Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Класифікація документів

Міністерство освіти та науки України

Київський університет культури

Дніпропетровський факультет менеджменту і бізнесу

Курсова робота

Тема: класифікація документів

Підготувала Керівник доцент

студентка ІІ курсу Чумакова

заочного відділення Галина Анатоліївна

група ДМ – 06 «___»________2008 рік.

Андрієвська Ю. Ю.

«___» ___________2008 рік.

2008 рік.

Резюме:

Курсова робота присвячена особливостям сучасного діловодства які полягають насамперед у переведені будь-якого документа на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Як сам процес створення документів, так і класифікація їх за різними вимогами, організація роботи з ними завжди були регламентовані соціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, які регламентували ведення діловодства.

Реферат:

Перелік ключових слів:

Документознавство – наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем методів їх діяльності.

Класифікація документів (від лат. Classic – ряд, група) – необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині.

Об’єкт дослідження.

Є класифікація документів яка являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів.

Мета.

Основною метою цього дослідження є теоретичний і науковий аналіз суспільного стану існуючої системи. Правильне складання та комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Методи дослідження.

Методологічну основу курсової роботи складають загально визнані методи наукового пізнання, в першу чергу - формально логічний, нормативний, порівняльно-правовий, системно-структурний. Основу дослідження складають основні положення документознавства, лінгвістики та спеціальні роботи вчених – документознавців.

Новизна.

Практичне і теоретичне значення: курсова робота може бути використана студентами історичних, філологічних, та ін. спеціальностей для підготовки рефератів, курсових та дипломних робіт.

Зміст:

Вступ………………………………………………………………….3-4

Діловодство та його місце в роботі апарату управління. Документ та його функції………………………………………………………………….
Типологія та класифікація документів …………………………………

Вимоги до будови класифікації……………………………………..
Прийоми побудови класифікації ……………………………………

Критерії класифікації документів. ………………………………………

Класифікації документів за інформаційним складом…………………………………………………………………
Класифікації документів за характером знакових засобів фіксації інформації………………………………………………………………….
Класифікації документів за вимірністю запису інформації……….
Класифікації документів за призначенням для сприйняття……….
Класифікації документів за каналом сприйняття інформації……….
Класифікації документів за рівнем розповсюдження………………..
Класифікації документів за способом документування……………….
Класифікації документів за матеріальним складником………………
Класифікації документів за обставинами їх побутування в навколишньому середовищі……………………………………………….

Висновки………………………………………………………………………….
Список використаної літератури……………………………………………...

Вступ

Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел в суспільстві.

Формування документознавства як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових: об`єкта, предмета, методів, понятійного апарату – в їх єдності та цілісності тобто як системної наукової дисципліни.

Об`єктом документознавства є комплексне вивчення документа як системного об`єкта, спеціально створеного для зберігання та розповсюдження (передачі) інформації в просторі і часі.

Предмет документознавства – є створення наукового знання про документ в його єдності матеріальної та інформаційної складових, про закономірності його створення та функціонування в суспільстві.

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;
основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом;
ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;
ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;
члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;
у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

Діловодство та його місце в роботі апарату управління. Документ та його функції.

Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність.

Об’єктом вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп’ютерної техніки.

Документування - сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила – це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для кожного виду документів комплексу реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів.

Документування й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Отже, діловодство – це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретарів. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до тактів законодавства.

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов’язкові реквізити.

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за звертанням громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Діловодство є важливою складової роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Типологія та класифікація документів.

Класифікація постає одним із прийомів признання. Без неї складно систематизувати та вивчити наявну множину видів документів, установити відмінності між цими видами. Слушно складена класифікація сприяє з’ясуванню закономірностей еволюції документів, розкриває зв’язки між нами, править за основу для впорядкування їх у документ них системах.

Класифікація документів – це система їх спів підпорядкування, яку використовують як засіб установлення зв’язків між класами документів, між документами в межах класу, а також для «навігації» в їх різноманітності.

Отже, класифікування це процес класифікації дозволяє зясувати структуру документного комплексу.

2. 1. Вимоги до будови класифікації.

