Использование прикладных программных продуктов в процессе ведения управленческого учета

АНО ВПО «Омский экономический  институт»

Кафедра экономики, маркетинга и бухгалтерского учета

       Курсовая  работа  

       по  дисциплине «Бухгалтерский управленческий учет»

       на  тему «Использование прикладных программных продуктов в процессе ведения управленческого учета» 

                                    Выполнила: студентка группы иБХ2-39

                                                              Чижова Светлана Сергеевна

                                                          Руководитель: Югатова Юлия Николаевна,   

к.э.н., доцент

                                                                                    Оценка _________________

Дата  защиты ________________     

2011

     Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...2

Глава 1. Системы автоматизации управления электронными документами и автоматизации деловых процессов

1.1 Системы учета и управления персоналом, функциональные возможности систем учета персонала …………………………………………..........................4

1.2 Варианты программных продуктов и автоматизации управленческого учета ………………………………………………………….................................6

1.5 Обзор существующего  рынка ПО ………………………………………….11

Глава  2. Программные системы автоматизации ведения бизнеса…………...15

2.1 Характеристика  систем автоматизации…………………………………….15

2.2 Функциональные возможности информационной системы БОСС-Корпорация………………………………………………………………………17

2.3 Использование системы «Галактика ERP»………………………………...21

Заключение……………………………………………………………………….23

Список использованной литературы…………………………………………...24 

      Введение 

     Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать  оптимальную структуру управления – вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В настоящее время  перед руководителем большой компании существует огромный выбор программных продуктов предназначенных для автоматизации бизнес учета, как электронных документов, так и систем управления персоналом.

     Внедрение интегрированной информационной системы  управления персоналом предприятием –  задача, которая стоит перед топ-менеджерами многих российских компаний и не имеет простого и ясного решения. Сегодняшняя ситуация на рынке консалтинга характеризуется двумя особенностями: с одной стороны, достаточно много предложений по разработке и внедрению решений класса ERP (Enterprise Resource Planning), с другой — практически отсутствует положительный опыт их успешной реализации.

     Несмотря  на то, что в мире существует более  тысячи тиражируемых пакетов управленческого  учета различной мощности и стоимости, российские предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок ведения бизнеса. 

Глава  1. Системы автоматизации управления электронными документами и автоматизации деловых процессов 

     1.1 Системы учета и управления персоналом, функциональные возможности систем учета персонала

     Все имеющиеся в России автоматизированные системы управления персоналом можно  условно разделить на три группы. К первой можно отнести продукты зарубежных компаний; чаще всего это модули известных ERP-систем. Вторая группа – российские системы, которые изначально разрабатывались как системы управления персоналом. К третьей группе можно отнести отечественные программные продукты, выросшие из бухгалтерских продуктов, разработчики которых начали двигаться в смежные области, в данном случае – в область управления персоналом.

     Представляется, что наиболее интересно было бы рассмотреть  программные продукты, относящиеся  ко второй группе. Именно они имеют успешный опыт на российском рынке в качестве систем учета персонала и хорошие шансы на повторение этого успеха в другой категории – в качестве систем управления персоналом (Human Resource System – HRS). К тому же полноценная система управления персоналом должна решать и все задачи учета персонала.

     Функциональные возможности систем учета персонала.

     Как правило, подобные системы имеют  модульное построение. К основным модулям, которые есть практически  во всех системах, можно отнести  нижеследующие.

     Штатное расписание. Основная задача модуля – описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.

     Учет  кадров. Основные задачи модуля – ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

     Табельный учет. С помощью модуля ведется  учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных для начисления заработной платы.

     Расчет  заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

     Учет  в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация  персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

     Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы  и организация разграничения  доступа пользователей. Традиционно  пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.

     Между собой системы этой группы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем – некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем.

     Реальность  нашего времени – это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии. 

     1.2 Варианты программных продуктов и автоматизации управленческого учета

     Первые  прикладные компьютерные программы  появились, когда в них возникла потребность у финансовых подразделений организаций. Теперь очередь дошла и до кадровых служб. Каково назначение программ для кадровиков и специалистов по управлению персоналом, какими возможностями они обладают?

