Использование информационных технологий в муниципальном управлении

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждения высшего профессионального образования

«Южно – Уральский государственный университет»

(национальный исследовательский  университет)

Институт открытого и дистанционного образования

Кафедра управления и права

 

 

 

 

 

 

 

«Использование информационных технологий в муниципальном управлении»

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине: «Муниципальное управление»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Автор: студент группы 332 – ИОДО,

Кулакова Н. П.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2015

Содержание

 

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты использования информационных технологий в муниципальном управлении.

1.1.  Сущность и значение государственного и  муниципального  управления.

1.2.   Информационные технологии в муниципальном управлении.

1.3. Использование информационных технологий в муниципальном управлении.

Глава 2. Анализ существующих информационных технологий в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современном обществе информацию рассматривают как один из основных ресурсов его развития, а информационные системы и технологии как одно из средств повышения эффективности работы людей. Современный этап развития общества характеризуется интенсивной информатизацией всех сфер его жизнедеятельности. Развитие и широкое применение информационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. 
         Информация и знание становятся определяющим экономическим фактором, а также важнейшим национальным ресурсом, который в определенном смысле подобен недрам, воде, лесам и т. п. и который в значительной степени определяет благосостояние государства. Сохранение, развитие и рациональное использование национального информационного ресурса является задачей государственного значения. 
           Существенная роль информационных технологий в развитии общества состоит в ускорении процессов получения, распространения и использования обществом новых знаний. Повышая качество интеллектуальных ресурсов общества, информационные технологии повышают качество жизни. 
    Применение современных информационных технологий в органах местного самоуправления, деятельность которых сопряжена с необходимостью обработки и анализа большого объема разнородной информации, сегодня особенно актуально. Муниципальное управление в условиях рыночной экономики представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения устойчивого финансового и социально-экономического развития объекта управления.

Использование информационных технологий имеет огромное значение для повышения конкурентоспособности экономики и повышения эффективности работы органов государственного управления и местного самоуправления. Поэтому информатизация органов государственной и муниципальной власти сегодня является одной из приоритетных задач руководства нашей страны.  
          Актуальность данной проблемы обусловлена тем, что в настоящее время информационно-управляющие системы бизнес - структур и государственных органов являются одним из наиболее интенсивно развивающихся направлений информатизации. Подобные системы ориентируются, прежде всего, на решение задач реагирования, прогнозирования и предупреждения кризисных и других нештатных ситуаций. Однако на практике сфера применения таких систем гораздо шире и позволяет рассматривать их в качестве центров стратегического и оперативного управления для высших должностных лиц. В последнее время проявляется тенденция создания информационно-управленческих систем, обеспечивающих процессы подготовки и принятия сложных решений. Эти системы функционируют как центры: мониторинга и принятия стратегических решений с отслеживанием в реальном масштабе времени большого количества показателей и параметров экономических, политических, социальных и других сложных объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты использования информационных технологий в муниципальном управлении

 

1. Сущность и значение государственного и муниципального  управления.

 

Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения, ко многим ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает меру ее организации.

В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях, передаваемые в форме знаков или сообщения.

Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления, под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

И информация является одним из основных элементов социального управления. Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом. правления, характеризуя состояние объекта управления. В сатике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации».

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу муниципального управления.Сущностью  управленческого процесса является поиск, затем фиксация, анализ и оценка социальной информации, с последующим её закреплением и распространением.

Следующим образом можно сказать так, что социальная информация нформация о различных формах жизнедеятельности людей, а именно их отражением, познанием и преобразованием.

Но, и это самое важное, в управлении вообще и в муниципальном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация — это часть так называемой социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципальных правовыхпроцессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими "корнями" проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их властную совокупную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Циркулирующая  информация, в органах муниципального управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.  

 

1.2.         Информационные технологии в муниципальном управлении

 

 

 Основные направления развития информационных технологий на территориях субъектов отражены в проекте концепции региональной информатизации до 2010года, разработанном Мининформсвязи России с участием заинтересованных федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

 Проект Концепции содержит  приоритеты и задачи использования  информационных технологий в  деятельности органов государственной  власти субъектов Российской  Федерации и органов местного  самоуправления, а также архитектуру  «электронного правительства» региона. Проработаны принципы координации реализации региональных программ информатизации с федеральными программами, содержащими мероприятия в области развития и использования информационных технологий. Определена модель финансирования программ региональной информатизации из средств федерального бюджета.

