Кадрова служба в організації

ВСТУП

 

Будь-яка сучасна виробнича  організація є складною соціотехнічною системою, у якій чітко виділяються  матеріально-речовий і людський фактори розвитку виробництва. Підвищення ролі соціальної складової виробництва  обумовило якісні зміни систем управління та знайшло відображення в нових формах і методах роботи з персоналом.

В умовах ринкового господарювання для формування конкурентоспроможного  кадрового потенціалу необхідно  постійно проводити заходи щодо вдосконалення  розроблення та реалізації кадрової політики, підвищення ефективності діяльності кадрових служб на підприємстві.

За останнє десятиріччя  вчені відзначають суттєві зміни  в статусному рівні та сфері функціональних обов’язків кадрових служб. Щоб забезпечити  ефективну діяльність, сучасна організація має визначити три ключових завдання: по-перше, вибрати сферу діяльності; по-друге, підібрати необхідних фахівців; по-третє, організувати їхню роботу з максимальною ефективністю. Як бачимо, два останніх напрями роботи безпосередньо пов’язані з функціонуванням кадрової служби на підприємстві. Отже, можна стверджувати, що кадрова служба підприємства, порівняно з іншими структурними підрозділами, набуває першочергового значення в діяльності організації, оскільки від помилок під час підбору персоналу багато в чому залежить доля самої організації.

Будь-яка організація  складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю, і підрозділів, які забезпечують нормальну роботу організації. Підрозділи першого типу і їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого – функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей підприємства і, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси виробництва, в тому числі і персонал.

Роль функціональних служб зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів і надання їм рекомендацій для ефективного використання ресурсів.

Метою курсової роботи є  вивчення та аналіз роботи з кадрами  в ЗМТЦСО та надання пропозицій щодо  нових форм роботи з кадрами для  оптимізації роботи кадрової служби підприємства, враховуючи сучасні вимоги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КАДРОВА СЛУЖБА ПІДПРИЄМТВА

 

1.1. Структура, завдання  та функції традиційної кадрової  служби

 

Кадрова служба підприємства є функціональним підрозділом і  являє собою сукупність спеціалізованих структурних підрозділів в галузі управління підприємством разом із залученими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом організації в межах обраної кадрової політики. Працівники кадрової служби прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками відповідних підрозділів. Кадрова служба лише покликана створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, і здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов’язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації і безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів кадрової служби та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками[1].

Склад традиційних служб: відділ кадрів, відділ організації праці та заробітної плати, відділ охорони праці і техніки безпеки.

До цього часу на більшості  малих підприємствах діють прості кадрові служби, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів. Як правило це відділ кадрів, інженер з техніки безпеки, який проводи в інструктаж і все. На великих підприємствах у складі кадрової служби ще може бути створений сектор охорони праці та техніки безпеки.

Організаційна структура  та чисельність персоналу кадрової служби залежить від специфіки та масштабів діяльності організації і визначається переліком наданих функціональних обов’язків [2].

В організаціях з невеликим  трудовим колективом підрозділ з  управління персоналом (кадрова служба) може взагалі не створюватись, а питаннями роботи з кадрами опікується або перший керівник, або вповноважена ним особа.

Кількість працівників  кадрової служби залежить від цілого ряду факторів: розміру підприємства, виду його основної діяльності, специфіки завдань, традицій, фінансового стану, стадії життєвого циклу тощо. За даними зарубіжного досвіду і оцінками спеціалістів, загальна кількість працівників кадрової служби складає приблизно 1,0 – 1,2% від загальної чисельності працівників організації. В малих підприємствах кадровими питаннями переймається керівник, в середніх і відносно малих – спеціальні підрозділи.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду таких завдань, як: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення кадрового діловодства, шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів; визначення критеріїв оцінки праці співробітників, та їх навантаження; підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; раціональна організація робочих місць персоналу, зокрема забезпечення їх персональними ЕОМ тощо. [1].

