Кадровое планирование в системе управления предприятием

Тема  «Кадровое планирование в системе  управления предприятием»

Содержание

Введение

Актуальность  исследования - сегодня в Российской Федерации наблюдается дефицит рабочей силы, как квалифицированной, так и представителей рабочих специальностей. Это связано со многими факторами: распад СССР и переход от плановой социалистической экономики к рыночным отношениям; демографический кризис, последствиями которого стали, превышение смертности над рождаемостью и, как следствие, резкое сокращение численности населения страны; развитие техники и технологии, с одной стороны и несоответствующее образование, с другой; низкие зарплаты привели к непрестижности многих рабочих специальностей, в результате чего в некоторых отраслях промышленности решить кадровую проблему можно только благодаря трудовому персоналу из ближнего зарубежья. Отсутствие кадрового планирования на государственном уровне привело к переизбытку одних специальностей (менеджеров, экономистов, юристов) в ущерб другим (отмечается нехватка инженеров в промышленности, квалифицированных рабочих), дефицит трудового персонала в одних регионах и безработица в других регионах. Это говорит, с одной стороны, о том, что проблемы нахождения и привлечения квалифицированных кадров каждая организация (частная особенно) должна решать самостоятельно без помощи государства, а с другой, если организация ориентирована на долгосрочное развитие, то существующую систему управления кадрами надо менять, поскольку проблемы, связанные с демографией и отсутствием квалифицированных кадров будут только расти.

Объект исследования – кадровое планирование как составная часть кадровой политики.

Предмет исследования – особенности кадрового планирования в организации «ФГУ ИЗ.56/1» г. Оренбурга.

Цель исследования – раскрыть сущность кадрового планирования, рассмотреть кадровое планирование на примере организации «ФГУ ИЗ.56/1»г. Оренбурга.

Задачи исследования:

• Раскрыть смысл понятия «кадровое планирование»;
• Раскрыть основное содержание и особенности кадрового планирования;
• Рассмотреть кадровое планирование на примере организации «ФГУ ИЗ.56/1» г. Оренбурга;
• Выявить мероприятия, необходимые для эффективной реализации программы кадрового планирования в учреждении.

1 Теоретические аспекты кадрового планирования

1.1 Понятие кадрового планирования

Сразу отмечу, что  понятия «кадровое планирование»  и понятие «планирование персонала» суть одно и то же.

Чтобы было легче  уяснить суть определения, рассмотрим термин «планирование».

Планирование - это вид деятельности, связанный с постановкой целей (задач) и действий в будущем. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

• Постановка целей и задач;
• составление программы действий;
• выявление необходимых ресурсов и их источников;
• определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них.

Также, планирование - это оптимальное распределение  ресурсов для достижения поставленной цели.

Существует  много различных определений  понятия «кадровое планирование». Я приведу 5 определений.

Кадровое планирование - это перспективная, систематическая, учитывающая расходы концепция  будущих мер в области кадров.

Кадровое планирование - это направленная деятельность организации  по подготовке кадров, обеспечению  пропорционального и динамичного  развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Планирование  персонала - это процесс выявления потребности организации в персонале для достижения её стратегических целей и решения оперативных задач и разработка плана мероприятий по удовлетворению этой потребности.

Планирование  персонала - процесс обеспечения  организации необходимым количеством  квалифицированного персонала, принятым на конкретные должности в конкретное время.

Планирование  персонала - это система подбора  квалифицированных кадров, при использовании  внутренних (имеющиеся в организации  служащие) и внешних (найденные или  привлеченные из внешней среды) источников.

1.2 Место кадрового планирования в кадровой политике организации

Кадровое планирование не существует в организации само по себе. Оно включено в систему  кадровой политики организации, под  которой понимается совокупность правил и норм, целей и представлений, определяющих направление и содержание работы с персоналом.

Через кадровую политику осуществляется реализация целей и задач управления персоналом. В продолжение системно-структурной зарисовки нужно сообщить о том, что немаловажной частью кадрового планирования является кадровая стратегия, которая представляет собой отражение кадрового планирования во времени, обоснованное поставленной целью совокупностью методов её достижения.

Ещё один важный момент. Планирование персонала эффективно при условии, если оно является производным  от кадровой политики.