Согласно концепции, региональная информатизация направлена на повышение эффективности. Решения социально-экономического задач. На обеспечение эффективного функционирования и взаимодействия федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и находящихся в их ведении предприятий и учреждений, на обеспечение информационной открытости и прозрачности деятельности органов управления, а также на формирование инфраструктуры доступа широких слоев населения к информационным технологиям, информационным ресурсам и услугам. Реализация задач региональной информатизации осуществляется на основе создания и развития в субъекте Российской Федерации интегрированной территориальной информационной системы (ТИС), которая представляет собой совокупность информационных систем федеральных органов государственной власти, территориальных органов, органов государственной власти субъекта РФ, органов местного самоуправления, объединенных защищенной информационно-технологической инфраструктурой, а также средств, обеспечивающих их функционирование и взаимодействие.

Таким образом, комплексный подход к информационно-коммуникационному обеспечению государственных органов власти , и органов местного самоуправления региона реализуется как проект интегрированной территориальной информационной системы (ТИС), включающий в себя создание информационной системы обеспечения управленческой деятельности, системы «электронного правительства» для обеспечения интерактивной связи с населением, а также налаживание мониторинга находящихся в их ведении организаций по ключевым показателям социально-экономического развития региона. В рамках «электронного правительства» отрабатываются механизмы оказания государственных и муниципальных услуг населению и организациям, решаются вопросы обеспечения доступности для населения информации о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, региональных (муниципальных) информационных ресурсов. Использование ИКТ позволяет оптимизировать административно-распорядительную деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также находящихся в их ведении организаций.

Территориальная информационная система (ТИС) представляет собой комплексную интегрированную автоматизированную информационную  систему, предназначенную для информационно-аналитической поддержки органов государственного и муниципального управления.

В зависимости от охватываемой территории выделяют следующие ТИС:

местные (в пределах города, городского района);

региональные (в пределах области, края, республики, автономного округа);

государственные (АСУ государственного масштаба, например «Государственный регистр населения»).

При создании ТИС очень важным является проведение мероприятий, которые включают исследование состава и основных характеристик объекта информатизации, целей каждого его элемента, взаимосвязей между ними, связей с внешней средой.

Вот к примеру если сказать ,информационной основой для реализации системы управления МО является муниципальная информационная система (МИС), обеспечивающая полной, достоверной, актуальной и адекватной информацией все уровни муниципального управления.

С точки зрения системного подхода можно выделить несколько уровней информационных систем, содержащих в соответствии с уровнями управления информацию в разной степени обобщенную:

отраслевые информационные системы – муниципального предприятия, организации, структурного подразделения администрации (наименьшая степень обобщения);

интегрированные системы, содержащие проблемно ориентированную информацию из отраслевых подсистем (например, карта городской территории, БД по населению МО и др.);

экспертные системы поддержки принятия решений — уровень главы администрации и его заместителей (наивысшая степень агрегации информации).

 

1.3. Использование информационных  технологий

 

Стратегическое использование информационных технологий может помочь организациям в осуществлении следующего: 
- предоставить возможность сотрудникам легко и оперативно получать, создавать и предоставлять коллегам информацию, управлять ею и действовать на ее основе в любое время, в любом месте и с помощью любого устройства.

Служащие должны получать мгновенный доступ к инструментам анализа и совместной работы, а в их распоряжении должны находиться базы данных и средства анализа данных на настольных ПК и мобильных устройствах, а также единое средство для работы с календарем и электронной почтой, синхронизации и управления делами, доступное с любого устройства;

- оказывать услуги, ориентированные  на граждан, дав возможность служащим  более оперативно и эффективно  отвечать на запросы клиентов. Для этого необходимо предоставить  доступ к базам данных и  средствам анализа данных с  помощью различных каналов;

- повысить коэффициент интеллекта  ведомства в целом путем взаимодействия  и интеграции систем управления  контентом, мониторинга и анализа. Это требует наличия простых  в использовании и управлении  инструментальных средств, интеграции  с серверными и существующими системами, а также высокого уровня безопасности и удостоверения личности для защиты ведомственной информации.

Само использование информационных технологий способствует переменам в культуре работы. Если доступ к информации осуществляется очень просто, то вероятность того, что человек захочет посмотреть те или иные данные, будет намного больше. Если взаимодействие с коллегами тоже осуществляется просто, то человек наверняка захочет воспользоваться их опытом. Аналогично человек будет придерживаться правильных процедур, если их легко выполнять. Онлайновый обмен информацией порождает ощущение неотложности задачи и действует для государственных служащих как катализатор, заставляющий их непосредственно заниматься вопросами граждан, отвечать на их запросы и рассматривать их в большей степени как клиентов, нежели как бремя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ существующих  информационных технологий в  УСЗН Администрации Усть-Катавского  городского округа

Информационная система управления занимает одно из самых важных мест в жизненном цикле любого предприятия, а в администрации тем более. Ведь необходимо делать сбор информации, обобщать его, затем обрабатывать, подводить итоги. Затем на основании этих итогов выбирать пути решения минусов и повышать процент деятельности.

