История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Архивы являются важнейшей частью социальной памяти, культурного наследия человечества. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивный документ.

В настоящее время далеко не все имеют достаточно чёткое представление о работе архивов. А между тем их деятельность представляет как для общества в целом, так и для любого гражданина значительный интерес. Знакомясь с архивным документом, мы испытываем особое чувство прикосновения ко времени. Листая архивное дело, мы как бы переворачиваем живые страницы далекой и одновременно близкой истории нашей родины, ведь архивный документ – это историческая память народа.

Актуальность темы настоящей курсовой работы «Пользователи и архивы города Сургута: проблемы и перспективы» очевидна. В настоящее время усиливается внимание к документам, отражающим историю, общественную жизнь, судьбу нашей страны, области, города и конкретного человека. Мы не сможем сделать свою Родину великой, если не будем знать её истории, ведь, как говорится «не зная прошлого, нельзя построить будущее». Поэтому сохранению архивных учреждений и материалов, хранящихся в них, необходимо уделять большее внимание.

Так, например, документированные богатства, собранные в Сургутском архиве, представляют собой огромную культурную, научную и практическую ценность, постоянно используются в политических целях, для удовлетворения социально-культурных потребностей общества, о чём свидетельствуют ежегодно увеличивающееся число запросов, поступающих в архив.

Итак, целью настоящей курсовой работы является изучение основных проблем, связанным с работой Сургутского архива и его пользователей, а также перспектив его развития.

В связи с поставленной целью в ходе написания курсовой работы мной решались следующие задачи:

1. Проанализировать структуру и  основные виды архивов в России, теоретические основы их работы;

2. Показать основные направления  развития архивного дела в России, ХМАО-Югре и, в частности, Сургутского архива и сделать выводы.

Объектом исследования в курсовой работе является архивная отрасль, а в качестве предмета исследования примем архивный отдел администрации города Сургута.

ГЛАВА I. Архивное дело в России

Документы играют большую роль в жизни любого общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, – так называемый документальный фонд. Однако, хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них – с исторической, научной, культурной и иных точек зрения. Для хранения документального фонда в России (т.е. общего объёма архивной документации) предназначен Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части Архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт видовое понятие ведомственного архива. Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.1

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Рассмотрим основные виды ведомственных архивов. Кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Вышеуказанный ГОСТ 51114-98 даёт определение понятия «ведомственный архив». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что даёт определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесённые к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации. В целях своевременного приёма архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учёта, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создаётся архив.

В зависимости от объёма документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (службы делопроизводства, или ДОУ), осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью их  использования.

Как было сказано выше, ведомственный архив – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив всё равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

Ведомственные архивы в зависимости от компетенции (функций) организации могут быть таких видов (всего они подразделяются на 5 групп):

- архив организации;

- центральный архив;

- центральный отраслевой архив;

- объединённый ведомственный архив;

- объединённый межведомственный  архив.

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчинённости независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединённый архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, производственные и хозяйственные подразделения организации.

Объединённые ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учёта и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Как следует из многолетнего опыта, централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает её качество.2

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

Ведомственные архивы федерального уровня состоят из важнейших архивов «силовых» ведомств Российской Федерации, таких как:

- Центральный архив Министерства  обороны Российской Федерации (ЦАМО);

- Центральный музей Великой  Отечественной войны 1941—1945 гг. на  Поклонной горе;

- Архив военно-медицинских документов  при Военно-медицинском музее  Министерства обороны Российской  Федерации;

- Центральный военно-морской архив  Министерства обороны Российской Федерации (ЦВМА);

- Филиал Центрального военно-морского  архива Министерства обороны  Российской Федерации;

- Центральный пограничный архив  Федеральной службы безопасности  России (ЦПА ФСБ России);

- Центральный архив Федеральной  службы безопасности России (ЦА ФСБ);

- Главный информационный центр  МВД России (ГИЦ МВД);

- Центральный архив внутренних  войск МВД России (ЦАВВ).

К ведомственным архивам относятся также:

- архивы органов записи актов  гражданского состояния (ЗАГС) в  субъектах Российской Федерации;

- архивы железных дорог (по региональным  управлениям железных дорог). 

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных  носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчинённых ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в их состав копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива. Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных (не государственных) архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций».3

В заключение рассмотрим задачи ведомственных архивов. Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учёт и обеспечение сохранности  документов;

- создание научно-справочного аппарата  к документам архива;

- использование хранящихся в  архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Заметим, что проверки структурных подразделений возможны, причём такие проверки проводятся не реже одного раза в год.4

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет. 5

Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.

Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

Государственные архивы подразделяются на федеральные и архивы субъектов федерации. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Так, государственные архивы федерального уровня подразделяются на:

- Государственный архив Российской  Федерации (ГАРФ);

- Российский государственный архив  древних актов (РГАДА);

- Российский государственный исторический  архив (РГИА);

- Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ);

- Российский государственный архив  социально-политической истории (РГАСПИ);

- Российский государственный военный  архив (РГВА);

- Российский государственный военно-исторических  архив (РГВИА);

- Российский государственный архив Военно-морского флота (РГАВМФ);

- Российский государственный архив  литературы и искусства (РГАЛИ);

- Российский государственный архив  научно-технической документации (РГАНТД);

- Российский государственный архив  кинофотодокументов (РГАКФД);

- Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);

- Российский государственный архив  экономики (РГАЭ);

- Российский государственный исторический  архив Дальнего Востока (РГИАДВ);

- Центр хранения страхового  фонда (ЦХСФ);

- Архив Президента РФ.

