Jрганизационные логистические системы ЗАО "ГОТЭК"

Содержание

Введение

Изучение информационной логистики является очень актуальным в настоящее время, т.к. в связи  с бурным развитием информационных технологий стало возможным использование новых способов обработки и передачи информации в логистических системах. Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение.

Информация  становится логистическим производственным фактором. Важность информационной системы очевидна: позволяет не только повысить контроль над участниками внешнеэкономической деятельности, но и удается ускорить транспортировку и сократить складирование.

Актуальность выбранной темы заключается  в том, что именно потоки информации являются теми связующими нитями, на которые  нанизываются все элементы логистической  системы.

Целью курсовой работы является изучение логистической информационной системы конкретного предприятия.

Объектом исследования является ЗАО «ГОТЭК». Предмет исследования – информационная система данного предприятия.

Достижение поставленной цели требует  решения следующих задач:

- теоретический обзор основных  аспектов организации эффективной  информационной системы предприятия  на основе логистического подхода  к управлению информационными  потоками;

- анализ деятельности и общая  характеристика объекта исследования;

- анализ организации логистической  информационной системы ЗАО «ГОТЭК».

1 Теоретические основы организации информационной логистической системы

1.1 Сущность логистической информационной системы и принципы ее построения

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между  элементами логистической системы, между логистической системой и  внешней средой, образуют логистическую  информационную систему, которая может  быть определена как интерактивная  структура, включающая персонал, оборудование и технологии, которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для  планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы [8, с. 59].

Логистическая информационная система  представляет собой сложную систему, состоящую в свою очередь из различных  подсистем [12, с. 83]. По роли в обеспечении деятельности, в информационных системах выделяют следующие подсистемы:

- функциональная – определяет набор задач, решаемых в рамках каждой из логистических функций, их взаимосвязи и иерархию;

- обеспечивающая – определяет средства и методы решения поставленных задач.

Обеспечивающая подсистема информационной логистической системы включает в себя следующие элементы:

- техническое обеспечение – совокупность технических средств, позволяющих осуществлять обработку и передачу информационных потоков;

- информационное обеспечение – включает в себя справочники, классификаторы, кодификаторы, другие средства формализованного описания данных;

- математическое обеспечение – совокупность методов решения функциональных задач логистической информационной системы; комплекс программ и средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

В соответствии с иерархией систем управления в информационной логистической  системе выделяют три уровня (вида) подсистем:

- плановые – создаются на высшем уровне управления и служат для принятия решений долгосрочного стратегического характера;

- диспозитивные (диспетчерские) – обеспечивают деятельность среднего менеджмента (логистическое управление в подразделениях предприятия);

- исполнительные (оперативные) – создаются на уровне оперативного управления; обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления.

Логистические информационные системы, входящие в эти группы отличаются как по своим функциональным, так  и обеспечивающим подсистемам.

В соответствии с концепцией логистики  для обеспечения эффективности  процессов товародвижения и эффективного функционирования предприятия в  целом необходима интеграция всех составляющих информационной логистической системы  предприятия.

Указанная интеграция предполагает осуществление  взаимосвязи между плановой, диспозитивной  и исполнительной подсистемами посредством  вертикальных информационных потоков; а также интеграцию функциональных и обеспечивающих подсистем каждой логистической функции между  собой и с однородными подсистемами других функций посредством горизонтальных информационных потоков.

Организационная структура логистической  информационной системы может быть укрупненно сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой [8, с. 60].

В организационной структуре логистической  информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами  заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение в этой подсистеме имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды предприятия на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

- интеграции логистического планирования  с корпоративным планированием;

- взаимодействия логистического  менеджмента с другими корпоративными  функциями;

- стратегических установок для  организационной структуры логистической  системы и персонала;

- интеграции информационных технологий;

- подготовки или покупки технологических  решений и использования посредников;

- адаптации к условиям предприятия  форм логистических цепей, каналов  и сетей, а также функций  управления;

- акцентирования на производительности  и качестве услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и  требований как внешней, так и  внутренней среды предприятия.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды предприятия на поведение  логистической системы менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом предприятия для оценки эффективности своих логистических решений. Во-вторых, логистические партнеры предприятия, такие, как поставщики материальных ресурсов, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат.