 

 

 

 

1.2. Структура, завдання та функції кадрової служби в сучасних умовах

 

В нових ринкових умовах нового змісту набирають сучасні  кадрові служби. Вони перетворилися у багато профільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є:

- організаційне і методичне  забезпечення розвитку самоврядування, демократичних форм розгляду  і висунення кандидатур на  керівні посади, проведення конкурсів  на заміщення вакантних посад,  вивчення громадської думки про  діяльність керівників;

- прогнозування та визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення, уточнення потреб у підготовці спеціалістів за прямими зв’язками з навчальними закладами; розробка і реалізація заходів формування трудового колективу;

- планування та регулювання професійного й кваліфікаційного розвитку персоналу, процесів його вивільнення і переміщення;

- організаційно-методичне  забезпечення професійного, економічного  навчання, підготовки і перепідготовки  кадрів, планування цієї роботи  з врахуванням потреб виробництва, направлення працівників у різні навчальні заклади та передові підприємства, на стажування; навчання керівників нижчого рівня вмінню працювати з підлеглими;

- вивчення професійних,  ділових, особистих якостей працівників  на основі атестації, соціологічних дослідів; розробка рекомендацій щодо їх раціонального використання відповідно до здібностей і потреб організації;

- організація роботи  з професійної орієнтації молоді, адаптація молодих спеціалістів, вивчення причин плинності кадрів, динаміки змін у трудовому колективі, розробка заходів стабілізації та удосконалення соціальної і демографічної структури персоналу;

- ефективне використання  всіх форм матеріального і  морального стимулювання працівників  відповідно до їх трудової  діяльності й соціальної активності [4].

Досвід провідних іноземних  компаній свідчить про те, що діяльність кадрових служб не обмежується вирішенням тільки адміністративно-управлінських  питань прийому, обліку та звільнення працівників. Так, кадрові служби поряд  із виконанням звичайних функцій мають відповідати за розробку ключових для організації програм, що є визначальними джерелами успіху її кадрової політики в цілому, зокрема за рахунок щорічних опитувань суспільної думки, проведення днів відкритих дверей, розвитку гласності всередині підприємства. Зокрема остання програма гарантує кожному працівникові підприємства можливість безпосереднього спілкування з вищим керівництвом.

Нові кадрові служби створюються, як правило, на базі традиційних  служб.

Завданням нових кадрових служб є реалізація кадрової політики і координації дій з питань управління персоналом в організації. До функцій даного відділу входить: розробка систем стимулювання трудової діяльності, управління професійним розвитком персоналу, запобігання конфліктів, вивчення ринку праці [10].

Структура кадрових служб  визначається характером і розмірами  організації, обсягом та асортиментом випуску продукції. В малих і  середніх організаціях функції кадрових служб виконують переважно лінійні  керівники, а у великих – формуються самостійні структурні підрозділи по реалізації функцій управління персоналом.

На рис.1. зазначено перелік відділів (секторів, груп), які можуть входити до структури кадрової служби та визначено конкретні функціональні обов’язки кожного з них.

1. Вивчає систему моделей планово-економічних і управлінських задач, забезпечувальну частина — інформаційну і технічну бази, математичне забезпечення, економіко-організаційну базу та інше.

 

 

Керівник кадрової служби (заступник директора підприємства з кадрової роботи та соціального розвитку

 

1. Лабораторія автоматизованих  систем управління персоналом

 

2. Відділ кадрів

 

3. Відділ організації  праці та заробітної плати

 

4. Соціально-психологічна  служба

 

5. Сектор охорони праці  та техніки безпеки

 

Рис.1. Структура кадрової служби

 

2. Здійснює прийом, звільнення, заповнює, зберігає трудові книжки, ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку, Забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік наказів директора з особового складу, організовує ведення табельного обліку працівників та підвищення кваліфікації, навчання, просування по службі, нагородження, видача наказів та  інші кадрові питання.

3. Готує річні плани з праці і заробітної плати, кошторисів витрат на утримання апарату управління, розроблення завдань щодо зниження трудомісткості продукції (робіт, послуг) і календарних планів перегляду норм трудових витрат. Забезпечує впровадження прогресивних технологій створення трудових нормативів на якісно новому рівні, широке використання персональних комп’ютерів, автоматизованих робочих місць нормувальників, розробку нових форм подавання нормативів у вигляді математичної залежності витрат праці від перемінних факторів.

Аналізує ефективність застосування чинних форм і систем оплати праці, матеріального та морального заохочення, забезпечує розроблення пропозицій щодо вдосконалення, а також проектів положень про преміювання працівників підприємства. Керує проведенням робіт з вивчення трудових процесів і аналізу організації та умов праці на підприємстві та ін.

4. Визначає завдання соціологічних і соціально-психологічних досліджень; організовує підготовку пропозицій з використання соціальних резервів підвищення ефективності виробництва; розробляє заходи щодо закріплення кадрів та стабілізації трудових колективів, підвищення задоволеності працею і посилення його творчого характеру, дослідження морально-психологічного клімату колективу, надання психологічної допомоги та ін.