1.3 Объект, предмет, цели, задачи кадрового планирования

Объект кадрового  планирования - персонал организации.

Предмет кадрового  планирования - программа обеспечения  потребности в персонале.

Кадровое планирование имеет своей целью своевременно обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов.

Основные задачи кадрового планирования:

• Определение способов и общих затрат на заполнение рабочих мест в нужный временной отрезок и в необходимом количестве;
• Разработка процедуры кадрового планирования, согласованной с другими его видами;
• увязка кадрового планирования с планированием организации в целом;
• организация эффективного взаимодействия между плановой группой кадровой службы и плановым отделом организации;
• содействие организации в выявлении главных кадровых проблем и потребностей при стратегическом планировании;
• улучшение обмена информацией по персоналу между всеми подразделениями организации.

1.4 Миссия и виды кадрового планирования

Миссия кадрового  планирования – определить, какие кадры нужны и когда, для решения стратегических задач.

Приведу список вопросов, ответы на которые можно  получить, осуществив кадровое планирование.

• сколько работников, с каким уровнем квалификации, когда и где будут необходимы (планирование потребности в персонале)?
• каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты (планирование привлечения или сокращения штатов)?
• каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями (планирование использования кадров)?
• каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к меняющимся требованиям (планирование кадрового развития)?
• каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия (расходы по содержанию персонала)?

Разберёмся с тремя важными вопросами - «сколько?», «какие?» и «когда?». Вопросы «сколько?» и «какие?» определяют количественную и качественную потребность в персонале.

Количественная  потребность в персонале - определение  численности работников, включая их половой и возрастной признак, необходимых для выполнения стратегических задач.

Качественная  потребность в персонале - потребность в персонале по категориям, специальностям, профессиям, уровню квалификации.

Качественная  потребность в персонале предполагает определение требований, предъявляемых к рабочим местам.

При определении  потребности обязательно фиксируется  время и продолжительность этой потребности (ответ на вопрос «когда?»). Следовательно, кадровое планирование всегда имеет временной диапазон.

По временному диапазону выделяют кадровое планирование:

• Долгосрочное (стратегическое, 3-5 лет) - набор стратегических целей компании;
• среднесрочное (тактическое, 1-3 года) - более детальное планирование, требующее корректировки планом;
• краткосрочное (оперативное, до 1 года) – наиболее точное по содержанию планирование, требующее максимальной ответственности и знания текущей ситуации в организации.

Следует отметить, что при увеличении временного диапазона  возрастает неопределённость планирования, что равносильно снижению точности полученных в ходе планирования результатов.

1.5 Методы планирования персонала

Кадровое планирование включает в себя следующие методы:

• Метод экспертных оценок. К планированию персонала привлекается эксперт, который анализирует проблему планирования и производит соединение имеющихся переменных планирования и величин, влияющих на них. Исходя из мнения эксперта образуются цели планирования. Экспертами являются либо специалисты в области планирования персонала - опытные консультанты кадровых служб, либо начальники.
• Методы групповых оценок. При использовании этих методов образуются группы, которые совместно разрабатывают планы мероприятий, направленных на решение специфических проблем предприятия. Наиболее известным методом разработки планов в группах является метод "мозговой атаки".
• Метод Делъфи (от названия города, где впервые был применён этот метод) включает в себя как экспертный, так и групповой метод. Сначала опрашивается множество независимых друг от друга экспертов, а затем результаты опроса анализируются в процессе групповых дискуссий.

1.6 Этапы процесса планирования персонала

Процесс планирования включает в себя следующие этапы:

• Разработка требований к рабочим местам;
• исследование рынков труда;
• анализ движения персонала;
• расчёт потребности в персонале;
• определение затрат, связанных с удовлетворением потребности в персонале;
• определение путей покрытия потребности в персонале;
• разработка планов мероприятий по удовлетворению потребности в персонале.

2 Специфика и основное содержание кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга

Полное название учреждения - федеральное государственное учреждение «Следственный изолятор № 1 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Оренбургской области».

