Использование информационных технологий в органах государственного управления и местного самоуправления

Содержание.

Введение……………………………………………………………….2

Глава 1. Основы информационных технологий управления. Информационные технологии в сфере государственного и муниципального управления……………………………………….…4

1.1 Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности………………………4

1.2 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности………………………………………5

1.3 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности…10

1.4 Информационные технологии в сфере государственного и муниципального управления……………………………………….11

1.5 Понятие «электронного правительства» и необходимость внедрения информационных технологий в деятельность органов власти…………………………………………………………………………………………..…13

1.6 Федеральная целевая программа «Электронная Россия» в рамках административной реформы в РФ………………………………….21

Глава 2. Опыт некоторых госструктур  в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД………………………………..22

Глава 3. Перспективы  развития информационных технологий.  ГП «Информационное общество». Проблемы нормативно-правового регулирования…………………………………………………………..27

Заключение……………………………………………………………..40

Список литературы…………………………………………………….43

Введение

По    мере    развития    и    проникновения   информационных   и

телекоммуникационных технологий во все сферы общественной жизни  органы государственной   власти   все  чаще  используют  их  для  организации эффективного  управления  своей  деятельностью  и  повышения  качества услуг,  предоставляемых  населению.  Использование  таких технологий в современном  информационном  обществе  является  необходимым  условием обеспечения   соответствия  государственного  управления  ожиданиям  и потребностям населения.

     Сегодня   в   Российской   Федерации   созданы   все  необходимые

предпосылки  для совершенствования  работы государственного аппарата на

основе  широкого  использования  информационных и телекоммуникационных технологий. В целом решены задачи, связанные с формированием в органах государственной власти    современной    базовой    информационно-технологической инфраструктуры.  В основном удовлетворены потребности органов государственной власти в вычислительной  технике,  формируются территориально  распределенные  ведомственные  компьютерные  сети. 

Во многих  органах  государственной  власти  созданы   автоматизированные рабочие  места,  обеспечивающие  доступ  к  сети Интернет.  Некоторыми федеральными    органами    государственной    власти    и    органами государственной   власти   субъектов   Российской   Федерации  успешно реализуются  программы   и   проекты   по   созданию   государственных информационных   систем,   обеспечивающих   автоматизированный   сбор, обработку  и  хранение  данных,  необходимых   для   качественного   и эффективного  выполнения  возложенных  на  них  функций.  Имеется опыт успешного обмена данными в электронном виде между ведомствами, а также между государственными органами,  населением и организациями.  Многими органами государственной власти созданы  сайты  в  сети  Интернет,  на которых  размещается  нормативная  правовая,  справочная  и  новостная информация,  связанная  с  деятельностью  этих   органов.   В   рамках реализации   административной  реформы  ведется  системная  работа  по описанию функций  и  процессов  государственного  управления,  анализу возможностей  их  оптимизации и совершенствования на основе применения современных технологий. На федеральном уровне подготовлены нормативные правовые  акты,  регламентирующие вопросы доступа к информации органов государственной власти и органов местного самоуправления.

     Вместе  с   тем,  несмотря  на  стремительный   рост спроса органов

государственной   власти   на  информационные  и  телекоммуникационные

технологии,  их  внедрение  не  всегда  приводит  к улучшению  качества

функционирования   государственного  аппарата,  а  зачастую  усиливает

негативные  последствия  неэффективных  административно-управленческих

процессов.

Актуальность темы. Вопросы  по организации работы с государственной  информацией, взаимосвязь административных преобразований и информатизация органов  власти, оказание государственных услуг  обществу и бизнесу с использованием информационных технологий в рамках административной реформы, основные принципы создания инфраструктуры доверия в стране (электронный архив, электронный нотариат, электронная цифровая подпись), являются актуальными в нашей стране.

Предмет исследования –  конкретное применение информационных технологий в органах государственного и муниципального управления.

Объект исследования –  информационные технологии.

Глава 1. Основы информационных технологий управления. Информационные технологии в сфере государственного и муниципального управления.

1.1 Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Информационные технологии в государственном управлении —  новые стратегии административных преобразований.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1. ручная ИТ;
2. механическая ИТ;
3. электрическая ИТ;
4. электронная:
1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных  ИТ:

1. Распределённая компьютерная техника;
2. Дружественное программное обеспечение;
3. Развитые коммуникации;
4. Развитие сети Internet.

