История профессии документоведа

ФГБОУ ВПО «Пермский государственный институт искусства и культуры»

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения  и библиографии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

История профессии  документоведа

 

 

 

 

 

                                                 Курсовая работа

                                                                                    По специальности 

                                                                                    «Документоведение и ДОУ»

                                                                          студентки гр. ДМ-11-1б

                                                              Матвеевой Е. А. 

 

                                                           Руководитель:

                                                                  Подоплелова Н. Н.

 

 Допущена к защите 

«__» __________2012 г.

____________________

(подпись руководителя)                                                  

 

 

 

 

 

Пермь 2012

Содержание

 

1. Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Дьяки и подьячие приказного делопроизводства – прообразы современного документоведа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Введение должностей в сфере делопроизводства в XVIII в. . . . . . . . . . . . . . . . 10
4. Министерское делопроизводства – формирование делопроизводственного персонала в системе государственного управления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
5. Должностной состав служб ДОУ в советский период . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6. Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7. Список используемой литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Сегодня информация —  стратегический ресурс общества. Мы живем  в мире, где информация стала продуктом  глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение и передача знаний требует значительных финансовых, временных, трудовых и материальных ресурсов. Специалисты в этой сфере нужны постоянно, причём специалисты квалифицированные. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

 Документовед - это  специалист, знающий о документе  все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Он планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Он разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, принимает меры по оптимизации документооборота в организации.

 На современном рынке труда у специалиста высшей квалификации, профессионально организующего информационно-документационный процесс, документопоток в организации, учреждении, фирме, предприятии любой формы собственности, перспективы - самые реальные и обнадеживающие.

 Актуальность затронутой  темы продиктована также тем,  что профессия документоведа  с каждым годом становится  все более востребованной российским  обществом, она обогащается новыми  специализациями, расширяется ее  рынок труда. Закономерно усиливается  интерес теоретиков к изучению профессиональной деятельности документоведа в новых социально-экономических условиях, о чем говорит рост публикаций в специальной печати. Популярность профессии требует системного исследования ее феномена: места и роли в современном обществе; взаимодействия с другими профессиями; соответствия кадрового состава профессиональным требованиям; качества образования и т.д. Накопленные эмпирические данные должны подниматься до уровня теоретических обобщений, выявления и осмысления принципов изучения и описания проблем профессионализации в документной сфере.

Тема появления и  развития профессии документоведа  в России в той или иной степени  затрагивалась в публикациях  ряда отечественных авторов, в частности, в статьях, учебных изданиях Т.В. Кузнецовой, Т.А. Быковой, Р.Х. Богатеева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, В.А. Кудряева и некоторых других. Так, Т.В. Кузнецова показала значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности, в определённой степени осветила историю появления и развития профессии документоведа, обратив особое внимание на совокупность знаний, умений и навыков, которыми должен обладать современный документовед.

 Ведущие научные  и учебные центры в области  документоведения отмечают необходимость  широкой подготовки специалистов – документоведов. Известны проблемы, с которыми сталкивается вуз: кадровая, учебно-методическая, обеспечение литературой и др. Объединенные усилия вузов, научных центров могут способствовать обеспечению высокого уровня актуальной специальности, востребованной в стране.

 

Цель курсовой работы - рассмотреть историю зарождения и развития специальности документоведа.

 

       Для реализации поставленной цели в курсовой работе определены следующие задачи:

1. Рассмотреть условия появления и формирования профессии документоведа в XVI-XVII вв.

2. Изучить развитие  профессии документоведа в XVIII в.

3. Рассмотреть особенности развития профессии документоведа в России в XIX-начала XX в.

4. Изучить должностной  состав служб ДОУ в советский  период.

 Объект исследования – профессия документоведа в контексте исторического развития.

 Предмет исследования  – особенности развития профессии  документоведа в разные исторические эпохи.

 

 В 1 главе курсовой  работы рассмотрим дьяков и  подьячих приказного делопроизводства, как прообразов современного документоведа. Во 2 главе изучим должности, введенные в сферу делопроизводства в XVIII в.

В 3 главе рассмотрим  министерское делопроизводство, т.е. формирование делопроизводственного персонала  в системе государственного управления.

В 4 главе изучим должностной  состав служб ДОУ в советский  период.

Курсовая работа содержит 24 страницы и 27 источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Дьяки и подьячие приказного делопроизводства – прообразы современного документоведа

 

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства  потребовало создания специальных  органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

 

 

Рис. 1. Структура государственного аппарата России в XVI-XVII вв.