Разработкой стратегии кадрового планирования и обеспечения учреждения человеческими ресурсами, созданием планов организационно-технических мероприятий по ее реализации в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга занимается кадровая служба учреждения. Программа кадрового планирования (обеспечения персоналом) ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга, по сути, является обозначением основных этапов процесса определения того, когда, где, сколько, какого качества (квалификации) сотрудники потребуются учреждению для реализации его задач с учетом прогноза текучести кадров.

Программа планирования обеспечения персоналом ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга составляется с периодичностью раз в год на основе текущего (оперативного) анализа динамики кадров в течение  предыдущего года, и содержит следующие  разделы:

1. Оптимизация использования имеющегося персонала;

2. Совершенствование процесса приема на работу;

3. Организация профессионального обучения, подготовка кадров на перспективу;

4. Создание основы  для развития других программ  управления персоналом.

На первом этапе разработки стратегии планирования кадров в  ФГУ ИЗ.56/1 планируются мероприятия по внутрифирменному перемещению персонала с целью обеспечить наиболее эффективное использование кадров. В программе разработаны три основных вида перемещения сотрудников внутри учреждения: повышение в должности и/или по зарплате; понижение в должности и/или по зарплате; горизонтальное перемещение. Внутреннее перемещение сотрудников учреждения основывается на квалификационных категориях, присвоение которых осуществляется на основании «Инструкции о присвоении квалификационных категорий сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы». Инструкция утверждена Приказом Минюста от 05.09.2006 г. № 283 во исполнение пункта 1 статьи 1 Федерального закона от 30.06.2002 № 78-ФЗ «О денежном довольствии сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти, других выплатах этим сотрудникам и условиях перевода отдельных категорий сотрудников федеральных органов налоговой полиции и таможенных органов Российской Федерации на иные условия службы (работы)» и в целях совершенствования профессиональной подготовки и закрепления кадров в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.

При присвоении квалификационных категорий в первую очередь учитываются: образование, стаж службы, показатели служебной  деятельности, уровень профессиональной подготовленности и исполнительской дисциплины. В данной инструкции описан порядок определения степени подготовленности сотрудников при проведении испытания на присвоение (подтверждение) квалификационных категорий, согласно которому проводятся квалификационные испытания, осуществляемые квалификационной комиссией, созданной специальным приказом за подписью начальника учреждения. Квалификационные испытания организуются и проводятся специально созданной в Учреждении комиссией периодически, но не реже одного раза в полгода.

Результаты испытаний на присвоение (подтверждение) квалификационных категорий каждого сотрудника отражаются в специальном акте. На основании акта учреждением или органом УИС (уголовно-исполнительной системы) издается приказ о присвоении (подтверждении) сотруднику квалификационной категории либо лишении (понижении) сотрудника квалификационной категории. Приказ служит основанием для начисления им соответствующего вознаграждения или прекращения его выплаты с даты подписания квалификационной комиссией.

При повышении в должности в ФГУ ИЗ.56/1 в первую очередь происходит отбор кандидатов на продвижение, обладающих высоким потенциалом, в дальнейшем происходит определение соответствия кандидата требованиям к его новой должности. Данная процедура недостаточно описана в Программе: не ясно, по каким критерием и какими методами определяется высокий потенциал сотрудника.

При понижении  в должности и/или по зарплате в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга в первую очередь оценивается прогресс уровня соответствия кандидата требованиям  к его настоящей должности; оценивается соответствие уровня квалификации сотрудника меняющимся требованиям к его должности; отбираются сотрудники, наихудшим образом выполняющие свои служебные обязанности, добивающиеся наихудших результатов. Здесь также нет критериев отбора и не разработаны экономические методы определения результатов деятельности сотрудника.

Программой  предусмотрено создание для выдающихся в прошлом сотрудников специальных  должностей помощников или советников.

Процедура перемещения  сотрудника внутри ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга опирается на следующие элементы: желание сотрудника; согласие руководителя подразделения, куда переходит сотрудник; согласие руководителя подразделения, где работает сотрудник. Но в этом случае необходимо наличие вакансии в принимающем подразделении и согласие руководителя этого подразделения. Это согласие, в свою очередь, обусловлено тем, насколько руководителя принимающего подразделения устраивают квалификация и поведенческие особенности сотрудника.

Вторым разделом программы  кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга является план по совершенствованию процесса приема на работу. В этом плане специалисты кадровой службы разрабатывают основные аспекты набора и отбора персонала организации. План разработан в соответствии с современными условиями на рынке труда.