Під час класифікування документів слід враховувати основні вимоги:

Конвенціональності – ознаку за якою здійсняється поділ, називають основою поділу, а утворюванні при цьому поняття (одиниці) – членами поділу;
Неперетинності – один і той же поділ здійснюють лише за однією основою;
Спів вимірності – поділ має бути вичерпним тобто сума всіх членів поділу обов’язково повинна дорівнювати загальному обсягу поняття, що ділиться, - надлишковість чи недостатність неприпустимі;
Взаємовиключності – члени поділу взаємо виключають один одного;
Неперервності – члени поділу мають бути найближчими до поняття, яке ділять, - «перестрибування» з даного підкласу до віддаленого вище або нижче розташованого неприпустиме.

2.2. Прийоми побудови класифікації

Класифікацію здійснюють як багатокроковим ієрархічний та дихотомічний поділ цілого на частини.

Ієрархія документів означає розташування їх у порядку вищого до нижчого

Наприклад, послідовність: документ => видання => поліграфічна продукція => книга.

Дихотомія – це послідовний поділ документів одного класу на дві протилежні сукупності (опозиції).

Наприклад, опубліковані й неопубліковані, однотомні і багатотомні, людиночитні та машиночитні тощо.

Своєчасно класифікація документів передбачає поділ їх на роди, види, підвиди та різновиди.

Найвищу сукупність документів, що мають певну спільну (провідну) ознаку, за якою можна відокремити цю сукупність з решти об’єктів зазвичай називають родом (класом). Другим рівнем поділу слугує вид. При цьому родове поняття поділяють документ на видові поняття (види документів). В основу розподілу за видами покладено видову ознаку, яка підпорядкована родовій.

Наприклад, якщо родовою ознакою може бути знаковість, яка дозволяє вичленити два дихотомічні класи документів – вербальні та безсловесні, то водовими ознаками можна обрати спосіб документування (ручний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний чи електронний) або матеріальну конструкцію носія (аркушів, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий). Відповідно підвид є третій, а різновид четвертий рівень поділу.

Критерії класифікації документів.

3.1. Класифікації документів за інформаційним складом.

Основними признаками класифікації, що розкривають інформаційний складник документа, слугує зміст документа, ступінь узагальнення інформації, придатність інформації для сприйняття людиною, канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту, спосіб запису інформації, рівень узагальнення інформації.

Класифікація документів за змістом.

Класифікацію в основу якої покладено ознаку змісту документа, називають семантичною. За такою класифікацією поділ на види та підвиди здійснюють відповідно до ознаки змісту документа за галузями знань, темами, предметами, проблемами.

Класифікацію документів за змістом на практиці здійснюють відповідно до рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць. Тематику, предмет та основі смислові аспекти описують з допомогою ключових слів або дескрипторів, які й можуть правити за основу класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають справжнє практичне значення, оскільки їх активно використовують органи документно - комунікаційної сфери (бібліотеки, відділи НТІ, книгарні, книжкові колектори тощо). Знання правил семантичного класифікування документів має непересічне значення й для користувачів, названих закладів - це. сприяє швидкому пошуку й знайденню релевантної інформації (англ. інформація, що стосується справи; суттєва інформації). Тому саме семантичні класифікації найкраще розроблені.

Наявні п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК), Універсальна десяткова класифікація (УДК), десяткова класифікація Д'юї (ДКД), єдина класифікація літератури для книговидання (ЄКЛКВ). Розроблені змістовні класифікації й щодо окремих видів документів, зокрема класифікатор державних стандартів (КДС), класифікатор юридичних актів (КЮА), міжнародна класифікація винаходів (МКВ).

Нині ще не існує домовленості щодо єдиної семантичної класифікації документів, загальної для всіх або принаймні більшості країн. Міжнародна класифікація УДК охоплює всі галузі знань, побудована за десятковим принципом і використовується для індексування та пошуку документів у фондах, сховищах, каталогах, картотеках. Система УДК є інтелектуальна власність Міжнародної Федерації з документації (МФД). Деякі країни використовують десяткову класифікацію, Д'юї або національні класифікації. Зокрема, у США визнана Класифікація бібліотеки Конгресу США, розроблена протягом 1901-1941 рр. На теренах більшості країн колишнього Радянського Союзу, зокрема й в Україні, окрім УДК, активно використовують ББК - ієрархічну комбінаційну систему бібліотечно-бібліографічної класифікації, розробленої протягом 1957-1968 рр. спільними зусиллями провідних бібліотек та наукових установ СТСР.

Як класифікаційні ознаки змісту використовують також структурну організацію матеріалу, стиль його викладення, жанр твору.

Класифікацію документів можна здійснювати й за контент-аналітичними (латин, content - зміст) аспектами: автор повідомлення; його реципієнт; предмет повідомлення; акцентуація; ефект.

Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації.

За рівнем узагальнення зазвичай документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинні документи містять оригінальну (латин, origo - походження, початок, рід) інформацію як викладення результатів спостереження, вивчення, дослідження, розробок, опрацювання тем. Такий документ є результат безпосереднього відображення наукової, виробничої, управлінської, творчої та іншої діяльності з метою забезпечення суспільства первинною інформацією.

Вторинний документ постає наслідком аналітико-синтетичного опрацювання одного або кількох первинних документів, вторинний (інформаційний) документ містить зазвичай відомості про первинні документи, набуті шляхом їх інформаційного (бібліографічного; реферативного, оглядового, історіографічного тощо) аналізу. Призначення вторинних документів полягає в забезпеченні суспільства вторинною (узагальненою) інформацією.

В історичній науці поняття первинного документа співвідноситься з поняттям першоджерела, а вторинного - археографічної публікації або монографічного дослідження. Інший приклад можна навести з літописознавства: первинний документ називають протографом, а вторинний - його редакцією.

3.2. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації.

Визначальну особливість документа становить його знаковість, оскільки лише ті матеріальні об'єкти, на яких людина свідомо зафіксувала змістовну інформацію за допомогою спеціально розробленої (штучної) знакової системи, називають документами.

Усі документи за характером знакових засобів фіксації інформації можна поліпити власне на дві категорії-текстові й нетекстові. '

У текстовому документі за знаки правлять букви алфавіту природної мови. Сполучення букв за певними правилами дає семантичні форми -слова, що відповідають об'єктам деякої реальності. Тому текстові документи часто и називають словесними, або вербальними. Вербальний (латин. verbum - слово, дієслово) історично має переважно письмовий вигляд - слова (мова) зафіксовані на матеріальному носії з допомогою умовних знаків письма - графем - найменших смислорозрізнювальних одиниць писемної мови, що зазвичай відповідають фонемам в усній мові. Уважають, що завдяки словесному кодуванню інформації досягається найбільш точне передавання смислу повідомлення. Слід усвідомити, що саме вербальна інформація та природна мова як система знаків для передавання знань принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

Поняття «текстовий документ» охоплює як письмові документи, так і фонодокументи.

Письмовий документ - це зазвичай літературний документ, зміст якого виражено словесно, а зафіксовано дискретними знаками - буквами, ієрогліфами. Тому поняття «письмовий документ» не залежить від способу документування: знаки письма не змінюють свого змістовного навантаження від нанесення їх на носій ручним способом (рукописом), карбуванням, різбленням, гаптуванням, випалюванням, фотографуванням, тисненням. Спосіб нанесення знаків править за видову ознаку цього роду документів.

Нетекстовий документ містить інформацію, яка зафіксована знаковою системою, відмінною від буквеної. Такі документи називають невербальними (немовними, безмовними), оскільки в них використовують такі знакові системи, як ноти, картографічні позначення, математичні знаки, креслярські елементи, цифри, перфорації або опуклості.

Серед нетекстових документів розрізняють такі види: імличкі, ідеографічні, фонічні, матричні.

Іконічний або іміджевий (латин. imago - зображування, описування, картина) документ містить знаки, подібні зображуваному об'єкту (речі, людині, тварині, рос нині, будівлі, пейзажу, рельєфу тощо). Спосіб документування також не впливає на значення таких знаків. Тут більше відіграє роль майстерність автора повідомлення, рівень опанування технологічними прийомами фіксації знаків. Такий документ зазвичай сприймається візуально й цілісно як єдиний завершений об'єкт із відповідною композицією елементів. Іконічні документи бувають дво- або трьохвимірними.

Характерною особливістю іконічних документів уважають брак якого б то не було алфавіту. Правила ж документування спрямовані не на зміст об'єкта, подібності якого прагнуть досягти в іконічному документі, а на зовнішню форму, так би мовити «рельєф оболонки» цього об'єкта, на ту поверхню, яка відмежовує саме цей об'єкт від навколишніх.

З іконічних документів виокремлюють ізографічні, у яких подібність між знаком та об'єктом досягається системою образотворчих засобів (проекцій) живопису, графіки, фотографії, карбування, різблення тощо.