5. Проведення єдиної науково-технічної політики з охорони праці, пожежної безпеки та охорони навколишнього природного середовища на підприємстві [7]..

Кадрові служби набувають  все нових функцій на підприємстві під впливом взаємодії таких  факторів, як ринкові відносини, приватна власність, швидка зміна законодавства  та зміна ціннісних орієнтацій людей [6].

Виділяють такі основні  функції роботи кадрових служб на підприємстві:

- формування оптимального  управлінського апарату, визначення  перспективної і поточної потреби  в менеджерах;

- контролінг персоналу,  завданням якого є вивчення впливу існуючого розміщення працівників на робочих місцях за результатами роботи підприємства, аналіз соціальної та економічної ефективності тих чи інших методів управління персоналом; координація планування персоналу з плануванням в інших сферах діяльності підприємства; створення інформаційної бази з питань персоналу;

- кадровий маркетинг,  завдання якого – вивчення  внутрішнього і зовнішнього ринків  праці та його сегментів; аналіз  очікувань працівників з питань  переміщення по службі; розповсюдження в межах організації інформації з питань потреб у кадрах, можливостей підвищення чи зміни своєї спеціальності; пошук і залучення на роботу потрібних спеціалістів.

Великі підприємства проводять маркетинг персоналу  самостійно, а малі та середні користуються послугами посередницьких фірм з підбору кадрів або лізингових компаній;

- проведення моніторингу  – це постійне спеціальне спостереження  за якісним станом кадрів, їх  динамікою, балансом персоналу,  рівнем стимулювання, задоволення  роботою, процесами навчання, переміщення на службі, станом трудової дисципліни та травматизмом;

- кадровий консалтинг  – розробка рекомендацій ефективної  кадрової роботи, наприклад, визначають  потребу в різних категоріях  персоналу, шляхи підвищення його  кваліфікації, конкретні вигоди від різних форм; виявляють вплив кваліфікації на ефективність роботи підприємства; виявляють професійно важливі якості, якими повинні володіти працівники для здійснення певних управлінських функцій;

- організація соціального  партнерства, тобто узгодження дій адміністрації, трудового колективу і профспілок, спрямованих на соціальну стабільність.

В даний час основними  напрямками діяльності кадрових служб  на підприємстві є:

- забезпечення комплексного  вирішення завдань якісного формування  й ефективного використання кадрового потенціалу на основі управління всіма компонентами людського фактора: від трудової підготовки і профорієнтації молоді до піклування про ветеранів праці;

- широке впровадження  активних методів пошуку і  цілеспрямованої підготовки потрібних підприємству і галузі працівників. Основною формулою залучення працівників повинні стати договори з начальними закладами. Актуальною є випереджаюча підготовка робітників і спеціалістів для освоєння нової техніки і технології в галузях народного господарства, що вимагає від кадрових служб удосконалення планування підготовки кадрів;

- планомірна робота  з управлінським персоналом, з  резервом для заміщення, висунення,  яке повинно ґрунтуватися на  таких організаційних формах, як  планування ділової кар’єри,  підготовка кандидатів на заміщення посад за індивідуальними планами, ротаційні переміщення керівників і спеціалістів, навчання на спеціальних курсах і стажування на відповідних посадах;

- активізація діяльності  по стабілізації трудових колективів, підвищення трудової і соціальної активності працівників на основі удосконалення соціально-культурних і морально-психологічних стимулів;

- забезпечення соціальних  гарантій у сфері зайнятості, що вимагає від працівників  кадрової служби дотримання порядку  працевлаштування і перенавчання працівників, які вивільняються, надання їм встановлених пільг і компенсацій;

- перехід від переважно  адміністративно-командних методів  управління кадрів до демократичних  форм оцінки, підбору та розміщення, широкої гласності в кадровій  роботі;

- оновлення науково-методичного  забезпечення кадрової роботи  і матеріально-технічної інформаційної  бази. Доцільно використовувати  типову програму «АСУ –кадри».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Співпраця кадрової  служби з іншими підрозділами  підприємства

 

В умовах ринкової економіки настає новий етап у розвитку кадрових служб з якісно новими функціями і завданнями.