 

 

 

 

 

Наиболее четкая система  делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась  в центральных учреждениях —  приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при  них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием - во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю  работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело. Также они склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов. Во время письма лежал такой свиток не на столе, а на коленях писца. Этот обычай очень удивлял иностранцев. В народе подьячих называли весьма красноречиво: «Крючок, бумажная, чернильная душа».

Приставную грамоту (на право взимания дохода за исполнение своих обязанностей) согласно Судебнику 1589 г. должен был составлять недельщик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк.

Все делопроизводство приказов сосредоточивалось в руках дьяков и подьячих. Они приводили в исполнение указы царя и приговоры Боярской думы; они готовили материалы, дела и доклады для царя и Боярской думы; они же, наконец, вели все текущее делопроизводство приказов в пределах их собственной компетенции.

Первоначальные дьяки  были простыми писцами при начальнике приказа, и в документах довольно отчетливо отразилось возвышение их роли, по мере увеличения и усложнения дел, проходивших через приказы. Под пером дьяков и подьячих отливались в определенные, ставшие потом традиционными, письменные формы все дела центрального управления Московского государства. Такими привычными формами являются: "столпы" или "столбцы", "тетради" и "книги".

Количество дьяков, содержащихся в приказе, зависело от его размеров. Так, в Посольском приказе обычно было до трех дьяков, в Разрядном - до шести, а в Поместном даже до пятнадцати дьяков. В тех приказах, которые состояли непосредственно при царе и Боярской думе (Посольский, Разрядный, Поместный, Четвертные и при Алексее Михайловиче - Тайный), один из дьяков, обычно думный, т.е. обязанный присутствовать на заседаниях Боярской думы, назначался начальником приказа, прочие дьяки были его товарищами. В прочих приказах начальниками были бояре или дворяне, и дьяки были у них в подчинении. Но с течением времени, особенно с половины XVII в., и над думными дьяками ставятся в приказах "судьи" из бояр, и значение думных дьяков, как самостоятельных начальников приказов, стало падать.

Делопроизводство приказов велось по отделам, которые назывались "повытьями" и "столами". Эти  названия в одних приказах были синонимами, в других являлись подразделениями одно другого. Деление на столы и повытья производилось либо по роду дел (например: Денежный стол Разрядного приказа), либо по территориальному принципу, т.е. между столами или повытьями расписывались все подведомственные тому или иному приказу города, а в Посольском приказе, кроме того, и страны, с которыми велись сношения. В каждом столе или повытье города и страны в свою очередь распределялись между "старшими" и "средними" подьячими, на каждого из которых во многих приказах приходилось по тридцати и более городов. Один из старших подьячих в каждом столе или повытье был его начальником. Низшим слоем приказных являлись "молодые" подьячие. Число подьячих в приказах менялось в зависимости от значения того или иного приказа и от обширности его ведомства. Самым многочисленным составом подьячих обладал Поместный приказ, в котором к концу XVII в. насчитывалось штатных и сверхштатных подьячих до 500 и даже до 800 человек.

Рычаги феодальной экономики  и социальных отношений держала в своих руках Боярская дума. По этим вопросам законодательные акты принимались царем совместно с Боярской думой. Такое заседание называлось «сиденье великого государя с боярами о делах».  Государь объявляет свою мысль и приказывает, что бояре и думные люди, помысля, к тому делу дали способ… Состоится приговор и государь и бояре приказывают думным дьякам пометить и приговор записать.»

Дума не имела особой канцелярии и постоянных отделений. Доклады по вопросам, подлежавшие  ее рассмотрению, готовились приказами. Дума выносила приговор. В случаях, когда необходимо было записать мнения думных людей, составлялся протокол думного заседания.

Если по принятому  приговору необходимо было написать грамоту, чтобы довести содержание указа до должностных лиц, то по указанию дьяка ее писал подьячий, дьяк правил и зачитывал ее сначала боярам, а потом царю. Дела, не представлявшие особой важности, решались боярами без царя.  Принимались собственно боярские приговоры.

В приказной (губной) избе входящий документ (челобитная, извет) рассматривался воеводой с дьяком. После чего составлялся судный список, где излагались содержание просьбы, доводы противника, содержание представленных им документов и приговор.

В центральных учреждениях  спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, не спорные (административные) дела – судьей или дьяком.

 

Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в  приказах и воевод (на местах), возглавляли  небольшие приказы, руководили деятельностью  структурных подразделений приказов – столов. Младшим чином приказной администрации были подьячие, которые делились на три разряда: «старые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».

