ИТ Управление проектом

СОДЕРЖАНИЕ

Содержание…………………………………………………………………….….2

Аннотация…...………………………………………..……………………..…….3

Введение…………………………………………………………………….…….5

Глава 1. Особенности управления проектной  деятельности…………………………………………………..…….…..……….7

1.1. Роль управления  проектами в современном мире…….………………...…7

1.2. Особенности  управления проектом ……………………………………….10

1.3. Формирование  рабочей группы и деятельность людей в проектах……..17

1.4. Управление  трудовыми ресурсами проекта  и менеджмент человеческих ресурсов  проекта…………...…………………………………………………….22

ГЛАВА 2. Информационная технология и управление предприятием………………………………………………………………...…27

2.1. Взаимоотношения  в сфере ИТ ………………………………….…………28

2.2. Поддержка  основных функций управления  средствами workflow …………………………………………………………………………….………36

ГЛАВА3.Microsoft Project в управлении проектами……………………………………………………………………..…41

3.1. Запуск  проекта……………………….……………………………………...42

3.2. Управление  ресурсами………………………………………………...……51

3.3. Управление  расходами…………………………………………..…………55

3.4. Управление  рисками…………………………………………………….….58

3.5.  Отслеживание  изменений……………………..…………………………...60

3.6. Обмен данными между участниками  проекта…………………………….61

3.7. Завершение проекта………………..……………………………………….62

Заключение...........................................................................................................64

Список литературы………………………………………...………...…….…..66

 

 

 

 

 

 

 

 

АННОТАЦИЯ

Любой проект реализуется людьми. От знания «ключевых игроков» и их расположения на поле зависит успех  или неудача проекта.

Переход на проектные методы управления в первую очередь связан с ликвидацией  организационной системы, основанной на планово-распределительных методах  управления и переходом к рыночным отношениям. Для государства основной формой программного управления являются целевые комплексные программы, они выступают в форме федеральных  целевых программ.

Проект – дело, связанное не только с инновациями и с необходимостью больших инвестиций. Проект подразумевает  многочисленные факторы неопределенности, а это затрудняет расчеты. К этому  еще надо добавить, что работа над  проектом осуществляется в команде  и требует от всех ее участников особых навыков и способностей. Поэтому  предприятию следует с большой  тщательностью подойти к вопросам планирования, ведения и управления любым комплексным проектом. Умелый менеджмент выведет начинания компании на дорогу успеха.

Умение разрабатывать и осуществлять проекты в строгом соответствии с поставленными целями – большое  искусство. Ему невозможно научить  в совершенстве, но каждому под  силу освоить основные методы управления и понять логику процесса управления проектами.

Управление организационными проектами  становится особенно актуальным, когда  в России формируются условия  широкого использования методологии  управления проектами. Данный метод  является эффективным средством  управления в реальных российских условиях и в то же время проверенным  инструментом реализации организационных  проектов необходимого качества, в  установленные сроки, в рамках принятого  бюджета.

Цель  данной курсовой работы – рассмотреть управление организационными проектами.

Задачами курсовой работы являются:

- понять сущность управления  проектами;

- рассмотреть роль управления  проектами в современной России;

- понять сущность организационных  проектов;

- изучить менеджмент организационных  проектов;

- рассмотреть особенности управления  организационными проектами;

- изучить управление эффективностью, рентабельностью и продолжи-тельностью проекта;

- рассмотреть деятельность людей  в проектах;

- изучить факторы и правила  достижения успеха в управлении  проектами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных  информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности

использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных  условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Данная работа состоит из трёх глав.

Первая глава – «Управление проектими в рыночных условиях».

Вторая глава –«Информационная технология и управление предприятием».

Третья глава – «Microsoft Project в управлении».

В первой главе рассматривается  управление проектами как система  деятельности, основная форма жизнедеятельности  организации. Описываются методы и  различные схемы управлением  проектами. Так же рассматривается роль управления проектами в современной России с её особенностями и механизмами управления.

Во второй главе раскрывается сущность организационных проектов, менеджмент управления проектами, так же рассматриваются информационные технологии в управлении предприятием.