Таким чином, суть роботи кадрової служби полягає у визначенні, що конкретно, ким, як і за допомогою  чого будуть вирішуватись питання кадрової політики. Вирішення цих завдань ґрунтується на основних методах управління. Об’єктом кадрової роботи є персонал як такий, а її суб’єкти – працівники, посадові особи й організаційні структури, які відповідають за роботу з кадрами і повинні забезпечити:

- максимальне використання потенціалу досвідчених спеціалістів, навчання і висунення для їх заміни тільки тих молодих працівників, які уже здатні високопрофесійно працювати в ринкових умовах;

- виявлення тих, які  гальмують розвиток підприємства;

- висунення на керівні  посади власних працівників, а не зі сторони;

- розвиток здібностей  працівників;

- задоволення потреб  колективу;

- піклування про своїх  працівників.

Так, кадрова служба у виробничому середовищі організації взаємодіє з усіма структурними підрозділами.

Кадрова служба підприємства спільно з планово-економічним відділом:

1. Розробляє перспективні  й поточні плани комплектування  підприємства персоналом усіх  професій і кваліфікацій.

2. Розраховує потреби  в усіх категоріях персоналу з урахуванням змін складу працюючих при впровадженні нової техніки та технологій, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також у зв'язку із введенням нових потужностей або підрозділів.

3. Складає кошторисно-фінансові  розрахунки на організацію прийняття  персоналу та молодих спеціалістів.

4. Готує розрахунки  та пропозиції керівнику щодо  плинності персоналу, стану трудової  дисципліни.

5. Складає розділи  звітності для органів статистики про наявність працюючих, плинність персоналу, потребу в ньому.

6. Готує пропозиції  керівництву щодо коригування всіх згаданих планів у зв'язку із зменшенням або збільшенням обсягів виробництва а також з інших причин [5].

Разом із відділом організації  праці та соціального захисту:

1. Вивчає та аналізує  втрати робочого часу (хвороба,  простої, відпустки з дозволу адміністрації, прогули та ін.), розробляє пропозиції щодо поліпшення умов праці, закріплення персоналу на підприємстві.

2. Готує матеріали  для керівництва про заохочення, винагороди, стягнення за підсумками роботи за місяць, квартал, рік.

3. Організовує дослідження професійного, освітнього, складу працюючих за віком і статтю з метою поліпшення умов та продуктивності праці, удосконалення різних видів робіт з персоналом.

4. Розробляє форми  морального та матеріального стимулювання і подає ці пропозиції керівництву підприємства на розгляд.

5. Перевіряє стан трудової  дисципліни та розробляє заходи  щодо її зміцнення.

6. Здійснює контроль  за станом умов праці на  підприємстві.

Спільно з керівниками  структурних підрозділів:

1. Узгоджує питання  прийому, звільнення та переміщення працівників підприємства.

2. Готує проекти пропозицій  керівництву щодо складу атестаційних  та кваліфікаційних комісій, порядку їх роботи, оформлення матеріалів для заохочення, винагород за високі показники у праці.

3. Виконує організаційну роботу щодо створення резерву персоналу на висування, вивчення ділових та особистісних властивостей працівників списку резерву.

4. Організовує роботу  щодо добору молодих працівників  для навчання у вищих навчальних  закладах.

5. Бере активну участь  у розробці та здійсненні заходів щодо виховання працівників.

Спільно з бухгалтерією підприємства:

1. Організовує та контролює виконання кошторисно-фінансового плану витрат на всі види робіт з персоналом, документальне оформлення прийому, переведення, відпусток, звільнень.

Разом із юрисконсультом організовує та здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства, виконання наказів, вказівок і рішень з питань роботи з персоналом.

У зовнішньому середовищі служба кадрів щодо роботи з персоналом взаємодіє з різними державними та недержавними органами (рис. 2).

 

 

Рис. 2. Взаємодія кадрової служби підприємства із зовнішнім середовищем

 

До державних формувань  належать органи з праці та соціальних питань, центри зайнятості населення. Координування діяльності кадрових питань в Україні покладено на міністерство праці і соціальних питань. Воно виконує такі функції в галузі кадрової роботи:

1) визначає реальні  потреби у спеціалістах з урахуванням розвитку продуктивних сил і перспективних напрямів науково-технічного прогресу, забезпечує контроль за їх ефективним використанням;

2) забезпечує реалізацію  громадянами прав на працю;

3) створює з органами  освіти ефективну систему навчання та безперервного підвищення кваліфікації усіх працівників;

4) здійснює методичну  роботу з атестації кадрів у галузях народного господарства.