Думные дьяки докладывали  в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты (например, Уложение 1649 г.), делами объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.

Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью  подьячих (проверяли находившиеся у  них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памяти и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячими «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью – правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.). В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей  в книгах.

На посадах, в селах  и  в деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась приказчиками или специальными «дьячками у письменных дел». С середины XVI в. частно-правовые акты и челобитные писались специальными подьячими – писцами-профессионалами, которые «кормились пером». По месту своей работы – городской площади – они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.

Непосредственно сам  порядок работы с документами  в приказах можно рассмотреть  на рис. 2.

 

 

 

 

Таким образом, приказное делопроизводство как система активно развивается на протяжении XVI-XVII вв. В этот период сформировалась прослойка «приказных» людей, занимающихся работой с документами, с частично установленным законом обязанностями, которые стали основой служилой бюрократии в России.

 

 

 

2. Введение должностей в сфере делопроизводства в XVIII в.

 

С приходом к власти Петра I начинается реформирование системы государственного управления, направленное на устройство мощного, централизованного государства. Успех в достижении поставленных целей напрямую зависел от организации управленческих структур, которые могли бы справляться с данными задачами.  С возникновением нового законосовещательного органа – Сената, позволявшего более результативно, чем раньше решать общегосударственные проблемы, потребовалась более широкая письменная регламентация его работы, что отразилась в принятых Петром 1 указах о должности  Сената и о должности генерал-прокурора Сената, в которых существенная роль уделялась ведению делопроизводства, осуществляемую Канцелярией.

Деятельность должностных лиц XVII в. не была так детально регламентирована, как в XVIII в. В 1718 г. были опубликованы закон «Должность Сената и инструкция должностным лицам, при нем стоящим» инструкция о должности секретарей экспедиции Коллегии иностранных дел и прочих членов ее канцелярии.

Важным фактором в  формировании нового чиновника была отмена  в  1682 г. местничества, сущность которого сводилась к тому, что  назначение на чин проводилось в  зависимости от происхождения. Это  естественно затрудняло выбор подходящих для государственной службы лиц.

Согласно Генеральному регламенту, коллегия состояла из присутствия  и канцелярии.  В состав присутствия  входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц.

В генеральном регламенте особое внимание уделялось заседаниям коллегии, регламентировался порядок  слушания дел. Их рассмотрение началось, если в назначенное время в  коллегии имелось большинство ее членов. Секретарь зачитывал дела, которые обсуждались членами коллегий, после чего происходило голосование. Решение принималось большинством голосов, если же голоса разделились поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовал Президент.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Структура и штатный состав коллегий

 

 

Делопроизводством в  коллегии ведала канцелярия, состоящая  из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов  и копиистов. Канцелярия  возглавлялась  секретарем, который руководил всем делопроизводством в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял делопроизводственные документы.  Президент коллегии мог иметь личного секретаря.

В коллегиях также  предусматривались должности вахмистра  и фискала (рис. 2).

Секретарь сам «сочинял» важные документы, давал указания по написанию второстепенных документов служащим канцелярии. Секретарь не имел голоса в коллегии, но готовил специальный доклад о состоянии дел в ней, готовил дела к заседаниям, имел надзор за поведением протокола, хранил печать коллегии. Прошениями и челобитными также ведал секретарь. Несмотря на подчиненное положение секретаря, в присутствии его должность была одной из самых важных: он фактически руководил всем делопроизводством коллегии.

Нотариус вёл протоколы  заседаний коллегии. Он был вторым, после секретаря, лицом в канцелярии. В протокол входило изложение всех дел, слушавшихся в коллегии, по необходимости развёрнутое или сжатое, личное мнение каждого члена коллегии по какому-либо вопросу, а также, в случае прений, запись о несогласии членов друг с другом. Каждый месяц нотариус сшивал протокол и нумеровал листы, записывая содержание дел в алфавитном порядке в начале протокола. Также нотариус имел роспись о не вершённых делах, направлял ее Президенту коллегии.

Следующим лицом в канцелярии был актуариус. Он собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Также актуариус получал и часть канцелярской работы и заботился о хозяйственной жизни коллегии. В случае отсутствия регистратора актуариус выполнял его обязанности.

Дальше шел регистратор. На нем лежала ответственность за оформление указов, исходящих из коллегии. Также его обязанностью было вести  журнал исходящих документов, куда записывался месяц и число  отправления бумаги, ее краткое содержание. Он же вел журнал входящих бумаг.