Важное место в рассматриваемой  подсистеме принадлежит прогнозированию, и в частности, таких его аспектов, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование  наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической  информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента.

Подсистема формирует, обновляет  и поддерживает различно структурированные  централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

- базисных файлов, содержащих внешнюю  и внутреннюю информацию, необходимую  для принятия логистических решений;

- критических факторов, определяющих  главные действия, цели и ограничения  при принятии решений;

- параметров, содержащих основные  логистические операционные процедуры  для ключевых областей;

- файлов решений, хранящих информацию  о предыдущих решениях для  различных логистических функций. 

В данной подсистеме используется большое  число экономико-математических моделей  и методов для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом. Все эти модели и методы можно  разделить на три основных класса: оптимизационные, эвристические и  имитационные.

Оптимизационные модели принятия решений  основаны на методах операционного  исчисления: программирования математической статистики, вариационного исчисления, оптимального управления и других.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные процедуры  информационной поддержки принятия решений логистическим менеджментом.

Четвертый элемент организационной  структуры логистической информационной системы – подсистему генерирования выходных форм и отчетов – можно представить как выходной интерфейс с остальными компонентами.

В основании функциональной структуры  логистической информационной системы  лежит система операций между  звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными  подразделениями предприятия (в  плане реализации логистических  функций), логистическими посредниками и потребителями продукции предприятия.

Характеристики системных уровней  функциональной структуры логистической  информационной системы связаны  с достижением определенных стратегических и тактических целей предприятия  и конкурентных преимуществ.

В основу построения логистической  информационной системы заложены шесть  основных принципов [1, с. 325].

1. Полнота и пригодность информации  для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций.

2. Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасов в распределительной сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах.

3. Своевременность. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента во время, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции «точно в срок». Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуется современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI / EDIFACT.

4. Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов.

5. Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей, и иметь наиболее удобный для них вид.

Это касается как персонала предприятия, так и логистических посредников  и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы  должны быть максимально приспособлены  к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.

6. Подходящий формат данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала  должна исследоваться во взаимоотношении  с внешней средой, а уже затем  внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения  по этапам создания системы, должен соблюдаться  и при проектировании логистических  информационных систем.

1.2 Основные модели построения информационной системы

На современном уровне научно-технического развития разработаны специальные информационные технологии, позволяющие оптимизировать процессы товародвижения. Многие из них нашли применение в хозяйственной практике.

Одним из направлений логистической  оптимизации деятельности предприятия  является использование Интернет-технологий как для совершенствования организации внутренних информационных потоков, так и для вывода на новый уровень информационных взаимодействий с поставщиками, потребителями, посредниками, то есть для оптимизации входных и выходных информационных потоков.

Специалисты компании IBM преобразование основных бизнес-процессов при помощи Интернет-технологий обозначают понятием «электронный бизнес» («онлайновый бизнес»). Отечественные специалисты в области Интернет-технологий определяют электронный бизнес как «..любую деловую активность, использующую возможности глобальных информационных сетей для преобразования внутренних и внешних связей с целью получения прибыли». С этих позиций офлайновый (традиционный) бизнес понимается как деловая активность с целью извлечения прибыли без применения Интернет-технологий.