     Программы для руководителей

     Задачи, которые решает любой руководитель, охватывают как текущие дела, так  и вопросы анализа сложившейся  ситуации, стратегического планирования будущего компании. Руководитель кадровой службы решает те же задачи в рамках своего отдела.

     Для того чтобы удерживать планку управления на должном уровне, многие руководители проходят обучение бизнес-администрированию по международным и российским программам МВА. Реализовывать на практике полученные знания и управленческие навыки помогает программный пакет «Портфель директора». Он содержит набор технологий, идей и документов, соответствующих международным деловым стандартам, адаптированным к применению в условиях российского рынка. 

     Программы для менеджера по персоналу

     Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях, – «БОСС-Кадровик».

     Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить  отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство. «БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

     Менеджер  по персоналу часто сталкивается с необходимостью рассчитать заработную плату и налоговые выплаты, спланировать потребность в персонале, определить компетенции работников, управлять мотивацией персонала, анализировать эффективность кадровой расстановки. Для этих целей компания «1С» предлагает модель «1С: Зарплата и Управление персоналом», которая позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия, особенно в вопросах планирования и управления компетенциями.

     Программы для инспектора-кадровика

     Составление штатного расписания, табеля учета  рабочего времени, фактической расстановки  персонала, расчет зарплаты, отпусков, больничных, налога на доходы физических лиц и прочие операции по учету персонала и ведению документации – таковы будни кадровика. Существенно облегчить бремя бумажной работы инспектора по кадрам может применение программных продуктов «ОАЗИС».

     Например, кадровику будет полезен модуль «Документационное обеспечение кадровой службы (ДОКС)». Он построен по принципу справочно-информационной системы. В нем представлены два каталога (по технологии работы кадровой службы и по видам документов), что обеспечивает документирование трудовой деятельности работников и учет личного состава.

     «1С: Зарплата и Кадры» - еще один модуль семейства «1С». Он предназначен для  расчета заработной платы и кадрового  учета и может использоваться как в коммерческих организациях, так и в организациях с бюджетным  финансированием. Этот продукт позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

     Программы для юриста-кадровика

     Никакая организация не может обойтись без решения юридических вопросов, и кадровая служба также нуждается в юридическом сопровождении. Для облегчения решения юридических вопросов кадровик может воспользоваться поддержкой системы «Консультант Плюс» или системы «Гарант».

     Для юриста-кадровика, использующего «Консультант Плюс», практический интерес может  представлять информационно-правовой комплекс «Эксперт». В него входит информационный банк «Эксперт Приложение» и универсальный  правовой банк документов «ВерсияПроф».

     В системе «Гарант» существует новая версия программы «Платформа F1» – она учитывает индивидуальные информационные потребности пользователя и стиль его работы и содержит такие полезные опции, как «машина времени» – поиск документов, действовавших в определенный период, «постановка документов на контроль» - предупреждает пользователя о текущих изменениях в законодательных документах, «добавление комментария» – позволяет сопроводить любой документ личными пометками. 
 
 
 

     Варианты автоматизации  управленческого учета.

     Автоматизация управленческого учета происходит в контексте автоматизации всей информационной системы. Существуют различные  варианты увязки информационных потоков  между отдельными частями этой системы. Для себя необходимо выбрать тот  вариант, который наиболее полно отвечает потребностям вашей компании.

     Трансформация бухгалтерской  отчетности

     Один  из возможных подходов состоит в  трансформации готовой бухгалтерской  отчетности. Процесс трансформации  включает в себя устранение влияния  инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам.

     Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности, и обученный методике трансформации. Основное достоинство метода трансформации – небольшая трудоемкость, при условии, что все хозяйственные операции имеют документальное отражение в бухгалтерии. Однако, если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре, присутствуют оффшорные и "серые" обороты, то процесс трансформации многократно усложняется.

     C точки зрения программного обеспечения  для нормальной работы этой схемы достаточно наличия продукта, трансформирующего отчетность, который может быть как приобретенной программой, так и обычной табличкой Excel, разработанной собственными силами.