Низшими по должности  работниками в канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали  дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало  подавать секретарю для утверждения. Чтобы бумаги, исходившие из канцелярии, имели пристойный вид, их отравляли к «машинистке XVIII века» - копиисту. «Копиистам надлежит все, что отравляется в канцелярию, набело писать, того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы,» - напутствовал генеральный регламент.

При каждой коллегии состоял  прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В  случае волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В  его обязанности входило наблюдение за исполнением указов.  Для этого  он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному  чиновнику, который расписывался в  получении и не распечатывая передавал  в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии сами президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем  документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим  каждый документ передавался под  расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалению просителя из присутствия, устраивалось обсуждение затем объявлялось просителю решение.

Порядок рассмотрения дел  в коллегиях и должностные  обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 5.

Продолжительность рабочего дня канцеляристов не была величиной  постоянной. «Когда нужда требовала», канцеляристы работали сверх положенных часов.

Отпуск канцеляристам  полагался месячный, причем в летнее время, чтобы, как указывает регламент, «в местности свои ехать, летним увеселением забавляться». В каждый летний месяц уходила в отпуск треть состава , чем обеспечивалась непрерывность работы.

         Таким образом, деятельность должностных лиц в XVIII в. была подробно регламентирована, также начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами. Большую роль в этом сыграла отмена местничества в 1682 г., сущность которого сводилась к тому, что назначение на чин проводилось в зависимости от происхождения, что естественно намного затрудняло выбор подходящих для государственной службы лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Министерское делопроизводство – формирование делопроизводственного персонала в системе государственного управления (XIX - начала XX в.)

 

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были  Правительствующий Сенат, Комитет  Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет министров. Коллегии были заменены  новыми центральными учреждениями – министерствами.

 Сенат, Комитет  Министров, Государственный Совет  – основывали свою деятельность  на принципе коллегиальности.

 Министерство возглавлял  министр, назначавшийся императором,  и несший ответственность только  перед ним. У министра могли  быть заместители (один или несколько) – товарищи министра. Они также назначались императором по представлению министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые, в свою очередь состояли из отделений, а отделения из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник.

При необходимости в  структуре министерств разрешалось  образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные лаборатории.

«Общее учреждение министерств» узаконило введение в аппарат  министерств двух коллегиальных  органов: при министре – «Совета  министра», при департаментах –  «Общего присутствия департамента», носивших совещательный характер. В состав этих органов в основном входили чиновники. Во второй половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия  с коллегиальным осуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом (рис. 3).

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных  лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что «различная степень власти» - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайшее утвержденные мнения, направлял – представления; и т. д.

 

 

 

 

 

Министры посылали на имя императора в Государственный  совет и комитет министров  доклады, отчеты, представления или  записки, в министерство финансов –  планы (табели) расходов наследующий  год. Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами, с департаментами министерства и губернаторами – предложениями и предписаниями, получая от них представления, докладные записки и ежедневные мемории (сведения о текущих делах).

Большую роль в организации  делопроизводства канцелярии попечителя играли окружные инспекторы. На их предварительное рассмотрение поступали документы по учебным заведениям, которые они возглавляли; затем инспекторы лично докладывали эти документы. Нередко окружные инспекторы исполняли документы, составляли проекты резолюций. Один-два раза в неделю инспекторы принимали посетителей.

Попечителем издавались специальные распоряжения по вопросам делопроизводства. Так, в 1907 г. во исполнение распоряжения попечителя о сокращении канцелярской переписки была создана комиссия для рассмотрения этого вопроса. Принимались решения о порядке движения документов: о рассмотрении и направлении ходатайств на имя попечителя и т.д.

 В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии - структурные части учреждений, где было сосредоточено "все письмоводство".

Четко определялись их структура, задачи. Например, в манифесте "Образование Государственного совета" 1810 г. есть специальный раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав (государственный секретарь, статс-секретари, докладывающие дела в департаментах Совета, и их помощники), структура (пять отделений), описывался "образ производства дел".

По "Общему учреждению министерств" 1811 г. в каждом министерстве была создана канцелярия для решения  как общих дел, относившихся ко всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и осуществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министерства, подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и департамент: отделения, столы. Руководителем канцелярии являлся секретарь, правитель или директор. Для выполнения технической работы предусматривался большой штат писцов, письмоводителей, переводчиков, журналистов (регистраторов).