Среда Интернета (Интернет-пространство) обладает рядом характеристик, которые  могут рассматриваться как факторы, которые оказывают влияние на деятельность предприятия, внедряющего  Интернет-технологии в практику логистического управления. К числу таких факторов можно отнести:

- количественные (численность, географическое  положение и др.) и качественные (социальные, психологические и др.) характеристики аудитории Интернета;

- уровень развития инфраструктуры  Интернет-среды (насыщенность информационными ресурсами, номенклатура предоставляемых услуг, численность и качественный состав коммерческих участников Интернет-рынка);

- условия и применяемые методы  осуществления трансакций (в том числе качество применяемых платежных систем);

- уровень развития телекоммуникационной  инфраструктуры (наличие доступа  в Интернет, качество линии связи,  скорость передачи данных, стоимость  провайдерских услуг);

- уровень развития правовой  базы функционирования бизнеса  в Интернете.

Специалистами выделяется ряд моделей  интеграции Интернет-технологий в информационную логистическую систему предприятия. Укрупненная группировка позволяет рассматривать модель типа «интранет» и модели типа «экстранет».

Модель типа «интранет» предполагает создание внутренней информационной системы. Доступ к информационным ресурсам такой системы предоставлен только сотрудникам данного предприятия и защищен от внешнего мира специальными средствами. Интранет-системы повышают оперативность обмена информацией между всеми сотрудниками, облегчают установление обратных связей, позволяют персоналу вести совместную работу независимо от местонахождения.

Подобные системы снижают некоторые  логистические издержки предприятия, связанные с организацией внутренних информационных потоков, оптимизируют процессы управления (в том числе  процессы планирования). Таким образом, применение модели «интранет» позволяет  повысить эффективность функционирования логистической информационной системы  и предприятия в целом.

Все модели типа «экстранет» предполагают возможность доступа в информационную систему предприятия субъектов  внешней среды. Наиболее простой в этой группе является модель визитной карточки. Доступ к такой системе возможен не только для сотрудников предприятия, но и извне, со стороны тех, кому даны соответствующие права. Прозрачная для партнеров, но закрытая для посторонних, информационная система работает как визитная карточка или справочник предприятия: содержит информацию об ассортименте, ценах на товар, о скидках и льготах, базу данных клиента (состояние его счетов, информацию о размещенных заказах и др.).

У предприятия появляется возможность  не только информировать потребителей о своей деятельности, но и осуществлять обратную связь с потребителем с  помощью электронной почты, процедуры  опознавания, процедуры подписки на web-сервере. Создание такой информационной системы позволяет сократить  время на поиск партнеров; осуществлять деятельность вне привязки к локальному рынку или географической территории, увеличить эффективность управления логистической системой предприятия  в целом.

Модель электронного заказа предполагает привлечение клиентов к работе непосредственно  в информационной системе предприятия. Пользователем такой электронной  системы может быть как корпоративный  клиент (промежуточный потребитель, потребитель товаров производственного  назначения), так и конечный потребитель. Соответственно, в рамках данной модели выделяют два более узких вида: модель «бизнес-бизнес» и модель «бизнес-потребитель». Такое разделение характерно для всех моделей экстранета, но в модели визитной карточки указанная  дифференциация потребителей не оказывает  существенного влияния на принципы работы информационной системы.

Реализация модели электронного заказа вида «бизнес-бизнес» может осуществляться путем создания любой из двух видов  торговых площадок: информационной системы  взаимодействия с корпоративными клиентами  на уровне предприятия или независимой  торговой электронной системы (электронная  биржа или аукцион).

При использовании первой категории  торговых площадок потребитель через  информационную систему размещает  заказ, фактически управляя складом  готовой продукции предприятия-производителя: при недостаточности наличного  запаса готовых изделий на складе товар автоматически запускается  в производство. Информационная система  данного вида выполняет следующие  функции: поиск в прайс-листе необходимой позиции, составление бухгалтерской отчетности, анализ спроса и предложения, выбор и оптимизация путей доставки, выбор наилучшего варианта и реализация оплаты и страховки.