     Единая база данных

     Второй  способ автоматизации – использование единой информационной базы данных, в которую заносятся все документы, как бухгалтерские, так и иных служб. Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании. Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Эти системы требуют весьма квалифицированного внедрения и обслуживания, а кроме того, достаточно дороги. Несмотря на названные минусы, данная схема является наиболее логичной и удобной

     Трансформация проводок

     Еще одним решением является способ трансформации  проводок. Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать проводку по управленческому или международному плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

     Данный  метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно  лишь небольшим и простым предприятиям, поскольку при усложнении структуры  холдинга все равно потребуется  проверка управленческой отчетности и ее исправление вручную.

     Несколько программ

     Кроме перечисленных методов имеется  еще один подход, суть которого заключается  в раздельном использовании различных  функциональных программ. Это один из самых дешевых способов автоматизации  ведения бизнеса, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются раздельно, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

     Данный  метод может иметь еще две  разновидности, при которых бухгалтерский  либо управленческий контур накладывается  непосредственно на первичный. Фактически это означает использование двух программ: оперативно-бухгалтерской и управленческой, либо оперативно-управленческой и бухгалтерской. I вариант допустим, если используется одно юридическое лицо и бухгалтер не боится работать в одной программе с менеджерами. II вариант более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией. В целом, если информационная система компании еще не начала развиваться по первому варианту, то предпочтение следует отдавать либо второму варианту, либо раздельному использованию всех трех программ. 

     1.3 Обзор существующего рынка ПО

     Для каждого из перечисленных вариантов  автоматизации управленческого  учета на рынке предлагается соответствующее  программное обеспечение.

     Для трансформации отчетности многими  компаниями давно и успешно используется продукт Audit Expert, предлагаемый российской компанией Про-Инвест. Данная программа поддерживает импорт готовой отчетности из различных бухгалтерских программ. Стоимость программы от 300 до 1100 долларов, в зависимости от версии.

     Для ведения учета в единой базе данных в настоящее время предлагается множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и  дорогие корпоративные системы, поддерживающие стандарты MRP/ERP, и каждая требует отдельного подробного освещения. Если пропустить таких дорогостоящих монстров, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, то можно условно разделить эти продукты на отечественные и зарубежные:

     Зарубежные системы: Axapta, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems.

     Системы производства СНГ: БОСС-Корпорация, Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек.

     Стоимость зарубежных колеблется от десяти до нескольких сот тысяч долларов, российские и  белорусские системы в несколько  раз дешевле. Но при покупке таких  программ нужно руководствоваться  не только и не столько ценой, сколько  функциональностью, надежностью, адаптированностью и наличием поддержки.

     БОСС  фирмы "АйТи"

     Фирмой "АйТи" разработана комплексная  система автоматизации "БОСС", предназначенная для крупных  предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система "БОСС" имеет отраслевую ориентацию и включает набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов:

     "БОСС-Кадровик" (управление персоналом и начисление  заработной платы);

     "БОСС-Референт" (управление документооборотом);

     "БОСС-Бухгалтер" (ведение бухгалтерского учета  и составление отчетности);

     "БОСС-Кладовщик" (автоматизация складского учета,  причем для крупных предприятий,  как правило, разрабатывается  отдельно);

     "БОСС-Продавец" (управление сбытом);

     "БОСС-Снабженец" (автоматизация процесса снабжения);

     "БОСС-Технолог" (управление производством);

     "БОСС-Финансист" (автоматизация управления финансами  с элементами анализа);

     "БОСС-Аналитик" (анализ фактических производственных  затрат и полученных финансовых  результатов).

     По  сути дела, система "БОСС" представляет собой интегрированную систему  автоматизации с расширенным  набором функциональных возможностей.

     Компания "АйТи" предлагает две реализации продукта, различающиеся программно-аппаратными  платформами. Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система "БОСС-Компания", которая в качестве SQL-сервера использует ПО Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. Система автоматизации баз данных "БОСС-Компания" не предъявляет высоких требований к параметрам аппаратного обеспечения: клиентские рабочие станции должны иметь процессор не ниже 386 и оперативную память объемом минимум 2 Мбайт, а сервер – процессор класса 486/66 и ОЗУ емкостью от 16 Mбайт.