Основные  этапы проектирования ИТ: предпроектное  обследование, проектирование (технический  проект, рабочий проект), ввод системы  в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

Итак, использование информационных технологий имеет огромное значение для повышения конкурентоспособности  экономики и повышения эффективности  работы органов государственного управления и местного самоуправления. Поэтому  информатизация органов государственной  и муниципальной власти сегодня  является одной из приоритетных задач  руководства нашей страны.

 1.2 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного  и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с  документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка  документов для сдачи в архив,  уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается  документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы  составляют основу документации организации  и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

- организационная;

- распорядительная;

- информационно-справочная;

- по личному составу;

- плановая.

Создание и внедрение  системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки  документов:

- обеспечение повышения  оперативности и качества работы  с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

- создание условий для  перехода от традиционного бумажного  документооборота к электронной  безбумажной технологии;

- создание необходимых  условий для повышения доли  интеллектуального производительного  труда по содержательной и  смысловой работе с документами  и снижения трудозатрат на  рутинные операции;

- обеспечение повышение  качества документов, создаваемых  в организации;

- исключение дублирования  работы по вводу информации  о документе на различных участках  работы с ним;

2) в области контроля  за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного  контроля за прохождением документов  в подразделениях организации  с момента их получения или  создания до завершения исполнения  отправки или оформления в  дело, своевременное информирование  сотрудников и руководства о  поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного  упреждающего контроля за своевременным  исполнением документов, поручений  высших органов государственной  власти и управления, поручений  и указаний руководства организации,  оперативное получение информации  о состоянии исполнения и месте  нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения  и исполнения документов;

3) в области организации  доступа к информации:

- обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных  в электронной форме, и их  графических образов, а также  всех сопутствующих материалов (регистрационных  карточек документов, резолюций,  сопроводительных документов) с  возможностью организации логического  связывания документов, относящихся  к одному вопросу, и оперативного  поиска (подборки) документов по  тематическому набору реквизитов.

- Автоматизация документооборота  заключается в комплексе автоматизации  задач разработки, согласования, распространения,  поиска и архивного хранения  документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации  документооборота в организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

• сканирование документов;
• запись на сервер;
• классификация документов;
• передача изображений на рабочую станцию;
• поиск изображений по отдельным элементам;
• рассылка и печать.

2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

• сканирование;
• распознавание текста;
• форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания  символов:

• обучаемые (FineReader);
• интеллектуальные (Cunei Form).

3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

• индексирование документов
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• ассемблирование документов;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• защита данных;
• организация выдачи и возврата документа;
• контроль версии документа;
• рассылка документа.

Пример: Documentum.

4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

• описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
• организация хранения документов и возможность их просмотра;
• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
• установка прав на работу с документами;
• контроль исполнения документа;
• поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

Из вышеизложенного можно  сделать вывод, что в настоящее  время существуют следующие системы  автоматизации документооборота в  организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

1.3 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение  подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс  технических средств составляют:

- компьютеры  любых моделей;

- устройства  сбора, накопления, обработки, передачи  и вывода информации;

- устройства  передачи данных и линий связи;

- оргтехника  и устройства автоматического  съема информации;

- эксплуатационные  материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

- построить распределенные  хранилища информации (базы данных);

- расширить перечень решаемых  задач по обработке информации;

- повысить надежность  информационной системы за счет  дублирования работы ПК;

- создать новые виды  сервисного обслуживания, например  электронную почту;

- снизить стоимость обработки  информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает  насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные  технологии.

1. Технология «клиент – сервер».
2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

Можно сделать вывод, что  постоянно расширяется и совершенствуется применение системы автоматизированных банков экономической информации и  электронных форм документов, современной  информационно-телекоммуникационной системы взаимодействия органов  статистики с соответствующими федеральными и региональными информационными  службами, министерствами, ведомствами  и другими пользователями.

 1.4 Информационные технологии в сфере государственного и муниципального управления

Нормативное регулирование использования  новых информационных технологий .

В этом пункте рассматривается нормативное  регулирование делопроизводства и  новых информационных технологий на уровне федеральных законов, государственных  стандартов и иных нормативно-методических документов.

Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск,  получение, передачу, производство  и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Основные понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы.

Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной  цифровой подписи в электронных  документах, при соблюдении которых  электронная цифровая подпись в  электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе.

Основные  используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:

- электронный документ;

- электронная цифровая подпись;

- владелец сертификата ключа подписи;

- средства электронной цифровой подписи;

- сертификат средств электронной цифровой подписи;

- закрытый ключ электронной цифровой подписи;

- открытый ключ электронной цифровой подписи;

- сертификат ключа подписи;

- подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

- пользователь сертификата ключа подписи;

- информационная система общего пользования;

- корпоративная информационная система.