Вторая категория торговых площадок (электронные биржи и аукционы) помимо непосредственного исполнения функции размещения заказа оснащена инструментарием для организации  торгов. Система данного вида позволяет  автоматизировать процесс поиска необходимого партнера и согласования условий  сделки; предусматривает возможность  устраивать тендеры и аукционы, содержит удобный механизм сравнения цен.

Основной доход организатора подобной электронной площадки формируется  за счет платы за вход в систему  и сборов от совершаемых сделок, а также стоимости предоставляемых сопутствующих услуг (размещение рекламы, дополнительной информации о поставщиках, финансовое обслуживание).

Предприятие-потребитель имеет  возможность быстро выбрать интересующий его товар по минимальной цене. При этом у потребителя снижаются  логистические издержки, связанные  с созданием материальных запасов (закупкой), а также издержки, связанные  с управлением логистической  системой. Предприятие-поставщик может  снижать издержки, связанные с  хранением запасов готовой продукции, и затраты по управлению логистической  системой. Помимо этого, в результате применения Интернет-технологий и у поставщика, и у потребителя возникает финансовый эффект, обусловленный высвобождением средств, отвлекаемых из оборота при создании запасов; а у поставщика – еще и маркетинговый эффект от резкого роста контактной аудитории, потенциального роста объема продаж и, как следствие, – снижения себестоимости единицы товара.

Модель электронного заказа вида «бизнес-потребитель» (торговля в розницу) предполагает создание собственных Интернет-магазинов или потребительских аукционов. Такого рода электронные площадки могут создаваться предприятиями-производителями, но чаще – предприятиями, специализирующимися на оказании торгово-посреднических услуг.

Подобная Интернет-компания делает ставку на большой оборот и за счет этого имеет возможность получения  достаточно больших скидок при закупке  товара. В результате низких затрат на закупки, отсутствия затрат на аренду помещений, оборудования и заработную плату торгово-оперативного персонала  у Интернет-компаний появляется дополнительное конкурентное преимущество – цены на товары в Интернете могут быть ниже, чем в традиционных магазинах. Еще одним преимуществом можно назвать то, что виртуальное пространство Интернет-магазина позволяет позиционировать огромное количество товаров, что затруднено для реального магазина.

Необходимо отметить, что в настоящее  время наибольший эффект дает реализация такой модели предприятиями, имеющими «реальные» магазины. Успешные «реальные» магазины имеют устойчивые отношения  с поставщиками узнаваемую торговую марку, знают потребности рынка, располагают организованной транспортной и складской сетью. Расходы, связанные  с выходом на Интернет-рынок, при  этом менее ощутимы, чем в случае с Интернет-проектами, развивающимися без поддержки офлайнового бизнеса.

Для эффективной реализации модели электронного заказа в области потребительского сектора (то есть при создании собственных Интернет-магазинов) требуется более высокий уровень развития среды Интернета по сравнению с реализацией этой же модели в области межкорпоративного сектора. Перспективным направлением развития данного вида информационных систем может стать создание региональных компаний, интегрирующих функции Интернет-магазина, провайдера высокоскоростного доступа и курьерской службы, а также создание всероссийской системы экспресс-доставки.

Предприятие, использующее модель полной автоматизации, работает с корпоративными клиентами, предоставляя им доступ к базам данных, содержащим информацию о товарных запасах и текущем состоянии выполнения контрактов, а также осуществляет розничные продажи в собственных электронных магазинах. Такая информационная система автоматизирует процесс заказов и собственных закупок.

После получения заказа от потребителя  автоматически размещаются необходимые  заказы собственным поставщикам. Используемая схема взаимодействий позволяет  всем участникам модели значительно  сократить свои логистические издержки. Экономия затрат возникает за счет полной автоматизации документооборота и учета (снижаются издержки по управлению логистической системой), сокращения длительности оборота и величины товарных запасов, снижения издержек хранения и некоторых других категорий  логистических затрат. Конечно, и  в этой модели работает «эффект масштаба»: при увеличении объемов продаж снижается  себестоимость единицы товара.