Державна служба зайнятості населення:

1) аналізує та прогнозує  попит та пропозицію на робочу  силу, інформує про стан на ринку праці;

2) здійснює облік вільних  робочих місць і громадян, які звертаються з питаннями працевлаштування;

3) консультує з приводу  можливостей одержання роботи;

4) надає допомогу громадянам  у виборі роботи;

5) організовує професійне  навчання, перенавчання, підвищення кваліфікації громадян;

6) надає послуги щодо  працевлаштування, професійного орієнтування непрацюючим громадянам та звільненим працівникам;

7) забезпечує реєстрацію  безробітних і надає їм допомогу, включаючи виплату грошової допомоги;

8) сприяє підприємствам,  об'єднанням, установам у вирішенні проблем щодо забезпечення зайнятості населення.

До громадських формувань  належать профспілкові органи. Вони контролюють  дотримання адміністрацією підприємств  прав громадян у частині їх найму, переведення, звільнення, забезпечення прийнятних умов праці та побуту, надання відпусток, різних пільг і компенсацій та ін.

Служби щодо роботи з  персоналом інших підприємств, об'єднань і установ здійснюють:

1) прогнозування, визначення перспективної й поточної потреби у персоналі і джерел її задоволення, розробка та реалізація заходів щодо поповнення трудового колективу;

2) планування та регулювання  цілеспрямованого просування та  професійно-кваліфікаційного зростання  персоналу, процесів його вивільнення  та перерозподілу;

3) організаційно-методичне забезпечення професійного навчання, підготовка та перепідготовка персоналу, планування цієї роботи з урахуванням потреби виробництва, направлення працівників на навчання до різних навчальних закладів та стажування на провідних підприємствах, навчання керівників різного рівня передовим методам, формам роботи з персоналом;

4) вивчення ділових  та особистісних властивостей  працівників на базі атестування,  широкого використання психологічних досліджень, розробка рекомендацій щодо раціонального використання персоналу відповідно до його здібностей, а також переміщення та зарахування до резерву на висування;

5) організація на прийняття  на роботу, переведення, звільнення та відпусток особового складу персоналу;

6) оформлення, зберігання та видача трудових книжок, своєчасне занесення до них необхідних;

7) підготовка та видача  довідок на запити працівників про дійсну та минулу трудову діяльність, а також відгуків та характеристик на робітників та службовців на запити організацій;

8) підготовка та складання  звітності по персоналу;

9) облік військовозобов'язаних;

10) працевлаштування звільнених працівників у випадках, передбачених законодавством;

11) організація роботи щодо професійного орієнтування молоді, адаптація молодих спеціалістів і робітників на підприємстві, розвиток наставництва;

12) розробка заходів щодо поліпшення морально-психологічного клімату у колективі та ін. [9].

Таким чином, служба управління персоналом застосовує комплексний  підхід: інтегрує функції управління на єдиному організаційному ґрунті, використовує різні види, форми та метода роботи, спрямовані на підвищення продуктивності та якості праці.

Реалізація ефективної діяльності кадрової служби в межах роботи підприємства у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом та іншими функціональними підрозділами підприємства. Головне завдання кадрових служб має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці в досягненні поставлених загально корпоративних цілей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КАДРОВА СЛУЖБА ПІДПРИЄМСТВА

 

2.1. Загальна характеристика  діяльності ЗМТЦСО 

 

Запорізький міський  територіальний центр соціального  обслуговування (надання соціальних послуг) (далі – ЗМТЦСО) відповідно до Закону України «Про соціальні послуги», є спеціальною установою, що належить до комунальної власності територіальної громади міста Запоріжжя [13].

Мета діяльності територіального  центру є здійснення соціального  обслуговування та надання соціальних послуг громадянам, які перебувають у складних життєвих обставинах і потребують сторонньої допомоги за місцем проживання, в умовах стаціонарного, тимчасового або денного перебування, дітям-інвалідам, бездомним особам та особам з числа дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, віком від 18 років, особам, які постраждали від торгівлі людьми.

ЗМТЦСО надає:

- соціально-побутові  послуги:- забезпечення продуктами харчування, м'яким та твердим інвентарем, гарячим харчуванням, транспортними послугами, засобами малої механізації, здійснення соціально-побутового патронажу, виклик лікаря, придбання та доставка медикаментів, ремонт одягу та взуття, перукарські послуги тощо [12];

- психологічні послуги  - надання консультацій з питань  психічного здоров'я та поліпшення  відносин з оточуючим соціальним середовищем, психологічної корекції, методичних порад;

- соціально-педагогічні  послуги - виявлення та сприяння  розвитку різнобічних інтересів  і потреб громадян, яких обслуговує  територіальний центр, організація  їх дозвілля;