История профессии по документоведению

Содержание

Введение

Глава 1. Приказное  делопроизводство

Глава 2. Коллежское делопроизводство

Глава 3. Министерское делопроизводство

Глава 4. Делопроизводство в советскую эпоху

Глава 5. Делопроизводство на современном этапе

Введение

 Сегодня информация — стратегический ресурс общества. Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение и передача знаний требует значительных финансовых, временных, трудовых и материальных ресурсов. Специалисты в этой сфере нужны постоянно, причём специалисты квалифицированные. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

 Документовед - это специалист, знающий о документе  все, что касается работы с  ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Он планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Он разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, принимает меры по оптимизации документооборота в организации.

 На современном  рынке труда у специалиста  высшей квалификации, профессионально  организующего информационно-документационный  процесс, документопоток в организации,  учреждении, фирме, предприятии любой формы собственности, перспективы - самые реальные и обнадеживающие.

 Актуальность  затронутой темы продиктована  также тем, что профессия документоведа  с каждым годом становится  все более востребованной российским  обществом, она обогащается новыми специализациями, расширяется ее рынок труда. Закономерно усиливается интерес теоретиков к изучению профессиональной деятельности документоведа в новых социально-экономических условиях, о чем говорит рост публикаций в специальной печати. Популярность профессии требует системного исследования ее феномена: места и роли в современном обществе; взаимодействия с другими профессиями; соответствия кадрового состава профессиональным требованиям; качества образования и т.д. Накопленные эмпирические данные должны подниматься до уровня теоретических обобщений, выявления и осмысления принципов изучения и описания проблем профессионализации в документной сфере.

 Ведущие  научные и учебные центры в  области документоведения отмечают  необходимость широкой подготовки специалистов – документоведов. Известны проблемы, с которыми сталкивается вуз: кадровая, учебно-методическая, обеспечение литературой и др. Объединенные усилия вузов, научных центров могут способствовать обеспечению высокого уровня актуальной специальности, востребованной в стране.

Глава 1. Приказное  делопроизводство (XVI—XVII вв.)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования  централизованного Русского государства  в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.)

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного  делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

Как центральные  отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял  приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации  работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся  следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой  экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими  государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался  на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона  использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в  дела. В этом случае в начале столбца  помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали  другие документы, возникавшие в  ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами  в приказах применялись книги  и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради  не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование  управленческой деятельности государственных  учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной  власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали  также системы документации, в  которых фиксировались отдельные  функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения  автора — царского титула, затем  указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

 В делопроизводстве  приказов зарождаются традиции  хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». В ней описываются виды документов, развитие изобразительного документирования — чертежи, карты. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных  дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Отличительной чертой делопроизводства приказов является то, что его организация в своей  основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине 16 века усиливается законодательная деятельность государства: в1550 г. был издан Судебник, представленный акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права Соборное уложение. Уже сами по себе эти законодательные акты свидетельствуют о высоком уровне документирования. Они определяли деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок рассмотрения. Существенным положением этих законодательных актов было установление ответственности должностных лиц за недобросовестную работу с документами т меры наказания за допущенные нарушения.

     Таким  образом, особенности приказного  делопроизводства заключаются в  том, что:

  - делопроизводство  основано на нормах обычного  права, т. е. на традициях  и обычаях;

  - формировалась  прослойка «приказных» людей, занимающихся работой с документами, с частично установленными законом обязанностями, которые стали основой служилой бюрократии в России;

  - система  делопроизводства этого периода  названа столбцовой, т. к. отдельные  документы имели форму столбца и формирование дел осуществлялось в столбцах.

Глава 2. Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. (Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения).

Существенное  влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный  принцип принятия решений, узаконенный  Генеральным регламентом. Организация  делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на  заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Генеральный регламент  узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов.

Также, Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент  ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем  под расписку сдавались в архив  коллегии архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

Помимо присутствия  и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда  были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

Реформаторская  деятельность в административной сфере  оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном  регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

Особенно четко  порядок «для сообщения властей  и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным  направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления  и оформления подробно изложены в  специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали  называть прошения челобитчиковы. В  последней четверти XVIII в. за этим видом  документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно  развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета  численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа  в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

Трудности использования  столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели  к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие  нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».

Введение листовой формы документа изменило его  формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места  на листе бумаги. Появились новые  реквизиты — регистрационные  номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который  начинался с предлога «в» и  писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную  Берг-коллегию». Автор указывался под  адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое со­держание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли дату подписания.

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении  документа в левом верхнем  углу проставляли входящий регистрационный  номер и дату получения: «Получено  июля 15 дня 1745 года».

Документы в  ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

На документах XVIII в. наблюдается  большое число отметок. Прежде всего  это резолюция, ее писали на лицевой  стороне первого листа. Можно  встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

Особенности коллежского  делопроизводства заключается в  следующем:

- делопроизводство регулировалось  законодательством;

- начался процесс формирования  штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами;

- в связи с отменой столбцов и введением листовой формы документа произошли коренные изменения формуляра документа;

- разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля за их исполнения, текущего и архивного хранения документов.

Глава 3. Министерское делопроизводство

          В начале XIX в. в результате  административных реформ Александра I система государственных учреждений  России была подвергнута серьезной  корректировке.  Высшими государственными  учреждениями были  Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине 19 века создан Совет Министров.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность  в соответствии с законом 1775 г, и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

         Высшие государственные учреждения  — Сенат, Комитет Министров,  Государственный совет — сохранили  принцип коллегиальности при  рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждениями»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета».  Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основной организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия.

          Внедрение новой системы управления  началось изданием манифеста  от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». По названию центральных учреждений вся система получила название министерской.

Цель «Общего  учреждения министерств», завершившего министерскую реформу в начале 20 в., заключалась в законодательном закреплении единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип – принцип иерархии – предполагал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Этот принцип означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц – от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.

Министерство возглавлял министр, назначавшийся императором, и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители – товарищи министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые в свою очередь состояли из отделений, а отделения – из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента начальник отделения, столоначальник.

«Общее учреждение министерств» узаконило введение в аппарат  министерств двух коллегиальных  органов: при министре – «Совета  Министра», при департаментах –  «Общего присутствия департамента», носивших совещательных характер. Сочетание  принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления вцелом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных  обязанностей позволило установить единый порядок в организации  делопроизводства.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

Ход заседания совещательных  органов (Совета министра, Общего присутствия  департамента) фиксировался в журналах.

Документы 19 в. Обязательно  имели подпись и скрепу,  которых указывали наименование должностей.

В формуляре документа 19 в. ясно прослеживается стремление к  формализации, определению четких правил распоряжения т оформления реквизитов.

Организация работы с документами  включила пять составных частей:

- порядок вступления дел;

-движение их, или собственно  производство;

- отправление дел;

- ревизию;

- отчеты.

 Первые три части  устанавливали путь прохождения  документов от момента их получения  или создания до завершения  исполнения и отправки в каждом  структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в документах информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

-переписка министра;

- переписка департамента.

В 19 в. документы регистрировались в журналах входящих и исходящих  документов, которые подразделялись на общие и частные. Общие журналы  велись в канцелярии министра и департаментах, частные -  в отделениях.

Ежемесячно в структурных  подразделениях  проводилась «ревизия дел», т. е. был внедрен систематический  контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных  и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами, которых было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами  в XIX в. следует рассматривать как  четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.