сведения передаются в общегородскую базу (по всему городу), а затем в федеральную (по стране).

     Создадим  справочник улиц, который затем будем  использовать в таблице «Население»: Таблица – Создать таблицу в режиме конструктора – заполняем согласно Рис. 2

Рис. 2 Справочник "Улицы" в режиме конструктора 

     Порядковый  номер улицы не должен повторяться, поэтому с помощью правой кнопки мыши вызываем контекстное меню и  устанавливаем «ключевое поле» - теперь Microsoft Access будет следить, чтобы каждый номер был уникальным. Номера улиц выбираются из федерального справочника «Кладр» (классификатор адресов). Чтобы переключиться к режиму просмотра данных нажимаем: Вид – Режим таблицы (см.Рис. 3).

     Рис. 3 Справочник "Улицы" в режиме просмотра данных 

     В случае, если сведения уже набраны  в другой базе данных или в файле, можно произвести : Файл – Внешние данные – Импорт. Аналогично поступаем со вторым справочником «Населенные пункты». При заполнении типа данных для полей «Населенный пункт» и «Улицы» следует выбирать «Мастер подстановок», с помощью которого подключаются справочники «Населенный пункт» и «Улицы» (см. Рис. 4).

Рис. 4 Таблица "Население" в режиме конструктора 

       «Мастер подстановок» в MS Access создает в таблице столбец подстановок, отображающий список значений, которые может выбрать пользователь (см. Рис.5).

Рис. 5 Таблица "Население" в режиме просмотра 

     Получившиеся  связи между таблицами можно  просмотреть и изменить с помощью: Сервис – Схема данных (см. Рис. 6)

Рис. 6 Связи между таблицами 

     Для создания запроса следует перейти  а соответствующую закладку. Создавать его лучше в режиме конструктора. (см. Рис. 7).

Рис. 7 Запрос в режиме конструктора 

      Главное в этом запросе – условие отбора. Для полей «фамилия», «имя», «отчество», «дата рождения» мы впишем дополнительное условие, которое предварительно будет  запрашивать фильтр на эти поля. Если какое-то поле (например, отчество) неизвестно (или только инициалы), то вводятся эти начальные буквы и Access ставит фильтр на записи по введенным начальным буквам. Например: Like [Введите первые буквы фамилии:] & "*".

     Переходим на закладку «Формы» и создаем форму в режиме «Конструктор» создаем форму (см.Рис. 8)

Рис. 8 Форма с кнопками навигации и поиска 

      В нижней части окна – кнопки навигации  и поиска. Самой сложной для  создания является кнопка «Поиск по ФИО». Для ее работы предварительно создается макрос, который соединяет запрос и форму. Переходим на закладку «Макрос»,  нажимаем кнопку «Создать», в появившемся окне в качестве макрокоманды выбираем «Применить фильтр», в поле «Имя фильтра» вписываем с клавиатуры имя запроса, который мы создали ранее (см. Рис. 9).

Рис. 9 Создание макроса 

      После всех проделанных операций можно  приступать к созданию кнопки «Поиск по ФИО». Устанавливаем свойства кнопки согласно Рис. 10.

Рис. 10 Создание кнопки поиска по ФИО 

      Последним этапом при создании базы установим  автозапуск формы. чтобы при запуске  проекта форма автоматически  запускалась, выбираем: Сервис – Параметры  запуска (см. Рис. 11).

Рис. 11 Автозапуск формы 

      Итак, по созданному проекту легко проследить все этапы от получения технического задания до создания готовой формы  для ввода данных. MS Access по праву считается одной из наиболее популярных СУБД.[8]

2. Visual FoxPro

     Visual FoxPro (VFP) — визуальная среда разработки систем управления реляционными базами данных, выпускаемая в настоящее время корпорацией Microsoft, последней версией является 9.0. Она состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения информации, ее отображения и редактирования. В Visual FoxPro вся информация хранится в базе данных, которая состоит из таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур. Рабочее окно представлено на Рис12.

Рис. 12 Рабочее окно программы Visuas FoxPro 

     Каждая  таблица имеет уникальное имя  и хранится в отдельном файле, наименование которого совпадает с  именем таблицы. Созданный файл имеет  расширение DBF. Каждая создаваемая таблица  может иметь связанные с ней  индексы, используемые для упорядочения данных и быстрого поиска необходимых записей, причем каждая таблица может иметь несколько индексов. Для хранения значений полей типа Memo и General применяются отдельные файлы.[9] Memo-поля таблиц содержат текстовую информацию, а поля типа General используются, как правило, для хранения двоичной информации и данных других приложений, работающих в среде Windows. В Visual FoxPro реализованы триггеры, которые позволяют централизованно обрабатывать события, возникающие при любых изменениях в базе данных. Меню программы представлено на Рис. 13.