В программе кадрового  планирования ФГУ ИЗ.56/1 определены следующие вопросы, на которые необходимо дать ответы при анализе имеющейся  вакансии:

1. Каково наименование должности?

2. Нельзя ли обойтись без этой вакансии, распределив работу между другими сотрудниками?

3. Какова ожидаемая загрузка должности (трудоёмкость работ)?

4. Кому подчиняется  должность и в какое подразделение  входит?

5. Каковы цели должности? 

6. Каковы функции должности? 

7. С кем взаимодействует должность?

8. Каковы требования к квалификации  кандидата на должность? 

9. Какими могут быть установлены  зарплата и другие составляющие  компенсационного пакета для  этой должности?

Ответы на часть  из этих вопросов фактически составляют описание должности. Вопрос о зарплате и составляющих компенсационного пакета решается, исходя из ценности должности для учреждения, с учётом нормативов, установленных законодательными актами Российской Федерации.

Следующим этапов анализа  вакансии является ее обработка, в ходе которой решаются перечисленные ниже задачи:

1. Разработка требований  к кандидату на занятие вакансии;

2. Подготовка рекламы  вакансии (объявления о работе) и  распространение её (здесь учитываются  расходы на рекламу);

3. Включение вакансии  в штатное расписание, если до этого она там отсутствовала;

4. Подготовка набора тестов  для кандидатов;

5. Подготовка  изменения бюджета (фактическое  изменение бюджета производится  бухгалтерией учреждения).

Формализация  требований к кандидатам является обязательным условием отбора персонала в ФГУ  ИЗ.56/1, наиболее распространенной формой такой формализации является подготовка документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место (должностной инструкции). Для оценки кандидатов на замещение вакантной должности специалист ФГУ ИЗ.56/1 определяет, насколько данный кандидат способен выполнять эти функции. Сделать это довольно сложно, в особенности для человека, незнакомого со спецификой работы на вакантной должности (сотрудника службы персонала), поэтому в данный пункт необходимо включить положение о сотрудничестве с начальником отдела, где имеется вакансия.

Определив требования к  кандидату, служба персонала приступает к реализации следующего этапа –  привлечению кандидатов. Для привлечения  кандидатов специалисты отдела кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга согласно программе  кадрового планирования использует следующие методы:

• Поиск внутри организации с помощью обращения к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализа личных дел с целью подбора сотрудников с требуемыми характеристиками;
• подбор с помощью сотрудников, которые могут заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых;
• объявления в средствах массовой информации;
• государственные агентства занятости.

Подбор кандидатов является основой для следующего этапа  – отбора будущих сотрудников организации. После создания группы кандидатов достаточной численности специалисты отдела кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга проводят отбор лучшего или лучших из них. Первичный отбор согласно программе кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 проводится путём анализа резюме и анкет, а также при помощи тестирования. При окончательном отборе в качестве основного инструмента большинство организаций применяют собеседование или углублённое тестирование. Тесты, используемые при наборе персонала в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга, разработаны специалистами Минюста и используются не только в данном Учреждении, но и в других органах МВД. Основные группы тестов, используемые в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга при подборе персонала следующие:

• Тесты на умственные способности: тесты на умственное развитие (память, скорость речи, словарный запас), тесты способностей (мышление, умение работать с текстом, цифрами);
• тесты на двигательные и физические возможности;
• оценка личности и интересов (экстравертность, эмоциональная устойчивость, сознательность, позитивность, способность к обучению).

При тестировании в ФГУ  ИЗ.56/1 руководствуются следующими основными  принципами: тесты используются только в качестве одного из элементов системы  отбора; результаты тестов анализируются  только специально обученными специалистами; результаты тестирования хранятся в условиях строгой конфиденциальности.

По результатам  окончательного отбора кандидату делается предложение о работе, которое  он может принять или отвергнуть, если его не устроят условия. В  последнем случае приходится обращаться к ранее отклонённым кандидатам и повторять окончательный отбор.

Первичный отбор начинается с анализа анкетных данных подобранных  кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям организации к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной должности. При использовании этого метода кадровая служба ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга проводит анализ информации, содержащейся в резюме кандидатов или заполненных ими анкетах, сравнивая фактические данные с должностной инструкцией. Наличие четко определенных критериев отбора является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для организации первичного отбора.