В третьей  главе поднимаются такие вопросы  как  управление эффективностью, рентабельностью и продолжительностью проектах, деятельность людей в проектах, а так же факторы и правила достижения успеха в управлении проектами с помощью Microsoft Project.

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Особенности управления проектной деятельности

1.1. Роль управления проектами  в современном мире

К настоящему времени Управление Проектами (УП) стало признанной во всем мире профессиональной деятельностью. Методология и средства УП широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной  деятельности. За последние 30 лет УП сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало  своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой.

Сейчас уже трудно назвать хотя бы один значительный проект, который  осуществлялся бы вне рамок идеологии  и методологии УП. Трудно также  назвать хотя бы одну известную в  мире компанию, не использующую в своей  практике методы и средства УП.

1) Место и роль Управления  Проектами в управленческой деятельности.

Развитие профессионального УП превратило его в мощный инструмент как управления созданием новых  продуктов и услуг, так и осуществлением целенаправленных изменений в рамках отдельных организаций, компаний, а  также целых социально-экономических  систем. Все это позволяет утверждать, что около 40% целенаправленной общественно  полезной деятельности реализуется  через различные проекты и  программы. В то же время все работники  сферы управления сталкиваются в  своей практической работе с необходимостью осуществления различных изменений и развития организаций и систем в виде проектов или программ. Отсюда следует вывод, что для нормального развития и эффективного функционирования сегодняшнего, ставшего проектно-ориентированным общества весь корпус инженерно-экономических и управленческих специалистов должен быть знаком с основами и возможностями УП как новый управленческой культурой и незаменимым инструментарием. В то же время 40% специалистов управленческого корпуса должны быть профессионалами в области УП. Именно этим и определяется важная роль и значение развития профессионализма в УП.

2)Статус Управления Проектами  в России.

В целом, развитие методов УП в нашей  стране своими корнями уходит в период индустриализации 30-х годов. Однако до 90-х годов в период планово-распределительной  экономики УП не было востребовано практикой. В тоже время в период с 30-х по 90 годы в этой области  был накоплен значительный опыт и  определенные достижения, которые, к  сожалению, не получили широкомасштабного  применения и не сказались на экономике  нашей страны.

Ситуация резко изменилась в  период перестройки, когда поднялся “железный занавес” и Россия заняла свое место в мире профессионального УП. Формальным первым шагом в этом направлении можно считать учреждение в октябре 1990 года и начало активной деятельности Российской (ранее Советской) Ассоциации Управления Проектами.

3) Перспективы развития Управления  Проектами в России.

За 10 лет созданы объективные  предпосылки для широкомасштабного  развития и применения УП в России. Для обеспечения развития необходимо:

• Создать систему мотивации  и стимулирования использования  УП в целях преобразования экономики  и общества в России. Такая система  потребует не только общественной, но и государственной поддержки.

• Интенсифицировать профессиональное образование в области УП, имея ввиду, что до 2005 года стране необходимо не менее 25 тысяч молодых специалистов по УП, в т.ч. развитие дистанционного образования.

• Интенсифицировать переподготовку и повышение квалификации руководителей  всех уровней для освоения методологии  и средств УП.

• Ввести специальность УП в профессионально-квалификационный перечень специальностей Минвуза и  ВАКа.

• Развивать и интенсифицировать  деятельность по национальной сертификационной программе для специалистов по УП с подключением к ней региональной сети СОВНЕТ.

• Подготовить и издать стандарты, нормативные документы и учебную  литературу для обучения и сертификации специалистов по УП.

• Издание специализированных журналов и рубрик в журналах по УП.

• Содействовать созданию сети региональных отделений СОВНЕТ и учебных центров  по УП на всей территории России.

• Содействовать участию в международном  сотрудничестве и кооперации по всем аспектам УП, в т.ч. с международными профессиональными организациями и институтами, национальными организациями и проектно-ориентированными транснациональными и национальными компаниями.

Комплексное применение в УП в России и поддержка со стороны законодательной  и исполнительной власти, деловых  кругов, общественности и средств массой информации является одним из приоритетных направлений социально-экономического развития России в третьем тысячелетии [3]. 