Рис. 13 Меню Visual Fox Pro 

     Чрезвычайно удобным и полезным средством  доступа к базе данных являются представления  данных. Представления данных позволяют  объединять данные таблиц и отображать их в более удобном виде. Можно выбрать только интересующие пользователя поля таблиц, объединить несколько полей в одно поле, вычислить итоговые значения и задать новые имена полей таблицы. Как правило, количество представлений в базе данных намного превосходит количество таблиц. По мере эксплуатации базы данных их количество непрерывно растет. Во многих информационных системах доступ к данным, включая просмотр, добавление и редактирование, осуществляется только с помощью представлений данных. Данный подход позволяет осуществить гибкое управление доступом к информации. При использовании представлений для выборки данных в формах, отчетах, при создании запросов и в программах применяются те же правила, что и для таблиц. Редактирование данных, включенных в представление, возможно только при определенных условиях. Например, в том случае, если оно создано на основе только одной таблицы.

     Для отображения и редактирования данных используются формы, отчеты, запросы и программы. При создании форм, отчетов и запросов применяются конструкторы. Поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Формы и отчеты являются составными объектами, т. к. они состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки, OLE - компоненты и т. п.), которые называются объектами интерфейса.

     Формы используются для просмотра или  ввода данных в таблицы. Данные можно  вводить непосредственно в таблицы, но использование формы является более быстрым и более эффективным способом ввода.

     Отчеты  используются для просмотра и вывода на печать содержащейся в базе данных информации. Примерами отчетов являются прайс-лист товаров, список покупателей, оборотная складская ведомость. Как правило, отчеты создаются в том случае, если информацию необходимо передавать кому-либо в печатном виде. Для создания отчетов в Visual FoxPro, как и для форм, используются мастер и конструктор отчетов.

     Запросы являются средством выборки данных из одной или нескольких таблиц. В Visual FoxPro для создания запроса можно использовать как конструктор запросов, так и специализированный язык Structured Query Language (SQL). Результаты выполнения запроса могут отображаться в форме, выводиться в виде отчетов и диаграмм или сохраняться в указанной таблице .

     Каждый  компонент хранится в отдельном  файле. В зависимости от типа содержащегося в нем объекта Visual FoxPro автоматически присваивает каждому файлу расширение, которое помогает в идентификации объекта.

     Программы, написанные на языке Visual FoxPro, являются объектно-ориентированными. С их помощью обрабатываются события в форме, создаются объекты, осуществляются различные вычисления, управление базой данных.

     Большинство СУБД, в том числе MS Access и Visual Fox Pro - это лицензионные программные продукты, которые являются интеллектуальной собственностью. Для охраны интеллектуальной собственности применяется «Гражданский кодекс Российской Федерации», который принят Государственной Думой 24 ноября 2006 года и одобрен Советом Федерации 8 декабря 2006 года. В частности, часть четвертая (в ред. Федеральных законов от 01.12.2007 N 318-ФЗ,  от 30.06.2008 N 104-ФЗ, от 08.11.2008 N 201-ФЗ), раздел VII: «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации» (см. Приложение 1). В том числе это касается и образовательной деятельности. В связи со всеобщей «компьютеризацией» образования в Российской Федерации во все учебные заведения было направлено письмо Рособразования от 01.02.2007 N 15-51-46 ин / 01-10 «Об ответственности за использование нелицензионного программного обеспечения и возможных выходах из сложившейся ситуации», в котором четко было указано, что в образовательных учреждениях могут быть использованы только лицензионные программные продукты, либо перейти к использованию аналогичных программных продуктов, распространяемых на бесплатной основе (см. Приложение 2).[10,11]

Выводы  и предложения

     Курсовая  работа помогает расширить теоретические  и практические знания по специальности, систематизировать и закрепить  полученные ранее умения и навыки, способствует закреплению, углублению и обобщению сведений, полученных при изучении курса информатики.

     База  данных является важнейшей составной  частью информационных систем, которые  предназначены для хранения и  обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, систем управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующих большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

     Рассмотренные в данной работе системы управления базами данных Microsoft Access и Microsoft Visual Fox Pro, несомненно, обладают всеми вышеперечисленными свойствами и вполне могут быть использованы для профессионального создания базы данных для предприятий и организаций.

Список  использованной литературы

1. Агальцов  П.В. Базы данных. – М.: 2002. – 376 с.
2. Агибалов А.В., Горюхина Е.Ю. Автоматизированные системы обработки экономической информации: Учебное пособие – 3-е изд., доп.: - Воронеж: ВГАУ, 2000. – 78 с.
3. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. – Родина-Фодио, 2002. – 504 с.
4. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник для вузов. – М.: Финансы и статистика. 2005. – 592 с.
5. Каратыгин С. И др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 - Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. – М.: ABF, 1995.
6. Когаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1992.
7. Кузнецов С.Д. СУБД и файловые системы – М.Ж Майор, 2001. – 176 с.
8. Кулев С.А., Камалян А.К. Основы управления базами данных: Учебное пособие. – Воронеж: ВГАУ, 1996. – 65 с.
9. Острековский В.А. Информатика: учеб.для вузов. М.: Высшая школа, 2000. – 511 с.: ил.
10. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник. – М.: КОРОНА принт, 2004. – 736 с.
11. Шевченко Н.А. Access 2003. Искусство создания базы данных. – М.: НТ Пресс, 2005. – 160 с.