Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства

     АННОТАЦИЯ 
 

     В данной курсовой работе на тему «Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства » будут рассмотрены теоретические вопросы по данной тематике, а также проведен анализ на предприятии ООО « Колизей» и разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности данной организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       Документационное обеспечение управления в организации требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в организации – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

       Таким образом, качество управления организации напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.  К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

       В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

      Актуальность темы заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в организации или учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

     Целью данной работы является изучение структуры организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию автоматизированного документационного обеспечения организации.

      Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

-  изучить  теоретические вопросы использования  информационных технологий в  делопроизводстве;

-  рассмотреть организацию и структуру делопроизводства в данной организации, проанализировать основные  документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;

-  разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности организации. 
 

     1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В  ДЕЛОПРИЗВОДСТВЕ

1. Понятие  «Делопроизводство» и "документационное обеспечение управления" (ДОУ)

        В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.¹

      Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.      Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

        Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

      Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

•документирование деятельности;

•организация  работы с официальными документами.

         Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

На предприятии  должен быть установлен единый порядок  составления документов и работы с ними. Правила работы с документами  на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

- общепринятых  принципов обработки документов;

- приемов  в работе с документами конкретного  предприятия.

        Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) ²

1.2. Проблемы  традиционных и электронных технологий  ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций  как малого и среднего бизнеса, так  и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где  документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые  существуют в данное время.  В  документационной деятельности различных  организаций при ведении классического  бумажного делопроизводства, как  правило, через некоторое время  начинают возникать практически  одинаковые проблемы:

- неизбежная  потеря документов, следовательно и информации;

- попадание  документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку  и согласование документов, как  следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная  реакция  на  новые воздействия; 

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу  исходных документов и информации  должностным лицам, принимающим  решения;

- бесконтрольность  исполнителей, невозможность доведения  в короткие сроки поручений,  вытекающих из резолюций до  конкретных исполнителей;

- невозможность  установления истории работы  с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные  затраты на бумагу и копирование  для создания нескольких копий одного документа. ³

       Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность  утраты больших массивов ценной  информации из-за технических  неполадок оборудования, проникновения  в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как  одна из технических проблем:  быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных  процессов в управлении и использования  имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не  установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

- отсутствует  официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют  методики экспертизы ценности  электронных документов, передачи  их на архивное хранение, уничтожение,  работы с грифованными электронными документами и другие.

       Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

1.3. Принципы автоматизации делопроизводства

       Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

       В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

       Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями.);

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

- возможности контроля за прохождением документов;

- способ оповещения должностных лиц;

- средства регламентации доступа и криптозащиты;

- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

        Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

- возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

- организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

- высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

- экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

- возможность централизованного развития вычислительных средств.

     Автоматизация делопроизводства призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. 

     Рис.1 Основные компоненты автоматизации делопроизводства. 

     Автоматизация делопроизводства привлекательна для менеджеров всех уровней управления в организации не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

     Информационная  технология автоматизации делопроизводства - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями  и конторскими служащими. Они  позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации делопроизводства: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. 

     1.4. Структура информационных  потоков компании и отдел информационного  обеспечения 

     Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

     Информация  используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как  средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

     Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных  сообщений). Информация уменьшает степень  неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

     Информационные  сообщения могут быть директивными и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как  правило, имеют формат официально установленных  реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена  для уведомления о том, кому, что  и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций  и операций, а также данные, расширяющие  профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.(рис.2) 

     Рис.2 Структура информационных потоков  

     Итак, вместо несогласованных  действий локальных источников и  потребителей информации, несовпадения форматов и структур баз данных документов, используемых разными сотрудниками, отсутствия единой базы данных и общего координатора информационной деятельности предлагается технология централизованного управления информационным обеспечением на основе координационно-информационного центра (КИЦ) компании.

     Этот  центр представляет собой главный  контрольно-регулирующий и организующий элемент подсистемы оперативного управления, соединяющей и направляющей информационные потоки, трудовые, материальные, финансовые ресурсы для достижения запланированных  результатов.

     На  (рис. 3) представлена функциональная схема КИЦ с обособленными технологически взаимосвязанными метафункциями координации и информационного обеспечения деятельности. Каждая из них имеет информационные входы и выходы: потоки документированной информации (зеленые стрелки) и потоки информационных сообщений, возникающих в связи с приемом и передачей сведений, касающихся директивной информации (красные стрелки).  

Рис.3 Функциональная схема КИЦ 

     Директивы (жирная красная стрелка) являются результатом  принятия решений руководством на основе изучения регулярной или единовременной информации, поступающей из подразделений  и опосредуемой функцией информационного  обеспечения.

     Функция координации включает следующие  процедуры:

• регистрацию директив;
• разделение их на задачи и работы, которые должны быть поручены исполнителям (подразделениям);
• планирование сроков и результатов исполнения;
• доведение планов до исполнителей;
• поиск и доставка необходимой для выполнения работ информации;
• контроль исполнения и предоставления отчетов о результатах выполнения директив.

     Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации  и включает следующие основные направления:

• экспертизу информационных носителей с целью выяснения соответствия информации решаемым задачам;
• регистрацию;
• маршрутизацию;
• комплектование;
• доставку;
• архивирование.

     Метафункции КИЦ для компаний различных размеров и направлений деятельности мало чем различаются. Однако их структурирование для конкретных целей приводит к появлению существенных различий в организационном строении и распределении функций между элементами КИЦ. Например, состав КИЦ небольшого офиса может быть представлен исполнительным директором, делопроизводителем, секретарем и курьером. КИЦ крупной компании включает подразделения оперативного управления, планирования, учета и отчетности, информационной экспертизы, информационного обеспечения, доставки корреспонденции и некоторые другие.  

     1.4. Отдел информационного обеспечения 

     На (рис.4) представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования.  

     Рис.4 Функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения  

     Затем осуществляются:

• регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);
• маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);
• координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;
• контроль движения документов;
• составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

     Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие  процедуры:

• отделяет содержательную часть от информационного шума;
• осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
• определяет потенциальных пользователей;
• составляет примерный план работы, т.е. программу использования информации, содержащейся в документе;
• согласовывает план с лицами, принимающими решения;
• передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

     Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей; в том числе, составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

     После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для  документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.