Использование информационных технологий позволяет управлять и контролировать различные сферы жизнедеятельности населения. Например, такие как, ведение учета состояния зданий, ведение реестра собственников объекта, регистрация земельных участков, использование арендованных земельных участков, состояние жилого фонда.

Для информационного обеспечения муниципального управления необходимо: технические средства и программное обеспечение. Создаются базы данных, которые необходимы для моментального управления происходящих социально-экономических процессов и выполнением своих целей.

В Администрации Усть-Катавского городского округа созданы территориально распределенные компьютерные сети, в том числе имеющие доступ в сеть Интернет. Доля затрат на закупку программного обеспечения и услуги системной интеграции в структуре бюджетных расходов на использование информационных технологий в деятельности Администрации Усть-Катавского городского округа увеличивается, что в целом отражает развитие функциональных возможностей и повышение сложности используемых в деятельности Администрации Усть-Катавского городского округа информационных систем и ресурсов.

В Администрации Усть-Катавского городского округа рабочие места во многих структурных подразделениях автоматизированы. На рабочих местах имеется Windows 98/2000/XP, установлены пакеты Office, используется различная оргтехника. Осуществляется антивирусная защита информации с помощью программы Касперского. Пользуются Интернет услугами.

В структурных подразделениях Администрации Усть-Катавского городского округа используется специализированное программное обеспечение, такое как: "1С: Бухгалтерия", "АС-Бюджет", Справочная система Гарант, ЗАО ''ИВЦ ''ИНСОФТ МАИС ЗАГС'' версия 8.0.05.

Однако, 60 процентов компьютерного оборудования имеет срок службы более 5 лет, что существенно снижает возможности использования современных прикладных программ и уменьшает эффективность информатизации муниципального управления

Обмен информацией между структурными подразделениями и внутри происходит с помощью различных носителей, таких как флеш-карты, дискеты, CD-диски. Процесс получения информации даже внутри структурного подразделения требует времени на поиск нужной информации, записи ее на носитель и перемещение служащим по зданию. Вопрос об оперативном доступе к информации остается открытым.

В УСЗН Администрации ответственным за использование информационных технологий является ведущий специалист отдела автоматизации.

Ведущий специалист отдела автоматизации. принимает участие в реализации функции управления социальной защитой в Усть-Катавском городском округе, где среди прочих должностных обязанностей имеет следующие обязанности в области информатизации:

- осуществляет контроль по формированию и поддержке в актуальном состоянии банка данных получателей пособии и компенсаций населения города;

- обеспечивает сохранность банка  данных населения города;

- обеспечивает информационно методическое  руководство всех учреждений, оказывающих социальные услуги населению города;

- внедряет информационные технологии  в системе адресной социальной  защиты населения города;

- проводит освоение системных  и программных средств, обеспечивающих  автоматизацию работ по социальной  защите населения города;

- обеспечивает сохранность и  работоспособность программного  и информационного обеспечения;

- организует работу по эксплуатации  и сопровождению программных  средств;

- осуществляет контроль соблюдения  правил техники безопасности  и охраны труда специалистами города при работе на ПЭВМ;

- осуществляет информационное  взаимодействие с органами государственного  управления, предприятий и организаций, учреждений социального обслуживания, в соответствии с нормативными  актами;

- проводит ежедневный прием  и отправку корреспонденции электронной почты.

Таким образом, ведущий специалист является главным специалистом в области информатизации УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа и от него зависит степень информированности сотрудников администрации и граждан, пришедших на прием. Этот вывод мы сделали на основании должностных инструкций ведущего специалиста-эксперта.

Таким образом, анализ информационных технологий в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа показывает, что УСЗН как и все органы местного самоуправления имеют локальные вычислительные сети и выход в глобальную сеть Интернет, места работников оснащены компьютерным оборудованием. С целью отражения представительской, экономической и деловой информации Администрации Усть-Катавского городского округа и бюджетных структур в сети Интернет создан и действует официальный интернет-сайт администрации Усть-Катавского городского округа. На данный момент раздел сайта «Социальная защита» находится в разработке.