1.5 Понятие «электронного правительства» и необходимость внедрения информационных технологий в деятельность органов власти

Термин e-government часто переводится как  «электронное правительство». Такой  перевод, по моему мнению, сужает понятие, по существу сводя вопрос только к  исполнительной власти. Термин «электронное государство» не только наиболее соответствует  английскому термину, но и подчеркивает, что речь идет обо всех трех ветвях власти - законодательной, исполнительной и судебной, а также о муниципальной  власти. Агамирзян И. «Мировой опыт реализации концепции «электронного  правительства» (http://www.microsoft.com/rus/government/analytics)

Очевидно, словосочетание «электронное государство» воспринимается неоднозначно (как, впрочем, и иные определения государства - «правовое» или «социальное»). Однако по мере формирования нового состояния  государства, определения его функций, задач данные словосочетания становятся более привычными.

Поскольку в настоящее время «электронное государство» находится в стадии становления, его понятие четко  не сформировалось. Определение «электронное»  условно обозначает новые информационно-коммуникативные  каналы связи государственных органов и граждан. Согласно закону США «Об электронном государстве» 2004 г. под этим термином понимается использование государством Интернета и других информационных технологий в целях расширения доступа общественности, агентов, других государственных структур к государственной информации и службам, а также для повышения эффективности качества работы информационных технологий.

Основной  задачей информатизации является повсеместное внедрение электронного документооборота. По определению профессора Буаде  под информацией (лат information - разъяснение, изложение, осведомленность) подразумевается  «все то, что уменьшает степень  неопределенности нашего знания о данном предмете». Таким образом, эта мера определяет полезность, ценность переданных сведений для конкретного получателя. Поэтому общим является понятие  «данные» - любые сведения без оценки их значимости для потребителя. Информационная технология управления должна содержать  как минимум 3 важнейших компонента обработки информации: учет, анализ и принятие решений.

Существенным  недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования  информации. Одна из основных целей  автоматизации - снабдить каждого сотрудника, информацией в то время и в  той форме и объеме, которые  ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной  части базы данных). Для этого  необходима единая интегрированная  база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом  оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого  из сотрудников. Такой подход подразумевает  комплексную информатизацию, т.е. создание компьютеризированной системы управления, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Развитие  и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (далее - ИКТ) является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической  революции последних десятилетий. Применение ИКТ имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности  экономики, расширения возможностей ее интеграции в мировую систему  хозяйства, повышения эффективности  государственного управления и местного самоуправления.

Важным результатом распространения  ИКТ и проникновения их во все  сферы общественной жизни является создание правовых, организационных  и технологических условий для  развития демократии за счет реального  обеспечения прав граждан на свободный  поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, и  вследствие чего получение качественных государственных и муниципальных  услуг.

Потребность населения и бизнеса в расширении доступа к информации и государственным  структурам объясняется необходимостью оперативно принимать решения в  системе постоянно усложняющихся  общественных связей.

Благодаря тому, что информация о деятельности государственных структур, в том  числе в электронной форме, становится доступнее, процесс принятия государственных  решений оказывается более прозрачным.

Использование ИКТ в работе органов государственной  власти позволит расширить объем  открытой информации в частности  по таким важным вопросам, как законопроектная  деятельность, бюджетный процесс, закупки  продукции для федеральных государственных  нужд, управление государственной собственностью, конкурсное замещение вакантных  должностей.

Веб-сайты  государственных и муниципальных  органов - это не дань моде, они несут  большую информационно-правовую нагрузку. В условиях информационного общества особое значение приобретает вопрос о прозрачности деятельности органов  исполнительной власти. Эти обстоятельства должны повлиять на состояние информационной и государственной безопасности в целом, на реальность института  ответственности, как органов государственной  власти, так и государственных  служащих.

«Электронное  государство» делает еще один шаг, чтобы  приблизить государственный аппарат  к населению. Интернет-технологии дают возможность обращаться в государственные  структуры, в сущности, в любое  время и из любого места, где есть компьютер, подключенный к сети. Государственные  органы становятся более открытыми  и доступными для общества, ориентированными на граждан. Бачило ИЛ. «Информационное  право». М., 2003

Основными целями при внедрении информационных технологий на уровне государства являются:

· повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса и деятельности контрольно-счетных палат;

· повышение эффективности механизмов налогового администрирования, упрощение  выполнения налоговых обязанностей;

· создание системы информационно-аналитического обеспечения налоговых проверок, формирования и представления налоговых  деклараций в электронном виде;