 

1.2. Особенности управления  проектом

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для  получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия  и вполне совместима с ней. Более  того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы. В современном  понимании проекты – это то, что изменяет наш мир: строительство  жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских  работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона, - это все проекты.

Управление проектами – синтетическая  дисциплина, объединяющая как специальные, так и профессиональные знания. Специальные  знания отражают особенности той  области деятельности, к которой  относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, организационные и др.) [1].

Методы управления проектами позволяют:

- определить цели проекта и  провести его обоснование;

- выявить структуру проекта  (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

- определить необходимые объемы  и источники финансирования;

- подобрать исполнителей, в частности,  через процедуры торгов и конкурсов;

- подготовить и заключить контракты;

- определить сроки выполнения  проекта, составить график его  реализации, рассчитать необходимые  ресурсы;

- рассчитать смету и бюджет  проекта;

- планировать и учитывать риски;

- обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое [1].

Управление проектами –  методология (говорят также - искусство) организации, планирования, руководства, координации  трудовых, финансовых и материально-технических  ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных  методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте  результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и  удовлетворению участников проекта [2]. Представляет интерес так называемая «процессная» концепция управления проектами, получившая распространение на Западе. Суть ее состоит в том, что сложная интегрированная природа управления проектами описывается через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи. В данном случае под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией управления.

Различают следующие варианты схем управления проектом:

 «Основная» система. Руководитель (менеджер) проекта – представитель («агент») заказчика финансовой ответственности за принимаемые решения не несет. Им может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление. В этом случае менеджер проекта обеспечивает координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими участниками проектами (кроме заказчиками) не состоит.

Преимущество системы – объективность  проект-менеджера, недостаток – риск за результаты проекта целиком возлагается  на заказчика.

 Система «расширенного управления». Руководитель (менеджер) проекта несет ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним, заказчиком и участниками проекта. Как и в «основной» системе, им может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам перед заказчиком. Проект-менеджер управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. В этом случае риск возлагается на менеджера проекта в пределах контрактных условий.

Система «под ключ». Руководитель (менеджер) проекта – проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта. К настоящему времени управление проектами стало признанной во всех развитых странах методологией инвестиционной деятельности.

К специфическим инструментам управления проектом относятся:

1. Определение проблемы и постановка  задачи.

2. Установление промежуточных этапов (разделение проекта на отдельные  фазы).

Четкая формулировка проблемы и  постановка задачи важна для:

• Осмысления проекта и установления этапов выполнения;
• Выделения наиболее важных проблем;
• Создания модели обмена информацией;
• Определение ожидаемых результатов;
• Разработки рекомендаций после завершения работ.

На этапах выполнения проекта принимаются  решения о:

• Продолжении или корректировке задания;
• Уточнении последнего этапа;
• Форме завершения последнего этапа.

Разделения проектов на этапы позволяет  контролировать ход его выполнения. Наглядно этапы прохождения проекта  представлены на Рис. 1.1.

Рис.1.1. Этапы прохождения проекта

 

Выделение этапов в проекте должно быть тщательно обдумано. Одной из причин неудач в реализации проекта  является нечеткая организация сотрудничества и несогласованность внутри рабочей  группы, а также между группой  и организацией.

Для эффективного управления проектами  система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (говорят также  – декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системе его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Структура проекта призвана определить направление деятельности, которую  необходимо осуществить, и связывает  элементы работы, которые предстоит  выполнить, как между собой, так  и с конечной целью проекта.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

Управляемыми параметрами организационного проекта являются:

- объемы и виды работ по  проекту;

- стоимость, издержки, расходы по  проекту;

- временные параметры, включающие  сроки, продолжительность и резервы  выполнения работ, этапов, фаз  проекта, а также взаимосвязи  работ;

- ресурсы, требуемые для осуществления  проекта, в том числе: человеческие  или трудовые, финансовые ресурсы,  материально-технические, разделяемые  на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия  и детали, а также ограничения  по ресурсам;

- качество проектных решений,  применяемых ресурсов, компонентов  проекта.

Проект и процесс его реализации, осуществления являются сложной  системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Для деловых людей начало проекта  связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств  в его выполнение.