     Для крупных корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и форме собственности предприятия и организации, предназначена "БОСС-Корпорация" на базе СУБД Oracle 7 Server, способная работать со сложными структурами данных. Для обследования предприятия служат CASE-средства Oracle Designer/2000. При создании клиентской части системы используются модули: Forms, Reports и Graphics семейства Oracle TOOLS.

     Этот  продукт условно подразделяется на два блока: достаточно типичный для  большинства САБУ (система автоматизации бухгалтерского учета) модуль финансового учета и программа материального учета, имеющая открытый справочник-классификатор материальных ценностей, в который можно внести, например, BAR-код товара для работы POS-терминалов и проведения инвентаризации с использованием специальных сканеров.

     БЭСТ

     Для управления персоналом и начисления заработной платы используются модули "Кадры" и "Заработная плата", которые могут эксплуатироваться  как отдельно, так и в составе  комплекса "Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект-Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ" версии 3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.

     Структурно  система "БЭСТ" выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей: настройка и системные утилиты; ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией); заработная плата. 

      Глава  2. Программные системы автоматизации ведения бизнеса 

     2.1 Характеристика систем  автоматизации 

     Система "БОСС"

     Интегрированный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, управления сбытом/снабжением и производством.

     Разработчик - российская компания "АйТи". Локализован и русифицирован полностью, исходные модули настроены на российскую действительность. Партнеры по внедрению: постоянные партнеры компании "АйТи", прорабатываются вопросы привлечения в качестве новых партнеров аудиторских и консалтинговых фирм.

     Известная уже "БОСС-КОМПАНИЯ" в настоящее  время переводится на Microsoft SQL Server. Новая система "БОСС-КОРПОРАЦИЯ" разработана на платформе Oracle, работает на всех основных операционных системах и СУБД.

     Формирование  стоимости системы трехуровневое: лицензия на инсталляцию (1/5 общей цены), консалтинг и обучение, настройка  и внедрение (остальные 4/5).

     Система "Галактика"

     Интегрированный отечественный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, административного управления, управления сбытом/снабжением и производством.

     Разработчик - российская компания "Галактика". Локализован и русифицирован полностью. Внедряется самой корпорацией "Галактика" и ее партнерами на местах.

     Продано в России, по данным компании, более 27000 лицензий, работает примерно на 1600 предприятий России. В основном, это предприятия бывшего или  нынешнего госсектора среднего уровня, в настоящее время идет переориентация на крупные компании. Крупными клиентами называются МГТС и компания "ЮКОС".

     Основной  интерфейс системы - DOS, независимость  прикладных модулей от вычислительной платформы обеспечивается драйверами, поддерживающими их взаимодействие с операционной системой, базой данных, пользовательским интерфейсом и периферийными устройствами. В этом году появился интерфейс и под Windows, промышленная версия ожидается в октябре.

     Как результат - трудности с переходом  на новые сетевые и информационные технологии. Система больше закрыта, чем открыта. Не может использоваться в Internet/intranet.

     Формирование  стоимости системы двухуровневое, включает стоимость лицензии на инсталляцию  и абонентское сопровождение  в течение 6 мес. (в полной комплектации порядка 50 тыс. долларов за 50 рабочих мест, то есть в среднем 1000 долларов за рабочее место), плюс к этому стоимость настройки и обучения.

     Система "МАГНАТ"

     Интегрированный отечественный пакет производственных прикладных программ для автоматизации  основных функций предприятия.

     Разработчик - отечественная фирма Leaves из С.-Петербурга. Система сделана на Oracle. Стоимость собственно продукта - 6000 долларов, а минимальная стоимость внедрения - от 40000 долларов.

     Система "Кх3"

     "Кх3" решает задачи комплексной автоматизации деятельности финансово-хозяйственных служб предприятия.

     Разработчик - российская компания "ОстИн". ИС "Кх3" имеет архитектуру "клиент-сервер", в качестве СУБД используется Oracle Universal Server или Workgroup Server. В текущей версии клиентская часть разработана под Windows 95, Windows NT, серверная часть работает на более, чем 90 платформах, в том числе Unix, OS/2, UnixWare, NetWare, Windows NT и др.