Стадия первичного отбора, независимо от применяемых методов, в ФГУ ИЗ.56/1 завершается созданием  ограниченного списка кандидатов, наиболее соответствующих требованиям организации. Остальным кандидатам сообщается о  решении прекратить рассмотрение их кандидатур на данную должность.

На следующем этапе  кадровая служба ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга (специалист по подбору персонала) проводит индивидуальные собеседования с  отобранными кандидатами. Цель этих собеседований заключается в  оценке степени соответствия кандидата портрету идеального сотрудника, его способности выполнять требования должностной инструкции, потенциала профессионального роста и развития, способности адаптироваться в организации, знакомстве с ожиданиями кандидата в отношении организации, условий работы, ее оплаты и т. д.

Сотрудник службы персонала, проводящий собеседование, должен предоставить максимально объективную и полную информацию об организации, чтобы заинтересовать кандидата и одновременно избежать приема на работу тех, чьи ожидания расходятся с возможностями организации – чем раньше потенциальный работник и потенциальный работодатель поймут, что они не подходят друг другу, тем лучше для обеих сторон.

Не являясь техническим  специалистом, сотрудник службы персонала  должен сосредоточиться на оценке "общих характеристик" кандидата: аналитических способностей, характера, мотивированности, трудоспособности, совместимости с организацией. Последний фактор имеет большое значение и ни в коем случае не должен быть проигнорирован, так как ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга – специфичное учреждение. Резкое несоответствие чревато конфликтом, болезненным как для сотрудника, так и для организации.

Результаты собеседования  фиксируются документально и  содержат оценку кандидата и предложение  – продолжать или прекратить работу с ним. Заключение проводившего собеседование сотрудника передается руководителю подразделения, располагающего вакансией, который принимает решение о дальнейших действиях в отношении данного кандидата.

Для того чтобы лучше  оценить профессиональные и личные качества кандидата, сотрудники кадровой службы ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга обращаются за информацией к людям и предприятиям, знающим его по совместной учебе, работе, занятиям спортом и т. д. Обязателен запрос в базу данных МВД, который позволяет выяснить наличие у кандидата криминального прошлого.

В программе  кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга недостаточно разработаны  мероприятия по интеграции новых  сотрудников в организацию, так  как наибольшее число новых сотрудников  покидают ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга в первые три месяца работы. Хорошо подготовленные программы интеграции позволяют значительно сократить эти потери, однако избежать их полностью не удается практически ни одной компании.

Третий раздел программы  кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга содержит основные моменты организации профессионального обучения, подготовки кадров на перспективу. К сожалению, данному разделу в программе не уделено должного внимания. Даже те небольшие разработки по организации профессионального обучения, которые имеют место в Программе, до сих пор остались только на бумаге.

В четвертом разделе  программы кадрового планирования рассматриваются основные элементы взаимосвязи кадрового планирования с другими программами управления персоналом. Здесь разработаны основные аспекты мотивации сотрудников, перечислены нормативно определяемые льготы, рассматривается компенсационный пакет и другие мероприятия, повышающие удовлетворенность сотрудника службой. Анализ данного раздела программы также позволяет сделать вывод о его недостаточной разработанности.

3 Совершенствование кадрового планирования в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга

В настоящее  время к кадрам уголовно-исправительной системы предъявляются новые  требования в связи с ее передачей  в Минюст России. Поэтому поиск и разработка новых подходов к работе с кадрами - это необходимая и достаточно сложная часть кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга.

Кадровой службой  были разработаны мероприятия по совершенствованию кадрового планирования ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга с учетом проведенного анализа динамики кадров учреждения и с учетом выявленных недостатков существующей программы учреждения.

Данные мероприятия  позволяют: во-первых, выделить в работе службы персонала приоритетные направления, обеспечивающие реализацию стратегии учреждения; во-вторых, оценить вклад специалистов отдела кадров в ее осуществление; в-третьих, контролировать затраты на персонал; в-четвертых, измерять не только итоговые показатели деятельности, но и опережающие, по которым можно судить, в правильном ли направлении происходят изменения.