Окончанием существования проекта  может быть:

- ввод в действие объектов, начало  их эксплуатации и использования  результатов выполнения проекта;

- перевод персонала, выполнявшего  проект, на другую работу;

- достижение проектом заданных  результатов;

- прекращение финансирование проекта;

- начало работ по внесению  в проект серьезных изменений,  не предусмотренных первоначальным  замыслом (модернизация);

- вывод объектов проекта из  эксплуатации.

Обычно как факт начала работ  над проектом, так и факт его  ликвидации оформляются официальными документами.

Управленческие функции включают основные, базовые виды деятельности, которые должны осуществлять управляющие  работники на всех уровнях и во всех предметных областях по проекту.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом, и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалерский учет, администрирование.

Подсистемы  управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и пр. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.

         Подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями.

Технология  управления проектами включает следующие основные элементы:

- формирование модели проекта;

- организация рабочей группы;

- разработка системы коммуникаций  проекта;

- управление рисками в проекте;

- анализ эффективности выполнения  работ проекта.

Профессиональной средой менеджера  является его практическая деятельность в системе управления организацией. Именно она определяет требования к  знаниям менеджера в области  управления организацией, сформулировать соответствующие методы управления на базе оперативной разработки и  реализации проектов, позволяющих быстро адаптироваться к дальнейшим изменениям требований рынка.

1.3. Формирование рабочей группы и деятельность людей в проектах

          Управление  проектом имеет особенности и  сложности. Рабочая группа, созданная  для реализации проекта, решает  новые задачи, отличающиеся от задач, которые стоят перед существующими функциональными подразделениями.

Рис.1.2. Управление командой проекта.

Между рабочей группой и всей организацией должна быть устойчивая связь, так как реализация проекта  должна осуществляться в сотрудничестве с существующими подразделениями  и результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру. Например, введение дистанционной системы  образования в вузе должно происходить  в сотрудничестве с деканатами, кафедрами  и другими подразделениями.

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководителя функционального  подразделения). Для управления проектом может быть выделен специальный  руководитель. Структура группы по проекту зависит от сложности  проекта. Если это, например, модификация продукта, то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая группа подчиняется руководителю соответствующего отдела.

Если же речь идет о радикальных  нововведениях, в составе группы могут быть выделены: технический («рабочий») руководитель, решающий, что и когда  должны делать сотрудники; научный («профессиональный») руководитель, отвечающий за качество выполнения работы; руководитель-организатор, обеспечивающий личные интересы сотрудников (заработная плата и т.п.).

Руководители образуют координатную группу, в задачи которой входит:

• Определение цели проекта;
• Назначение руководителей рабочих групп;
• Создание рабочих групп;
• Постановка задачи;
• Контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы);
• Принятие решения о продолжении работ по проекту;
• Роспуск рабочих групп;

Рабочие группы выполняют свою часть  проекта; отвечают за планирование и  контроль, составление отчетов для  координирующей группы и всей организации.

При отборе кандидатур в рабочую  группу руководствуются следующими критериями:

• Компетентность и опыт;
• Наличие специальных знаний в проблемной области;
• Возможность привлечения к работе;
• Власть и авторитет в организации;
• Способность разрешать конфликтные ситуации;
• Отношению к делу;
• Личный интерес и мотивация.

Надо учитывать, что руководитель проекта играет решающую роль в организации  работы. Поэтому по своим личным качествам, способностям и полномочиям  он должен иметь авторитет в глазах руководителей функциональных подразделений.

В практике менеджмента применяются  различные методики управления рабочей  группой например, планирование бюджета  и контроля за затратами; управление информационными потоками и т.п. Однако эти методики не являются специальными для рабочей группы, они применяются для управления любыми процессами. Универсальной является и процедура организации совещаний по проекту, принятия решений и т.п.

Деятельность в проектах относится  к сотрудничеству между людьми, которые  намерены вместе достичь успешного  его завершения. Работа в проектах и управление ею, таким образом, является проблемой кадрового менеджмента. Управление следует рассматривать  не как право руководителя проекта  отдавать распоряжения, а как меру, способствующую изменению отношения (поведения). Другими словами, руководство  предполагает достижение единой цели через других людей и вместе с  ними.