Інший різновид іконічних документів - піктографічні (латин, pictum від pingo - малювати, зображати) - документи, у яких умовними рисунками зображені цілісні ситуативні повідомлення. Піктографія доволі активно використовується нині. Оскільки особа, яка «читає» піктограму, не обмежена якими-небудь правилами зіставлення її з певним алфавітом, то вона повинна лише «впізнати» (згадати) зображення, тобто зіставити його з тими образами, які зафіксовані в її пам'яті, й адекватно (латин. adaequatus - прирівняний) асоціювати (латин, associo - зв'язую) піктограму з відповідною життєвою ситуацією. Тому досить часто піктограми й розраховані на людей, які не знають певної мови. Водночас піктограма може виконувати й управлінську функцію скеровування людини в слушному напрямі дій. Це може бути, наприклад, послідовність виконання операцій, пошук релевантної інформації (годинникової майстерні за вивіскою із зображенням годинника, залізничного вокзалу за зображенням локомотива, трамвайної зупинки за зображенням вагона тощо).

Ідеографічний документ містить знаки, які правлять за умовні позначення й не забезпечують зовнішньої подібності зображуваному об'єкту. Ці знаки зорієнтовані на відбиття структур, внутрішньої будови відображуваного явища чи процесу. На відміну від іконічних документів, де знак постає результатом копіювання візуальних об'єктів, в ідеографічних знаки становить продукт інтелектуальної творчості, результат осмислення (осягнення) сутності речей, матеріалізацію логічної послідовності думок (силогізмів) та втілення («схоплювання») абстракцій.

До ідеографічних відносять картографічні, креслярські, нотні, лого-графічні, статистичні документи.

Картографічний документ містить умовні зображення поверхні Землі, космічних тіл або зоряного неба. Серед засобів вираження використовують точки, лінії, ділянки різного кольору, а також піктограми (наприклад, літачок позначає аеродром, червоний плюсик - лікарню, чорний плюсик - церкву або цвинтар, стрілка - напрям течії річки, ялинка - глицевий ліс тощо) та текстові компоненти (назви картографічних об'єктів, легенди умовних позначень тощо).

Нотний документ містить запис музичного твору графічними (нарисними) знаками - нотами. Сучасний нотний запис формувався тривалий час і мас своє коріння ще в піктографічному письмі давньоєгипетських пам'яток. Ідеографічну форму запису музичних звуків виявлено також у клинописах Вавилону, фінікійському звуковому письмі (приблизно X ст. до Р. X.).

Креслярські документи містять зображення будови (структури) складного об'єкта із збереженням відношень (пропорцій) між його складниками за допомогою спеціальних графічних знаків (точок, рисок, стрілочок, штрихувань тощо), а також надписів, переважно числових. Креслярські документи відрізняються від картографічних тим, що в останніх дотримання пропорцій необов'язкове для всіх його елементів, зокрема піктографічних.

Логографічні документи - документи містять стилізовані зображення абстрактних понять, реальних об'єктів або осіб. Логографічні документи вважають символічними репрезентами систем та їх елементів, які здебільшого стосуються авторського права або права власності. Такими документами слугують філіграні, герби, прапори, печатки, монети, казначейські білети (паперові гроші), лотерейні білети, логограми фірм та торгових марок, екслібриси (латин, ех ІіЬгіх - із книг) тощо. Хоча для їх документування використовуються зображувальні засоби, подібні до тих, що й для іконічних, картографічних чи креслярських документів, проте зображення на них мають особливий, у принципі довільний, необов'язковий, не обмежений стандартними правилами, характер. Якщо такі правила й існують, як наприклад у геральдиці чи боністиці, то вони сформульовані здебільшого вже розіfасит як узагальнення досвіду. Пропорції зображених елементів не змінюють значення самого документа. Виражальні засоби такого документа вкрай рідко пов'язані з реальними матеріальними об'єктами. Провідна мета таких документів - графічна матеріалізація певної абстрактної системи - родини (герб), фірми (логограма), держави (герб, прапор), військового рангу (погони) чи спеціальності (емблеми роду військ), грошової системи (банкноти, монети), власника бібліотеки (екслібрис), виробника (автора)товару (філіграні, логотипи) тощо.

Статистичні документи ми зараховуємо до ідеографічних, оскільки, хоча для фіксації інформації в них і використовується спеціальний алфавіт - система цифр, але «прочитання» їх пов'язане із застосуванням спеціальних методів та прийомів виявлення структур об'єктів, що такі документи виражають. Статистичні документи містять структури кількох рівній:

* структуру позиційної системи числення (зв'язків між цифрою та значенням її залежно від розряду (позиції) в числі);

Класифікація документів 📙 Курсовая → 🆔 102890