Усть-Катавский городской округ, несмотря на высокие темпы развития информационных коммуникационных технологий (далее - ИКТ) в последнее десятилетие, не смог обеспечить должного уровня информатизации экономики и населения. К числу негативных факторов относятся:

- недостаточное развитие современных  информационных технологий в области муниципального управления;

- затратный, не стимулирующий эффективный  возврат инвестиций, характер существующей  практики использования бюджетных  средств, выделяемых на реализацию  программ информатизации;

- недостаточное внимание к уровню подготовки кадров, как в области создания, так и в области использования информационных технологий;

- отсутствие координации в действиях  структур, работающих в ИКТ-секторе  города и района;

- узко-техническое понимание роли  и возможностей ИКТ, низкая культура работы с ИКТ.

Процессы информатизации уже активно идут на всех уровнях. Многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках других федеральных, региональных и ведомственных программ.

Для определения роли информационного фактора в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа нами было проведено социологическое исследование. Цель исследования - проанализировать информационную систему в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа.

Изучив статистические данные и отчетные документы, мы провели опрос служащих УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа и граждан, пришедших на прием.

На вопросы нашей анкеты ответили 10 служащих, занимающихся вопросами социальной защиты населения и 30 граждан, пришедших на прием.

90% служащих считает необходимостью  наличие в УСЗН Администрации  Усть-Катавского городского округа  информационной сети. Для осуществления  своей деятельности услугами  сайта Администрации г. Усть-Катава пользуется 30% служащих. В своей работе не нуждается в единой информационной базе 75% служащих.

Среди проблем информационного взаимодействия с населением по вопросам социальной защиты были выделены: отсутствие необходимой информации - 80%, отсутствие обратной связи - 50%;

Услугами Интернет в своей работе несколько раз в месяц пользуется 75% служащих. Причинами редкого выхода в Интернет назвали: отсутствие достаточного количества точек выхода, а также отсутствие необходимости.

Во время трудовой деятельности 80% проходили обучение по информационно-компьютерным технологиям. В результате обучения у 50% обученных повысились уровень работы и производительность труда.

90% считает, что в среди проблем  информационного обеспечения в  первую очередь нужно решать  проблемы, связанные с программным обеспечением.

50% опрошенных служащих изменили  бы и усовершенствовали программу  по информационному обеспечению.

50% опрошенных считает, что использование  информационных технологий в  деятельности тормозит нехватка  компьютерного оборудования, 75% считает, что нехватка программного обеспечения, 50% - недостатки программного обучения.

На основании полученных результатов мы можем сделать вывод, что система информационного обеспечения социальной защиты, по мнению служащих, несовершенна и требует существенных изменений, что в управлении социальной защиты необходимо реконструкция всего компьютерного оборудования и замена программного обеспечения, а также обучение персонала компьютерным технологиям в области информатизации.

Для составления полной картины по информационному обеспечению нами было опрошено 30 граждан, пришедших на прием в управление социальной защиты.

Анализ анкетных данных показал, что 80% опрошенных граждан считают необходимостью организации информатизации населения округа о деятельности УСЗН Администрации по вопросам социальной защиты. Среди граждан, пришедших на прием услугами сайта УСЗН Администрации пользуется 10% опрошенных. 35% опрошенных хотели бы получать информацию по выплате пособий на ребенка, 50% - по выплате льгот и субсидий и необходимым выплатам. По улучшению системы информирования от населения поступили следующие предложения: улучшить информационную систему, сделать более доступной, осуществлять прием документов электронной почтой.

80% затруднились ответить на  вопрос о получении информации  в полном объеме от сотрудников  УСЗН Администрации. Источниками  информации по вопросам социального обеспечения и защиты назвали: 50% - местная пресса, 10% российская пресса, 12% местное телевидение, сотрудники Администрации - 50%, 13,2% - друзья и родственники. Основными источниками информирования граждан являются местная пресса, друзья и родственники.

В результате проведенного исследования мы пришли к выводу, что уровень информационного обеспечения находится на недостаточном уровне и требуется комплекс мер по улучшению ситуации.

Отсутствие автоматизированной системы учета предоставляемых льгот затрудняет реализацию принципа адресного оказания социальной помощи нуждающимся в ней гражданам.

Необходимо повышение эффективности функционирования социальной сферы за счет их комплексной автоматизации и интеграции информационных ресурсов как внутри отрасли, так и между отраслями, необходимо обеспечение городских органов власти и органов территориального управления актуальной и достоверной информацией о населении, проживающем и временно пребывающем на территории Усть-Катавского городского округа, улучшать информационного обслуживания населения и сокращение потерь времени при обращении граждан в органы государственной власти и территориального управления.