Государственных архивов регионального уровня намного больше. Приведём лишь краткий перечень, например, Национальный архив Республики Адыгея, Центральный государственный архив Удмуртской Республики (ГУ «ЦГА УР»), Государственный архив социально-политической истории Кировской области (ГОУ «ГАСПИ КО»), Государственный архив Костромской области, Государственный архив новейшей истории Костромской области (ГУ «ГАНИКО»), Государственный архив Краснодарского края, Центральный архив города Москвы, Центральный исторический архив Москвы (ЦИАМ) и мн. др.

Что касается ХМАО, то уместно будет сделать краткую историческую справку. Так, 1 октября 1934 года при Остяко-Вогульском окрисполкоме было организовано окружное архивное бюро. В этот день было положено начало развития архивного дела в нашем округе. За прошедшее время архивистами создана солидная документальная база для изучения истории края, а также для подтверждения социальных прав граждан – это более 600 тысяч дел.

Ежегодно в архивы округа поступают более 50 тысяч дел постоянного срока хранения  и по личному составу от 1000 с лишним организаций – источников комплектования архивных учреждений округа. Среди них - документы Правительства и Думы автономного округа, администраций муниципальных образований, их отделов и управлений: образования, здравоохранения, статистики, внешнеэкономических и межрегиональных связей, налоговых инспекций, общественных организаций. По документам этих фондов можно проследить преобразования в обществе, которые происходили в перестроечный период, в том числе акционирование государственных предприятий, развитие индивидуальной предпринимательской деятельности, установление связей с иностранными фирмами.

Главным направлением в использовании архивных документов является исполнение запросов граждан и организаций. Ежегодно исполняется более 60 тысяч запросов, подтверждающих размер заработной платы, стаж работы, права собственности и т.д.

Читальные залы архивов автономного округа ежегодно посещают более тысячи человек. Документы Архивного фонда округа широко используются в различных публикациях, телерадиопередачах. Архивная информация легла в основу учебника «История Ханты-Мансийского автономного округа с древности и до наших дней», использована при подготовке энциклопедии «Югория».

В рамках программы «Судьба моя - Югра» Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа подготовлены и изданы документальные сборники – «Представительные и исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления в Ханты-Мансийском автономном округе. 1930-2001 годы», «Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийского автономного округа», «Страницы истории Ханты-Мансийского педагогического колледжа. 1932-2002 годы», «История школы в истории судеб», «Война – как она есть», «Моя судьба в истории Югры» и др.6

В настоящее время Архивная служба автономного округа включает в себя: Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», 22 архивных отдела администраций муниципальных образований. Основным государственным архивом является Казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».7

В Сургуте государственным архивом является лишь один – архивный отдел Администрации города Сургута, о котором и пойдёт речь дальше.

Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов. Оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.

В работе с заявителями все архивные учреждения Российской Федерации руководствуются положениями Конституции Российской Федерации;8 Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации;9 Уголовным кодексом Российской Федерации;10 Гражданским кодексом Российской Федерации;11 Кодексом Российской Федерации «Об административных правонарушениях»;12  Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации»;13 Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;14  Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации.15 Также архивные учреждения, расположенные на территории субъектов Российской Федерации должны осуществлять свою профессиональную деятельность в соответствии с законами и нормативными правовыми актами, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией, а также регламентом работы органов исполнительной власти субъектов Федерации.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования.

Формами использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям  для исследований в читальном  зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в  средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий  в архивы, презентаций, «дней открытых  дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное  пользование;

- публикация документов в различных  формах.

Запросы, поступающие в архивные учреждения Российской Федерации, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы:

- служебного характера от органов  законодательной и исполнительной  власти,

- от физических и юридических  лиц,

- запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, которые имеют историко-культурный характер, и необходимы заявителю в исследовательских целях. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос – запрос, выражающий потребность в документной информации, сведениях устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода заявителя.

Запросы социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан: подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, об участии в партизанском движении, о награждении, о присвоении почетных, воинских и специальных званий, состоянии здоровья, об образовании, избрании на выборные должности, о факте применения репрессий, актах гражданского состояния.

Выдаваемые информационные документы подразделяются:

Архивная справка – официальный документ архива (выполненный на бланке архивного учреждения), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию (подтверждение) о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия – официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка – официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту, событию или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Информационное письмо – официально оформленное архивным учреждением письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых сведений или документов.

Тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Тематическая подборка копий документов – систематизированный  комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме, также к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов граждан и организаций. Приём запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архив, осуществляется службой (отдел, сектор) информационного обеспечения юридических, физических лиц или отделом справочно-информационной работы. Передача запросов в архивы на исполнение осуществляется на основании реестров, составленных в 2-х экземплярах с пометками о факте передачи и получения запросов в виде подписи представителя службы «приёма» и представителя архива с указанием конкретной даты. Все полученные запросы регистрируются архивом в Журнале регистрации и контроля выполнения обращений заявителей (граждан, организаций, правоохранительных органов) по фондам архива, а также, при наличии автоматизированного учёта в компьютерной базе поступления и исполнения запросов или по Картотеке «служебной корреспонденции».